Die San Francisco AIDS Foundation startet Marketingkampagnen und Events schneller mit Asana

Im Jahr 2017 lebten in San Francisco schätzungsweise 15.952 Menschen mit HIV – eine der größten HIV-Populationen in den Vereinigten Staaten. San Francisco ist auch das Epizentrum der Technologie- und Startup-Industrie. In einer Stadt, in der HIV und Technologie so viele Menschen betreffen, fördert die San Francisco AIDS Foundation Gesundheit, Wohlbefinden und soziale Gerechtigkeit für Gemeinschaften, die am stärksten von HIV betroffen sind. Die Foundation bietet Hilfe in den Bereichen sexuelle Gesundheit und Drogenkonsum, setzt sich für Betroffene ein und stellt Community-Partnerschaften auf die Beine. Für all das nutzen sie die Technologie, die in ihrer Stadt in Reichweite ist.

Öffentliche Bildung, Gesundheitsdienste und Basisarbeit sind nur einige der Möglichkeiten, wie die SFAF jährlich über 25.000 Menschen erreicht. Roxane Chicoine, Creative Director, überwacht die gesamte Erstellung von Marketingmaterialien für die Kampagnen, Veranstaltungen und weiteren Projekte der Foundation. Dies wirkt sich direkt auf die Erfahrungen aus, die das breite Publikum mit der Organisation macht. Das sechsköpfige SFAF-Team unterstützt die Marketing- und Kreativbedürfnisse von über zweihundert Teammitgliedern. Das bedeutet, dass Roxane ein hohe Anzahl von Anfragen nach Inhalten und Dutzende von Kampagnen auf einmal überwacht.

Mit einem kleinen Marketing- und Kreativteam, das die gesamte Organisation unterstützt, hatte Roxane Schwierigkeiten, die Inhalte rechtzeitig fertigzustellen. Das hatte folgende Gründe:

• Umfangreiche Tabellen zur Projektplanung, die für die Planung von Events verwendet wurden, erschwerten die Arbeit. Durch Sie war es nahezu unmöglich, alle zu erstellenden Inhalte im Blick zu behalten und zu wissen, wann sie benötigt wurden.

• Entscheidungen wurden aufgrund von früheren Erfahrungen und nicht anhand von messbaren Prozessen getroffen. Ohne einen zuverlässigen Workflow, fehlte den Teammitgliedern das richtige Mittel zur effektiven Umsetzung.

• Feedback wurde in mehreren E-Mail-Verläufen und Gesprächen gesammelt, was in einem bereits komplexen Prozess zusätzliche Arbeit und Verwirrung verschaffte.

• Das Team vergeudete Zeit mit hinderlichen Koordinierungstätigkeiten, anstatt tatsächlich eine Strategie zu entwerfen oder daran zu arbeiten.

• Es wurden Fehler gemacht, weil wichtige Details fehlten oder schwer zu finden waren.

Vor Asana verbrachte ich viel Zeit mit der Organisation von Aufgaben, wie dem Verwalten von Anfragen, dem Einholen von Status-Updates oder dem Aufspüren kleiner Details. Das blockierte meine strategische Arbeit und Designentwürfe. Jetzt spare ich Zeit und es gibt weniger Feedbackrunden, weil ich alle nötigen Informationen im Voraus und an einem Ort erhalte.”

Der Wunsch nach Struktur und Klarheit

Roxane kam zum Entschluss, dass sie eine klare Struktur und Hierarchie zur Organisation von Aufgaben benötigte sowie eine Möglichkeit, die Kommunikation zu zentralisieren. Zeiten, in denen es zu einer hohen Anzahl von Anfragen kam, wie der Auftakt zu großen Spendenveranstaltungen wie Dining Out For Life oder dem Santa Skivvies Run, verstärkten diesen Bedarf. Während dieser Zeit hat sie mitunter mehr als 20 Anfragen pro Abteilung des Unternehmens zu bewältigen, was Hunderte von Kreativanfragen auf einmal bedeutet.

Das Team von Roxane begann mit der Suche nach einem Tool, indem es zwei Tools evaluierte, die das Unternehmen bereits verwendete: Asana und ein weiteres Tool zur Arbeitsverwaltung. Letztendlich entschieden sie sich für Asana. Das hatte folgende Gründe:

• Eine übersichtliche, vertraute und intuitive Benutzeroberfläche

• Einsicht auf allen Ebenen – sie können das gesamte Projekt, die Aufgabendetails und die Liste der Unteraufgaben auf einmal sehen

• Eine klare Hierarchie und Struktur für Workflows

• Kommunikationsfunktionen wie Kommentare, Teamdiskussionen und Status-Updates

Im Vergleich zu anderen Tools, die sie ausprobiert hatten, zeichnete sich Asana durch ein hohes Maß an Transparenz aus. Sie mussten nicht mehr nach lange nach Informationen suchen und verloren beim Zugriff auf Aufgabendetails das Gesamtbild nicht mehr aus den Augen.

Einbindung des Teams

Um das gesamte Team an Bord zu holen, hat Roxane ein internes Dokument erstellt, das den Teammitgliedern die Strukturierung der Arbeit erklärte. Dann entwickelte sie Workshops und zusätzliche Materialien, um das Team zu schulen. Dazu verwendete sie Inhalte und Videos aus dem Asana-Handbuch, die sie mit ihren eigenen Asana-Normen für die Zusammenarbeit kombinierte. Durch die Festlegung teamweiter Richtlinien konnte sie Klarheit darüber schaffen, wie das Team arbeiten würde, und sorgte für die richtige Hierarchie bei der Organisation von Aufgaben. Sie nutzte auch die professionellen Dienstleistungen von Asana und ermöglichte ihrem Team dadurch zusätzliche Schulungen vor Ort mit einem Customer Success Manager.

Die professionellen Dienstleistungen von Asana haben uns auf Erfolgskurs gebracht und dem gesamten Team gezeigt, wie wir Asana einsetzen würden. Dann haben wir mit einem Customer Success Manager zusammengearbeitet, um unsere Workflows zu entwerfen. Unsere Vor-Ort-Schulungen haben dafür gesorgt, dass wirklich alle mit Asana arbeiten konnten und wollten.”

Für Roxanes Direktor hatte Asana seinen Mehrwert bewiesen, als er gebeten wurde, ein bestimmtes Design zu einer Zeit zur Verfügung zu stellen, als Roxane nicht im Büro war. Anstatt in Ordnern danach suchen zu müssen, benutzte er die Suchfunktion in Asana und hatte die Datei schnell gefunden. Roxanes „Aha“-Moment kam, als sie einen Plan entwickelte, um ein komplexes Set an kreativen Inhalten für eine Werbekampagne und ein großes Event mit Asana zu verwalten. Anstatt sich auf eine umfangreiche Tabelle und zahlreiche E-Mail-Verläufe zu verlassen, erstellte sie in Asana einen Workback-Plan. Dieser ermöglichte ihr, den gesamten Prozess von Anfang bis Ende nachzuverfolgen. Damit wusste sie, wer für welchen kreativen Inhalt für das Event verantwortlich war.

Optimierte Prozesse für zügiges Arbeiten

Durch die Verbesserung des Anfrageprozesses und die funktionsübergreifende Projektzusammenarbeit mit Asana hat das Marketing- und Kreativteam folgende Erfahrungen gemacht:

• Kürzere Bearbeitungszeiten: Mit Asana erhält das Team alle Informationen, die es benötigt, im Voraus. Dadurch werden gelegentliche Diskussionen und Fehler aufgrund fehlender Details vermieden. Das Ergebnis ist ein effizienterer Kreativprozess, bessere Kommunikation und schnellere Bearbeitungszeiten, da alles klar und an einem Ort zu finden ist.

• Effizientere funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Durch die Nachverfolgung ihrer verschiedenen kundenorientierten Programme in Asana, z. B. soziale Hilfsdienste, Prävention in Zusammenhang mit Spritzen, Beratung bei Drogenkonsum und Spendenaktionen, kann das Team die gesamte Organisation besser unterstützen. Sie können Informationen im Vorfeld finden und sich sicher sein, dass kein Schritt vergessen wird. Das optimiert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und erhöht die Effizienz.

Jetzt hat das Marketingteam mehr Einblick in das, woran in der gesamten Organisation gearbeitet wird. Die Teammitglieder sehen den Status von Aufgaben und haben Zugriff auf die nötigen Informationen, um die Programme der SFAF besser zu unterstützen. Anhand von übersichtlich geplanten Projekten weiß jeder, wo seine Prioritäten liegen. Auf diese Weise können sich alle auf die Aufgaben konzentrieren, die den meisten Einfluss auf die Unterstützung ihrer Community haben. Infolgedessen konnten Produktionszeiten und Überprüfungen reduziert und Team-Meetings und Statusüberprüfungen optimiert werden. Mit der neu gewonnen Einsicht in alle Aktivitäten des Teams ist Roxane, als Führungskraft, nun besser in der Lage, die Aufgaben zu priorisieren.

Asana gibt uns die Möglichkeit, uns abzustimmen und unsere Prioritäten klar zu kommunizieren, da jeder stets alle laufenden Projekte einsehen kann. Dadurch können wir auch effektiver mit Partnern aus anderen Fachbereichen zusammenarbeiten. Diese sind nun ebenfalls in der Lage, den Stand der Arbeit im Erstellungsprozess nachverfolgen.”

Die San Francisco AIDS Foundation ist nicht nur ein Beispiel dafür, wie man als Organisation zusammenarbeitet. Nächstes Jahr werden sie „AIDS 2020“, eine internationale Konferenz, in der Bay Area abhalten – wo die Epidemie begann. Die SFAF unterstützt die Arbeit der lokalen Gruppe, die mit der Planung beauftragt wurde, und ist für einen Großteil der Konferenzmaterialien verantwortlich. Wie immer, werden sie Asana verwenden, um alles zu erledigen.