職場有效溝通的 12 個提示
現在我們幾乎會毫不間斷地與我們的同事接觸。您向同事問好，拿了一杯咖啡，與虛擬畫面中的遠距團隊成員互動，或傳送一張穿著睡衣的貓咪 gif 圖片給團隊時，可能都不會做過多思考，這沒什麼問題。即使您是在工作時進行交流，這類訊息和職場溝通之間仍存有差異。
職場溝通指的是您在工作中針對工作所做的溝通。明瞭何時以及如何在工作中有效進行的溝通，有助您減少誤會，提高團隊幸福感、促進協作，並形成信賴。瞭解如何有效溝通工作的團隊有比較充分的準備面對困難情境。但建立良好溝通習慣需要花費時間和心力，這正是我們可以效力之處。以下 12 種方式可讓您將職場溝通技能提升一個層次。
什麼是有效溝通？
有效溝通是指交換想法、思考、意見、知識和資訊，有目的性地清楚接收和理解訊息。 要是我們能夠有效溝通，所有專案關係人都會感到滿意。
培養有效的溝通技巧需要在積極聆聽、語言溝通、非語言暗示、肢體語言和情商之間取得微妙的平衡，確保能夠清晰傳達和理解訊息。
這不僅僅是談話而已；有效的溝通涉及傾聽技巧和對人際互動的深刻理解。 大家可以利用這些溝通技能消弭隔閡、做出明智的決策並增進關係。
「職場溝通」是什麼意思？
職場溝通是您在工作中對工作所做的任何形式之溝通。這包括專案狀態更新，或向經理或員工提出回饋。瞭解如何進行職場溝通是有效協作的關鍵要素，因為您若無法清楚地溝通，您就承受誤解、困惑，或甚至不經意傷到別人感受的風險。
職場溝通可能是面對面、書面，透過視訊會議平台、使用社交媒體或以小組會議為之。也可能即時或非同步進行，透過電子郵件、錄製的影片，或在專案管理工具這類平台溝通工作相關事務。以下是一些職場溝通的範例：
團隊會議
一對一回饋會議
接收資訊
專案狀態或進度相關之溝通
跨職能任務的協作
非語言之溝通
怎樣能讓溝通變有效？
現在您既已瞭解職場溝通可能包含哪些類型，那麼您要如何更好地進行這些溝通呢？有效溝通有幾個關鍵的核心原則，無論哪一種溝通類型，您都可以使用這些核心原則。具體而言，良好的溝通：
以明晰傳達資訊為目標。無論您在傳送 Slack 訊息、草擬電子郵件或當場回覆，都請以清楚扼要的溝通為目標。
尋求解決衝突，而非製造衝突。 在職場中，我們經常參與問題解決，並就專案或任務進行協作。良好的職場溝通包括提出瓶頸之處，或提供回饋，但務必以達成比現在更好的處境為目標。
雙向互動。職場中每一次有效溝通都代表著一次資訊交換，就算資訊僅透過非語言暗示傳達也是如此。
有效職場溝通的好處
清楚而有效的職場溝通可以：
提高員工的參與度和歸屬感
提升人際交往技巧和情商
促進團隊接受度
增加留任率
有效職場溝通的 7 個提示
有效職場溝通重點在於您溝通的地點、方法和時機。試著運用這七個提示，培養出更好的溝通技巧。
1. 知道在何處溝通，以及溝通什麼內容
溝通可以有許多種不同的形式：面對面、透過電子郵件、透過即時訊息，以及透過工作管理平台。若要達到最有效的溝通，務必依循溝通守則，並且在對的地方傳送對的訊息。
有時候，瞭解在何處溝通，事情其實只做了一半。您的公司可能有不同的溝通工具，因此知道用哪個工具更顯重要。您的問題或評論適合使用哪個工具？您需要即時溝通，還是傳送非同步訊息？若不確定，請詢問團隊成員或經理，瞭解您應該在何處傳送不同類型的訊息。重要的一點是，所有人對此應有共識。例如，在 Asana，我們使用：
2. 培養協作技能
協作是有效團隊合作的根基。為了養成紮實的團隊協作技能，您需要練習開誠布公地溝通。這並不一定代表一昧附和他人，知道如何表達不同意並克服這些差異也是協作的關鍵部分。
協作與溝通技能有點像是「雞生蛋、蛋生雞」的關係。您可以透過有效溝通建立良好的協作關係，但瞭解如何協作也是有效溝通的關鍵要素。 基本上，這只是代表您必須在實踐中不斷提高協作和溝通技巧。隨著您不斷精進團隊協作的能力，您就會更善於在工作環境中傳達資訊及意見。如此一來，透過誠實的溝通，協作將不再令人感到費力。
3. 可以的時候請面對面討論
或許最多實證證明可避免誤解的方法，就是面對面溝通。若是虛擬團隊，透過視訊會議說話也可行。若您知道對話內容會很困難，眼神交流就特別重要。透過文字書寫，語調可能很難傳達出來，因此理想的方式是讓團隊成員可以看到您的表情及肢體語言。
若是遠距或分散各地的團隊，也可透過電話溝通而非視訊會議溝通。視訊會議疲乏是真實存在的，並且可能讓遠距團隊的協作和溝通變得格外困難。透過電話溝通可減少一部分的視覺疲勞，同時仍可讓您聽到團隊成員的聲音和語調。
4. 留意自己的肢體語言和語氣
溝通的重點不僅在於您說了什麼，也關乎您說的方式。務必避免交叉雙臂，或回覆得太過簡短而顯得粗魯。有時候，您的肢體語言可能與當下的情境無關，比如您或許是累了或對個人生活中的某件事感到壓力。但您的團隊成員可能不曉得這個狀況，就可能因為看到您的舉動而認定您在生氣或對某件事不高興。針對困難的對話，尤其要試著放鬆自己的肢體語言和表情，以免不經意地表現出可能錯誤解讀的線索。
5. 將雙向溝通視為首要之務
職場溝通中，聆聽技巧跟說話同等重要。身為協同合作的團隊成員，有一個任務就是聆聽其他人的想法而不只是逕自表達自己的想法。
以下是兩個常見的聆聽類型：為回覆而聆聽，以及為瞭解而聆聽。當您是為回覆而聆聽時，您會專注於您接下來要說什麼，而不是另一個人在說什麼。使用這類型的聆聽方法，您很可能遺漏關鍵資訊，或甚至複述另一個人剛剛才說過的話。
與其如此，不妨積極聆聽，即聽取另一個人要說什麼，而不要思考您要如何回覆。若您確實有話想說，請把它寫下來，以便回到聆聽並理解的狀態，而不是試圖記著您接下來要說的事。
6. 緊扣事實而非故事
「事實與故事」是 Conscious Leadership Group 共同創立者 Diana Chapman 建議的一種技巧。在這裡所說的「事實」是指實際發生了的事，會議室中每個人都很容易就此達成一致。另一方面，「故事」是您對某個情況的詮釋。
例如，在小團隊會議上，經理因為不滿意您的工作而向您提供即時回饋，這是一個事實。但是，您由於並沒有預期該回饋的發生，而您認為自己的經理之所以即時分享了這個回饋，而不是等到和一對一會議才說，是因為他們對您的工作感到不滿，這就是一個「故事」，因為您無法得知究竟事實是否如此。
故事的存在是無可避免的，我們所有人都會從事實杜撰出故事。但是我們應區別故事和事實，並避免依據故事行事，除非您有辦法證實故事是真的。以這個例子來舉例，您可以在下一次的一對一會議和您的經理談談，並請教他為什麼在團隊會議上分享回饋。
7. 確認交談的對象是正確人員
有效職場溝通的關鍵不僅在於您談話的對象，也在於您談話的內容。不良的溝通通常發生在您找錯人談的時候，或試著在錯誤的場合分享資訊。
為了避免這件事發生，務必確認會議室中出席的或接收訊息的是對的人。若不確定對象是誰，請透過演練來找出是否有任何重要的專案關係人可能被遺漏。
在職場中培養有效溝通技巧的 5 個提示
若您是領導者，您就有權力在團隊中設定並建立溝通慣例。 有效的溝通技巧建立在健康的公司文化之上，促進員工之間的信任，並打破跨職能團隊之間的孤島效應。 看看這如何辦到：
1. 處理任何根本性的改變
開始改善團隊的溝通技能前，請確認沒有任何根本性的問題會導致任何人無法誠實溝通。每個人是否都覺得能自在而開放地談論？有沒有任何事可能導致團隊成員感到無法完全呈現真實的自己？
身為領導者，您可以做的一件最有價值的事，是確保員工對於出席工作時展現完整的自己 (或表現出他們想要給別人的觀感) 感到自在。無論是指言語上提出不同意見、談論自己工作以外的愛好，或誠實表達哪種溝通類型對他們而言最有效果，務必瞭解每位團隊成員的需求，並確實在團隊環境中給予滿足。
2. 頻繁地尋求回饋
若您不針對溝通風格尋求回饋，可能永遠不會獲得回饋。即便職場溝通會對每個與他人的互動帶來衝擊，團隊成員仍可能不會立即將之視為需要提供回饋的一件事。針對您的溝通風格向您的員工尋求回饋，就能為您的團隊持續改善並制定清楚的溝通策略。
3. 瞭解團隊溝通風格
與您的團隊有效溝通的另一個方法，是問他們希望如何溝通。溝通偏好不應該是個秘密 (或猜謎遊戲)，立刻知道團隊成員偏好的是視訊會議或電話連繫、清晨會議還是下午擠出時間開會，有助您建立幫助他們發揮所長的環境。
需要詢問的重要問題包括：
他們是晨型人還是夜貓子？
他們喜歡事先規劃好的會議還是隨興所至的腦力激盪會議？
他們會盡可能將內心的想法當場說出來，還是寫在紙上？
他們認為自己是哪種性格類型：內向、外向還是中向性格？
他們覺得自己瞭解團隊成員嗎？或是他們希望有更多團隊交流的活動？
對他們而言哪種類型的會議或任務最能鼓舞士氣？
4. 留點時間舉行團隊凝聚或破冰活動
瞭解您的團隊對於培養良好的溝通技巧至關重要。抽空在工作場合以外瞭解團隊成員格外重要。破冰問題能在每場會議中融入個人特質並帶來樂趣，因此不妨考慮從閒聊開始，然後再深入討論會議議程。
5. 奠定基調
請記住：您溝通與合作的方式會影響整個團隊。職場中開放與清楚溝通的標準由您決定。在您建立了相應標準後，團隊成員就會跟進。
請每隔幾個月記錄一次每位成員對團隊溝通的感受並持續追蹤。過去幾個月內，是否出現過您想要消除或鼓勵的習慣？請定期思考團隊的溝通方式，而不是「決定後又忘了遵守」團隊的作法。此舉有助於強化您對溝通方法的意識。
更多職場溝通類型
多數有關職場溝通的討論都假設「職場」是面對面的場域。但實際上從全球辦公室到遠端團隊，隨著地點不同，溝通方式也有所不同。大部分有效的最佳溝通作法依舊適用於任何團隊類型，但為協助團隊成員建立起真正的關係，有幾項額外的考量和最佳作法可供您運用。
分散式團隊
分散式團隊分別在全國或全球多個辦公室工作。這類團隊可能分處不同時區及語言，且每個辦公室有各自的文化和習慣。請勿預期每個分散式團隊都以相同方式溝通。事實上，分散式團隊的優點之一，就在於與全球各地的隊友共事所激發的多樣化思考。
如果您在分散式團隊中工作，充分溝通是關鍵。這能讓位於不同時區及辦公室的團隊成員得以充分掌握最新資訊。務必將一切資訊記錄於團隊成員可以在線上存取的集中資訊來源，並尋求可即時更新的工具，不讓任何成員因為資訊延遲而拖慢工作。
請牢記，時區可能影響大家對話的方式。請試著將會議安排在每個人都方便的時間，而如果團隊成員無法參加，可改提供影音錄製檔案及筆記。再三重複確認相關人員是否確實掌握資訊也非常重要，並確保他們不會因為辦公地點與團隊大多數人不同而被遺漏。
線上同事
如果您與虛擬團隊合作，確立彼此溝通的地點及頻率是關鍵。確切瞭解應使用的每一套溝通工具的用途，可協助團隊成員在遠端工作時感受到彼此的聯繫。
遠端團隊成員可能會有孤立及彼此脫節的感受，因此不妨考慮與整個團隊進行一項關於偏好業務溝通習慣的練習。部分團隊成員可能喜歡臨時召集開會，有些人則偏好預先排定議程簡明的會議。由於團隊成員當面互動的機會較少，因此以團隊形式確立上述溝通方式是關鍵，這樣一來，才能讓溝通管道保持開放。
最後，務必邀團隊成員參與定期的團隊交流活動。無論是在每場會議開始時進行破冰活動，或安排時間在每週結束時單純聊聊天，不管大家分別身在何處，專屬於團隊的時間都有助團隊成員建立關係。
有效職場溝通的錦上添花效果
良好溝通的最後一個要素是所有溝通與工作資訊應該有統一的資訊來源。利用集中化系統 (如工作管理工具) 可協助您跨所有團隊層級協調工作。在我們的工作管理簡介文章中，深入瞭解工作管理如何讓專案協調和溝通變得更輕鬆。
常見問答：有效職場溝通
與同事溝通的最佳方式是什麼？
與同事溝通的最佳方式是簡潔、尊重和及時的交流。這可以透過多種管道實現，例如電子郵件、即時訊息、面對面會議和視訊通話。根據您的溝通情境選擇合適的媒介 (例如，使用電子郵件進行正式請求或使用 Slack 進行快速詢問)，確保您的內容簡潔明瞭，可以提高溝通的有效性。
為什麼有效溝通很重要？
有效的溝通可確保資訊的準確傳達和理解，從而提高效率、減少誤解並改善工作關係。它可以促進團隊合作、決策和解決問題，使得有效溝通成為成功營運和積極工作環境的基石。
有效溝通的構成要素為何？
有效溝通的特點是清晰、簡潔、連貫和體貼，也被稱為溝通的 5 個 C。意即訊息以清晰易懂的方式傳達，直截了當，邏輯有條理，並且體察接收者的需求和觀點。這還包括積極聆聽、對回饋持開放態度，以及根據受眾和情境進行訊息調整或複述的能力。
如何才能成為有效的溝通者？
若要成為有效的溝通者，重點在於清晰簡潔地傳達訊息，積極聆聽他人的意見，並提供建設性的回饋。注意言語和非言語的線索，例如肢體語言和語氣，確保您的訊息能按預期傳達。透過考慮接收者的觀點來練習同理心，並對回饋持開放態度，從而持續改進您的公開發言技巧。
