Asana-tips: Allt du behöver veta om arbetsbelastning

Hur mycket klarhet har du i teamets arbetsbelastning? Om du svarade "inte mycket" är du inte ensam. Faktum är att 1 av 4 Business säger att de antingen inte har någon process på plats eller förlitar sig på magkänslan för att fördela arbetet. Som ett resultat uppger hela 80 % av de anställda att de känner sig överarbetade och nära att bli utbrända. Arbetsbelastningshantering ger dig en inblick i teamets projekt, så att du kan se till att teamet inte tillhör de 80 % och hjälpa dem att uppnå balans – i stället för utbrändhet.

Så hur kommer man igång med arbetsbelastningshantering? Om du använder Asana har du redan gjort det –arbetsbelastning är tillgänglig för alla Business- och Enterprise-kunder. Med arbetsbelastning kan du visualisera hur mycket ditt team har att göra och enkelt omfördela arbetet när det behövs.

Komma igång med arbetsbelastning

Du kan använda arbetsbelastning utan att behöva göra några inställningar. Allt du behöver göra är att lägga till ett projekt eller en grupp av projekt i en portfolio och sedan gå till fliken Arbetsbelastning. Där ser du varje teammedlems arbete – i alla projekt i din portfolio – på ett och samma ställe.

Du kan också lägga till insats och kapacitet i arbetsbelastning för att bättre förstå hur mycket arbete ditt team har framför sig. Från fliken Arbetsbelastning klickar du på Lägg till insats för att ställa in ett anpassat fält för insats baserat på timmar eller poäng.

Ange sedan en maximal kapacitet för varje teammedlem. Om teammedlemmarna överskrider kapaciteten visas en röd linje i arbetsbelastningen som indikerar att de har för mycket att göra.

Balansera teamets arbetsbelastning med bara några klick

Om du märker att en teammedlem har för mycket att göra kan du snabbt vidta åtgärder och omtilldela uppgifter från fliken Arbetsbelastning. Klicka på den nedrullningsbara menyn för att öppna den detaljerade vyn och dra och släpp sedan uppgifter för att omplanera dem eller omtilldela uppgifter till andra teammedlemmar. Du kan också ombalansera slutdatum och ändra prioriteringar för att se till att ingen blir utmattad.

💡Tips: Se till att du använder start- och slutdatum så att du får en korrekt bild av hur mycket insats en viss uppgift kräver.

Spåra teamets arbete i ett centralt projekt

Skapa ett centraliserat projekt för att samla allt arbete som teamet har, så att du kan se alla uppgifter och att de visas korrekt i arbetsbelastningen. Du kan till och med ställa in en regel för att lägga till en uppgift i teamets centrala projekt, så att inget arbete glöms bort.

💡Tips: Kom ihåg att underuppgifter inte visas i arbetsbelastning – precis som de inte visas i tidslinjen eller kalendervyn. Om du eller en teammedlem har en uppgift med flera underuppgifter som omfattar stora delar av arbetet kan du överväga att omvandla uppgiften till ett projekt.

Förebygg utbrändhet med arbetsbelastning

Hantering av arbetsbelastning är en viktig del av att främja balans i teamet. När du har tydliga insikter i teamets arbete i alla olika projekt och initiativ kan du bäst balansera arbetet och ändra prioriteringar för att stödja teamet. Använd arbetsbelastning som en utgångspunkt för att prata med ditt team om deras kapacitet under nästa individuella möte.

Om du är en Asana Business-kund kan du logga in på Asana för att prova arbetsbelastning i dag. Eller registrera dig för en kostnadsfri Business-provperiod för att ta reda på mer.