Wie Carta sein schnell wachsendes Team mit Asana auf dem Laufenden hält.

Fallstudie: Carta & Asana
  • Carta logo
  • Unternehmensgröße
    • 300+ Angestellte
  • Büros weltweit
    • 6
  • Gründungsjahr
    • 2012

Carta, ein schnell wachsendes Unternehmen mit einer Startup-Einstellung, entwickelt sich ständig weiter. Neue Mitarbeiter werden genauso schnell eingestellt wie neue Funktionen veröffentlicht werden, wodurch ein spannendes Arbeitsumfeld und ein Produkt entsteht, das Kunden lieben. Der ständige Wandel kann es Mitarbeitern jedoch erschweren, den Überblick über das Geschehen zu behalten.

Jina Kim, die derzeit in Compliance arbeitet, hat das rasante Wachstum von Carta, einem bei der SEC registrierten Transferunternehmen, das öffentlichen und privaten Unternehmen bei der Emission und Verwaltung von Wertpapieren behilflich ist, aus erster Hand erfahren. In ihren wenigen Jahren als junge Mitarbeiterin hatte Jina die Möglichkeit, mehrere Teams aufzubauen. Ihre derzeitige Rolle erfordert, dass sie überaus funktionsübergreifend arbeitet, da Compliance bei Carta Auswirkungen auf viele Teams hat.

Angesichts des Wandels als einzige Konstante und einer ständig wachsenden Zahl von Mitarbeitern ist es wichtig, dass Jina und ihr Team Transparenz bewahren, damit niemand durch Änderungen am Produkt oder Verfahren vom Kurs abkommt.

Diese Transparenz ist auch der Schlüssel für Cartas „immer hilfreich sein“-Mentalität, da es für Teammitglieder einfacher ist, einander und den Kunden zu helfen, wenn sie immer auf demselben Stand sind.

Carta-Webseite

Mit konstantem Wachstum sind Prozesse entscheidend

Wer jemals in einem schnell wachsenden Unternehmen gearbeitet hat, kann mit Wachstumsschmerzen sympathisieren. Jina und das Carta-Team sind begeistert vom Wachstum, wollen aber auch flexibel bleiben - somit haben sie schon früh erkannt, dass sie Prozesse – und ein Tool – benötigen, um effizient skalieren zu können.

„Im Großen und Ganzen sind wir ein wachsendes Unternehmen,“ erklärt Jina. „Wir sind 300 Leute und wachsen weiter, aber wir haben immer noch diese Startup-Mentalität.“

Für Carta bedeutet diese Startup-Mentalität die nahtlose Koordination eines kleinen, engverbundenen Teams. Das ist keine kleine Aufgabe: Wenn das Unternehmen wächst, wächst auch das Potenzial, ein wichtiges Status-Update zu verpassen oder den Überblick darüber zu verlieren, woran andere Teams arbeiten. Dies macht es umso wichtiger, sicherzustellen, dass neue Produktfunktionen konform sind.

„Es gibt so viele Dinge, die sich ständig ändern und Kommunikation ist wirklich der Schlüssel,“ sagt Jina. „Wenn zum Beispiel das Support-Team eines Morgens kommt und ihnen bewusst wird, dass sich am Produkt über Nacht etwas geändert hat, brauchen sie einen Weg, um das rechtzeitig herauszufinden.“

Um mit dem schnellen Wandel Schritt zu halten, verlassen sich Jina und ihr Team auf Asana. Sie verfolgen, wer an was arbeitet, koordinieren die Arbeit verschiedener Geschäftsbereiche und sind vor allem darüber informiert, welche Produktfunktionen zu einem bestimmten Zeitpunkt veröffentlicht werden.

Die Teams von Carta verwenden Asana auch, um Routineprozesse zu erstellen und auszuführen, so dass jeder weiß, was zu erwarten ist und über die Informationen verfügt, die benötigt werden, um die Arbeit effektiv zu erledigen.

Das große Ganze sehen – und mit anderen teilen

Neben dem Management von Produktänderungen ist es für jeden bei Carta von entscheidender Bedeutung, ein klares Verständnis dafür zu haben, was sich als nächstes auf dem Produktfahrplan befindet. Um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand bezüglich des Gesamtbildes sind, veranstaltet das Unternehmen wöchentliche Show and Tell-Meetings, um neue Mitarbeiter zu begrüßen, Firmennachrichten auszutauschen und neue Produktfunktionen zu präsentieren.

Obwohl es teuer ist, alle 300 Mitarbeiter pro Woche für zwei Stunden in einem Meeting zu haben, ist Show and Tell ein wichtiges Event für Teams, um große Veränderungen zu kommunizieren, die sich auf alle Mitarbeiter im Unternehmen auswirken. „Show and Tell ist so wichtig, weil es die beste Art ist, Informationen zu verbreiten,“ erklärt Jina. „Man weiß, dass man das größte Publikum bei Show and Tell hat.“

Als Carta weniger als 100 Mitarbeiter hatte, war der Ablauf von Show and Tell lockerer: Die Leute haben sich einfach von Ihrem Platz erhoben, um mitzuteilen, woran sie gearbeitet hatten. Mit drei Mal so vielen Menschen, die jetzt auf sechs Büro-Standorte verteilt sind, ist es unerlässlich, dass das Meeting gut geführt wird und effizient ist. Durch die Planung und Organisation des Meetings in Asana ist jeder im Voraus über den Besprechungsplan und die gesetzten Ziele informiert.

„Vorher gab es keine bestimmte Reihenfolge, aber als wir wuchsen, brauchten wir einen Weg, um die Reihenfolge der Präsentationen zu verfolgen,“ sagt Jina. „Wenn sich nun das Team mit dem Produktentwicklungszyklus beschäftigt, wird vielleicht deutlich, dass eine bestimmte Funktion jeden bei Carta betreffen wird. Wenn das der Fall ist, dann fügt das Team dem Show and Tell-Projekt eine Aufgabe hinzu, damit es die Funktion präsentieren kann.“

Es ist auch wichtig, alle Teilnehmer von Show and Tell miteinander zu verbinden, da sie auf alle sechs von Cartas Büros verteilt sind. Mit dem Asana-Projekt kann jeder seine Präsentation koordinieren und weiß, wer als nächstes dran ist – egal, wo er sich befindet.

Jina fügt hinzu: „Transparenz ist ein grundlegender Teil unserer Kultur, und Show and Tell stärkt das. Wenn man Fragen zu einem Feature hat, kann man das beim Meeting klären.“

Carta-Büro

Bei Transparenz geht es nicht nur um das Produkt

Das Carta-Team pflegt eine Kultur der Transparenz, indem es bei Show and Tell über seine Produkte informiert. Aber für Fragen, die über Änderungen an Features und deren Funktionsweise hinausgehen, veranstalten Sie ein „Town Hall”-Treffen.

„Town Hall ist eine unternehmensweite Veranstaltung, bei der unser CEO Fragen des Unternehmens beantwortet,” erklärt Jina. „Die Leute fügen ihren Fragen in Form einer Aufgabe zu einem Asana-Projekt hinzu, und das ganze Unternehmen kann Fragen, die beantwortet werden sollen, mit ‚Gefällt mir’ markieren. Während des Town Hall-Treffens wird unser CEO sie nach der Anzahl von ‚Gefällt mir’-Markierungen sortieren und in dieser Reihenfolge beantworten.“

Durch die Verwendung eines Asana-Projekts, das für alle sichtbar ist, sorgt das Führungsteam dafür, dass sie alles abdecken, was den Mitarbeitern von Carta am wichtigsten ist, wobei gleichzeitig Diskussionen zwischen den Teammitgliedern angeregt werden.

„Wir lieben die Tatsache, dass wir Town Hall in Asana verfolgen können, weil man so weiß, wer eine bestimmte Frage gestellt hat, wer etwas mit ‚Gefällt mir’ markiert hat und man weitere Fragen stellen kann,“ sagt Jina. „Es ermöglicht auch allen, miteinander verbunden zu sein und sich einbezogen zu fühlen. Auch wenn man neu ist und nichts über die Firma weiß, kann man dennoch eine Frage stellen und jede Frage wird beantwortet.“

Verfolgung der täglichen Arbeit

Um auch auf detaillierter Ebene informiert zu bleiben und die regelmäßige Kommunikation aufrechtzuerhalten, nehmen Mitglieder der Business-, Entwicklungs- und Produktteams täglich an funktionsübergreifenden „Morgen-Meetings” teil, um die anstehende Arbeit zu besprechen. Sie verwenden Asana, um den Besprechungsplan für die morgendlichen Meetings zu verwalten, die sich typischerweise auf das konzentrieren, woran in dieser Woche gearbeitet wird.

„Morgen-Meetings sind so wichtig, weil sie alle Beteiligten einbeziehen. Sie ermöglichen es den Teams, Feedback zu erhalten und zu verfolgen, woran alle arbeiten,“ sagt Jina. An jedem beliebigen Morgen können 10 oder 12 Morgen-Meetings stattfinden.

Zum Beispiel nimmt Jina am Morgen-Meeting von Public Markets teil, das sich auf das Produkt konzentriert, das Carta für seine Kunden entwickelt, die im öffentlichen Bereich tätig sind. Während dieses Meetings werden die wöchentlichen Neuigkeiten von Business-, Technik- und Produktteammitgliedern ausgetauscht.

„Für Leute außerhalb der Produkt- und Technikteams, wie mich, sind morgendliche Treffen gut, weil ich mehr Kontext erhalte und ich so meine Arbeit besser erledigen kann. Ich habe mehr Einblick in potenzielle Compliance-Risiken und kann mich einbringen oder alles mitverfolgen, wie es nötig ist.“

Mit Asana kann jeder sowohl die Details einzelner Projekte als auch den Fortschritt auf höherer Ebene mitverfolgen.

Wachstum durch Verantwortlichkeit erreichen

Von der Verfolgung wöchentlicher Sprints bis hin zu Fragen an den CEO – Jina und ihr Team nutzen Asana, um sicherzustellen, dass alle das haben, was sie benötigen, um die beste Arbeit leisten zu können.

Jina erklärt, wie ihnen diese Transparenz die Genauigkeit gibt, die sie benötigen, um den Kunden hilfreiche und exakte Empfehlungen zu geben. „Wenn Sie als Business-Mitarbeiter unsere Software an einen Kunden verkaufen möchten, möchten Sie in der Lage sein, Folgendes sagen zu können: „Hey, hier sind alle Funktionen, an denen wir arbeiten,” und dabei wollen Sie akkurate Informationen liefern. Sie möchten keine Funktion verkaufen, die nicht erstellt wird.“

Indem Carta ein Gefühl von Verantwortlichkeit untereinander schafft, konnte Folgendes erreicht werden: Carta hat ein massives Wachstum erreicht, während immer noch die Energie und Geschwindigkeit der frühen Startup-Tage bestand haben.

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Organisieren Sie Ihre Arbeit

Legen Sie konkrete Aufgaben und Meilensteine fest, um Ihrem Team Klarheit über die anfallende Arbeit zu verschaffen.

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Helfen Sie Ihrem Team, seine Fristen einzuhalten

Lassen Sie, dank klaren Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, alle Marketing-Mitarbeiter genau wissen, wer für welche Arbeit verantwortlich ist.

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Halten Sie Ihre Fristen ein

Bilden Sie Ihren Kampagnenplan ab, um visuell darzustellen, wie alle Vorgänge zusammenhängen, um potenzielle Probleme zu erkennen und um dafür zu sorgen, dass die Arbeit nach Plan verläuft.

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Führen Sie Diskussionen, die Taten folgen lassen

Stellen Sie Fragen oder liefern Sie Updates zur aktuellen Arbeit, so dass aus Diskussionen Taten werden.

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Hängen Sie Dateien an Ihre Arbeit an

Verknüpfen Sie gemeinsam genutzte Dokumente, Designdateien und Budget-Tabellen miteinander, damit Ihr Team nicht nach Informationen suchen muss.

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Sehen Sie Ihre Arbeit auf einen Blick

Schauen Sie sich Ihre Arbeit in einem Kalender an, um das richtige Timing und wichtige Termine im Auge zu behalten.

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Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Bleiben Sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden und erkennen Sie schnell, wenn etwas nicht nach Plan verläuft.

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Arbeiten Sie auch unterwegs

Egal, ob Sie sich mit einem externen Anbieter treffen, auf einer Konferenz sind oder sich außerhalb des Büros befinden, bleiben Sie mit dem mobilen Asana in Verbindung.

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Führen Sie erfolgreiche Programme durch – jedes Mal

Asana unterstützt Marketing-Teams bei der Planung, Verwaltung, Verfolgung und beim Start von Maßnahmen, die Ihre Zielgruppe überzeugen.

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Bilden Sie jeden Schritt ab

Planen Sie kritische Schritte – von der Entwicklung bis zur Markteinführung – damit alle Beteiligten über den Fahrplan informiert sind.

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Wissen Sie, wer woran arbeitet

Legen Sie Verantwortliche und Fälligkeitsdaten für jeden Arbeitsvorgang fest, der mit der Markteinführung in Verbindung steht. So können Sie den Produktstart rechtzeitig durchführen.

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Starten Sie Kampagnen und Produkte rechtzeitig

Sehen Sie, wie alle Vorgänge Ihres Plans zusammenhängen, damit Sie diese anpassen und zielgerichtet voranbringen können.

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Halten Sie alle auf dem Laufenden

Stellen Sie sicher, dass wichtige Updates und Diskussionen nicht in E-Mail-Verläufen begraben werden, indem Sie sie mit Ihrer Arbeit verknüpfen.

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Bewahren Sie Ihre Arbeit an einem Ort auf

Hängen Sie Dateien an Ihr Projekt an, damit jeder weiß, wo die richtigen Informationen zu finden sind.

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Verfolgen Sie Termine und Meilensteine

Behalten Sie wichtige Termine im Auge, indem Sie sich die Pläne für den Start von Kampagnen und Produkten in einem Kalender anzeigen lassen.

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Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht

Seien Sie stets darüber informiert, wie es mit der Arbeit vorangeht, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre Fristen einzuhalten und Ziele zu erreichen.

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Bleiben Sie in Verbindung, wo immer Sie sind

Bleiben Sie mit dem mobilen Asana immer auf dem Laufenden, egal wo Sie sich gerade befinden.

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Auf die Plätze, fertig, los!

Asana unterstützt Produkt-Teams bei der Einhaltung von Fristen, damit sie großartige Produkte auf den Markt bringen können.

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Legen Sie Prioritäten fest

Erstellen Sie Aufgaben für jedes Ziel, damit jeder Einblick in die unternehmensweiten Ziele hat.

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Bestimmen Sie die richtige Person

Weisen Sie jedes Ziel der richtigen Person zu, damit jeder weiß, wer verantwortlich ist und an wen man sich mit Fragen wenden kann.

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Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Ziele zu erreichen

Sehen Sie, wie jeder Meilenstein, nach und nach, zum Ziel führt. So können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

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Teilen Sie Infos und informieren Sie über Aktualisierungen

Halten Sie alle Beteiligten über die neuesten Informationen und Fortschritte auf dem Laufenden, während Aktualisierungen und Kommentare direkt mit Ihren Zielen verknüpft sind.

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Hängen Sie wichtige Dateien an

Integrieren Sie Asana mit Ihren Filesharing-Tools, um alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu behalten.

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Behalten Sie wichtige Termine im Auge

Schauen Sie sich Ihre Fristen für Maßnahmen und Meilensteine in einem Kalender an, um sicherzugehen, dass der Zeitplan funktioniert.

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Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens

Verstehen Sie, welche Ziele auf dem richtigen Weg sind und wo Ihre Aufmerksamkeit benötigt wird, damit Sie Ihre Ziele erreichen.

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Bleiben Sie auf dem Laufenden

Mit dem mobilen Asana erhalten Sie immer und überall aktuelle Informationen und können wichtige Entscheidungen treffen.

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Erreichen Sie Ihre Ziele

Asana gibt Ihrem Team Einblick in die Ziele Ihres Unternehmens, so dass sich jeder auf das Wesentliche konzentriert.

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Machen Sie sich bereit für die Mission

Bilden Sie jeden Schritt Ihrer Mission ab, damit Sie nichts vergessen, während Sie das Unmögliche möglich machen.

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Wissen Sie, wer verantwortlich ist

Weisen Sie klare Verantwortliche für jede Aufgabe zu, damit Ihre Manager, Teamleiter und Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben.

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Bilden Sie jeden Schritt ab

Erstellen Sie einen Startplan, damit Sie Ihren Kurs von Anfang bis Ende verfolgen, ihn mit Ihrem Team teilen und wenn nötig anpassen können, während sich etwas ändert.

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Stellen Sie sicher, dass alles und jeder startklar ist

Stellen Sie wichtige Fragen, führen Sie Diskussionen und liefern Sie Statusaktualisierungen, um Ihr Team auf den Starttag vorzubereiten.

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Verknüpfen Sie alles miteinander

Verbinden Sie Asana mit anderen Tools, die Sie für Ihre Mission benötigen, damit sich all Ihre Informationen am selben Ort befinden.

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Behalten Sie das Ziel im Auge

Sehen Sie sich jeden Meilenstein im Kalender an, damit Sie wichtige Termine bis zum Start verfolgen können

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Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht, damit Sie sicher sein können, dass Sie auf den Starttag vorbereit sind.

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3, 2, 1… Triebwerke zünden!

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