一對一會議範本

使用一對一會議範本來建立信賴並鼓勵協作。在同一位置追蹤日程項目、會議紀錄及後續步驟。

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INTEGRATED FEATURES

milestone icon里程碑field-add icon自訂欄位goal icon目標multihome icon跨專案歸屬

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[產品 UI] Asana 的一對一會議日程專案,附有討論主題和行動項目 (清單檢視)

若要成為出色經理人,您必須在團隊創造信賴的文化。然而,為了營造這樣的文化,讓團隊成員能自在而坦率地分享自己的看法,您就需要一個安全的空間,以便鼓勵對話。要做到這一點,最好的方式就是透過一對一會議。

什麼是一對一會議?

一對一會議是兩位團隊成員之間的私人會議,通常與會者是經理和部屬。在此會議中,部屬會告知您專案的最新狀態、確認專業目標的方向,並分享任何意見回饋或問題。

若您尚未開始這麼做,請設定與您每位部屬的週期性一對一會議,快速掌握上週的脈動,以及接下來一週的規劃。建議將會議安排為每週一次或隔週一次,以利員工知道您在行事曆上特意為他們空出時段。

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尋找優秀人才時,您花了那麼多時間,所以協助他們成長並充分發揮所長絕對值得。”
Asana 共同創辦人 Justin Rosenstein

什麼是一對一會議範本?

一對一會議很重要,若沒有清楚結構和日程,有時會議可能會流於形式而沒有重點。為了確保您和您的部屬發揮開會的最大效益,您需要一處可以分享會議日程的地方,以便掌握行動項目。 

這便是一對一會議範本可以發揮作用之處。Asana 的範本可讓您輕鬆設定及追蹤您和員工今天想討論的內容、追蹤任何討論出來的行動項目,並監督較長期的職涯發展或專業目標。接著,您還能複製此範本,為每位部屬建立專用的一對一會議空間。

有了一對一會議範本,您就能:

  • 追蹤附有指派對象和截止日期的行動項目

  • 追蹤長期的職涯目標

  • 交流非同步的意見回饋,從而協助員工更快對工作採取行動

  • 快速給予新員工歸屬感

  • 在您正式開口前先規劃會議討論要點

  • 精簡協作 (特別適用於遠距團隊)

  • 追蹤任何會議上提出的問題

[產品 UI] 附有討論主題、行動項目和主題優先順序的一對一會議日程範本 (清單檢視)
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一對一會議專案使用提示

一對一會議僅僅是開始的第一步。更新範本並納入您要討論的區段和類別後,請針對每位部屬複製一份範本。

此處說明如何使用專用的一對一會議專案:

  • 一整週當中都能新增主題,並且鼓勵員工也這麼做,如此一來有助您事先決定一對一會議日程,確保不會忘記討論高優先性主題。 

  • 會議期間,確保專案維持在開啟狀態,以便追蹤及確認所有行動項目。把每週會議的內容變成可採取行動的項目,使之不僅對您或您的部屬,都是重要且有益處的事。

  • 給人歸屬感,讓記錄樂意提出問題、分享目標及工作流程。您的一對一專案應該是您與員工協作的私人空間。 

  • 即時或非同步分享狀態更新及阻礙事項,這樣一來,可幫助自己掌握員工的計劃,而不用事必躬親地過度管理。審視員工過去一週的表現,並且幫助他們瞭解可在何處進一步改進。

  • 定期分享建設性的意見回饋,如此一來,在較大規模的審查會議期間就不會有意外。確認您的員工取得 (正向而有建設性的) 足夠的意見回饋,使他們得以在工作職掌中成長並有所進步。

  • 用您的專案來追蹤較長期的職涯目標。這不僅可提醒自己和部屬牢記職涯目標,還能當作每次績效審核的參照。

  • 在同一位置儲存參考資訊、文件和目標。

您的一對一會議範本要納入什麼內容?

您的一對一會議範本應該納入:

  • 即時討論主題區段

  • 非同步問題討論區段

  • 確認行動項目的方式

  • 追蹤長期職涯成長進度的方式

  • 儲存資源和參考資料之處

[產品 UI] 一對一會議日程,附有面對面討論主題、非同步討論主題、成長與發展 (清單檢視)

若要掌握這一切 (甚至更多),請務必在 Asana 這類的工作管理軟體中建立您的一對一會議範本。

使用範本

整合功能

  • 里程碑。里程碑代表重要的專案檢查點。在專案的整個過程中設定里程碑,可以讓團隊成員和專案關係人瞭解您達成目標的進展情形。在您努力實現重大的專案目標的同時,不妨利用里程碑來慶祝路途中的小成功。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 目標。Asana 中的目標與您為實現目標所做的工作直接聯結,團隊成員因而能夠輕鬆瞭解其工作方向。通常情況下,我們的目標與實現這些目標的工作是分開的。透過將您的團隊和公司目標與實現目標的工作彼此聯結,團隊成員就能即時洞悉並清晰瞭解其工作如何直接為您的團隊和公司的成功做出貢獻。團隊成員也能因此做出更好的決策。如有必要,他們可以確定支持公司策略的專案,並優先安排可提供可衡量結果的工作。

  • 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,若每個部門都有各自專屬的歸檔系統,工作就會遲滯並且面臨穀倉效應。在 Asana 中,成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅減少重複性的工作,也提高跨團隊的可視度,還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作,確保團隊和任務保持相互連結。

推薦的應用程式

  • Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄製內容提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

  • Vimeo。文字也許可以表達重點,但書面文字缺乏語氣、情感和表情。藉助由 Vimeo 提供支援的 Asana 影片傳訊功能,您可以為團隊提供他們需要的所有情境資訊,而無需另外安排會議。錄製您自己、您的螢幕畫面或兩者兼具的簡短影片訊息,然後將影片嵌入到任務、專案、訊息和評論中,即可提供更多明晰度和情境。Asana 會自動建立錄音檔字幕,使其可讀且可搜尋。無需離開 Asana,即可提供回饋、提問和指派任務。

  • Loom。Loom 影片可以為您的專案概觀賦予個人特色、情境和明晰度。您可以輕鬆地內嵌 Loom 影片來說明產品、設立期望以及強調關鍵里程碑。Loom 影片訊息增添了細緻度和情境資訊,從而使您的團隊全速衝刺、更快地推動專案。最棒的一點是,團隊不需要離開 Asana 就可觀看這些影片。

  • Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

常見問題

一對一會議範本的用途為何?

一對一會議範本透過標準化的方式來組織您的一對一會議。複製範本,使得每位部屬都有各自專屬的範本。該專案就變成您與每位團隊成員針對一對一會議分享討論主題的地方。接著,在會議期間使用一對一專案來確認行動項目和會議結論。

如何組織您的一對一會議範本?

組織範本時,請納入會議日程、短期行動項目、長期目標等區段。感到滿意後,再針對每位員工複製一份範本。在首次會議說明其運作方式,並讓您的員工知道他們可以把任何想到的內容加入。一週當中,定期查看一對一會議範本,以便始終掌握下一次會議時要討論的內容。

我是否需要一對一會議範本?

需要!一對一會議範本將您的一對一會議標準化,給每位團隊成員一個提出問題、儲存討論主題和講綱的地方。不妨告別過去透過「快速在 Slack」提出大哉問的習慣,改用標準化的範本,您就能確認討論主題、行動項目和重要結論,從而建立符合員工需求的集中資訊來源。

我的一對一會議範本應納入什麼主題?

請務必在一對一會議範本留一處儲存討論主題、行動項目、參考資訊和長期目標或 OKR。接著,為每位員工複製一份範本,以利部屬擁有集中的資訊來源。

一對一會議範本僅供經理及其部屬使用嗎?

當然不是!兩名同事之間、跨職能一對一會議,甚或是您和更上一層的主管 (亦即您經理的經理) 間的一對一會議,也可使用一對一會議範本。您可以這麼想,若定期跟他們開會,就可使用一對一範本給予歸屬感,讓你們進行討論和確認行動項目。

在 Asana 中召開有成效的一對一會議

在同一位置追蹤討論主題、會議紀錄和行動項目

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