Tea SpA implementiert seine Projekte mithilfe von Asana um 30 % schneller

Asanas Wirkung

• Die Implementierungszeit von Projekten wurde um 30 % verkürzt
• Die Reaktionszeit auf Anfragen wurde um 1 Stunde verkürzt
• Durch die Zentralisierung wichtiger Informationen wurden sowohl die Zusammenarbeit als auch die Arbeitseffizienz verbessert
• Die verbesserte Zusammenarbeit zwischen internen und externen Beteiligten steigerte die Effizienz bei Großprojekten
• Dank flexiblem Projektmanagement können Teams effizient und auf ihre bevorzugte Weisen arbeiten

Territorio Energia Ambiente (Tea) SpA ist ein italienisches Versorgungsunternehmen, dessen Schwerpunkte bei der Gas- und Elektrizitätsversorgung, Müllentsorgung- und management sowie Straßenerhaltung liegen.

Tea jongliert ständig mit dutzenden von Großprojekten mit vielen Beteiligten gleichzeitig. Es liegt an der IT-Abteilung des Unternehmens unter der Leitung von Andrea Cobelli (Chief Information Officer), Systeme bereitzustellen und aufrechtzuerhalten, die die Durchführung dieser Projekte ermöglichen. Das 17-köpfige Team von Andrea Cobelli ist für die Entwicklung von Anwendungen und Systemen, deren Erhalt, App-Integrationen und das gesamte IT-Projektmanagement verantwortlich.

Diese Vielzahl an Baustellen stellte die IT-Abteilung vor einige Herausforderungen. Einerseits fehlte ein zentralisiertes Informationssystem – alle verließen sich zu sehr auf E-Mails und Tabellen –, andererseits war es schwierig, personelle und finanzielle Ressourcen zu verwalten.

„Wir waren zur Gänze abhängig von E-Mails, einer unübersichtlichen Menge an Tabellen sowie Dokumenten, die manuell verschickt werden mussten. Unter diesen Voraussetzungen die benötigten Informationen zu finden, war schwierig und zeitaufwendig. In E-Mail-Verläufen kamen wir oft vom eigentlichen Thema ab, wodurch alles noch intransparenter wurde: Aufgaben oder Fristen wurden oft übersehen oder schlichtweg vergessen.“
 – Alessandro Lupi, Chief of Staff, IT Application Office, Tea SpA

Unsere Abteilung musste außerdem eine Lösung für unser Ressourcen-Management finden. Denn obwohl die Mitarbeiter oft Überstunden machten, erreichten sie dennoch nicht die gewünschten Ergebnisse. Zudem stellte Alessandro noch weitere Herausforderungen fest:

• Uneindeutige Verantwortlichkeiten verursachten Verzögerungen und verpasste Chancen.
• Durch fehlende Transparenz war es schwierig, informierte Entscheidungen zu treffen.
• Manchmal gingen wesentliche Informationen verloren.
• Die Kommunikation mit internen und externen Beteiligten verlief unkoordiniert.

Unsere Abteilung benötigte eine Lösung fürs Projektmanagement, um die Geschäftsabläufe zu optimieren, die Effizienz zu verbessern und die Kommunikation mit Beteiligten effektiver zu gestalten – und der Faktor Zeit spielte dabei eine wesentliche Rolle.

Was ist das richtige Work Management Tool?

Eine der größten Herausforderungen der modernen Arbeitswelt ist das steigende Volumen von „Arbeit rund um die Arbeit“. Dazu zählen die Kommunikation und Nachbereitungstätigkeiten, die Suche nach Informationen, das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Tools, die Verwaltung von Prioritäten sowie das Einholen von Status-Updates. Der Bericht zur Anatomie der Arbeit hat ergeben, dass diese koordinativen Aufgaben ca. 60 % der Arbeitszeit eines durchschnittlichen Wissensarbeiters in Anspruch nehmen, während nur 26 % in die eigentliche Facharbeit fließen.

Damit hatte auch Tea zu kämpfen. Ineffizienzen, wie die eben genannten, wirkten sich auf alle Teams aus, wodurch Vorhaben schlechter umgesetzt werden konnten. Vor allem deshalb entschied sich das Unternehmen für Asana als neues Work Management Tool. Um die Ineffizienzen zu reduzieren, suchte die IT-Abteilung nach einer Lösung, die vor allem fünf Kriterien erfüllen musste. Die neue Software sollte:

1. Veraltete Systeme und Prozesse ersetzen
2. Unserer Abteilung ermöglichen, dynamische Prozesse und Funktionen zu entwickeln und beizubehalten
3. Möglichkeiten zur Visualisierung von Zeitplänen bieten (besonders Gantt-Diagramme), um das Projektmanagement zu optimieren
4. Das Zeit- und Ressourcen-Management der gesamten Abteilung verbessern und Projekt-Portfolios bieten
5. Die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, internen und externen Beteiligten verbessern

Neben diesen Anforderungen musste Alessandro bei der Evaluierung der infrage kommenden Lösungen zwei wichtige Faktoren beachten: die Kosten und die nötige Zeit für die Einführung der Software. Die ideale Lösung musste also die fünf genannten Kriterien erfüllen und zusätzlich noch im Budget liegen sowie rasch eingeführt werden können.

Für die Bewertung der unterschiedlichen Lösungen wählte das Projektteam einen Greenfield-Ansatz und scheute bei der Suche keine Mühen. Nachdem sich die Teammitglieder ein paar der besten Tools am Markt genauer angesehen haben, waren sie von Asana begeistert: Sie erhielten auf all ihre Anliegen umgehend eine Antwort und begannen, die Software ausführlich auf ihre Bedürfnisse hin zu überprüfen.

Luisa arbeitet in der IT-Abteilung und hat Asana in der Vergangenheit bereits bei einem anderen Unternehmen verwendet. Sie wusste daher, wie einfach es ist, Asana in einem Team einzuführen. Die Software ermöglicht es den einzelnen Teammitgliedern, auf ihre bevorzugte Weise zu arbeiten und gleichzeitig von einer signifikanten Verbesserung der Effizienz zu profitieren. Im Gegensatz zum alten System bringt Asana Projekte voran, anstatt die Arbeit daran zu verkomplizieren. Luisa fasste das wie folgt zusammen:

„Ich habe Asana bereits bei einem früheren Arbeitgeber genutzt und habe gesehen, wie reibungslos Projekte damit durchgeführt werden können. Die Mitarbeiter engagieren sich viel mehr, weil sie über ihre To-do-Liste benachrichtigt und erinnert werden, was sie zu erledigen haben. Die Nutzung der Software ist zudem ganz einfach und die Nutzer müssen so nicht jedes Detail im Kopf behalten. Wenn Sie einmal mit Asana gearbeitet haben, werden Sie es nicht mehr missen wollen!“
– Luisa Fiorini, SAP Project Manager, Tea SpA

Asana: Einführung und Akzeptanz

Das Projektteam begann mit einer schrittweisen Einführung von Asana. Als erstes war das App-Entwicklerteam der IT-Abteilung an der Reihe. Man wollte sehen, wie bestehende Workflows und Prozesse, die zuvor allesamt in E-Mails und Tabellen koordiniert wurden, durch die Einführung von Asana optimiert und ergänzt werden konnten.

Nach diesem erfolgreichen Start führte das Projektteam Asana in der gesamten IT-Abteilung ein. Danach entwickelte das Projektteam einen Stufenplan für das restliche Unternehmen, beginnend bei allen internen Abteilungen und Teams, gefolgt von Zulieferern und schließlich auch allen externen Geschäftspartnern.

„Die Gestaltung unserer Schulungen war ein Kinderspiel, denn Asana ist wirklich sehr intuitiv. Unsere Teammitglieder haben die Software schnell verstanden und sofort als neues, zentrales Work Management Tool akzeptiert. Auch in den anderen Teams verlief die Einführung absolut reibungslos.“
– Alessandro Lupi, Chief of Staff, IT Application Office, Tea SpA

Alessandro hebt zudem die Flexibilität der Plattform als entscheidenden Vorteil hervor. Indem Projekte so erstellt werden können, dass Teammitglieder ihre eigene bevorzugte Arbeitsweise beibehalten können, waren die Teams offen und begannen schnell mit der Nutzung. Die hierarchische Struktur der Plattform vereinfacht die Organisation von Teams, Projekten und Aufgaben sowie eine funktions- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zwischen internen und externen Beteiligten.

So wickelt Tea seine Projekte mithilfe von Asana schneller und effizienter ab

Die Akzeptanz gegenüber Asana war unter den ersten Nutzern extrem hoch. Alle, die damit arbeiten – sei es intern oder extern – haben viel Freude im Umgang mit der Plattform und schätzen es sehr, wie reibungslos Projekte damit durchgeführt werden können. Das Projektteam nutzt Asana heute, um Projekte zu definieren, planen und strukturieren, was wiederum zu maßgeblichen Verbesserungen der Projekteffizienz führt. Zu den großen Vorteilen zählen unter anderem:

• Die Verkürzung der Antwortzeit bei Projektanfragen um 1 Stunde.
• Die Beschleunigung der Projektimplementierung um 30 %.

Mithilfe von Asana kann Tea außerdem die bereichsübergreifende Zusammenarbeit verbessern, da es eine schnelle und einfache Kommunikationsmöglichkeit zwischen internen und externen Beteiligten bietet. Durch die optimierte Erfassung, Weitergabe und Sichtbarkeit von Informationen unterstützt Asana Tea bei einer einheitlichen Durchführung aller Projekte. Gleichzeitig ermöglicht Asana den einzelnen Mitarbeitern, ihr Arbeitspensum effektiver zu verwalten.

„Wir haben Asana so eingerichtet, dass wir benachrichtigt werden, wenn etwas erledigt werden muss. Dadurch hat sich unser Blick auf die Umsetzung von Projekten verändert. Es sind nicht mehr wir selbst, die bei Projekten stets überall hinterher sein müssen – Asana informiert uns immer im richtigen Moment. Dadurch haben wir mehr Handlungsspielraum gewonnen und können proaktiv vorgehen, anstatt immer nur zu reagieren.“
— Alessandro Lupi, Chief of Staff, IT Application Office, Tea SpA

Diese Vorteile in den Bereichen Zusammenarbeit und Effizienz sind das Ergebnis der großen Akzeptanz seitens der Nutzer sowie der einzelnen Funktionen, Integrationen und Fähigkeiten von Asana. Dank Asana konnte Tea:

• Zeit einsparen und versehentlichen Datenverlust verhindern. Informationen werden mithilfe der Gmail-Integration direkt aus E-Mails in Asana übertragen.
• Die Einheitlichkeit von Abläufen sicherstellen und sich von zeitaufwendigem Hin und Her bei der Kommunikation verabschieden. Heute nutzt Tea stattdessen Formulare und benutzerdefinierte Felder, wodurch die Erstellung von Projekten und Aufgaben standardisiert wird.
• Aufgaben und Arbeitsabläufe optimieren. Durch den Einsatz der Asana-Regeln werden Aufgaben automatisch an Teammitglieder zugewiesen oder zwischen Projekten verschoben. Auch Projekte sind miteinander verbunden und existieren nicht mehr isoliert voneinander.
• Individualisierte Berichte und Dashboards erstellen, um KPIs zu erfassen. Damit erhalten Manager und Führungskräfte sofort eine Übersicht über die große Anzahl verschiedener Projekte und Portfolios, an denen das Unternehmen gerade arbeitet.
• Erfolgskennzahlen für die Profitabilität von Projekten und Programmen visualisieren. Dadurch kann Tea erkennen, welche Abteilungen gefährdet sind und welche einer Strategieanalyse bedürfen.

• Die KPIs und Leistungen von Zulieferern messen, um Berichte über den Fortschritt zu erstellen.

Weitere Vorteile im Arbeitsalltag

Kürzlich übernahm das IT-Team von Tea ein umfangreiches Entwicklungsprojekt, in dem es darum ging, die Einhaltung der italienischen Gesetze hinsichtlich der Wasserqualität zu gewährleisten. Das IT-Team musste eine Struktur entwickeln, um die Daten zur Wasserqualität zu erfassen, zu überwachen und so zu organisieren, dass sie einfach analysiert und nach Bedarf extrahiert werden können, um die Compliance-Anforderungen einzuhalten.

In dieses Projekt sind rund 50 Personen involviert, 15 davon sind wichtige Beteiligte von Tea, alle weiteren sind externe Zulieferer, die ebenfalls in Asana arbeiten. Aktuell befindet sich das Projekt in Phase zwei von drei, und das Team hat bei der Umsetzung dieses Projekts bereits sehr von Asana profitiert.

Zunächst fiel dem Projektteam auf, wie sehr Asana die Kommunikation zwischen internen und externen Beteiligten verbessert hat. Besonders durch die Kombination aus Formularen und benutzerdefinierten Feldern wurde es viel einfacher, alle notwendigen Informationen zu erfassen und sie wichtigen Beteiligten zur Verfügung zu stellen.

Dank dieser und weiterer zentraler Funktionen war Tea druch den Einsatz von Asana in der Lage, die Projektimplementierung um unglaubliche 30 % zu beschleunigen und die Qualität des Projektmanagements im Vergleich zu den alten, manuellen Systemen zu verbessern.

„Asana bietet uns und unseren Zulieferern nicht nur mehr Transparenz – die Software verbessert auch die Qualität unserer Datenerfassung und unseres Projektmanagements. Die Benutzerfreundlichkeit ist ein großer Pluspunkt, aber das ist längst noch nicht alles. Dank Asana können wir heute effizientere und effektivere Projekte durchführen.“
– Andrea Manganaro, IT Project Manager, Tea SpA

Was sind die Zukunftspläne von Tea?

Bisher haben nur Mitarbeiter, die in bestimmte Projekte involviert sind, Asana verwendet. Nachdem man aber erkannt hat, welchen Mehrwert Asana für die bereichsübergreifende Zusammenarbeit, die gemeinsame Ausrichtung und die Transparenz brachte, wird die Software nun bald im gesamten Unternehmen eingeführt.

Das IT-Team hat bereits damit begonnen, auch Kollegen aus anderen Geschäftsbereichen in Asana einzubinden – unabhängig davon, ob sie an IT-Projekten arbeiten oder nicht. Alessandro und sein Team sind davon überzeugt, dass alle Teams des Unternehmens von denselben Vorteilen profitieren werden, welche die IT-Abteilung bereits genießt.