G2 führt mit Asana doppelt so viele globale Events durch

G2 ist eine B2B-Plattform zur Bewertung von Software und Dienstleistungen, auf die sich Millionen von Käufern und Anbietern auf der ganzen Welt verlassen. Events bilden einen wichtigen Kanal, den das Marketing-Team nutzt, um diese beiden Zielgruppen zu erreichen. Unter der Leitung von Adam Goyette, Vice President of Demand Generation, führt das Event-Team jedes Jahr mehr als 150 Veranstaltungen durch, von bezahlten Ständen, die Bewertungen für ihre Kunden einholen, über Sponsoring-Aktivitäten für große Events bis hin zu Dinners zur Nachfragegenerierung, um eine Pipeline für ihr Vertriebsteam aufzubauen.

Um sicherzustellen, dass all diese Veranstaltungen reibungslos verlaufen, verfügt Adam über ein Team von vier Vollzeitmitarbeitern, über 30 Auftragnehmern und unzähligen Partnern, die verschiedene Arbeitsbereiche wie Logistik, Produktion kreativer Inhalte, Vertriebsmaterialien und Promotion koordinieren. Um die wachsenden Anforderungen von G2 in Hinblick auf Events zu unterstützen, wusste Adam, dass er Prozesse und Tools einsetzen musste, die dem Team die Ausweitung der Aktivitäten ermöglichen würde.

Als er versuchte, das Team weiter zu skalieren, stand Adam vor einigen gängigen operativen Herausforderungen:

• Veranstaltungspläne waren in Tabellen, E-Mails und Meeting-Notizen verstreut, so dass es keine Möglichkeit gab, alles an einem Ort zu organisieren und zu verfolgen. Außerdem fehlte die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten von Personen in Bezug auf Aufgaben und Fristen zu managen.

• Vergangene Eventpläne und Anbieterinformationen wurden in separaten Tools gespeichert, so dass der Wissensaustausch bei der Einführung neuer Teammitglieder ein Problem darstellte.

• Es gab keine Standard-Eventpläne und -prozesse, so dass das Team jedes Mal von Grund auf neu planen musste. Dies führte dazu, dass Schritte vergessen wurden und es keine Möglichkeit zur kontinuierlichen Optimierung von Prozessen gab.

• Das Team hatte Mühe, Aufgaben zu delegieren und an andere zuzuweisen, da sie es gewohnt waren, jedes Detail selbst zu verwalten. Da Prozesse nicht dokumentiert wurden, war es für Partner, die verschiedene Aufgabenbereiche übernahmen, schwierig, bei Bedarf in Projekte einzusteigen.

Adam erkannte, dass sie Standardprozesse für Events entwickeln mussten, um das Programm erfolgreich zu skalieren. Darüber hinaus mussten ihre Eventpläne für alle zugänglich sein, damit sie sich mit Auftragnehmern, Partnern aus verschiedenen Bereichen und Anbietern abstimmen konnten.

Wir haben Vorlagen für Events erstellt, die wir häufig durchführen, was unsere Planungszeit um 80 % reduziert hat. Jetzt verwenden wir die Zeit, die uns für jedes Event zur Verfügung steht, um es anzupassen und zu verbessern. ”

Eventarbeit und Eventprozesse in einer Ansicht

Das G2-Marketingteam hatte in der Vergangenheit andere Aufgabenmanagement-Tools ausprobiert, aber keines wurde auf Dauer verwendet. Dann kam Ryan Bonnici als Chief Marketing Officer zum Unternehmen und stellte dem Team Asana vor, das er bereits mit seinen Teams in früheren Unternehmen eingesetzt hatte. Im Vergleich zu anderen Tools erwies sich Asana als die intuitivste, flexibelste und leistungsfähigste Lösung für die Verwaltung verschiedener Event-Workflows und die Zusammenarbeit mit Teamkollegen, die an verschiedenen Aufgabengebieten arbeiten.

Mit der Erweiterung unseres Teams benötigten wir ein Tool, das es uns ermöglichte, komplexe Events zu koordinieren und Einsicht in die Fortschritte der Planung zu erhalten, ohne auf E-Mails und Meetings angewiesen zu sein. Mit Asana können wir jede Aufgabe und jede Frist einfach an einem Ort verfolgen, was uns über 40 Stunden pro Quartal in Meetings erspart. ”

Um zu gewährleisten, dass das Tool akzeptiert wird, entwickelte das Marketing-Team Konventionen und Best Practices, um ein Standard-Vorgehen für Event-Management-Prozesse bei G2 zu erstellen. Das Team begann dann mit der Planung, Zuweisung und Verfolgung von Eventaufgaben, und das ausschließlich in Asana. Mit einem zentralen System, das alles dokumentiert, ist die Arbeit nicht mehr in E-Mails, Tabellen und Meetings verstreut. So wird sichergestellt, dass Eventpläne nachverfolgt werden können und für das gesamte Team zugänglich sind, was wiederum den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit erleichtert. Adam lud auch Auftragnehmer zu Asana und zu relevanten Eventprojekten ein, an denen sie beteiligt waren. Auf diese Weise konnten sie die Logistik mit dem internen Team an einem Ort koordinieren.

Die erfolgreiche Skalierung des Eventprogramms mit Asana

Adams Team hat jetzt alle seine Eventpläne, Anbieterverträge, Checklisten für den Event-Tag, kreative Inhalte und mehr an einem Ort – in Asana. Dadurch haben alle den Überblick. Zusätzlich haben Sie Projektvorlagen mit detaillierten Zeitplänen erstellt, um die Planungszeit zu reduzieren. Das Team hat Asana auch mit Slack integriert, so dass sie Nachrichten in Aufgaben verwandeln oder Maßnahmen direkt in Slack ergreifen können, wenn sie bei Veranstaltungen vor Ort sind. Auf diese Weise ist alles miteinander verknüpft und ermöglicht ihnen ein reibungsloses Arbeiten, egal ob im Büro oder vor Ort.

Jetzt, da wir Veranstaltungen in Asana verwalten, konnten wir die Anzahl der Events, die wir veranstalten, verdoppeln. Das hat uns geholfen, mehr Kundenbewertungen für unsere Anbieter zu generieren und eine neue Vertriebspipeline für das Unternehmen aufzubauen. ”

Durch die zentrale Aufbewahrung ihrer Eventpläne in Asana und der Erstellung von Standardplänen, war das Team in der Lage, erfolgreich zu skalieren. Die Planungszeit wurde um 80 % verkürzt und es werden doppelt so viele Veranstaltungen auf drei Kontinenten durchgeführt, um Software-Bewertungen zu generieren, die Vertriebspipeline zu erweitern und Umsatzziele zu erreichen. Sie optimieren ihre Eventprozesse weiterhin auf der Grundlage neuer Erkenntnisse, und mit ehrgeizigen Plänen zur Beschleunigung ihres Wachstums sind sie bereit, noch mehr Veranstaltungen mithilfe von Asana zu managen.