VMWare skaliert Entwicklungsarbeit für Tanzu Observability by Wavefront mit Asana

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  • Standorte
    • 200 Mitarbeiter im Team „Tanzu Observability by Wavefront“ an unterschiedlichen Standorten
  • Gegründet in
    • 2013

Asanas Wirkung

  • Einrichtung einer zentralen Informationsquelle für alle technischen und nicht-technischen Projekte im gesamten Unternehmen
  • Wegfall der Notwendigkeit, Updates zu Projekten anzufordern oder Tabellen manuell zu aktualisieren
  • Umfassender Überblick über Zeitpläne, Abhängigkeiten und den Fortschritt aller Projekte

Heutzutage arbeiten Unternehmen mit Daten – und die Anwendungen und Cloud-Dienste, die sich darauf stützen, können wirklich gigantisch sein. Entwickler müssen in der Lage sein, jeden Aspekt dieser komplexen Systeme zu überwachen, und Tanzu Observability by Wavefront hilft ihnen, genau das in großem Umfang zu tun. Kein Wunder, dass die DevOps-Teams von Reddit, Okta und Box zu ihren Kunden zählen.

Wavefront Produktbild

Das 2013 von Clement Pang und seinen beiden Partnern gegründete Unternehmen Tanzu Observability by Wavefront wurde 2017 von VMware übernommen und hat sich von diesem anfänglichen Gründertrio zu einem Unternehmen mit 200 Entwicklern und bereichsübergreifenden Mitarbeitern, die auf der ganzen Welt verteilt sind, entwickelt.

Als das Team größer und größer wurde, erkannte Clement, dass er die Prozesse optimieren musste, damit alle Beteiligten zielgerichtet arbeiteten. Außerdem benötigte er effektive Pläne für die Zukunft. Neben der Verwaltung der technischen Aufgaben in Jira Cloud, verwendete das Team ineffiziente Tabellen für die Planung und die Erfassung und Nachverfolgung von Projekten. Tabellen sind im Wesentlichen aber statisch und können nicht einfach mit Live-Projekten oder Dashboards verknüpft werden – das verursachte eine Reihe von Problemen.

  • Da Projektmanager mit Tabellen arbeiteten und Entwickler mit Jira-Tickets, hatten sie kein gemeinsames System, um ihre gesamte Arbeit nachverfolgen zu können. Das führte zu veralteten Informationen und eingeschränkter Sichtbarkeit zwischen den Teams.
  • Zur Abstimmung untereinander waren viele Meetings und spontane Gespräche zwischen Tür und Angel nötig, wodurch das Vorankommen aller verlangsamt wurde.
  • Es war schwierig, den Kunden geschätzte Liefertermine mitzuteilen, da die groben Zeitpläne der Roadmap nicht klar waren.

Das Team brauchte eine bessere Übersicht und mehr Transparenz, damit jeder wusste, was zu entwickeln war und ob die Projekte nach Zeitplan verliefen. Kurz: Es war höchste Zeit für eine völlig neue Art, die Arbeit zu managen.

„Wir mussten einen Weg finden, um die Vergrößerung von einem Startup mit drei Mitarbeitern auf 140 Mitarbeiter zu bewältigen. Und genau aus diesem Grund holten wir Asana an Bord.“ –Clement Pang, Principal Engineer, VMware

Die Suche nach dem richtigen Tool

Das „Tanzu Observability“-Team benötigte Hilfe in drei Bereichen: Produkt-Roadmapping, langfristige Entwicklungsplanung sowie die Planung von Veröffentlichungen. Die neue Plattform musste neben den Entwicklern auch für alle funktionsübergreifende Teams (z. B. Marketing, Vertrieb und Support-Entwickler) leicht zugänglich sein.

Das Team hatte noch weitere Anforderungen:

  • Integrationen mit Jira Cloud und Slack, um die tägliche Entwicklungsarbeit mit den größeren Unternehmensplänen zu verbinden
  • Einen Ort zur Erfassung von neuen Ideen bei Brainstorming-Meetings
  • Ein umfassender Überblick über Projektstrategiepläne, um relative Datumsangaben und gemeinsame Meilensteine mehrerer Projekte zu sehen
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um die unterschiedlichen Arbeitsabläufe der einzelnen Teams gut integrieren zu können
  • Projekt-Updates in Echtzeit, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten
  • Eine mobile App, um von überall Zugriff zu haben

Asana erfüllte für Clement alle Anforderungen. Zudem bot die Plattform eine einfache, intuitive und schnelle Oberfläche. Bei der raschen Projektplanung und dem Erfassen von Ideen fühlte sich Asana im Vergleich zu Jira-Tickets viel „unmittelbarer“ an. Außerdem wurde die Gefahr von versehentlichen Verwechslungen reduziert, die beim Kopieren und Einfügen von Informationen im alten Tabellensystem durchaus passieren konnten.

Durch die Integration mit den anderen Tools des Teams, wie Jira Cloud und Slack, kann Asana Updates automatisch über alle Plattformen hinweg synchronisieren, wodurch das Team keine Zeit mehr mit manuellen Aktualisierungen vergeudet. Es war eine einfache Win-Win-Situation für alle: Unnötiger Koordinationsaufwand wurde reduziert. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit verbringen Mitarbeiter 60 % ihrer Arbeitszeit mit „Arbeit rund um die Arbeit“; dazu zählen Statusüberprüfungen, überflüssige Meetings und die Suche nach Informationen. Und US-Unternehmen verlieren durchschnittlich 308 Stunden pro Jahr durch Doppelarbeit.

„Asana ist einfach richtig schnell. Wenn Sie ein Meeting mit vielen Leuten haben, die alle auf einen Zoom-Bildschirm starren, wollen Sie nicht warten müssen, bis Ihre Tools endlich geladen sind. Für uns ist das nie ein Thema, wenn wir die Arbeit in Asana mit unserem Team besprechen.“

Einfache Implementierung, problemlose Einführung

Asana bedeutete für das Unternehmen eine komplett neue Arbeitsweise. Also ließ Clement seine Mitarbeiter einfach loslegen, und jeder von ihnen konnte die Plattform so einrichten, wie es für ihn am besten funktionierte. Asana ist so flexibel, dass es sich problemlos an die Bedürfnisse eines jeden Teams anpassen lässt. Einige Teammitglieder verwenden für ihre Projektpläne Kanban-Boards, während andere die Listenansicht bevorzugen; manchen dient Asana als Speicherort für Ideen, und andere nutzten es, um über die Integration Jira-Tickets zu verwalten. Clement war froh, dass jeder von ihnen in Asana so arbeiten konnte, wie er es für seine spezifischen Arbeitsabläufe am hilfreichsten empfand.

Das Team brauchte jedoch einige Richtlinien für die Projektstruktur, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Ein Beispiel: Weil die Teams in Sprints arbeiten, füllten sie Asana mit gemeinsamen Spalten und benutzerdefinierten Feldern, um so benötigten Kontext und Informationen hinzuzufügen. Die Teams wurden auch gebeten, die Jira-Cloud-Integration von Asana zu verwenden, anstatt Jira-Ticketnummern manuell in Asana-Projekte und -Aufgaben einzugeben. Dadurch konnte die Planung mit der technischen Umsetzung einfach verknüpft werden. Außerdem implementierten sie unter Verwendung der API Bots, um Projektstatusänderungen in Jira automatisch in Asana zu übernehmen.

Durch die Einführung von Asana konnte das Team seine Prozesse optimieren und das Arbeitspensum aller Teammitglieder reduzieren.

So vereinfacht Asana die Planung und Entwicklung von Tanzu Observability

Heute nutzt das Team Asana für alle Planungsaktivitäten, sei es für wöchentliche Veröffentlichungen, die Produktentwicklung oder einen lustigen Betriebsausflug. Sie verwalten ihre Entwicklungsarbeit in Jira und verfolgen die übergeordneten Projekte, Zeitpläne und die erfassten Daten in Asana. Währenddessen synchronisiert die Integration die beiden Systeme und ermöglicht es den Teams, ihren Fortschritt stets im Blick zu behalten.

Projekt-Screenshot VMware's Asana

Die Integrationen von Asana sind ein zentrales Element für die Vernetzung der gesamten Arbeit. Sogar Slack ist Teil davon: die „Asana für Slack“-Integration sendet Projekt-Updates automatisch an einen Channel, wo die URL des Asana-Projekts angeheftet ist, damit sich Teamkollegen mit nur wenigen Klicks darüber informieren können.

„Viele unserer Slack-Channel sind mit Boards in Asana verlinkt. Anstatt die Kollegen nach Updates zum Projekt fragen zu müssen, kann man einfach auf den Link klicken und selbst sehen, wie weit es schon ist.“

Es geht aber nicht nur um die Automatisierung von Updates zwischen den verschiedenen Plattformen. Das Team von Tanzu Observability verwendet Asana auch für alle Ziele, die es sich hinsichtlich seiner Produktivität setzt.

Planung von Entwicklungen und langfristige Projekte: Indem alles in einem Projekt nachverfolgt wird, stehen dem ganzen Team dieselben Informationen zur Verfügung. Es ist einfach, den Fortschritt an einer Roadmap zu messen und zu erkennen, zu welchem Sprint ein Projekt gehört. 

Von der Idee zur Realität: Aufgaben können zu mehreren Projekten hinzugefügt werden, wodurch die Arbeit auf viele verschiedene Arten nachverfolgt werden kann und es nicht mehr nötig ist, ständig zwischen verschiedenen Kontexten hin und her zu wechseln. Ein Asana-Projekt könnte zum Beispiel eine Liste von Ideen für die Zukunft enthalten, wobei jede Idee als Aufgabe zugewiesen wird. Wenn diese dann bereit für die Umsetzung sind, kann aus den besten Ideen ein eigenes Projekt-Board entstehen – und Asana behält von Anfang bis Ende alle Notizen und den entsprechenden Kontext.

UX-Roadmap: Während das „Tanzu Observability“-Team neue Funktionen entwickelt und an Verbesserungen arbeitet, kann es mit Asana zuordnen, welche Updates zu welchem Produkt gehören, wo die Prioritäten liegen und für welchen Produktbereich sie gelten.

Planung von Veröffentlichungen: Durch eine optimierte und synchronisierte Nachverfolgung kann jedes Teammitglied sehen, was wann veröffentlicht wird. Und dank Portfolios behält das Team Zeitpläne und Abhängigkeiten von mehreren Projekten gleichzeitig im Blick.

Einfacheres Projektmanagement: Die Benutzeroberfläche von Asana ist für Projektmanager einfach zu bedienen und sie können sowohl die Desktop- als auch die mobile Version davon verwenden. Und wie so oft zählen auch hier die kleinen Dinge. Zum Beispiel können mehrere Aufgaben gleichzeitig ausgewählt und bearbeitet werden – im Gegensatz zu den Beschränkungen einer Tabelle, die immer nur eine Zeile zulässt. Ein einziger Klick reicht aus und Sie ersparen dem Team wertvolle Zeit. „Viele Benutzeroberflächen funktionieren einfach nicht gut, wenn man mehrere Elemente auswählt“, sagt Clement. „Wenn Sie etwas sehr Einfaches tun wollen, wie z B. ein Fälligkeitsdatum für fünfzehn Aufgaben festzulegen, dann ist das mit Asana problemlos möglich.“

Diese vielen Vorteile hatten einen beachtlichen, positiven Einfluss auf das Entwicklerteam und seine funktionsübergreifenden Partner. Die verbesserte Übersichtlichkeit von Asana hat dazu beigetragen, dass sich das gesamte Unternehmen nun auf ein einziges System verlässt. Jetzt, da jeder weiß, wer woran arbeitet, gehören spontane Planungen und Meetings der Vergangenheit an. Und als das Team während der COVID-19-Pandemie im Jahr 2020 vollständig ortsunabhängig wurde, war eine zentrale Arbeitsplattform umso wichtiger, um trotz der Umstände weiterhin alle im Boot zu behalten.

„Mit Asana haben wir es geschafft, dass unsere Teams auf Basis eines einzigen Systems an einem Strang ziehen. Und wir wissen immer, woran jeder arbeitet. Egal, ob es sich um die Planung einer Veröffentlichung oder um Projektideen handelt – wir haben einen zentralen Ort, an dem alle Informationen zu finden sind.“

Ganz vorne mit dabei

Clement und sein Team haben jetzt eine Plattform, um ihre gesamte Arbeit zu planen, sich abzustimmen und Vorhaben schneller umzusetzen. Sie können sich auf Innovationen konzentrieren, was ihnen hilft, immer einen Schritt voraus zu sein, und sie haben die Möglichkeit, auf sich ändernde Kundenbedürfnisse zu reagieren.

Tanzu Observability war schon immer führend bei der Beobachtung und Analyse von Anwendungen und Infrastrukturen. Mit Asana bleibt das Team organisiert und kann sich auf die Entwicklung von erstklassigen Tools für erstklassige Entwickler konzentrieren.