Projektredovisning: Hur man väger projektets kostnader-nytta

Från planering, schemaläggning, efterforskning och rapportering är projektledare verkligen mångsysslar. Här är ett nytt trick att lära sig: projektredovisning. 

Även om ”revisor” kanske inte finns med i din officiella arbetsbeskrivning är det viktigt att veta hur man budgeterar för att kunna planera projekt och fördela resurser. Projektbaserad redovisning kan hjälpa dig att fastställa kostnadsfördelarna med ett projekt genom att mäta dagliga transaktioner och intäkter – eftersom ingen vill vara bunden till ett projekt som kostar mer än det är värt.

Vad är projektredo­visning?

Projektredovisning är ett sätt att spåra kostnaderna för varje enskild leverans under ett projekts livscykel. Det involverar element av finansiell redovisning och ledningsredovisning som gör det möjligt för dig som projektledare att övervaka ett projekts ekonomiska hälsa och vinstmarginal. 

Den här typen av redovisning är värdefull eftersom den kan hjälpa dig och dina intressenter att beräkna projektets lönsamhet. Genom att spåra ett projekts kostnader och potentiella intäktskällor kan du i förväg avgöra om leveranserna är värda resultatet. Du kan använda de här detaljerade uppgifterna för att hantera utmaningar som rör material, arbetskraft och tid.

Projektredovisning vs finansiell redovisning

Vad är skillnaden mellan projektbokföring och finansiell bokföring? Både projektbaserad redovisning och standardiserad finansiell redovisning spårar kostnader och intäkter, men projektbaserad redovisning fokuserar på transaktioner som är relaterade till ett visst projekt. Den här metoden skiljer sig åt genom att använda olika system, processer och rapporteringsstandarder. Dessa inkluderar:

• Fastställ start- och slutdatum, vilket innebär att kontospårningen startar när projektet börjar.

• Rapportering baserad på leveranser, så du kommer att spåra utgifter mot vissa milstolpar eller produkter du var tvungen att köpa. 

• Små, specifika kostnadsfördelningar genom att lista kostnader för varje enskild uppgift.

• Utbytbar metod: oavsett om du använder kostnadsredovisning eller periodiserad redovisning påverkar inte metoden processen. 

• Delat ansvar: eftersom projektbokföring är en blandning av projekthantering och bokföring kan du dela upp rollerna mellan de två eller låta den ena eller den andra hantera allt ansvar. 

När ska man använda projektredo­visning?

Om du vill fastställa detaljerna på alla nivåer i ditt projekt är projektredovisning den bästa metoden. Genom noggrann övervakning av dagliga kostnader, utgifter, fakturering och intäkter kan du använda den här metoden för att optimera din budget och hålla de ekonomiska målen i fas för ett specifikt projekt. 

Du kan använda projektredo visning för alla projekt, inklusive: 

• Förberedelser inför en finansiell revision. 

• Ta sig an nya projekt utanför det vanliga omfattningen

• Utveckla en ny produkt eller tjänst

• Implementera förbättringar av affärsprocesser och teknik

• Spåra kontraktsarbete för unika projekt

Fundera på hur du kan använda projektredo­visning inom byggbranschen. Om du samtidigt bygger bostäder, kontor, lägenhetshus och köpcentrum kan du inte bara rapportera om kostnaderna för dessa byggprojekt på en startsida. För att få en tydlig bild av kostnadsfördelarna för varje byggnad måste du spåra enskilda projektfinanser och budget.

Med projektredoovisning kan du tillskriva kostnader och intäkter till enskilda projekt, vilket gör det lättare att se hur varje projekt utvecklas. 

Så här använder man projektredo­visning

Att lägga till projektredo­visning i arbetsflödet kan hjälpa till att effektivisera projekthanteringsinsatserna. Följ processflödet för projektredoovisning nedan för att spåra din budget från början till slut.

Processflödet för projektredo­visning

Med projektredoovisning kan du använda ekonomiska hanteringstekniker för att organisera, fördela och underhålla enskilda projektbudgetar. Processflödet för projektredo­visning är uppdelat i sex huvudfaser:  

Inledning

Innan ett projekt påbörjas ska en inledande budgetuppskattning och kostnadsbaserad analys slutföras. Under initieringsfasen kan det vara bra att fråga sig själv

• Är det här rätt tidpunkt att ta sig an ett nytt projekt? Ta en titt på företagets resurser, priser, ekonomi och förloppet för nuvarande projekt. Använd de här insikterna för att avgöra om ett nytt projekt är värt risken.

• Vad kan jag hämta från liknande projektbudgetar för att göra en uppskattning? När du beräknar din budget och kostnadsbaserade analys kan du använda information från tidigare projekt för att göra din uppskattning. Om det föreslagna projektet är det första i sitt slag kan du använda uppifrån-och-ner-uppskattning för att fastställa en övergripande tidslinje och budget.

Målet med initieringsfasen är att bygga ett ärende baserat på relevanta finansiella data och prognoser för att råda eller avråda ledningen från att ta sig an det nya projektet. Du kan också ge kunden en ungefärlig uppskattning och tidslinje för projektet. 

Budget

Budgetering anger hur mycket pengar som finns tillgängliga för ett visst ändamål. När initieringen är slutförd bestämmer du budgeten som du ska tilldela varje aktivitetsgrupp eller kategori för ett projekt. Varje leverans bör ha en tilldelad kostnad. Glöm inte att inkludera indirekta kostnader och icke-fakturerbara element som är förknippade med kostnadstransaktioner i din budget, såsom omkostnader. 

Det är också viktigt att ta hänsyn till risker när du fastställer din budget. Överväg att lägga till en buffert på 10 % för oförutsedda kostnader, såsom prisökningar på leveranser. 

Genom att spåra hur mycket pengar som spenderas på olika nivåer i ett projekt kan du övervaka hur effektivt resurser och utgifter används. Det hjälper till att säkerställa att projektet inte överskrider budgeten. 

Administration

Under projektets gång måste du också behandla varje transaktion, spåra ekonomiska åtaganden och intäktsredovisning, hantera fakturering och generera lönsamhetsrapporter. 

Den här fasen kommer sannolikt att pågå under hela projektet. För att förenkla processen kan du organisera alla projektfinanser i en enda informationskälla, till exempel en arbetshanteringsplattform, så att du kan fokusera mer på strategiska mål. 

Genom att spela en roll i den administrativa fasen av projektredo visningen kan du enkelt spåra planerade kontra faktiska kostnader, vinst och intäkter för att få en tydlig bild av projektets förlopp. Dessa insikter kommer att vara till nytta för nästa fas. 

Genomförande

Du har delat upp din budget i kategorier i budgetfasen – nu är det dags att dela upp projektet ytterligare. När genomförandefasen börjar kommer varje teammedlem att arbeta med projektuppgifter inom sin tilldelade kategori. Budgeten för den kategorin ska sedan fördelas till varje uppgift. Nu börjar du se skillnaden mellan vad du planerade att spendera och vad som krävs för projektet.

Utan noggrann övervakning överskrids de flesta budgetar under utförandefasen. En av de främsta orsakerna till det är omfattningskrypning, det vill säga att man lägger till leveranser som inte ingick i den ursprungliga projektomfattningen. För att hålla koll på omfattningen är det viktigt att noggrant spåra hur varje team spenderar sin tid och sina resurser. 

Underhåll

Skapa en process för projektteamet för att kontinuerligt granska, validera och uppdatera projektbudgeten och resurserna i realtid. På så sätt kan du snabbt identifiera inkonsekvenser och undvika budgetöverskridanden.

Alla som är involverade i projektet spelar en roll i att upprätthålla budgeten, oavsett om det innebär att noggrant logga de timmar de har lagt på en uppgift eller dokumentera vilka resurser som har använts för vad. Din produktbudget bör inte vara ett statiskt dokument som du hänvisar till då och då – den bör uppdateras i realtid av varje teammedlem för att ge den mest korrekta och aktuella informationen. När varje projektkategori är slutförd bör du göra en djupgående budgetanalys för att åtgärda budgetöverskridanden och omfördela pengar om det behövs. 

Analys och rapportering

Under den sista fasen av projektets redovisningscykel måste du beräkna den totala kostnaden, intäkterna och vinstmarginalen för projektet baserat på dina rapporter. Det hjälper ledningen att avgöra om liknande projekt kommer att vara värda insatsen i framtiden. 

Även om ditt projekt överskred budgeten eller kostade mer än det var värt, kan du dra lärdom av dessa misstag. När projektet är slutfört kan du ta en titt på rapporterna och notera vad som gick enligt planerna och vad du inte tog hänsyn till. Det hjälper dig att avgöra vad du kan förbättra inför nästa projekt, oavsett om det är att effektivisera underhållsprocessen eller avsätta en budgetreserv.

Bästa praxis för projektbaserad redovisning

En korrekt projektbaserad redovisningsprocess kan ge dig överblick över varje projekt i din pipeline och hjälpa dig att dela upp de minsta aspekterna av varje projekt för att se vad som kostar (och tjänar) dig pengar. Följ de här principerna för projektbaserad redovisning för att hålla igång projektet smidigt.

Använd separata redovisningssystem

Projektbaserad redovisning är mycket mer detaljerad än organisationens typiska finansiella redovisningsprocess. Det är bästa praxis att hantera projekten i sina egna separata finansiella konton. Det hjälper dig också att enkelt organisera och få tillgång till den information som behövs för enskilda projekt. 

Ha en slutförd budgetuppskattning innan du startar ett projekt

Budgetprognoser bör vara en del av alla framgångsrika projektplaneringsprocesser. Se till att det här steget är slutfört innan projektet börjar så att du har en grund för att mäta förloppet, upptäcka potentiella problem och avgöra om projektets fördelar uppväger kostnaderna.

Fokusera på resurshantering

Varje projekt är starkt beroende av resurser, inklusive tid, arbetskraft och material. För projektredovisning är det viktigt att veta hur man fördelar och förbrukar dessa resurser för att spåra om budgeten ligger inom de fastställda parametrarna.

Känn till dina nyckeltal (KPI:er)

För att säkerställa att de viktigaste delarna av projektet håller sig i fas bör du mäta mycket relevanta nyckeltal. Nyckeltal är kvantifierbara mått som projektledare kan använda för att mäta prestanda när det gäller att uppnå sina projektmål. Några exempel på KPI:er inom projekthantering är:

• Schemalägg prestanda.

• Kostnadsprestanda

• Resursfördelning

• Budgetavvikelse.

• Kundklagomål

• Antal ändringsförfrågningar

Håll koll på tiden

Projektledare vet att tid är pengar. Att spåra den tid som läggs på uppgifter hjälper dig att beräkna faktiska tidskostnader och avgöra om arbetstimmarna stämmer överens med projektprognosen. Med tidrapporter eller tidsspårningsprogram kan chefer enkelt rapportera om projektfinansiering och se hur anställda spenderar sin tid. 

Skapa regelbundna rapporter

Projektredovisning är ett bra sätt att spåra förlopp och dagliga finanser för ett enskilt projekt. Dra nytta av den översikten genom att köra frekventa rapporter för att övervaka den ekonomiska hälsan och upptäcka potentiella problem innan de saktar ner dig. 

Fördelar med projektbaserad redovisning

Med daglig detaljerad ekonomisk spårning erbjuder projektbaserad redovisning en mängd fördelar för dig och dina intressenter. Finansiell rapportering blir inte bara enklare att hantera genom separata konton, utan projektredovisning hjälper också till att hålla projekten inom deras förutbestämda omfattning. 

De främsta fördelarna med att använda projektredo visning utöver organisationens standardmetod för redovisning är:

• Förbättrad synlighet av dagliga utgifter och intäkter.

• Mer exakta konton för fakturering, utgifter, periodisering osv. 

• Möjligheten att spåra skattemässiga skillnader mellan två projekt.

• Realtidsuppdateringar om projektets förlopp och lönsamhet.

• Använda värdefulla insikter för att lägga framtida bud på projekt

• Korrekta uppgifter om fakturering och förlopp som kan tillhandahållas till kunder 

• Förbättrad resurshantering

• Beräknade faktiska kostnader jämfört med beräknade kostnader för att hjälpa till att fastställa omfattning och prissättning för liknande projekt.

• Minskad risk för projektmisslyckanden genom förbättrad projekthantering.

Projektredovisning är vanligast i kontraktsbaserade Business, såsom bygg- eller ingenjörsföretag. Den här metoden kan dock vara användbar för en mängd olika organisationer. 

Ta farväl av budgetöverskridanden

Att vara en allmän begåvning gör dig inte till en dåre. Om ditt företag skulle kunna dra nytta av bättre kostnads-, utgifts- och intäktshantering kan det vara dags att prova projektredovisning. 

Att implementera projektredo visning i din ledningsprocess kan vara skillnaden mellan ett framgångsrikt resultat och budgetöverskridanden, brist på resurser och kostsamma förseningar. Håll finanserna i fas med Asana– hantera transaktioner och tid, håll projektets ekonomi organiserad och kör finansiella rapporter enkelt. Det kan också automatisera finansiella arbetsflöden och spåra finansiella mål.