L'Oréal UK and Ireland verkörpert die Schönheit der Zusammenarbeit mit Asana

L’Oréal ist das weltweit größte Unternehmen für Kosmetik und Körperpflege und arbeitet mit Marken wie Lancôme, Armani, Yves Saint Laurent Beauty und Kiehl’s zusammen. Innovation und Forschung sind das Fundament des Unternehmens; neue Produkte die Bausteine. Es überrascht daher nicht, dass L’Oréal jährlich etwa 200 innovative Produkte auf den Markt bringt.

Im Vereinigten Königreich und Irland ist das Team für die Bedarfsplanung von L'Oréal Luxe unter der Leitung von Nicolò Facchini, Head of Planning für L'Oréal Luxe UK and Ireland, für den Vertrieb von Produkten und Marken auf dem Markt verantwortlich. Sie verwalten große Produkteinführungen bei sechzehn Luxusmarken und kümmern sich um die entsprechenden Lieferketten. Das Planungsteam für Produkteinführungen ist für die Markteinführung von Anfang bis Ende verantwortlich – ein Prozess, der bis zu acht Monate dauern kann, angefangen bei der Einschätzung des Lagerbedarfes bis hin zu dem Zeitpunkt, an dem ein glücklicher Kunde ein Produkt mit nach Hause nimmt.

Das Team arbeitet eng mit anderen Abteilungen wie den Logistik-, Marketing-, Finanz- und Datenteams zusammen. Die diversen Vorschriften in den verschiedenen Ländern sowie die Anforderungen für die Produktetiketten erhöhen die Komplexität zusätzlich. Alle Teammitglieder arbeiten mit vollem Einsatz daran, dass die Einführungen frist- und budgetgerecht abgewickelt werden und die Produkte in den richtigen Mengen ausgeliefert werden. Wenn Produkteinführungen zum geplanten Zeitpunkt erfolgen, ist die vorteilhafte Präsentation der Ware im Geschäft gesichert. Stehen die Produkte später als geplant im Regal, kann dies finanzielle Einbußen bedeuten, zum Beispiel wenn TV-Werbungen verschoben werden müssen.

Es ist daher keine leichte Aufgabe für das Team, bis zu 80 Produkte gleichzeitig auf den Markt zu bringen. Jedes Produkt folgt einem bestimmten Ablauf, den es auf dem Weg zur Markteinführung durchlaufen muss. Dieser Prozess beschreibt die Schritte, bis es so weit ist. Bisher nutzte das Team zur Nachverfolgung dieser Schritte Tabellenprogramme – doch mit so vielen Produkten, die gleichzeitig vor der Markteinführung stehen, führte das zu Verwirrung.

• Tabellenprogramme erfordern nämlich eine Menge manueller Arbeit. Es müssen Daten von einer Datei von Hand in die nächste kopiert werden, was sowohl mühsam als auch zeitintensiv ist.

• Es gab Probleme bei der Verwaltung verschiedener Versionen, was unweigerlich zu noch mehr Verwirrung führte.

• Die verschiedenen Abteilungen begannen, isoliert voneinander zu arbeiten, was sich negativ auf die Kommunikation auswirkte. Was mündlich zwischen den Mitarbeitern besprochen wurde, wurde oft nicht in den Tabellen festgehalten, wodurch die Transparenz über Abteilungen hinweg litt.

Die digitale Transformation ist einer der wichtigsten Faktoren für das Unternehmen L’Oréal als Ganzes. Aus diesem Grund suchten die Luxe Launch-Planungsteams an den Standorten Vereinigtes Königreich und Irland nach einer besseren Plattform, mit der die Arbeitsabläufe im Unternehmen optimiert werden sollten. Die Produkte sollten rechtzeitig in den Regalen stehen, was oft durch Verspätungen, bedingt durch unrealistische Erwartungen und teilweise unklare Abläufe, nicht gelang.

Das Planungsteam für Produkteinführungen wünschte sich eine effektivere Kommunikation, einen verbesserten Überblick über den Fortschritt und klarere Prozesse bis hin zur Markteinführung.

Wenn ich an Asana denke, denke ich an vereinfachte Prozesse und Partizipation. Asana hilft uns, den Zeitaufwand für lästige Aufgaben zu reduzieren. Mein Team ist engagiert und motiviert. Prozesse werden hinterfragt und die Mitarbeiter machen sich aktiv Gedanken darüber, wie sie verbessert werden könnten. ”

Die Suche nach dem richtigen Tool

Das Team suchte nach einer Work-Management-Plattform, die Produkteinführungen vereinfachen und eine Alternative zur Arbeit in Tabellenprogrammen darstellen würde. Es bestand der Wunsch nach Vorlagen, mithilfe derer jeder Schritt eines bisherigen Projekts bequem wiederholt und dann an das jeweilige Produkt angepasst werden konnte. Das Tool sollte flexibel an die verschiedenen Vorgehensweisen der diversen Abteilungen angepasst werden können.

Alle Teammitglieder beherrschten Asana schnell und waren vom Design der Plattform begeistert. Viel wichtiger jedoch war, dass das Tool die Flexibilität bot, nach der sich das Team gesehnt hatte. Der Wechsel zwischen verschiedenen Ansichten war einfach und das Team empfand die Arbeit in der Boardansicht mit ihren spezifischen Spaltenüberschriften als äußerst angenehm. Mit Asanas Workload-Funktion konnten die Teamleiter das individuelle Arbeitspensum und die freien Kapazitäten der Mitarbeiter nachverfolgen, ohne dabei ins Mikromanagement abzurutschen.

Der Asana-Champion bei L’Oréal Luxe ist heute Chris Lancaster, der Supply Chain Project Manager. Er konzentriert sich hauptsächlich auf Verbesserungen der Abläufe für die Regionen Vereinigtes Königreich und Irland. Er vertritt einen gesamtheitlichen Ansatz darüber, welchen Einfluss die Tools seines Teams auf die Arbeit haben und hat dabei ein besonderes Augenmerk auf die Verbesserung der Effizienz durch digitale Tools. „Je mehr Einträge, in unserem Fall also einzelne Produkte, sich in einem Tabellenprogramm befinden, desto schwerer ist es beherrschbar“ sagt Chris. „Was uns an Asana so sehr begeistert, ist die projektübergreifende Suchfunktion, mit der wir Dateien mit bestimmten Verantwortlichen finden können, was uns bisher gute Dienste erwiesen hat.“

Die Top-Down-Arbeitsrevolution

Um das Team bei der Einführung von Asana zu unterstützen, stellte Eoin Griffin, ehemaliger Supply and Launch Planning Manager bei L’Oréal Luxe UK and Ireland, der Führungsebene die Plattform als eine Revolution der bisherigen Arbeitsabläufe vor und erklärte, wie L’Oréal dadurch seine Ziele im Bereich digitaler Wandel erreichen könnte. Als die Führungskräfte daraufhin die Vorteile von Asana erkannten, begann der Umstieg auf die Plattform in den Teams. Den Mitarbeitern wurden darüber hinaus Schulungen zur Einführung in Asana und zu bewährten Vorgehensweisen bei der Nutzung der Plattform angeboten.

Als die Mitarbeiter erkannten, dass sie bald nicht mehr in Tabellenprogrammen arbeiten würden, ging eine Welle der Erleichterung durchs Team. Jetzt, da Asana aktiv im Team genutzt wird, finden die Mitarbeiter immer mehr Möglichkeiten, Workflows in Asana zu übertragen und noch mehr von der Plattform zu profitieren.

Die Benutzeroberfläche von Asana ist wirklich ansprechend, unkompliziert und intuitiv. Mit Asana zu arbeiten ist kinderleicht und eine völlig andere Arbeitsweise. ”

Mehr Transparenz, mehr Motivation, mehr Umsatz – mit Asana

Jedes Mal, wenn die Einführung eines neuen Produkts auf dem Plan steht, dupliziert das Planungsteam einfach eine Projektvorlage und plant mit dieser den gesamten Ablauf bis hin zum Produktstart. Das Team orientiert sich dabei am Datum, an dem das Produkt „in den Regalen stehen“ muss. Von hier aus werden Fälligkeitsdaten für bestimmte Meilensteine festgelegt, also zum Beispiel für das Fertigstellen von Werbematerialien, das Design des Produkts und die Abstimmung mit den Vertriebspartnern.

Das Team ist dank der leicht anpassbaren Vorlage für neue Produkteinführungen flexibler geworden. „Excel-Dateien sind für schnelle Anpassungen ungeeignet, weshalb wir wenig an der bisherigen Vorlage für Produkteinführungen geändert, beziehungsweise hinzugefügt haben. Durch Asana haben wir eine übersichtliche Vorlage erhalten, in der wir bequem Aufgaben hinzufügen oder entfernen können. Das Tool erlaubt uns, jederzeit Anpassungen und Änderungen innerhalb einzelner Prozesse vorzunehmen, was wir dann auch tun, ohne Angst haben zu müssen, dass etwas schief geht.“

Auch die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Teams wurde verbessert, da Kommunikationsbarrieren effektiv beseitigt wurden. Mit den Statusaktualisierungen in Asana ist jeder über den Status der Produkteinführung informiert und dank der benutzerfreundlichen Umgebung weiß jeder, wer woran arbeitet. Die Teammitglieder können in Asana ihre Rolle angeben und ein Bild von sich hochladen. Beides wird dann neben den Aufgaben im Projekt angezeigt, was die Kontaktaufnahme zwischen der Belegschaft vereinfacht. Magda Talar, eine der vier Hauptverantwortlichen für Produkteinführungen bei L’Oréal Luxe UK and Ireland, beschreibt die Arbeit mit Asana folgendermaßen: „Wenn Sie an einem funktionsübergreifenden Projekt arbeiten, ist es wichtig, seine Kollegen zu kennen und zu wissen, an wen man sich bei Fragen zu einer Aufgabe wenden kann. Dieser Vorgang sollte natürlich möglichst reibungslos ablaufen, was mit Asana überhaupt kein Problem ist.“

Darüber hinaus konnte die Berichterstattung bei L’Oréal mithilfe von Portfolios neugestaltet werden. Das Planungsteam stellt dem gesamten Unternehmen jeden Monat alle Projekte für das kommende Verkaufsquartal vor. Mit Portfolios erhalten alle Beteiligten eine umfassende Übersicht, können unplanmäßig verlaufende Projekte genau identifizieren und entsprechende Korrekturmaßnahmen im Detail planen.

Asana unterstützt die Mission des Teams, eine perfekte Produkteinführung von Anfang bis Ende umzusetzen. Durch Asana wird die Kommunikation verbessert, Verantwortlichkeiten werden eindeutig, der Fortschritt ist klar ersichtlich und die Produkte können fristgerecht geliefert werden. So kann das Produkt rechtzeitig auf gesonderten Werbeflächen im Einzelhandel präsentiert werden, ohne dass es zu kostenintensiven Verzögerungen kommt. Des Weiteren wurde durch Asana die Compliance mit wichtigen KPIs um über 10 % verbessert. Das Team verbringt viel weniger Zeit mit der Lösung von Problemen, wodurch die Ressourcenplanung vereinfacht wird und die Mitarbeiter an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten können.

Die Schönheit der Effizienz

L’Oréal UK and Ireland entwickelt ständig innovative Produkte. Zeitgleich ist Chris immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, die Arbeit seines Teams noch effektiver zu gestalten. Das Team ist auch daran interessiert, wie die Integration von Asana und Microsoft Power BI gelingen kann, um KPI-Dashboards in Asana zu übertragen, mit dem Ziel, die Arbeit in Excel-Dateien noch weiter zu reduzieren und Prognosen direkt in der Plattform sichtbar zu machen.

All das ist Teil der digitalen Revolution bei L’Oréal.

Bisher gab es Raum für Fehler. Wir sind von einem Prozess, der mühsam und zeitintensiv war, auf eine Arbeitsweise umgestiegen, die schnell und effizient ist. ”