Övervaka initiativ och hantera resurser

Projektledare och chefer behöver enkel tillgång till rapportering, statusuppdateringar och teamets resurshanteringsplan för att se till att arbetet är i fas och för att fatta välgrundade planeringsbeslut. De kan förlita sig på portfolior med panel- och arbetsbelastningsinsikter i realtid för att få all information på ett och samma ställe.

Använda portfolior

Portfolior är det bästa sättet att organisera, övervaka och rapportera om flera projekt på ett och samma ställe. De kan hjälpa dig att besvara frågor som:

• Vilka projekt riskerar att bli fördröjda och varför?
• När startar och slutar ett projekt?
• Hur fördelas arbetet mellan teamkollegor och/eller projekt?
• Vilka är de viktigaste prioriteringarna för mitt team?
• Var behöver jag främst fokusera min uppmärksamhet?

Precis som projekt ger portfolior flera olika vyer (se nedan), så att du kan få olika insikter om projekten i portfolion.

• Projekt – Huvudvyn ger överblick över uppdateringar av projekt som du kan sortera och organisera.
• Tidslinje – Dra och släpp projekt här för att se årliga/kvartalsvisa/månatliga planer och scheman.
• Förlopp – Posta statusuppdateringar när du vill sammanfatta alla insatser för ditt initiativ.
• Arbetsbelastning – Övervaka teamets arbetskapacitet och gör justeringar genom att dra och släppa – allt baserat på arbete som redan har blivit tilldelat till dem i era portfolioprojekt.

Exempel på hur man använder portfolior

Portfolior är perfekta för projekthanterare och teamledare, men de har många användningsområden. Här är några exempel för att komma igång:

Roll	Exempel
Produktchefer	Håll koll på produktlanseringar eller mät arbetskapacitet för produkthantering eller ingenjörstäckning för varje lansering
Chefer/ledare	Övervaka topprojekt för att uppnå teamets eller företagets mål och nyckelresultat och exportera framstegen i PNG-format för att använda dem i presentationer.
Chefer och agila scrummästare	Spåra sprintarbete i en portfolio och använd arbetsbelastning för att balansera tilldelningar och fastställa agila jobbpunkter
Evenemangsplanerare	Hantera flera händelser och se dem på en tidslinje, samtidigt som du använder panelen för att kontrollera högprioriterade milstolpar
Kreativa chefer eller producenter	Överblicka större projekt och använd panelen för att rapportera om förloppet till tvärfunktionella partner eller för att argumentera för fler resurser
Kampanjchefer	Bevaka aktiva kampanjer och hantera teamets arbetskapacitet med funktionen Arbetsbelastning
Ansvarig för användarframgång	Håll aktiva kundkonton på ett ställe och kontrollera aktiviteter genom statusuppdateringar
IT-chef	Se alla aktiva programvaruimplementeringar eller överväganden och se tidsplaner för implementering i tidslinjen

Vill du ha en mall för något av ovanstående projekt? Kolla in vårt mallgalleri och kom igång med bara några få klick.

Tips om att hantera projekt och resurser med portfolior och arbetsbelastning

• Ser projektstatusuppdateringen gammal ut? Klicka på knappen Begär uppdatering så får ägaren en uppgift om att uppdatera projektstatusen.
• Är din teamkollega överbelastad? Du kan dra och släppa uppgifter för att omtilldela eller omplanera dem, eller kommentera en uppgift för att först höra med den som ansvarar för att genomföra uppgiften. Ställ in arbetsinsats för alla projekt i din portfolio så att du bättre kan bedöma hur mycket tid eller ansträngning du lägger ner på varje uppgift.
• Sortera de detaljer som du vill se. Sortera din portfolio efter anpassade fält för att säkerställa att prioriteringarna är i rätt fas eller gruppera liknande projekt. Arbetsbelastning sorteras automatiskt efter tilldelad person.
• Dela portfoliolänken eller lägg till medlemmar i portfolion så att andra kan följa förloppet.

Det är ingen hemlighet – Asana erbjuder 30-dagars gratis provperioder. Börja din i dag. Prova gratis