Auf der Stelle treten ohne Standard für die Arbeitsverwaltung

Bevor Venture for America (VFA) im Jahr 2014 zu Asana wechselte, stützte sich das Unternehmen bei der Verwaltung von Projekten und Aufgaben auf eine Kombination aus Tabellenkalkulationsprogrammen und einem CRM-System. Dies stellte das Unternehmen vor mehrere Herausforderungen, darunter:

• Mangelnde Standardisierung: Jede Abteilung nutzte unterschiedliche Tools und arbeitete auf unterschiedliche Weise an Projekten, was die Zusammenarbeit erschwerte.

• Keine zentrale Informationsquelle: Wichtige Aufgaben wurden übersehen, weil Informationen schnell veraltet und nicht umsetzbar waren.

• Mangelnde Flexibilität: Teams waren nicht in der Lage, die Tools an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Zum Beispiel benötigten Teams, die sich auf das Projektmanagement spezialisiert hatten, eine andere Plattform als Teams, die sich auf die Verwaltung von Kundenbeziehungen spezialisiert hatten.

Alles in allem hatte das Team das Gefühl, auf der Stelle zu treten und nicht in der Lage zu sein, skalierbar zu arbeiten.

Die Suche nach einer funktionsübergreifenden Lösung

Als funktionsübergreifendes Team, das radikale Transparenz anstrebt, wollte VFA ein Tool, das die Transparenz über die Arbeit im gesamten Unternehmen erhöht. Das Team wollte auch ein flexibles Tool, das jedes Team an seine Workflows anpassen kann.

VFA entschied sich für Asana, weil es Informationen für das funktionsübergreifende Team transparent und zugänglich machte. Darüber hinaus konnte sich das Team mit den Unternehmenswerten von Asana identifizieren. Von der Zusammenarbeit über die Vermeidung von Abkürzungen bis hin zur Leidenschaft für die Arbeit – VFA ist bestrebt, diese Werte jeden Tag zu verkörpern. Schließlich suchte das VFA-Team als engagiertes Team nach einem Tool, das es seinen Mitgliedern ermöglichen würde, ihre Arbeit ohne großen Ressourcenaufwand effizient zu erledigen.

Nachdem VFA sich für Asana entschieden hatte, begann das Unternehmen mit einem kleinen Team von Asana-Champions, die für die Förderung der Plattform im gesamten Unternehmen von entscheidender Bedeutung waren. Um sicherzustellen, dass alle in der Lage sind, Asana effektiv zu nutzen, veranstalteten Amy und ihr Team individuelle Asana-Sitzungen sowie halbjährliche „Lunch and Learns“, die es dem Team ermöglichten, sich intensiv mit bestimmten Funktionen zu befassen. Diese lehrreichen Mittagessen finden auch heute noch statt. Amy geht auch mit gutem Beispiel voran, indem sie ihre eigene Arbeit in Asana nachverfolgt. Auf diese Weise weiß ihr Team, dass Asana ein entscheidendes Tool und die De-facto-Plattform für die Verwaltung ihrer Arbeit ist.

Asana als Dreh- und Angelpunkt für das Fördermittelmanagement

Heute verwendet VFA Asana in der gesamten Organisation, um alle Programme und die gesamte Arbeit zu verwalten. Amy und ihr Team schätzen, dass jede Person jeden Tag etwa 45 Minuten spart, da die Arbeit in Asana optimiert wird und unnötige Nachfragen vermieden werden.

Eine der wichtigsten Aufgaben, die das Team in Asana erledigt, ist die Verwaltung von mehr als 45 Zuschussanträgen pro Jahr. Als gemeinnützige Organisation hat Compliance für VFA höchste Priorität. Asana ermöglicht es mehreren Teams, den gesamten Prozess der Fördermittelverwaltung von der ersten Absichtserklärung bis zur endgültigen Einreichung zu koordinieren. Da alles in Asana verwaltet wird, weiß das Finanzteam, wann es Budgets und Berichte erstellen muss, und Amy weiß, wann sie Förderantragsunterlagen zu überprüfen hat. Ein einziges Projekt für Fördermittel, das für jeden im Unternehmen sichtbar ist und alle relevanten Dokumente enthält, trägt dazu bei, dass mehr Fördermittel beantragt und mehr Finanzmittel gesichert werden können.

Da wir Fördermittel in Asana ganz einfach priorisieren können, verpassen wir keine Finanzierungsmöglichkeiten – und das ist genau das, was mich nachts wachhält.

Neben der Verwaltung von Fördermitteln verlässt sich VFA auf Asana, um die Fellow-Erfahrung zu verwalten. VFA führt seinen Auswahlprozess für Fellows in Asana durch, ebenso wie ein einmonatiges Trainingscamp-Programm für Fellows, das als erste Einführung der Fellows in VFA dient. Da jedes Jahr neue Fellow-Programme gestartet werden, können die Beteiligten einfach frühere Asana-Projekte duplizieren, um mit der Planung für das aktuelle Jahr zu beginnen. Amy und ihr Team schätzen, dass sie durch die Optimierung des Planungsprozesses mit Asana mindestens drei Arbeitstage pro Großveranstaltung einsparen.

Sich nicht immer auf das menschliche Gehirn und die Erinnerung verlassen zu müssen, macht einem das Leben einfacher. Asana hilft uns, die kognitive Belastung unserer Mitarbeiter zu reduzieren und für Klarheit zu sorgen.

Ein neues Jahrzehnt mit Asana beginnen

Jetzt, da VFA mit Asana eine solide Grundlage für zukünftiges Wachstum geschaffen hat, plant die Organisation, ihre Fähigkeiten in Form neuer Initiativen zu entwickeln, darunter ein Accelerator mit Schwerpunkt auf Diversität und eine Wirkungsstudie, während sie ihr 10-jähriges Bestehen feiert. Diese Bemühungen konzentrieren sich darauf, herauszufinden, wie das VFA-Team seinen Einfluss im nächsten Jahrzehnt ausweiten kann, und werden in einer Reihe von Empfehlungen für die Zukunft von VFA münden. Und jede dieser neuen Initiativen wird in Asana verwaltet.