一對一會議日程

若要成為出色經理人，您必須在團隊創造信賴的文化。 然而，為了營造這樣的文化，讓團隊成員能自在而坦率地分享自己的看法，您就需要一個安全的空間，以便鼓勵對話。 要做到這一點，最好的方式就是透過一對一會議。

什麼是一對一會議？

一對一會議是兩位團隊成員之間的私人會議，通常與會者是經理和部屬。在此會議中，部屬會告知您專案的最新狀態、確認專業目標的方向，並分享任何意見回饋或問題。 

若您尚未開始這麼做，請設定與您每位直接下屬的週期性一對一會議，快速掌握上週的脈動，以及接下來一週的規劃。 建議將會議安排為每週一次或隔週一次，以利員工知道您在行事曆上特意為他們空出時段。 

尋找優秀人才時，您花了那麼多時間，所以協助他們成長並充分發揮所長絕對值得。”

什麼是一對一會議範本？

一對一會議很重要，若沒有清楚結構和日程，有時會議可能會流於形式而沒有重點。 為了舉辦富有成效的會議，並確保您和您的直接下屬充分利用彼此的時間，您需要一個可以分享會議日程並記錄行動項目的空間。 

這便是一對一會議範本可以發揮作用之處。 Asana 的範本可讓您輕鬆設定及追蹤您和員工今天想討論的內容、追蹤任何討論出來的行動項目，並監督較長期的職涯發展或專業目標。 接著，您還能複製此範本，為每位直接下屬建立專用的一對一會議空間。

有了一對一會議範本，您就能： 

• 追蹤附有指派對象和截止日期的行動項目

• 追蹤長期的職涯目標

• 交流非同步的意見回饋，從而協助員工更快對工作採取行動

• 快速為新員工提供首頁

• 在您正式開口前先規劃會議討論要點

• 精簡協作 (特別適用於遠距團隊)

• 追蹤任何會議上提出的問題

一對一會議專案使用提示

您的一對一會議範本僅僅是開始的第一步。 更新範本並納入您要討論的區段和類別後，請針對每位直接下屬複製一份範本。 

以下是如何使用您的專用一對一會議專案： 

• 在一週內新增主題，並鼓勵您的員工也這麼做。 這有助於您提前確定一對一會議的日程，以確保您不會忘記討論任何最優先的事項。

• 會議期間，確保專案維持在開啟狀態，以便追蹤及確認所有行動項目。 讓每週會議的內容變成可採取行動的項目，使之不僅對您或您的直接下屬，都是重要且有益處的事。

• 為您的直接下屬的問題、目標和工作流程建立一個首頁。 您的一對一專案應該是您與員工協作的私人空間。 

• 即時和非同步分享狀態更新和障礙。 這有助於您在無需微觀管理的情況下追蹤員工的計劃。 審視員工過去一週的表現，並且幫助他們瞭解可在何處進一步改進。

• 定期分享建設性的意見回饋，如此一來，在較大規模的審查會議期間就不會有意外。 確認您的員工取得 (正向而有建設性的) 足夠的意見回饋，使他們得以在工作職掌中成長並有所進步。

• 用您的專案來追蹤較長期的職涯目標。 這不僅可提醒自己和直接下屬牢記職涯目標，還能當作每次績效審核的參照。

• 在同一處儲存參考資訊、文件和目標。 

您的一對一會議範本要納入什麼內容？

您的一對一會議範本應該納入：

• 即時討論主題區段

• 非同步問題討論區段

• 確認行動項目的方式

• 追蹤長期職涯成長進度的方式

• 儲存資源和參考資料之處

雖然您可以在 Google Docs 或 Microsoft Word 等工具中建立靜態的待辦清單，但在 Asana 等專案管理工具中建立一對一會議範本，可讓您在工作發生的地方快速擷取和追蹤資訊。 

整合功能

• 里程碑。 里程碑表示重要專案檢查點。 在專案中設定里程碑，您就可以讓團隊成員與專案關係人瞭解您實現目標的進度如何。 在您努力實現重大的專案目標時，不妨利用里程碑來慶祝路途中的小勝利。 

• 自訂欄位。 自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。 針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。 使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪些工作。 此外，您還可以跨任務和專案共用自訂欄位，確保整個組織的一致性。

• 目標。 Asana 中的目標與您為實現目標所做的工作直接聯結，團隊成員因而能夠輕鬆瞭解其工作方向。 通常情況下，我們的目標與實現這些目標的工作是分開的。 透過將您的團隊和公司目標與實現目標的工作彼此聯結，團隊成員就能即時深入解析並明晰瞭解其工作如何直接為您的團隊和公司的成功做出貢獻。 團隊成員也能因此做出更好的決策。 如有必要，他們可以確定支持公司策略的專案，並優先安排能提供可衡量結果的工作。 

• 將任務新增至多個專案。 工作本來就是跨職能的。 團隊需要能夠有效跨部門執行工作。 但若是每個部門都有自己專屬的歸檔系統，工作就會停滯不前，面臨穀倉效應。 藉助 Asana 可輕鬆追蹤和管理多個專案中的任務。 這不僅可以減少重複性的工作，還能提高跨團隊的可視度。 此舉有助於團隊在情境資訊中查看任務、檢視誰正在進行什麼工作，並使您的團隊和任務保持連結。

推薦的應用程式

• Zoom。 Asana 和 Zoom 合作，致力於協助讓團隊會議的目的更明確、焦點更集中。 Zoom + Asana 整合讓許多事情變得十分容易，例如準備會議、進行可直接引導行動的對話，以及在通話結束後立即取得資訊。 會議在 Asana 中開始，共享的會議日程提供了關於將要討論內容的可見度和背景。 在會議中，團隊成員可以快速地在 Zoom 當中建立任務，因此不會遺漏任何詳細資料與行動項目。 而會議結束時，Zoom + Asana 整合可隨即將會議錄音與文字紀錄傳送至 Asana，讓所有協作者及專案關係人可以按其需求再度檢視會議內容。

• Vimeo。 文字也許可以表達重點，但書面文字缺乏語氣、情感和表情。 藉助由 Vimeo 提供支援的 Asana 影片傳訊功能，您可以為團隊提供他們需要的所有情境資訊，而無需另外安排會議。 錄製您自己、您的螢幕畫面或兩者兼具的簡短影片訊息，然後將影片嵌入到任務、專案、訊息和評論中，即可提供更多明晰（度）和情境。 Asana 會自動建立錄音檔字幕，使其可讀且可搜尋。 無需離開 Asana，即可提供回饋、提問和指派任務。

• Loom。 Loom 影片可協助您為專案概觀增添個人特色、情境資訊和明晰（度）。 您可以輕鬆內嵌 Loom 影片，以便解釋專案、設立期望以及強調關鍵里程碑。 Loom 影片訊息提升了細緻度並豐富了情境資訊，從而使您的團隊更快地推動專案。 最棒的一點是，團隊不需要離開 Asana 就可觀看這些影片。

• Microsoft Teams。 藉助 Microsoft Teams + Asana 整合，您毋須離開 Teams 便可以搜尋和分享您需要的資訊。 輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的行動項目。 此外，您毋須切換至您的瀏覽器，便可以在團隊會議中建立、指派和檢視任務。

常見問題