Quora optimiert seine Bug-Tracking-Prozesse mit Asana

Asanas Wirkung:

• Vereinheitlichung des gesamten Bug-Tracking-Prozesses: Früher hat jedes Team ein unterschiedliches Formular verwendet, heute wird im ganzen Unternehmen nur ein einheitliches Formular genutzt.
• Verbesserung der abteilungsübergreifenden Sichtbarkeit, vor allem zwischen den Entwicklungsteams und jenen, die nicht an der Entwicklung beteiligt sind.
• Reduktion von Doppelarbeit, da alle Mitarbeiter bei Quora jetzt mit einer einzigen Informationsquelle arbeiten.

Quora ist eine online Plattform für den Austausch von Wissen. Sie ermöglicht es Menschen, sich gemeinsam mit Fragen zu beschäftigen, die ihnen am Herzen liegen, und Antworten darauf zu bekommen. Auf Quora können Nutzer je nach Fragestellung Fakten oder ihre Meinungen teilen. Von nützlichen Dingen, die Sie in 10 Minuten erlernen können bis hin zu tollen Anwendungsmöglichkeiten von Asana ist hier alles zu finden. Sie können sich sicher sein: wenn sich jemand schon einmal eine bestimmte Frage gestellt hat, finden Sie die Antwort höchstwahrscheinlich auf Quora.

Aber die Aufgabe, weltweit Menschen und Wissen zusammenzubringen, wirft natürlich auch Herausforderungen für die Betreiber der Plattform auf. Für Elynn Lee, Product Manager im Team für Internationalisierung, war eine dieser Herausforderungen, Quora in 23 Sprachen zu übersetzen, um noch besser auf die globale Community eingehen zu können. Um das auch umzusetzen, hat das Produktentwicklungsteam von Quora einen kontinuierlichen Prozess eingeführt, um neue Funktionen regelmäßig zu veröffentlichen. Das Problem dabei: Das System zur Fehlererfassung und -behebung konnte mit dieser Geschwindigkeit nicht mehr mithalten.

Früher war das Produktentwicklungsteam für den Fehlererfassungsprozess verantwortlich und hat diesen über ein Tool verwaltet, auf das das Team Zugriff hatte. Dieses Tool führte aber zu isolierten Arbeitsabläufen und verminderte die Sichtbarkeit bei Projekten. Gründe dafür waren folgende:

• Alle Teammitglieder von Quora sollten Fehler melden, aber nur bestimmte Mitglieder des Produktentwicklungsteams hatten Zugriff auf das Bug-Tracking-Tool.
• Nur jene Teams, die Code bearbeiteten, konnten auf das Tool zur Fehlererfassung zugreifen – andere Teams mussten erst eine Zugriffsanfrage dafür stellen, was wiederum viele manuelle Arbeitsvorgänge zur Folge hatte.
• Alle zusätzlichen Fragen mussten via E-Mails oder Slack geklärt werden. Das führte zu Verzögerungen bei relevanten Informationen.
• Um dieses System verwalten zu können, mussten die Entwickler von Quora benutzerdefinierte Funktionen erstellen, um das Bug-Tracking-System für ihr Team zu ermöglichen.
• Die Produktentwickler von Quora bekamen von jedem Team ein unterschiedliches Fehlerformular zugeschickt.

Elynn war überzeugt, dass es eine bessere Möglichkeit für das Bug Tracking geben musste. Also entschloss sie sich für ein neues, herausforderndes Projekt: Sie wollte das gesamte Unternehmen vernetzen und ein System finden, auf das alle Mitarbeiter zugreifen konnten.

Frage: Gibt es eine bessere Möglichkeit, Fehler zu melden und zu erfassen?

Elynn begann also mit der Suche nach dem richtigen Tool, mit dem das Unternehmen die Fehlerbehebung erfassen und verwalten konnte. Zunächst sprach sie mit anderen Produktentwicklungsteams, um sicherzustellen, dass das neue Tool alle Funktionen mitbrachte, mit denen sie bereits arbeiteten und zufrieden waren. Zugleich sollte es aber auch kritische Probleme lösen und beispielsweise nicht ständig vom Produktplattform-Team von Quora gewartet, angepasst und priorisiert werden müssen. Danach führte sie weitere Gespräche mit anderen Teams aus Rechts-, Finanz- und Produktabteilungen, um herauszufinden, was diese von einem Bug-Tracking-System erwarteten.

„Wir brauchten eine Plattform, mit der wir Fehler erfassen und Projekte verwalten konnten. Viele glaubten, dass es dafür keine passende Lösung gab – bis wir Asana entdeckten.“ – Elynn Lee, Product Manager, Quora

Das Team von Quora benötigte ein Tool, das vor allem folgende Anforderungen erfüllte:

• Eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Projekten, damit Verantwortlichkeiten und Fortschritte für abteilungsübergreifende Beteiligte klar ersichtlich sind und keine Arbeitsschritte übersehen werden.
• Ein einziger, einheitlicher Kanal, um den Teams für die Produktentwicklung Fehler zu melden, damit sie diese an einem zentralen Ort sortieren und bearbeiten können.
• Eine Möglichkeit, Informationen zu einer Aufgabe hinzuzufügen, um die Weiterleitung und Kategorisierung von Fehlern zu vereinfachen.
• Ein System, das ohne externe Unterstützung ausbaufähig und individuell anpassbar ist.

Da Elynns Team für Internationalisierung Asana bereits verwendete, wusste sie, dass die Wunschliste von Quora zwar anspruchsvoll, aber nicht unerfüllbar war. Außerdem war die Einführung von Asana sowohl für die Entwicklungs- als auch für alle weiteren Teams einfach, wodurch sich die Plattform eindeutig von anderen, weniger benutzerfreundlichen Mitbewerbern abhob. Damit war Elynns persönliche Liste vollständig: Jede Person im Unternehmen sollte das von ihr gewählte Tool verwenden können, nicht nur die Produkt- und Entwicklerteams.

Frage: Welche weiteren Möglichkeiten stehen Quora in Asana zur Verfügung?

Die zusätzliche Sichtbarkeit im Bereich der Fehlerbehebung war für Elynn erst der Anfang. Sie wusste, dass die Teams von einer zentralisierten Work-Management-Plattform, mit der sie die gesamten Arbeitsabläufe an einem Ort erfassen konnten, nur profitieren würden.

Da sich Asana nicht nur für die Entwicklungs- sondern für alle Teams eignete, traf Elynn die nötigen Vorbereitungen, um Asana auch für andere Zwecke zu nutzen: alle vierteljährlichen Projekte von Quora sollten in Asana erfasst werden. Früher erfasste und verwaltete jedes Team seine Aufgaben mit einem eigenen Arbeitsmanagement-Tool (Elynns Team verwendete sogar damals schon Asana).

„Es war praktisch unmöglich, sich Übersicht über ein Projekt zu verschaffen oder ein Status-Update über den Arbeitsfortschritt zu erhalten, weil jedes Team seine Arbeit an einem anderen Ort erfasste.“ – Elynn Lee, Product Manager, Quora

Mit Portfolios können die Teams nun die Arbeit von mehreren Projekten gleichzeitig erfassen und sich einen Überblick über Fortschrittsberichte zu verschiedenen Vorhaben verschaffen. Außerdem können Teamleiter dank des Berichterstellungs-Tools mit nur wenigen Klicks wöchentliche Statusberichte erstellen. Unternehmensmitglieder können sich Fortschrittsberichte eines Teams dann auf Portfolio-Ebene ansehen.

Frage: Wie wird Asana im gesamten Unternehmen eingeführt?

Um Quora die Einführung von Asana zu erleichtern, entschied sich Elynn für eine zweiteilige Herangehensweise:

• Bug Tracking: Als erstes erstellte Elynn ein Dokument mit den neuen Konventionen für die Fehlererfassung in Asana. Dazu arbeitete sie mit dem Bug-Team zusammen, das sich aus je einem Entwickler jedes Teams zusammensetzt. Das Dokument, das dabei entstand, beantwortet alle möglichen Fragen, die Teammitglieder von Quora haben könnten, wie z. B.: Wie melde ich einen Fehler? Wie wird ein Fehler kategorisiert? Was muss ich tun, wenn mir ein Fehler zugewiesen wird? Auf diese Weise hatten alle die nötigen Informationen, um mit der Fehlererfassung in Asana direkt loszulegen.
• Projekt- und Portfolio-Management: Außerdem hat sich Elynn dazu entschieden, auch das Portfolio-Management bei Quora einzuführen, um die Sichtbarkeit des Status eines jeden Projektes zu steigern. Um das Quora-Team mit Portfolios vertraut zu machen, griff Elynn auf ihre eigene Asana-Erfahrung zurück und erstellte beispielhafte Workflows, mit denen sie den Teams zeigte, wie sie Asana für das Projekt- und Portfolio-Management am besten nutzen konnten. Jeder Teamleiter erstellte daraufhin ein eigenes Portfolio für sein jeweiliges Team. Zu diesen Portfolios konnten die Teamleiter dann die Projekte des Teams hinzufügen. Teams können selbst entscheiden, was sie in ihre Projekte aufnehmen – die einzige Voraussetzung ist, dass jeder Teamleiter ein wöchentliches Update teilt, damit alle anderen Teamleiter auf Portfolio-Ebene einen Überblick über den Status aller Projekte bekommen.

„Da ich schon viel Erfahrung mit Asana hatte, habe ich mich wirklich stark dafür eingesetzt. Ich war einfach davon überzeugt, dass es sich zur Arbeitserfassung nicht nur auf individueller Ebene ausgezeichnet eignen würde, sondern dass es auch die Zusammenarbeit der Teams und das Work Management verbessern würde.“ – Elynn Lee, Product Manager, Quora

Für das Quora-Team, das schließlich eine Online-Wissensplattform betreibt, war das aber natürlich noch nicht das Ende des Einführungsprozesses in Asana. Elynn erstellte noch einen internen Slack-Kanal, der als Raum zur Beantwortung individueller Fragen und zum Austausch von Tipps und Tricks zu Asana dient. Aber was wäre das Quora-Team, wenn es sein Wissen nicht auch mit anderen über seine Plattform Quora teilen würde? Daher haben Quora-Nutzer – sowohl Mitarbeiter von Quora als auch interessierte Internet-Surfer – nun auch Zugriff auf einen Asana-Space, wo sie Tipps zu Asana, Screenshots und bewährte Methoden besprechen.

Frage: Wie verwendet Quora Asana heute?

Das Team von Quora hat einen steinigen Weg hinter sich, aber nun gehören isolierte Arbeitsabläufe und Unklarheiten der Vergangenheit an. Heute befinden sich alle durchführbaren Arbeitsvorgänge in Asana und Teamleiter teilen wöchentlich ihre Fortschrittsberichte. Portfolios mit den Aufgaben und Projekten der Teams bei Quora sind unternehmensweit einsehbar, sodass sich Beteiligte unabhängig von ihrer Abteilung jederzeit über den aktuellen Projektfortschritt informieren können.

„Die Idee ist, dass es zu jedem Projekt, an dem ein Team arbeitet, einen Asana Projektbericht gibt. Unsere Teamleiter erstellen wöchentliche Fortschrittsberichte, auf die dann jede Person im Unternehmen über Portfolios zugreifen kann.“ —Elynn Lee, Product Manager, Quora

Zusätzlich erfolgt die gesamte Fehlererfassung und -behebung in Asana. Dadurch kann jedes Teammitglied von Quora einen Fehler ganz einfach über ein zentrales Formular melden; dieses Formular wird dann automatisch zu einem bestimmten Projekt zugeteilt. Über eine Dropdown-Funktion wählen Teammitglieder aus, welchem Team ein Fehler zugewiesen werden soll. Darauf hin benachrichtigen Asana-Regeln die Mitglieder des ausgewählten Teams über den gemeldeten Fehler – die Arbeit wird also schneller und effizienter zugewiesen.

Um die Sichtbarkeit beim Bug-Tracking-Prozess noch weiter zu erhöhen, haben die Entwickler von Quora mit Asana eine benutzerdefinierte API entwickelt, die den Absender des Formulars als Beteiligten zur Aufgabe hinzufügt. Dadurch bleibt die Person, die das Formular geschickt hat, auf dem Laufenden, kann zusätzliche Fragen beantworten und wird benachrichtigt, sobald der Fehler behoben wurde.

„Früher war es nahezu unmöglich, Einblick in die Projekte zu bekommen, die abteilungsübergreifend und unternehmensweit durchgeführt wurden, weil alle mit unterschiedlichen Tools arbeiteten. Jetzt erfassen wir unsere gesamte Arbeit in Asana. Die Sichtbarkeit, die wir damit gewonnen haben, hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert.“ – Elynn Lee, Product Manager, Quora

Frage: Was sind die Zukunftspläne für Quora?

Nachdem Quora nun intern Sichtbarkeit und Vernetzung etabliert hat, bringt es diese Strukturen auch seinen Nutzern näher. Vor Kurzem hat die Plattform eine neue Funktion vorgstellt: Quora Spaces bietet Nutzern die Möglichkeit, Quora-Inhalte zu einem bestimmten Thema zu erstellen. Elynn und ihr Team arbeiten gerade daran, „Spaces“ in so viele Sprachen wie möglich zu übersetzen, damit jeder Nutzer von Quora einen solchen „Space“ erstellen kann. Zu den besonders beliebten „Spaces“ gehören Simplify Your Life, Machine Learning und Straight From the Source (diese „Spaces“ sind aktuell in Englisch verfügbar).