Bending Spoons hat mit Asana den Spitzenplatz im Visier

Asana-Fallstudie – Bending Spoons – Team
  • Bending Spoons-Logo
  • Hauptsitz
    • Mailand, Italien
  • Mitarbeiter
    • 170

Asanas Wirkung

  • Keine verpassten Fristen mehr im People Operations-Team, weil Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsdaten klar festgelegt sind.
  • Verbesserte Transparenz im gesamten Unternehmen, da alles an einem zentralen Ort zu finden ist.
  • Stärkere funktionsübergreifende Kommunikation, da der Einsatz mehrerer unterschiedlicher Kollaborationstools nicht mehr nötig ist.

Haben Sie sich jemals gefragt, wer hinter Ihren Lieblings-Apps steckt? Bending Spoons (mit Sitz in Mailand, Italien) ist eine solche Firma, die in rasantem Tempo hochwertige Apps entwickelt und vermarktet. Obwohl der Name Bending Spoons nicht jedem ein Begriff ist, haben die Apps des Unternehmens über 300 Millionen Downloads (Tendenz steigend), was bedeutet, dass ihr globaler Einfluss nicht zu unterschätzen ist.

Apps wie Splice, 30 Tage Fitness Challenge und Sleep helfen jeden Monat Millionen von Nutzern. Auch wenn die Entwicklung und Vermarktung jeder App einen erheblichen Arbeitsaufwand bedeutet, beschleunigen die über 150 Mitarbeiter und Auftragnehmer von Bending Spoons den Prozess, indem sie stets organisiert und konzentriert bleiben. Eines der Teammitglieder ist Alice Valsechi, Head of People Operations. Sie kümmert sich um viele interne Aufgaben wie Mitarbeitereinführung und Unternehmenskultur, Firmenveranstaltungen und Arbeitssicherheit – wichtige Bereiche, an die kaum jemand denkt, wenn es um die Entwicklung von Apps geht.

Alice arbeitet ständig mit anderen Mitarbeitern im Unternehmen zusammen, darunter auch mit Content Managerin Ekaterina Sukhliaeva. Das schnelle Wachstum von Bending Spoons hat es dem Unternehmen ermöglicht, sein App-Portfolio zu diversifizieren, was Ekaterinas Rolle noch wichtiger macht. Sie und ihr Team erstellen die Audio- und Videodateien, die statischen Bilder und alle anderen Inhalte, die Nutzer sehen, wenn sie eine App öffnen, und sorgen mit ihrer Kreativität dafür, dass Bending Spoons dem Markt immer einen Schritt voraus ist.

Vorbereitung auf Wachstum

Mobile Apps bieten zwar Freude und Komfort auf Knopfdruck, doch ein Unternehmen zu führen, das sie entwickelt, ist kompliziert. Von der Programmierung über Inhaltserstellung und Unternehmenskultur bis hin zur Veranstaltungskoordinierung sind optimierte Systeme und Prozesse entscheidend für den Erfolg des Bending Spoons-Teams.

Als Bending Spoons sein exponentielles Wachstum begann, wussten Alice und Ekaterina, dass ein Arbeitsmanagement-Tool erforderlich war, um Apps weiter produzieren zu können, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Glücklicherweise war das eine vorausschauende Maßnahme der Führungsetage und keine Reaktion auf bereits existierende Probleme. So konnte schon frühzeitig daran gearbeitet werden, die richtige Lösung zu finden.

Um der Konkurrenz einen Schritt vorauszubleiben, musste das Tool schnell einsatzbereit sein. Das bedeutete, eine Lösung und einen Partner zu finden, der einen reibungslosen Einführungsprozess und laufenden Support bieten konnte. Vielfältige Funktionen und Benutzerfreundlichkeit sind zwar schön und gut, aber das Wichtigste ist die Einfachheit eines gut durchdachten Tools, das einen Überblick über das große Ganze bietet. Und ein weiteres nicht verhandelbares Kriterium: Bending Spoons wollte das gleiche System im gesamten Unternehmen verwenden.

„Ich wollte eine Plattform, die mir auf einen Blick eine Übersicht über alle anstehenden Aufgaben bietet.“
– Alice Valsecchi, People Operations Manager bei Bending Spoons

Arbeit mit Köpfchen verwalten

Wenn man mehr Apps in einem schnelleren Tempo entwickeln will, kommt man nicht umhin, mehr Mitarbeiter einzustellen. Als neue Teammitglieder dem Unternehmen beitraten und das Onboarding immer komplexer wurde, war es eine Herausforderung, alle Vorgänge zu organisieren. Messaging-Tools und E-Mails sorgten für verstreute und unkoordinierte Arbeitsabläufe. Die Einhaltung von genauen Zeitplänen, die Überwachung des Fortschritts und die Verteilung von Verantwortlichkeiten erforderten jedoch einen reibungslos funktionierenden Mechanismus.

Aber nicht nur die Abteilung People Operations hatte Hunderte von Aufgaben auf einmal zu bewältigen. Die Verwaltung von Elementen wie Bildern, Videos, Audio- und Textinhalten für mehrere Apps gleichzeitig erwies sich als mühsam, sowohl während der Entwicklung als auch während der Markteinführung. Gerade noch bearbeitete Ekaterinas Team ein Video für ihre Yoga-App, und im nächsten Moment lud es bereits Musik für eine neue Übung in ihrer Fitness-App hoch.

„Unser Einführungsprozess für Mitarbeiter wird ständig weiterentwickelt und verbessert. Und mit Asana können wir unsere Vorlage ganz einfach anpassen, sobald sich etwas ändert.“
– Alice Valsecchi, People Operations Manager bei Bending Spoons

Nach einigen Versuchen mit anderen Tools entschied sich Bending Spoons für Asana als Work-Management-Lösung. Der Unternehmensführung von Bending Spoons gefiel, dass Asana intuitiv und einfach zu implementieren ist und den gesamten Arbeitsablauf abbilden kann. Das Unternehmen ist stolz darauf, Apps zu entwickeln, die einfach zu bedienen sind, und Asana bot Bending Spoons die gleiche Benutzerfreundlichkeit.

Die Akzeptanz der Führungsebene machte die Einführung von Asana reibungslos. Für das Team war das Tool so intuitiv, dass es gleich damit begann, seine Arbeit in der Plattform durchzuführen und sich mit ihr vertraut zu machen. Das Team fügte auch Aufgaben wie „Filme, die man gesehen haben muss“ hinzu, um das Tool in den sozialen Strukturen von Bending Spoons zu verankern. Die Mitarbeiterkommunikation und die unternehmensweite Gestaltung von Besprechungen wurden ebenfalls in Asana implementiert, was dazu beitrug, dass das Tool für nahezu jeden Vorgang im Unternehmen verwendet wird.

Eine einzige Lösung für das gesamte Unternehmen

Man muss sich nur die App-Entwicklungsabteilung ansehen, um zu verstehen, wie Asana Bending Spoons hilft. Vier Teams mit 20 Mitarbeitern arbeiten effizient an 50 verschiedenen Projekten gleichzeitig. Die Anforderungen, Ressourcen und Zeiträume für jedes Projekt sind unterschiedlich und erfordern vollständige Transparenz zwischen den Teams. Deshalb muss man genau wissen, wer was bis wann erledigt.

Formulare in Asana stellen sicher, dass Ekaterinas Team die Anforderungen für Texte, Bilder, Audio usw. im Voraus erhält, damit es den Umfang der Arbeit leichter bestimmen kann. Durch das Vermeiden von langwierigen Rückfragen konnte die Effizienz gesteigert werden. Und auch die Projektstarts verlaufen reibungsloser, was die funktionsübergreifende Zusammenarbeit verbessert.

Alice und die People Operations-Gruppe verwenden eine Einführungsvorlage für alle neuen Mitarbeiter, was sich als entscheidender Faktor erwiesen hat. Internes Branding und Veranstaltungen werden ebenfalls in Asana verwaltet, und das Team hat sogar seinen gesamten Büroumzug mit dem Tool durchgeführt.

„Wenn wir den Einführungsprozess mit unserer Asana-Vorlage gut im Griff haben, wird alles einfacher und wir vermeiden jegliches Chaos. Wir kontrollieren jedes Detail.“
– Alice Valsecchi, People Operations Manager bei Bending Spoons

Seit der Einführung von Asana fallen kaum noch Aufgaben durch die Maschen und es gibt keine Hektik bei der Arbeit. Die erhöhte Transparenz im gesamten Unternehmen hat die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation verbessert, da alles zentral an einem Ort verfügbar ist.

Das schnelle Wachstum von Bending Spoons wird sich fortsetzen – ohne viele der Wachstumsprobleme, die andere Unternehmen plagen. Grund dafür ist der Zusammenhalt der Mitarbeiter und die Art und Weise, wie sie Asana nutzen. Und das ist auch der Schlüssel zu ihrem Ziel, die Nummer eins unter den Publishern und Entwicklern von mobilen Apps weltweit zu werden. Asana ermöglicht es dem Unternehmen, auf Kurs zu bleiben und sich auf die Entwicklung von Apps zu konzentrieren, die seinen Kunden einen Mehrwert bieten.