如何推銷專案管理軟體：已完成指南
摘要
如果您一直在研究專案管理軟體，您可能知道它如何提高效率、改善協作，並讓您的團隊專注於高價值工作。 雖然很容易看到工具對您個人的潛力，但要說服領導層可能很棘手，特別是當公司資源有限時。
Business 版領導者對投資新軟體自然持謹慎態度。 他們需要為整個企業做出最佳決策，因此他們希望確保每一次購買都能帶來可衡量的結果。 在本文中，我們將協助您闡明專案管理軟體的價值，這樣您就可以讓 Business 版看板不僅僅是不情願的專案關係人，而是完全信服的合作夥伴。
推銷專案管理軟體並不容易，但值得一試
精心設計的簡報不僅能讓您獲得使用專案管理軟體的核准。 它還能說服領導層，該工具可以顯著改善整體 Business 版，因此他們會全力投入新軟體的看板。 您可以從高階專案關係人那裡獲得的支持越多，後來推出該工具就越容易。 當專案關係人完全參與時，他們可以幫助為數位轉型和跨團隊採用鋪平道路。
若要開始使用，在準備專案管理簡報時，需要考慮以下五個主要事項，以及達成協議的具體提示。
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專注於公司領導者最關心的事情
作為團隊主管，您對 Business 版流程瞭如指掌，包括其缺陷和所有內容。 但對您來說顯而易見的改進機會，對於高階主管來說往往不那麼明顯，因為他們並未直接參與您的日常工作。 這並不是說他們不在乎，恰恰相反。 公司領導者希望為您的團隊提供成功所需的條件，但他們會透過特定的業務視角來看待購買決策。
在準備電梯簡報之前，請考慮公司領導者關心的事情。 設身處地為他們著想。 購買新軟體將如何提升整個 Business 版的績效和利潤率？
以下是解決團隊、部門或公司領導者疑慮的五件事。
1. 投資報酬率 (ROI)
我們每個人比大我們 10 倍的公司多完成五倍的事，而且幾乎是無壓力的狀態達成。”
如果您能夠展示新軟體將如何幫助您的公司實現盈利，您就更有可能獲得領導看板。 計算團隊在重複性和手動任務上花費的時間，以及使用新軟體可以節省的時間。 也可以做一些外部研究。 您通常可以找到獨立報告，量化不同專案管理工具節省的時間，例如Nucleus Research的這份報告。
關鍵訊息點：
專案管理軟體包含內建的自動化功能，可消除不必要的工作，讓團隊成員能夠專注於創造收入的專案。
2. 安全
任何具有多項安全認證並對安全性嚴肅以待的公司，我們都非常重視。”
隨著網路攻擊成為新聞，公司領導者越來越關注資料安全。 他們希望確保公司資訊保持私密，即使員工在不同地點和時區工作也是如此。 LogMeIn 資訊安全專員 Michael Oberlainder 表示：「網路安全不會消失。 您無法忽略它、捷徑它或為它提供不足的資金。」
這意味著在推銷專案管理軟體時，安全性是必備的功能。 請進行研究，並確保該工具符合您的 IT 團隊所需的安全標準。
關鍵訊息點：
此專案管理工具優先考慮安全性功能，並擁有多項安全認證，因此我們可以信任它來確保我們的資料安全。
3. 跨團隊使用案例
我們需要將工作集中到一個平台工具中，因為每個團隊都使用不同的工具，導致溝通不暢和效率低下。”
公司領導者通常對新增軟體持謹慎態度，因為他們擔心它會被特定團隊狹隘地使用，從而增加應用程式的無序擴張，並使跨職能協作和分享資訊變得更加困難。 這就是為什麼在推銷新工具時，展示廣泛的使用案例非常重要。 這個新工具當然會幫助您的團隊，但也會展示該平台如何具有足夠的彈性，可在不同部門之間使用。 工具的使用案例越多，對公司領導層的吸引力就越大。
在進行推銷時，請展示專案管理軟體如何廣泛用於改善跨團隊協作。 方法如下：
展示該工具如何改善團隊合作並簡化跨團隊工作流程，例如行銷活動和專案規劃、工作請求追蹤或策略規劃。 查看平台是否提供預先建立的範本，協助您的團隊快速設定跨職能流程。
如果平台提供整合，請務必強調這些內容。 不同的團隊使用不同的工具進行資料分析、設計、電子郵件自動化、潛在客戶追蹤等。 領導者希望專案管理軟體能夠與您現有的技術堆疊一起運作，而不會增加額外的工作或中斷已經在運作的流程。
關鍵訊息點：
此工具將連結團隊並減少應用程式的無序擴張，而非增加更多混亂。
4. 易於採用
公司領導者不想為員工不會使用的工具付費。 如果軟體不夠直觀，團隊就不會採用它，這意味著對該工具的初始投資將會浪費。 為了消除這些疑慮，請務必在推銷時特別說明採用的便利性。 以下這些方法可助您做到這點：
如果您與軟體銷售團隊交談，請詢問 IT 部門在採用新工具時需要扮演什麼角色。 如果軟體更容易採用，IT 團隊就能減少花費在虛工上的時間，將更多時間用於策略性地規劃如何充分利用該工具。 然後在您的簡報中，展示團隊如何自行輕鬆開始使用該工具，而不會為您的 IT 團隊帶來額外的工作。
檢查您公司中是否有人已經在使用該軟體的某個版本。 這種情況發生的頻率比您想像的還要多，尤其是當該工具有基本版本時。 如果員工已經自行採用該軟體，則很可能很容易在各團隊中推出。 作為獎勵，這也意味著採用該工具不會增加您公司現有的技術堆疊，您只需擴展其目前的使用情況即可。
關鍵訊息重點：
專案管理軟體直觀且易於使用，因此我們不必投入額外資源來幫助團隊開始使用。
5. 資訊追蹤
隨著 Zoom 的發展，我們需要一套標準化的檢視來查看所有正在進行的工作，以便我們確定工作的優先順序並做出 Business 版決策。 我們需要在工作的完成方式上實現可視度、當責、一致性以及跨團隊的知識共享。”
公司領導者希望瞭解正在發生的事情，以便為其團隊做出明智的決策。 他們還希望員工也能擁有同樣的明晰度，因為讓每個人都能達成共識是有效協作的關鍵。 但實現明晰度並不容易，尤其是當一般知識工作者每天在 10 個應用程式之間切換 25 次時。 由於資訊分散在不同位置，因此很難追蹤正在發生的事情、專案的執行情況以及誰對什麼負責。
這就是您的簡報派上用場的地方。 專案管理軟體透過為所有工作建立單一記錄系統來解決這個問題。 它將公司資訊集中在一處，以便員工和領導者找到他們需要的內容。
關鍵訊息要點：
專案管理軟體為所有工作提供單一記錄系統，以便您和您的團隊瞭解正在發生的事情、專案的表現以及誰負責什麼。
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讓您的簡報更有優勢
出色的簡報總是有其優勢，這使它們脫穎而出。 您希望您的受眾能夠清楚地看到軟體將如何使公司受益，或者如何將其應用於關鍵的 Business 版流程，從而獲得「頓悟」時刻。
嘗試以下策略，讓您的簡報更具吸引力：
1. 讓其他團隊或部門站在您這一邊
在評估過程中，對我們來說重要的是測試產品並在內部學習，看看人們是否喜歡它。 讓一個喜歡它的人說「這是一個很棒的工具」，是讓其他人接受它的關鍵。”
這比什麼都更能展示您如何在團隊之間應用專案管理軟體。 在向公司領導者推銷之前，請與其他團隊和部門的專案關係人交談，並讓他們站在您這一邊。 如果您能展現出對採用該工具的廣泛興趣，就可以說服您的受眾，跨團隊使用案例和改進的 Business 版工作流程確實是可行的。
關鍵訊息要點：
多個團隊和專案關係人都投入了此工具，因此它可以且將會被應用於整個公司的不同使用案例。
2. 帶來可視化示範
沒有吸引人的視覺元素，簡報就無法視為已完成。 實際的示範有助於您的受眾具體瞭解工具的功能、使用的直觀程度，以及如何將其應用於特定的 Business 版使用案例。 請軟體銷售團隊參加您的簡報，並即時示範該工具。 或者，如果您沒有與銷售團隊成員合作，請帶上預先製作的影片。
在示範期間，請強調使專案管理軟體脫穎而出的關鍵功能，例如：
關鍵訊息點：
這款專案管理工具具有直觀、實用的功能，可應用於特定的 Business 版使用案例。
3. 分享成功案例
領導者希望獲得整個行業都信任的專案管理解決方案。 展現可信度的最佳方式之一是分享客戶成功案例，理想情況下，這些案例來自類似且知名的 Business 版。 請查看軟體的網站，看看他們是否有重點介紹任何著名的客戶。 如果您能找到成功案例，量化公司透過採用該工具節省了多少時間和投入量，那麼就更棒了。
若要建立更多信任，請檢查軟體是否獲得任何獎項。 瞭解Forrester、Gartner和 IDC 等分析公司對該工具的看法。
關鍵訊息要點：
此工具在我們的整個行業中備受信賴，並獲得分析師的高度評價。
預測常見問題
推銷並非單向的。 相反，這是您與領導團隊之間的對話。 除了準備談話要點外，您還應該預先想好領導者會提出的問題，並準備好您的答案。
如果您不確定從何著手，以下是一些常見問題，可供您在推銷專案管理軟體時準備：
費用是多少？ 是否有不同的定價選項？
此平台解決了哪些特定的 Business 版需求？
我們將如何開始？
初始設定需要多長時間？
有哪些類型的外部支援可協助推廣？ 是否有我們可以使用的專業服務、網路研討會和其他操作說明資源？
我們需要哪些內部資源來推動這一點？
如果工具無法按我們預期的方式運作，會發生什麼情況？
它能節省多少時間？
此平台是否適用於敏捷專案管理？
其他公司是否使用此工具？ 對他們來說效果如何？
在我們推出此平台時，誰負責變更管理？
誰負責培訓員工使用此工具？
自下而上的數位轉型
透過清楚展示專案管理軟體的價值，您可以將公司領導者納入看板，並開始播下數位轉型的種子。 透過精心設計的簡報，您可以獲得的不僅僅是綠燈，還可以將領導者從不情願的專案關係人轉變為完全支持的合作夥伴。
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