Jedes Jahr reisen digitale Marketingexperten aus der ganzen Welt zur DMEXCO Digital Marketing Expo & Conference nach Köln, Deutschland. Die Messe beherbergt mehr Marken, Agenturen und Technologieführer als jede andere Messe in der Branche – 40.000 Besucher aus 98 Ländern, 1.000 Aussteller und über 700 Redner nahmen 2019 an der Veranstaltung teil. Das sind ziemlich viele digitale Marketingexperten.

Ein Team von etwa 60 Personen, einschließlich externer Dienstleister, arbeitet an der Durchführung der DMEXCO-Konferenz. Sie bilden eine Untergruppe der Kölner Messeorganisation. Das IT- und Produktmanagementteam von Peter Knobloch gehört zu dieser Gruppe und unterstützt die Marketing-, Vertriebs- und Eventplanungsteams sowie den Aufbau und die Verwaltung technischer Tools wie der mobilen Konferenz-App und des Ticketsystems.

Als Peter dazukam, nutzte das Team zur Planung ihrer Projekten hauptsächlich E-Mails und Tools wie Slack, HubSpot und Confluence. Aber E-Mails waren aus verschiedenen Gründen nicht skalierbar:

• Informationen gingen in E-Mail-Verläufen oder unzugänglichen Orten verloren.

• Es dauerte zu lange, um Informationen zu finden, wodurch eine rechtzeitige Durchführung unmöglich erschien.

• Es war schwer zu erkennen, welche Teammitglieder für welche Aufgaben zuständig waren, sodass der Fortschritt von komplexeren Projekten unklar war.

Peter stellte seinem Team Asana vor, und seitdem haben sie nie wieder zurückgeschaut.

E-Mails sind nicht skalierbar. Es dauert manchmal einen ganzen Tag, E-Mails mit nicht eindeutigen Betreffzeilen zu durchsuchen und Informationen in einem Meer aus Inline-Kommentaren aufzuspüren, die zur Lösung einer Aufgabe notwendig sind.”

Eine Plattform für komplexe Projekte

Peter wusste, dass sein Team eine bessere Plattform für Arbeitsmanagement brauchte, um schneller voranzukommen. Mit 10 Jahren Erfahrung in der Startup-Szene hatte er Asana bereits in seinen früheren Projekten eingesetzt und schlug es seinem jetzigen Team deswegen vor. Er wusste, dass Asana die Komplexität der DMEXCO-Planung bewältigen konnte und es externen Dienstleistern ermöglichen würde, mit internen Teamkollegen an einem Ort zusammenzuarbeiten.

Meiner Meinung nach ist es nicht möglich, auf professioneller Ebene zu arbeiten, ohne ein Work Management Tool einzusetzen.”

Wenn eine Anfrage nicht in Asana erfasst ist, existiert sie nicht

Er schuf in Asana Teams, die den realen Teams von DMEXCO entsprechen wie z. B. Vertrieb, Marketing und Konferenzplanung, wobei jedes Team seine eigenen Projekte hat.

Dann verbreitete sein IT-Team Asana im gesamten Unternehmen, wobei sie den Ansatz „Learning by Doing“ anwendeten. Sie akzeptierten Anfragen nach Unterstützung nur dann, wenn sie über Asana-Aufgaben gestellt wurden – nicht über E-Mail oder Slack. Dadurch wurden andere Teams des Unternehmens mit Asana vertraut gemacht und begannen, es für ihre eigene Arbeit zu übernehmen.

Asana ist das etablierteste System, wenn es um Leistung von Mitarbeitern geht. Wir konnten so mehr Verantwortlichkeit und Transparenz erzeugen und wissen, wer wofür zuständig ist und bis wann die Arbeit erledigt werden muss.”

Jedes Jahr wird die Konferenz besser... und das Team effizienter

Heute nutzt jeder Mitarbeiter bei DMEXCO Asana, um die Konferenz zu planen und Projekte zu verwalten. Das Marketingteam z. B. plant mit Asana seine Partnerschaften, E-Mail-Marketing und Vorschauankündigungen über die Top 20 Gastredner der Konferenz.

Alle bei DMEXCO schauen auf die Veranstaltung des letzten Jahres zurück und erfassen die Erkenntnisse für zukünftige Verbesserungen. Sie halten ihre To-do-Listen auf dieselbe Art und Weise in Asana fest, wie auch wichtige Diskussionen über neue Ideen. Dies hilft ihnen, das Erlebnis der Teilnehmer jedes Jahr zu verbessern. Einfach ausgedrückt: Es ist leichter, die Konferenz im nächsten Jahr zu planen. Sie müssen lediglich die Asana-Projekte des Vorjahres duplizieren, die Aufgaben neu zuweisen und ihre Verbesserungen einarbeiten.

Es ist auch einfacher, neue Mitarbeiter einzuarbeiten, da Informationen aus früheren Projekten leicht einzusehen sind und es ein klares System gibt, um gehende Mitarbeiter zu verabschieden. Aber am wichtigsten ist, dass das Team dank gut organisierter Informationen und klarer Verantwortlichkeiten von Tag zu Tag effizienter wird. Es ist nicht mehr nötig, alte E-Mail-Verläufe zu durchforsten, um eine einfache Aufgabe zu erledigen. Und die Möglichkeit, alle erledigten Arbeiten in Asana einzusehen, gibt dem Team am Ende der Woche neben Motivation und Zufriedenheit auch das gute Gefühl, etwas erreicht zu haben.

Wie es mit der DMEXCO und Asana weitergeht

Das Team von DMEXCO arbeitet weiterhin an der Verbesserung ihrer Arbeitsabläufe und Effizienz und hofft auf mehr Integration von Asana mit ihren internen Tools.

Das Ziel von Asana ist stressfreie Produktivität.”