什麼是 8D？一個有效解決問題的範本

您花了數個月的時間監督公司最新專案的開發。 從啟動、規劃到執行，您有信心這可能是您迄今為止最好的作品。

直到回饋開始滾入。

沒有什麼是完美的，事情不見得總是按照計劃進行。 但生產或流程問題並不代表要放棄。 相反，請專注於磨練您的問題解決技能，以找到防止問題再次發生的解決方案。 

8D 問題解決方法強調團隊合作的重要性，不僅要解決您的流程問題，還要防止新問題的發生。 在本指南中，我們將詳細說明什麼是 8D、如何使用此方法，以及它能為您和您的團隊帶來哪些好處。 此外，還能取得 8D 範本，更輕鬆地解決問題。 

什麼是 8D？

八個紀律 (8D) 法是一種解決問題的方法，可識別、糾正和消除反覆發生的問題。 透過確定問題的根本原因，經理可以使用此方法建立永久性的修正措施，並防止問題再次發生。 

8D 法由福特首次引入，提供了一種識別問題和解決方案的一致方法，使其成為組織學習的最佳選擇。 許多不同領域都使用此方法來協助產品和流程改善。

如何使用 8D 方法？

8D 法是一種經過驗證的策略，可避免反覆發生的問題造成長期損害。 如果您注意到工作流程或流程中存在問題，那麼不妨嘗試這種問題解決方法。 

若要完成 8D 分析，請遵循「八個紀律」來構建問題的統計分析，並確定最佳解決方案。

解決問題的八個原則

8D 代表您將用於建立 8D 報告的八個學科。 您可能會注意到，此大綱從零開始，總共九個學科。 「零階段」後來發展為初始規劃階段。 

為了說明這些步驟，請想像一下您的組織在過去一年中經歷了團隊創新和生產力的下降。 您的專案關係人已經注意到這一點，並希望在未來六個月內看到變化。 在下文中，我們將使用 8D 流程來發現提振士氣的解決方案。

D0：準備和規劃

在開始解決問題的流程之前，請評估您想要解決的問題。 瞭解問題的背景將有助於您在後續步驟中找出根本原因。 

收集關於問題如何影響流程或產品的資訊，以及可能產生的最嚴重後果。 規劃可能包括：

• 收集資料

• 確定解決問題的先決條件

• 收集其他相關人員的回饋

如果我們回顧一下我們的範例，您可能需要弄清楚這種士氣下降是全組織範圍內的，還是僅適用於少數部門。 不妨考慮採訪來自不同部門和管理層級的幾位員工，以獲得一些觀點。 接下來，確定您需要哪些知識和技能來解決這種生產力下降的問題。 

D1：建立您的團隊

建立一個跨職能團隊，由對各種產品和工作流程有知識的人員組成。 這些團隊成員應具備解決問題和採取糾正措施所需的技能。 

此學科的步驟可能包括：

• 指派團隊主管

• 制定並實施團隊準則

• 確定團隊目標和優先事項

• 指派個人角色

• 安排團隊凝聚活動

從我們的範例中，一個穩固的團隊將由對問題有第一手經驗的人組成，例如來自所有部門的代表和與工作坊層級工作密切相關的關鍵人員。 您可能還需要從人力資源部 (HR) 抽調人員，協助設計和實施解決方案。 最重要的是，請確保您選擇的人員願意參與並為解決方案做出貢獻。

D2：識別問題

您現在可能已經對問題有了很好的瞭解，但此階段旨在透過確定五個 W 和兩個 H (5W2H) 將其分解為清晰且可量化的術語：

• 誰是第一個回報問題的人？

• 問題是什麼？

• 問題發生在何時，發生頻率如何？

• 問題發生在哪裡（與相關部門、供應商、機器或生產線有關）？

• 為什麼解決問題很重要？

• 問題最初是如何被發現的？

• 有多少零件/單位/客戶受到影響？

使用團隊的深入解析來回答這些問題。 從我們的範例中，您的團隊可能會得出以下結論： 

• 員工對目前的工作負荷感到不堪重負。 

• 沒有真正的結構或機會來分享新想法。

• 經理沒有接受過會議或創新設定方面的培訓。

• 不滿的員工知道他們可以實現更多，並希望實現更多，即使他們看起來缺乏參與度。

回答這些問題後，請記錄正式的問題陳述以描述問題。 如果可能，請附上照片、影片和圖表，以確保所有各方都清楚瞭解問題。 這也有助於建立一個流程圖，其中包含與問題描述相關的各種步驟。

D3：制定臨時遏制計劃

就像我們可以在事故發生後迅速獲得急救一樣，您的團隊應立即採取行動，確保您能夠遏制問題，尤其是當問題與客戶安全相關時。 

臨時遏制計劃將提供一個臨時解決方案，將問題與客戶和客戶隔離開來，同時您的團隊會努力制定永久性的糾正措施。 這種權宜之計將有助於讓您的客戶隨時掌握情況並確保安全，同時維護您的聲譽。

由於您的調查結果顯示員工工作過度，且經理缺乏訓練，因此您的團隊建議為每個部門的領導者安排幾次強制性訓練課程，涵蓋時間和壓力管理以及應對過勞的內容。 您可能還需要進行簡報，概述此訓練的主題，以便讓關鍵經理和專案關係人感興趣，並為即將到來的積極變革做好準備。 

D4：驗證根本成因和脫逃點

回顧您的發現，並與團隊討論問題可能是如何發生的。 根本原因分析涉及將每個潛在的根本原因與問題陳述及其相關測試資料對應。 請務必測試所有潛在原因，模糊的腦力激盪和草率的分析可能會導致您忽略重要資訊。 

在我們的範例中，請專注於 5W2H 的「為什麼」部分。 您和您的團隊確定了六個根本原因：

• 經理從未接受任何培訓

• 缺乏信任和心理安全

• 員工不瞭解目標和目的

• 溝通不良

• 時間管理不善

• 員工缺乏信心

除了找出根本成因外，還要試著找出您在流程中第一次發現問題的地方，以及為什麼沒有注意到這個問題。 這稱為逃逸點，可能不止一個。 

D5：選擇永久性的修正措施

與團隊合作，確定最有可能的解決方案，以消除問題的根本原因，並解決逃避點的問題。 定量確認所選的永久性修正措施 (PCA) 將解決客戶的問題。 

選擇 PCA 的步驟可能包括：

• 確定您是否需要進一步的專業知識

• 確保 5W2H 的定義正確

• 進行決策分析和風險評估

• 正在考慮替代措施

• 收集證據以證明 PCA 將會有效

您的團隊決定向所有員工推出臨時計劃中使用的培訓，並每月舉辦全公司的研討會，以改善福祉。 您還計劃為經理實施會議、創新會議和團隊教練訓練。 最後，您建議採用軟體來改善溝通和協作。 

D6：實施您的修正措施

一旦所有各方就解決方案達成一致，下一步就是建立行動計劃，以消除根本原因和脫離點。 解決方案生效後，您可以移除臨時遏制行動。

在過渡階段的訓練取得成功後，您的專案關係人會核准團隊提出的所有 PCA。 您的人力資源部 (HR) 代表也計劃定期進行員工健康檢查，以追蹤員工士氣。

為了確保您的修正措施成功，請長期監控結果、客戶或員工回饋，並記錄任何負面影響。 設定員工健康檢查等「控制」將有助於您驗證解決方案是否有效，或是否需要完成更多工作。 

D7：採取預防措施

使用 8D 方法的主要好處之一是提升了識別必要系統性變更的能力，以防止未來發生問題。 尋找改善管理系統、營運方法和程序的方法，不僅可以消除目前的問題，還可以防止類似問題在日後發生。

根據我們的範例，您的團隊建議的培訓現已納入新的經理到職課程中。 現在，每位經理都有一個「會議系統」，所有會議都必須以此為指導，並且在新的協作軟體中以團隊的形式管理工作負荷和專案。 創新正在改善，士氣處於歷史高位！

D8：和團隊慶祝一番

如果沒有敬業的團隊成員和一流的協作，就無法實現 8D 問題解決方法。 記錄並儲存備註、經驗教訓、研究和測試資料後，請祝賀您的隊友出色完成工作！ 努力認可每個人為發現成功解決方案所做的貢獻。

8D 報告範本及範例

請參閱下方的 8D 報告範本，以便在瀏覽解決問題的八個學科時記錄您的發現。 這是一份正式報告，可作為公司內部溝通的手段，從而實現透明的問題解決，並可應用於整個生產或流程鏈。

使用 8D 方法的優點

8D 方法是最受歡迎的問題解決策略之一，這是有其原因的。 其優勢在於團隊合作和基於事實的分析，以建立持續改進的文化，使其成為品質經理最有效的工具之一。 使用 8D 方法的優勢包括： 

• 提升以團隊為導向的問題解決技能，而非依賴個人提供解決方案

• 提高對問題解決結構的熟悉度

• 更好地瞭解如何使用基本統計工具來解決問題

• 在解決問題的討論中進行開放且坦率的溝通

• 透過識別系統弱點和解決方案，防止未來問題發生

• 提升解決問題的成效和效率

更好的協作 = 更好的問題解決

無論您是多麼優秀的經理，生產和流程問題都是不可避免的。 解決問題的方式才是區分優秀和卓越的關鍵。 8D 問題解決方法不僅可以解決手上的問題，還可以改善團隊協作、改善流程，並防止未來出現問題。 

請嘗試Asana 的專案管理工具，以打破溝通障礙，並讓團隊進展順利。