Grunderna i projekthantering med kritiska kedjor

Föreställ dig att du är ett barn som leker med byggklossar. Du kan bygga vad du vill, men du har bara ett visst antal klossar tillgängliga. När du går vidare drar du dina resurser från lagret av tillgängliga block. Men vad händer när du har använt alla dina resurser? Hur ser du till att du kan bygga det du vill bygga med de klossar du har? 

Det är konceptet bakom kritiska kedjeprojekt. 

Vad är kritisk kedjeprojekthantering?

Critical chain project management (CCPM) är en projekthanteringsmetod som hjälper dig att övervaka viktiga resurser och prioritera beroende uppgifter, så att du kan slutföra projekt så effektivt som möjligt. Om ditt team vill övervaka resursanvändningen noggrant är kritisk kedja en bra strategi för att hålla reda på resurserna.

Historien om kritiska kedjeprojektledning

Dr Eliyahu M. Goldratt utvecklade begreppet CCPM 1997. CCPM har en nära koppling till en av Goldratts andra teorier: teorin om begränsningar. Teorin om begränsningar hjälper dig att identifiera viktiga flaskhalsar eller begränsande faktorer som står i vägen för projektets slutförande. Tanken är att varje projekt har en huvudsaklig begränsning och den begränsningen kan störa hela projektet genom att bryta den svagaste kedjan. 

Kritiska kedjan-metoden vs kritiska linjen-metoden

De här två projekthanteringsformulären är mycket lika men har en stor skillnad. Kritiska linjen-metoden fokuserar på den enda strängen av samtidiga uppgifter som krävs för att slutföra ett projekt. Även om andra uppgifter kan behöva slutföras, belyser den kritiska linjen alla uppgifter som är absolut nödvändiga för att projektet ska kunna slutföras. Den här formen av projekthantering kan hjälpa team att identifiera det mest optimala arbetsflödet för att skapa en effektiv projekttidslinje. Alla uppgifter som inte ingår i den kritiska linjen får en lägre prioritet. Projektets hälsa bestäms av om vissa kritiska uppgifter slutförs vid en viss tidpunkt eller inte. 

Kritiska kedjan-metoden fokuserar också på uppgiftsberoenden,

men den tar också hänsyn till de resurser som behövs för att slutförd ett projekt. Eftersom det finns så många okända variabler som kan bidra till resursbegränsningar bygger kritiska kedjan-metoden resursbuffertar (överskottsresurser som fungerar som en buffert) i projektets tidslinje. Till skillnad från kritiska linjen-metoden, som bara fokuserar på när uppgifter slutförs, avgör kritiska kedjan-metoden projektets framgång genom hur snabbt resursbuffertar förbrukas. Om ditt team inte har använt några resursbuffertar går projektet framåt.

Komponenterna i en kritisk kedja

Det finns tre huvudsakliga delar i en kritiska kedjan: den kritiska linjen, matningskedjan och resursbuffertar. 

Den kritiska linjen

Den kritiska linjen är den längsta sekvensen av beroende uppgifter som måste slutföras för att projektet ska kunna slutföras. Med andra ord är det alla uppgifter som är absolut nödvändiga för att projektet ska lyckas, i den ordning de behöver slutföras. I kritiska kedjan-metoden är det viktigt att förstå att det finns olika nivåer av beroenden. Den kritiska linjen innehåller den huvudsakliga nivån av beroenden, eller projektkritiska uppgifter, och om en uppgift inte påverkar den kritiska linjen tilldelas den en annan linje, även kallad matningskedjan. 

Matningskedjan

Matningskedjan är en sekundär kedja av beroende uppgifter som måste köras samtidigt som den kritiska linjen. Varje matningskedja sammanfogas så småningom med den kritiska linjen. Det beror på att sekvensen av aktiviteter i matningskedjan bara påverkar en av uppgifterna på den kritiska linjen. Matningskedjan måste köras samtidigt som den kritiska linjen för att förhindra förseningar inom den kritiska linjen.

Låt oss ta en titt på den kritiska linjen och matningskedjan i ett enkelt exempel. Låt oss säga att du planerar en arbetsfest. Den kritiska linjen ser ut så här:

• Bestäm ett tema

• Skicka inbjudningar till festen

• Hitta en plats

• Anordna evenemanget

Även om det här fortfarande är steg på den kritiska linjen finns det några uppgifter i en näringskedja som måste utföras parallellt med den kritiska linjen. Innan teamet skickar ut festinbjudningar måste de bestämma sig för vem de ska bjuda in. Innan evenemanget måste de köpa dekorationer som passar temat och förbereda evenemanget. Det här är alla exempel på uppgifter som ingår i en näringskedja.

Resursbuffertar

Buffertar är skyddsåtgärder som är inbyggda i resurserna i den kritiska kedjan för att säkerställa att ett projekt fungerar smidigt. Precis som stötfångare på en bowlingbana är buffertar utformade för att ge projekten extra svängrum om något inte går som planerat. 

Det finns tre olika typer av buffertar som ofta används i kritiska kedjan-metoden för projekthantering: 

• Projektbuffertar: Den extra tid som placeras mellan den sista uppgiften och projektets slut. Genom att lägga till lite extra tid innan det förväntade slutdatumet får teammedlemmarna en chans att komma ikapp med eventuella utestående projektuppgifter som de inte kunde ta itu med tidigare. 

• Matningsbuffertar: den extra tid som placeras mellan matningskedjan (även känd som den icke-kritiska kedjan) och den kritiska kedjan. Genom att lägga till den här bufferten i tidslinjen förhindrar man att förseningar från matningskedjan påverkar den kritiska kedjan. 

• Resursbuffertar: Det här är bokstavliga resurser som du avsätter ifall den kritiska kedjan behöver extra förnödenheter, till exempel extra teammedlemmar, extra utrustning eller hjälp från en tredje part. 

Fyra steg för att använda projekthanteringsprocessen för kritiska kedjan

Om du inte har använt kritiska kedjan för projektledning tidigare kan du prova de här fyra stegen för att komma igång.

1. Identifiera den kritiska linjen först

När du använder kritiska kedjan-metoden är den kritiska linjen hela projektets ryggrad. Den utgör hela grunden för planeringen, så det är oerhört viktigt att ta reda på vilka enskilda uppgifter som utgör den centrala kedjan. 

2. Fastställ den exakta mängden resurser som projektet kräver

I det här fallet kan resurser avse den tid som teammedlemmarna behöver, de faktiska produkter och verktyg som teamet använder för att skapa slutresultatet eller de faktiska arbetare som behövs för att slutföra en uppgift. 

Om du kan, uppskatta hur många resurser du behöver för att slutförd projektet. Uppskatta hur många personer som behövs för att slutföra en specifik uppgift i den kritiska kedjan och ungefär hur lång tid det kommer att ta. Gör det här för varje uppgift som finns på den kritiska kedjan. Har du tillräckligt med resurser för att slutförd projektet baserat på de här beräkningarna?

Om du har några kända resursbegränsningar, till exempel teammedlemmar som går på semester, kan du planera runt dessa begränsningar. Det är en av de största fördelarna med att använda metoden för kritiska kedjor: större delen av projektplaneringen sker innan projektet ens börjar. 

3. Placera buffertar

När du har fastställt de resurser som krävs för den kritiska linjen och matningskedjorna är det mycket lättare att identifiera var buffertar ska placeras och hur mycket tid eller resurser buffertarna ska innehålla. Det ger dig möjlighet att beräkna buffertarna du bör bygga baserat på de krav du redan har beräknat när du skapade den kritiska linjen. När en projektledare hanterar buffertar kan det bidra till att upprätthålla resursernas tillgänglighet och förhindra flaskhalsar. 

4. Håll teammedlemmarna fokuserade

Multitasking är teamets värsta fiende. När dina teammedlemmar måste växla mellan olika projekt eller olika uppgifter kan deras fokus bli splittrat och det kan vara svårare för dem att producera arbete med sin typiska kvalitet och hastighet. 

För att säkerställa att dina teammedlemmar kan hålla sig i fas med projektschemat bör du inte tilldela en person för många olika uppgifter. Om du håller dem fokuserade på ett projekt eller en uppgift är det mer sannolikt att de håller sig fokuserade. Att se till att teammedlemmar inte arbetar med för många olika projekt samtidigt kan också bidra till att förhindra kontextbyte, vilket kan leda till stress och utbrändhet. 

Planera din kritiska kedja med ett arbetshanteringsverktyg

Gör schemaläggning med kritiska kedjor enkel genom att använda ett arbetshanteringsverktyg som Asana för att hålla hela teamet i fas. Med funktioner som tidslinjen kan teammedlemmarna snabbt få en överblick över uppgifternas varaktighet, slutförandedatum och viktiga resurser på ett och samma ställe.