Hack Reactor bringt der Welt das Programmieren bei #mitAsana

Erstklassige Bildung im großen Rahmen

Das Ziel des Programmierer-Bootcamps Hack Reactor besteht darin, die Karrierelaufbahn von Studenten zu beschleunigen. Es ist für die erstklassige Ausbildung bekannt, die es den Tausenden von Lernenden in seinen Schulen bietet.

„Die größte Herausforderung jeder Dienstleistungsbranche besteht darin, fantastischen Kundenservice zu garantieren“, so Tony Phillips, der CEO von Hack Reactor. Dies gilt insbesondere, wenn das Team verteilt ist – Hack Reactor gibt Kurse an sechs verschiedenen Standorten in ganz USA.

Der Fokus von Hack Reactor liegt darauf, an jedem Standort jedes kleine Detail richtig hinzubekommen. „Eines unserer Aushängeschilder ist es, unseren Kunden das Gefühl zu geben, dass wir ihre Ausbildung mit akribischer Sorgfalt planen. Selbst kleine Dinge, wie sicher zu stellen, dass alle Informationen richtig sind und am Orientierungstag alle Namensschilder korrekt geschrieben sind. Genau dadurch heben sich ausgezeichnete Dienstleistungen von der Masse ab. All diese kleinen Dinge, die Unternehmen mit einer ausgeprägten Serviceorientierung beachten und umsetzen. Der Schlüssel liegt in den Details.“

Informationen aus Köpfen holen

In den Anfängen von Hack Reactor fiel es Tony leicht, alle großen und kleinen Faktoren im Auge zu behalten. Doch je mehr Standorte mit mehr Personal und Studierenden Hack Reactor eröffnete, desto schwieriger wurde es, diese penible Sorgfalt in einem größeren Rahmen beizubehalten. Es fiel Tony schwer, sicherzustellen, dass sich um alle Details gekümmert wird.

„Wir mussten Standards für viele verschiedene Dinge festlegen und sie gleichzeitig an den unterschiedlichen Standorten einführen. Wir haben Standorte in New York, Austin, Los Angeles, San Francisco und online. Es ist nicht einfach, die gleichen Dinge in New York auf die Beine zu stellen wie in San Francisco – die gleichen Arten von Veranstaltungen durchzuführen, dieselben Gefühle und Emotionen zu erwecken.“

Als das Team seine Arbeitsabläufe entwickelte und erweiterte, wurde klar, dass es eine zentrale Anlaufstelle brauchen würde, um genau diese Verfahren an neuen Standorten zu wiederholen, und das mit der Klarheit, die Tony verlangte.

Tony war bereit, die Informationen, die er in seinem Kopf hatte, nach außen zu tragen und an einem Ort zu speichern, an dem die wachsende Zahl der Mitarbeiter sie entsprechend umsetzen konnte. „Wir nehmen eine Menge Informationen auf. Unsere Gehirne sind nicht besonders gut darin, Informationen zu speichern, aber sehr gut darin, zu denken. Wir sollten unsere Informationen an einem externen Ort speichern, um die Fähigkeiten unseres Gehirns ausnutzen zu können.“

Bei der Auswahl eines Werkzeugs für diese Aufgabe ging Tony Folgendes durch den Kopf:

• Wie kann ich als CEO sicher sein, dass sich um alle wichtigen Details gekümmert wird?

• Wie kann ich sichergehen, dass alle detaillierten Verfahren an mehreren Standorten garantiert nach den gleichen Standards durchgeführt werden?

• Wie können wir bei der Durchführung wiederholbarer Prozesse Zeit sparen?

Von der Gedankenverschmelzung zum Modus Operandi

Nachdem Tony Asana persönlich getestet hatte, führte er es für das gesamte Team von Hack Reactor ein. „Der Auslöser dafür, Asana im ganzen Unternehmen zu verwenden, war der Moment, in dem die „Gedankenverschmelzung“ nicht mehr funktionierte. Sobald die intuitive Kommunikation, die man in einer kleinen Gruppe hat, einbricht, fühlt man sich plötzlich sehr unsicher.“

Zuerst stellte Hack Reactor alle detaillierten Unterlagen zu Schlüsselprozessen wie der Kursentwicklung und Einrichtungen jedem im Unternehmen zur Verfügung. Da die Informationen in Asana gespeichert wurden, konnte Tony sicher sein, dass alle die nötigen Informationen haben, um ihre Arbeit gut zu machen.

Außerdem war es wichtig, dass das Werkzeug dem Team ermöglicht, effizienter zu arbeiten, wenn mehr Schulen dazu kommen, sodass das Team einen Anreiz dazu hatte, Asanas API zu nutzen.

„Der große Unterschied zwischen Asana und anderen Tools liegt im sehr einfachen API-Zugriff, den Asana bietet. Selbst wenn Asana nicht die perfekte Lösung für einen Workflow ist, kann auch jemand wie ich – ein eher mittelprächtiger Softwareentwickler – über die API Funktionen hinzufügen und eine benutzerdefinierte Lösung entwickeln, mit der das Team mehr erledigen kann.“

Nachdem das Team von Hack Reactor Asanas Vorlagenfunktion genutzt hatte, um Projekte und Verfahren zu kopieren, fügte es weitere Funktionen über die API hinzu und schuf ein Programm, das es „Show Runner“ nannte. „Wir hatten diese riesige Klassenvorlage und haben mithilfe der Asana-API ein System geschrieben, das alle Aufgaben für eine Klasse kopiert und sie dann automatisch zuordnet. Über die API konnten wir etwas bauen, das uns ermöglicht, wiederholbare Aufgaben und die richtigen Dinge genau den richtigen Leuten zur richtigen Zeit zuzuweisen. Jedes Detail ist abgedeckt.“

Alles läuft über Asana

Heute verwenden die mehr als 200 Mitarbeiter von Hack Reactor Asana für viele verschiedene Workflows. „Unsere Managementprozesse laufen über Asana. Unsere Leistungsbeurteilungen laufen über Asana. Unsere Standard-Betriebsverfahren laufen über Asana. Unsere Personalpolitik wird über Asana abgewickelt. Alle Veranstaltungen, mit denen wir die Arbeitsmoral unserer Mitarbeiter steigern möchten, werden über Asana organisiert. Alles läuft über Asana.“

• Dokumentation und Vorlagen: „Asana hilft uns, weil man Dinge duplizieren kann. Wir nutzen die Vorlagefunktion von Asana SEHR VIEL. Man kann ein ganzes Projekt oder ein ganzes Verfahren haben und muss nur eine Kopie anfertigen und sie jemanden mit dem Hinweis „Mach es genau so“ senden.“

• Leistungsbeurteilungen: „Mit Asana wissen wir immer, wo wir gerade sind und können unsere Fortschritte sehen. Asana hilft mir, besser zu verstehen, über wen ich mir Sorgen machen sollte und wie häufig ich die Arbeit dieser Personen prüfen sollte.“

• Einzelgespräche: „Private Projekte sind ausgezeichnet für Einzelgespräche mit jedem Teammitglied oder für Besprechungen konkreter Aspekte mit dem Managementteam geeignet.“

• Anlagenmanagement: „Wir haben Checklisten für unsere Betriebsaufgaben und Aufgaben an den verschiedenen Standorten eingerichtet, die wir „Space Ops“ nennen. Es gibt sogar eine Asana-Aufgabe für das Gießen von Blumen.“

• Zulassungen: „Alle potentiellen Studierenden sind eine Aufgabe. Wir benutzen Asana, um die Bewerbungsverfahren nachzuverfolgen.“

Wir können wirklich nicht ohne Asana leben. Jeder benutzt Asana, überall im Unternehmen.”

Die Verwendung von Asana für alle Verfahren und Arbeitsschritte war von zentraler Bedeutung für das Wachstum von Hack Reactor. Tony erzählt: „Wir konnten unsere Betriebskosten halbieren, da wir durch die in Asana eingerichteten Prozesse effizienter arbeiten können.“ Mit sinkenden Kosten steigert sich die Lehrqualität und der Erfolg der Absolventen. 98 % aller Hack Reactor-Absolventen finden schnell eine Stelle.