Air France KLM sorgt mit Asana weltweit für einen reibungslosen Betrieb

Air France KLM
  • Air France KLM Logo
  • Anzahl der Mitarbeiter insgesamt
    • 84.000
  • Anzahl der Rückerstattungsanfragen und Betrugsermittlungen
    • 250 Tausend
  • Anzahl der Mitarbeiter in Budapest
    • 200

Asanas Wirkung

  • Es ermöglicht einem sechsköpfigen Team die effiziente Implementierung neuer Business-Tools und -Prozesse für 1.500 Mitarbeiter weltweit
  • Es unterstützt das Team bei der Durchführung von Projekten, die die Effizienz von Air France KLMs FSSC Jahr für Jahr verbessern. Dadurch verringern sich die Kosten für die von ihnen erbrachten Dienstleistungseinheiten
  • Außerdem ermöglicht es den weltweit verteilten Mitarbeitern, aus der Ferne zu arbeiten und mühelos mit allen Niederlassungen kollaborieren

Als Air France und KLM 2004 fusionierten, wurden sie zur größten Fluggesellschaft Europas. Obwohl die beiden Fluggesellschaften ihre starke, nationale Markenidentität - französisch und niederländisch - beibehalten haben, führen sie nun einige ihrer Aktivitäten unter einem Dach aus.

„Ein Ergebnis der Zusammenführung der beiden Fluggesellschaften war die Gründung eines gemeinsamen Finanzdienstleistungszentrums, das als Abrechnungszentrale für beide Fluggesellschaften dient”, sagt Tamas Kadar, Business Development Manager bei Air France KLM FSSC. Das gemeinsame Finanzdienstleistungszentrum befindet sich in Budapest und beschäftigt 200 Mitarbeiter. „Die gesamte Organisation von Air France KLM ist bestrebt, effizienter und produktiver zu sein”, erklärt Tamas. „Mit unserem Service-Center in Budapest ergeben sich für uns mehrere Wettbewerbsvorteile: Standort, Infrastruktur, Personal und Wirtschaft”, sagt er. Budapest wurde ausgewählt, weil es geografisch in der Nähe von Amsterdam und in der gleichen Zeitzone liegt. Es ist auch ein großartiger Ort, um gut ausgebildete, mehrsprachige Arbeitskräfte zu rekrutieren. Dies bedeutet, dass sie Skalierungseffekte nutzen und den Betrieb effizienter und kostengünstiger gestalten können, als es mit einer ganze Reihe von separaten Finanzzentren in verschiedenen Städten möglich wäre.

Die größte und umfassendste personelle Erweiterung und Erhöhung des Arbeitspensums im Standort Budapest war die Einbeziehung der Buchhaltung von Air France. Dies begann mit einem Wechsel in der Vertriebsadministration, neuen Erlös- und Buchhaltungssystemen und setzte sich mit der Hinzunahme der Buchhaltungsaktivitäten aus rund 150 Ländern fort. Neben den laufenden Finanzgeschäften führt das Budapester Büro auch die Rückerstattungsberechnung der rund 250.000 Rückerstattungsanfragen und die Betrugsermittlung durch.

Tamas leitet das Business Development Team, das Anwendungen zur Effizienzsteigerung im Buchhaltungsprozess und anderen Geschäftsprozessen entwickelt und Aktivitäten von anderen globalen Teams übernimmt. Beispielsweise überwacht sein Team die kontinuierliche Verbesserung des KLM-Rückerstattungssystems.

Ein kleines Team mit großem Einfluss

Der Erhalt des reibungslosen Ablaufs bei gleichzeitiger Verlagerung beider Fluggesellschaften auf die gleichen Systeme war keine leichte Aufgabe. Noch unglaublicher: Bedenken Sie, dass das Business Development Team nur sechs Mitarbeiter beschäftigt, darunter auch Tamas. Das Team arbeitet von Budapest aus, aber dessen Arbeit kann mehr als 84.000 Mitarbeiter der gesamten Fluggesellschaft und 500 Mitarbeiter, die speziell im Finanz- und Rechnungswesen weltweit tätig sind, betreffen.

Die Betreuung einer so großen Belegschaft erfordert viel Zusammenarbeit: Das Business Development Team arbeitet eng mit dem Innovationsteam und dem Application Support Team in Budapest und Paris/Amsterdam zusammen. Um die Arbeit zu erledigen, müssen sich die Mitglieder des Teams mit verschiedenen anderen Teams an verschiedenen Standorten und Fachbereichen koordinieren. Sie waren auf der Suche nach einem zuverlässigen System, das ihnen hilft, all ihre Projekte effektiv zu verwalten und zu koordinieren, alle Personen an verschiedenen Orten auf dem Laufenden zu halten und das ihnen die Möglichkeit gibt, schnell über ihre Fortschritte zu berichten. Sie mussten auch in der Lage sein, Gantt-Diagramme zu erstellen und mit anderen Anwendungen zusammenzuarbeiten. Für Tamas und sein Team von Air France KLM ist dieses System Asana.

Effektive Entwicklung von Anwendungen zur Effizienzsteigerung

Ein großer Teil der Verantwortung des Business Development Teams besteht darin, die Bedürfnisse der Mitarbeiter mithilfe von Technologie zu erfüllen. So implementierte das Team von Tamas eine interne Mitarbeiter-App für die Einführung und die Schulung neuer Kollegen durch E-Learning, Online-Simulationen und zentralisiertes Schulungsmaterial. Diese wurden vorher individuell und während der Arbeit auf nicht standardisierte Weise durchgeführt und die Materialien waren auf dem Server des FSSC verstreut. Die Mitarbeiter können nun leichter durch einen einheitlichen Lernpfad geführt werden, um sich mit der App das für ihre Arbeit notwendige spezifische Wissen anzueignen.

Obwohl die Software, um all dies zu erreichen, nicht serienmäßig erhältlich ist, „muss die Anwendung angepasst werden, weil wir einige sehr spezifische Bedürfnisse haben”, sagt Tamas. Das Team arbeitet mit Entwicklern in Großbritannien zusammen, um die App anzupassen.

Ideen für Features und Funktionalität kommen oft von den Personen, die die App am meisten nutzen: die Mitarbeiter. Wenn sie Ideen für Änderungen an der App haben, können sie über ein Formular einen Antrag stellen. „Dies wird zu einer Aufgabe in Asana, mithilfe derer wir sicherstellen können, dass jeder Schritt hinsichtlich der Definition, Dokumentation und Spezifizierung einer neuen Funktionalität nachverfolgt wird –und diese dann auch entwickelt wird”, erklärt Tamas.

Sie benutzen Asana auch, um Anfragen einzusehen, die sie über verschiedene Kanäle erhalten: E-Mail, persönliche Gespräche und mehr. Mit Hilfe der Jotform-Integration kann das Team von Tamas alle eingehenden Anfragen an ein Asana-Projekt weiterleiten und priorisieren.

Asana unterstützt Air France KLM FSSC bei der ständigen Verbesserung und generellen Gestaltung ihrer Anwendungen, von der Sammlung von Verbesserungsvorschlägen und der Entwicklung von Funktionen bis hin zum Testen und Beheben von Fehlern. „Das Tool macht ihr Leben einfacher, effizienter, senkt die Kosten und reduziert Stress”, sagt Tamas, „und Asana steigert unsere Effizienz hinsichtlich der Bereitstellung von App-Verbesserungen”.

Vereinfachung größerer Projekte

Das Team von Tamas managt auch so genannte Innovationsprojekte oder vertritt den FSSC in Großprojekten, die sich auf den zentralen Betrieb auswirken. Die Ideen für diese Projekte stammen in der Regel aus dem Operations-Team oder den zentralen Standorten in Paris und Amsterdam. Das Business Development Team arbeitet in der Regel an bis zu zehn verschiedenen Innovationsprojekten gleichzeitig.

Ein Paradebeispiel dafür war die Einführung einer neuen OCR-Lösung von Air France KLM zur automatischen Texterkennung für bezahlte Rechnungen auf globaler Ebene, die die Rechnungserkennung und -weiterleitung automatisiert.

Durch den Verlust von Vorlagen während eines System-Upgrades wurde sein Team mit der Migration von Tonnen von Daten und intensiven Benutzertests beauftragt.

„Unser erster Gedanke war, die Migration in einer Tabelle zu verwalten, aber das Dokument wäre zu umständlich gewesen und wir wären nicht in der Lage gewesen, in Echtzeit daran mitzuarbeiten”, sagt Tamas. „Stattdessen haben wir die Aufgaben zu Asana importiert”, erklärt er. Das war nicht einfach: Mehr als 11.000 Aufgaben an 40 Personen waren für die Realisierung des Projekts erforderlich.

Air France KLM Foto

Der Einsatz von Asana bei einem so umfangreichen Projekt, sorgte dafür, dass alles organisiert war. Die Aufgaben wurden klar verteilt und den Teammitgliedern zugewiesen und der Fortschritt war leicht nachvollziehbar. Ein kurzer Blick auf das Asana-Dashboard informiert das Team, ob sie Fortschritte gemacht haben oder ob bestimmte Herausforderungen sie verlangsamt haben.

Neben der Klarheit und der Möglichkeit der Zusammenarbeit in Echtzeit „hat das Team sehr genossen, Asana zu verwenden, weil Fortschritte einfach verfolgt werden konnten und Verzögerungen oder Probleme leicht erkannt wurden”, sagt Tamas. Ein Blick auf ihre Dashboards zeigte ihnen schnell, wie nah sie am Ziel waren. Außerem „waren sie von den Celebration-Tieren, als zusätzliche Motivationsquelle, begeistert.”

Zusätzlich zur Möglichkeit, dass Mitarbeiter ihren eigenen Fortschritt verfolgen können, kann Tamas schnell Daten aus Asana exportieren, um seinen Managern zu zeigen, welche Fortschritte das Team gemacht hat. Wenn er zum Beispiel seinen Chef darüber informieren muss, wie ein Projekt läuft, kann er einfach die Daten aus Asana in ein CSV exportieren und daraus eine Pivot-Tabelle erstellen. „Ich kann meinem Chef einfach zeigen, wo wir stehen und wo wir am Ende des Jahres sein können”, sagt er.

Komplexe Berichterstattung, sorgfältig geplant

Für Air France KLM FSSC sind die Daten ausschlaggebend, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen und Betriebsvorgänge durchzuführen. Das Sammeln von Daten und das Verwalten von Berichtsanforderungen ist ein wichtiger Teil der Arbeit des Business Development Teams. „In einem Unternehmen dieser Größe sind Echtzeitdaten und Benchmark-Berichte sehr wichtig, um Ressourcen dorthin zu verlagern, wo sie am meisten benötigt werden, oder um Bereiche zu identifizieren, in denen ein Prozess weiter verbessert werden kann”, sagt Tamas. Operative Berichte helfen dem Management, fundiertere Entscheidungen zu treffen, z. B. ein besseres Verständnis für einen Rückstand zu entwickeln. Sie können mit Hilfe von Berichten auswerten, ob es sich um einen temporären Rückstand aufgrund von Unterbesetzung wegen der Sommerferien oder um ein dauerhaftes Problem aufgrund erhöhter Arbeitsbelastung handelt.

Teil der Aufgabe von Tamas ist es, diese komplexen Berichte für das höhere Management bereitzustellen. Um jedoch das erforderliche Maß an Informationen im Bericht zu erreichen, müssen viele Datenquellen konsultiert und den operativen Managern und dem Top-Management für Monats- und Jahresberichte zur Verfügung gestellt werden. Die erstellten Berichte sind komplex: Jeder Bericht kann zwei bis drei Monate Vorbereitung in Anspruch nehmen. Mit Asana verfolgt das Team von Tamas, welches Team Berichte angefordert hat, welche Datenquelle für jeden Bericht verwendet wird, welche Variablen die Daten filtern und wie viele Personen beteiligt sind.

„Wir verwenden benutzerdefinierte Felder in Asana, um Berichtsanforderungen zu priorisieren und Klarheit darüber zu schaffen, wer was erledigt, um sie zu generieren”, sagt Tamas. Durch die klare Zuweisung der Aufgaben an Teammitglieder können sie ihre Auslastung und die Fertigstellungtermine der Berichte effektiv planen. Mit präzisen und zeitnahen Berichten kann das Management wiederum datengesteuerte Entscheidungen für das gesamte Unternehmen treffen.

Effizienter arbeiten

Mit Asana kann das Team von Tamas die gesamte Arbeit verfolgen und Fortschritte einsehen. In kürzerer Zeit erreichen sie mehr, weil sie wissen, was zu erledigen ist, um die Ziele des Teams zu erreichen.

Tamas schätzt, dass es „mindestens zwei Monate länger gedauert hätte, wenn sie Asana nicht für ihr 11.000 Aufgaben umfassendes Migrationsprojekt verwendet hätten”. Mit Asana konnten sie das OCR-Optimierungsprojekt (zur Optimierung der automatischen Texterkennung) in nur drei Monaten abschließen.

„Was die Geschwindigkeit angeht, sehen wir wirklich, dass Asana uns enorme Effizienzgewinne beim Management eines Projekts bringt”, sagt Tamas. Mit seiner einfachen Handhabung ist Asana ein unverzichtbarer Bestandteil der Arbeitsweise von Tamas’ Team geworden. „Es ist sehr intuitiv zu bedienen und leicht zu erlernen. Das Team war in der Lage, alles selbstständig und ohne Schulung zu benutzen. Ein zusätzlicher Bonus für Tamas und sein Team war die Smartphone-App, die es einfach macht, Aufgaben und Projekte bei einem Kaffee in der Lounge zu besprechen.

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