Wie Carta sein schnell wachsendes Team mit Asana auf dem Laufenden hält.

Carta, ein schnell wachsendes Unternehmen mit einer Startup-Einstellung, entwickelt sich ständig weiter. Neue Mitarbeiter werden genauso schnell eingestellt wie neue Funktionen veröffentlicht werden, wodurch ein spannendes Arbeitsumfeld und ein Produkt entsteht, das Kunden lieben. Der ständige Wandel kann es Mitarbeitern jedoch erschweren, den Überblick über das Geschehen zu behalten.

Jina Kim, die derzeit in Compliance arbeitet, hat das rasante Wachstum von Carta, einem bei der SEC registrierten Transferunternehmen, das öffentlichen und privaten Unternehmen bei der Emission und Verwaltung von Wertpapieren behilflich ist, aus erster Hand erfahren. In ihren wenigen Jahren als junge Mitarbeiterin hatte Jina die Möglichkeit, mehrere Teams aufzubauen. Ihre derzeitige Rolle erfordert, dass sie überaus funktionsübergreifend arbeitet, da Compliance bei Carta Auswirkungen auf viele Teams hat.

Angesichts des Wandels als einzige Konstante und einer ständig wachsenden Zahl von Mitarbeitern ist es wichtig, dass Jina und ihr Team Transparenz bewahren, damit niemand durch Änderungen am Produkt oder Verfahren vom Kurs abkommt.

Diese Transparenz ist auch der Schlüssel für Cartas „immer hilfreich sein“-Mentalität, da es für Teammitglieder einfacher ist, einander und den Kunden zu helfen, wenn sie immer auf demselben Stand sind.

###Mit konstantem Wachstum sind Prozesse entscheidend Wer jemals in einem schnell wachsenden Unternehmen gearbeitet hat, kann mit Wachstumsschmerzen sympathisieren. Jina und das Carta-Team sind begeistert vom Wachstum, wollen aber auch flexibel bleiben - somit haben sie schon früh erkannt, dass sie Prozesse – und ein Tool – benötigen, um effizient skalieren zu können.

„Im Großen und Ganzen sind wir ein wachsendes Unternehmen,“ erklärt Jina. „Wir sind 300 Leute und wachsen weiter, aber wir haben immer noch diese Startup-Mentalität.“

Für Carta bedeutet diese Startup-Mentalität die nahtlose Koordination eines kleinen, engverbundenen Teams. Das ist keine kleine Aufgabe: Wenn das Unternehmen wächst, wächst auch das Potenzial, ein wichtiges Status-Update zu verpassen oder den Überblick darüber zu verlieren, woran andere Teams arbeiten. Dies macht es umso wichtiger, sicherzustellen, dass neue Produktfunktionen konform sind.

„Es gibt so viele Dinge, die sich ständig ändern und Kommunikation ist wirklich der Schlüssel,“ sagt Jina. „Wenn zum Beispiel das Support-Team eines Morgens kommt und ihnen bewusst wird, dass sich am Produkt über Nacht etwas geändert hat, brauchen sie einen Weg, um das rechtzeitig herauszufinden.“

Um mit dem schnellen Wandel Schritt zu halten, verlassen sich Jina und ihr Team auf Asana. Sie verfolgen, wer an was arbeitet, koordinieren die Arbeit verschiedener Geschäftsbereiche und sind vor allem darüber informiert, welche Produktfunktionen zu einem bestimmten Zeitpunkt veröffentlicht werden.

Die Teams von Carta verwenden Asana auch, um Routineprozesse zu erstellen und auszuführen, so dass jeder weiß, was zu erwarten ist und über die Informationen verfügt, die benötigt werden, um die Arbeit effektiv zu erledigen.

###Das große Ganze sehen – und mit anderen teilen Neben dem Management von Produktänderungen ist es für jeden bei Carta von entscheidender Bedeutung, ein klares Verständnis dafür zu haben, was sich als nächstes auf dem Produktfahrplan befindet. Um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand bezüglich des Gesamtbildes sind, veranstaltet das Unternehmen wöchentliche Show and Tell-Meetings, um neue Mitarbeiter zu begrüßen, Firmennachrichten auszutauschen und neue Produktfunktionen zu präsentieren.

Obwohl es teuer ist, alle 300 Mitarbeiter pro Woche für zwei Stunden in einem Meeting zu haben, ist Show and Tell ein wichtiges Event für Teams, um große Veränderungen zu kommunizieren, die sich auf alle Mitarbeiter im Unternehmen auswirken. „Show and Tell ist so wichtig, weil es die beste Art ist, Informationen zu verbreiten,“ erklärt Jina. „Man weiß, dass man das größte Publikum bei Show and Tell hat.“

Als Carta weniger als 100 Mitarbeiter hatte, war der Ablauf von Show and Tell lockerer: Die Leute haben sich einfach von Ihrem Platz erhoben, um mitzuteilen, woran sie gearbeitet hatten. Mit drei Mal so vielen Menschen, die jetzt auf sechs Büro-Standorte verteilt sind, ist es unerlässlich, dass das Meeting gut geführt wird und effizient ist. Durch die Planung und Organisation des Meetings in Asana ist jeder im Voraus über die Tagesordnung und die gesetzten Ziele informiert.

„Vorher gab es keine bestimmte Reihenfolge, aber als wir wuchsen, brauchten wir einen Weg, um die Reihenfolge der Präsentationen zu verfolgen,“ sagt Jina. „Wenn sich nun das Team mit dem Produktentwicklungszyklus beschäftigt, wird vielleicht deutlich, dass eine bestimmte Funktion jeden bei Carta betreffen wird. Wenn das der Fall ist, dann fügt das Team dem Show and Tell-Projekt eine Aufgabe hinzu, damit es die Funktion präsentieren kann.“

Es ist auch wichtig, alle Teilnehmer von Show and Tell miteinander zu verbinden, da sie auf alle sechs von Cartas Büros verteilt sind. Mit dem Asana-Projekt kann jeder seine Präsentation koordinieren und weiß, wer als nächstes dran ist – egal, wo er sich befindet.

Jina fügt hinzu: „Transparenz ist ein grundlegender Teil unserer Kultur, und Show and Tell stärkt das. Wenn man Fragen zu einem Feature hat, kann man das beim Meeting klären.“

###Bei Transparenz geht es nicht nur um das Produkt Das Carta-Team pflegt eine Kultur der Transparenz, indem es bei Show and Tell über seine Produkte informiert. Aber für Fragen, die über Änderungen an Features und deren Funktionsweise hinausgehen, veranstalten Sie ein „Town Hall“-Treffen.

„Town Hall ist eine unternehmensweite Veranstaltung, bei der unser CEO Fragen des Unternehmens beantwortet,“ erklärt Jina. „Die Leute fügen ihren Fragen in Form einer Aufgabe zu einem Asana-Projekt hinzu, und das ganze Unternehmen kann Fragen, die beantwortet werden sollen, mit ‚Gefällt mir' markieren. Während des Town Hall-Treffens wird unser CEO sie nach der Anzahl von ‚Gefällt mir'-Markierungen sortieren und in dieser Reihenfolge beantworten.“

Durch die Verwendung eines Asana-Projekts, das für alle sichtbar ist, sorgt das Führungsteam dafür, dass sie alles abdecken, was den Mitarbeitern von Carta am wichtigsten ist, wobei gleichzeitig Diskussionen zwischen den Teammitgliedern angeregt werden.

„Wir lieben die Tatsache, dass wir Town Hall in Asana verfolgen können, weil man so weiß, wer eine bestimmte Frage gestellt hat, wer etwas mit ‚Gefällt mir' markiert hat und man weitere Fragen stellen kann,“ sagt Jina. „Es ermöglicht auch allen, miteinander verbunden zu sein und sich einbezogen zu fühlen. Auch wenn man neu ist und nichts über die Firma weiß, kann man dennoch eine Frage stellen und jede Frage wird beantwortet.“

###Verfolgung der täglichen Arbeit Um auch über Details informiert zu bleiben und die regelmäßige Kommunikation aufrechtzuerhalten, nehmen Mitglieder der Business-, Entwicklungs- und Produktteams täglich an „Morgen-Meetings“ teil. In diesen besprechen Mitarbeiter aus verschiedenen Arbeitsbereichen die anstehende Arbeit. Sie verwenden Asana, um die Tagesordnung für die morgendlichen Meetings zu verwalten, die sich typischerweise auf die Arbeit der aktuellen Woche konzentrieren.

„Morgen-Meetings sind so wichtig, weil sie alle Beteiligten einbeziehen. Sie ermöglichen es den Teams, Feedback zu erhalten und zu verfolgen, woran alle arbeiten,“ sagt Jina. An jedem beliebigen Morgen können 10 oder 12 Morgen-Meetings stattfinden.

Zum Beispiel nimmt Jina am Morgen-Meeting von Public Markets teil, das sich auf das Produkt konzentriert, das Carta für seine Kunden entwickelt, die im öffentlichen Bereich tätig sind. Während dieses Meetings werden die wöchentlichen Neuigkeiten von Business-, Technik- und Produktteammitgliedern ausgetauscht.

„Für Leute außerhalb der Produkt- und Technikteams, wie mich, sind morgendliche Treffen gut, weil ich mehr Kontext erhalte und ich so meine Arbeit besser erledigen kann. Ich habe mehr Einblick in potenzielle Compliance-Risiken und kann mich einbringen oder alles mitverfolgen, wie es nötig ist.“

Mit Asana kann jeder sowohl die Details einzelner Projekte als auch den Fortschritt auf höherer Ebene mitverfolgen.

###Wachstum durch Verantwortlichkeit erreichen Von der Verfolgung wöchentlicher Sprints bis hin zu Fragen an den CEO – Jina und ihr Team nutzen Asana, um sicherzustellen, dass alle das haben, was sie benötigen, um die beste Arbeit leisten zu können.

Jina erklärt, wie ihnen diese Transparenz die Genauigkeit gibt, die sie benötigen, um den Kunden hilfreiche und exakte Empfehlungen zu geben. „Wenn Sie als Business-Mitarbeiter unsere Software an einen Kunden verkaufen möchten, möchten Sie in der Lage sein, Folgendes sagen zu können: „Hey, hier sind alle Funktionen, an denen wir arbeiten,“ und dabei wollen Sie akkurate Informationen liefern. Sie möchten keine Funktion verkaufen, die nicht erstellt wird.“

Indem Carta ein Gefühl von Verantwortlichkeit untereinander schafft, konnte Folgendes erreicht werden: Carta hat ein massives Wachstum erreicht, während immer noch die Energie und Geschwindigkeit der frühen Startup-Tage bestand haben.