Hur Asana använder arbetshantering för smidigare kreativ produktion

För Tara Vajra, chef för kreativ verksamhet på Asana, är kreativ produktion en svår balansgång. Hennes roll kräver att hon ständigt mäter befintliga resurser mot nya förfrågningar och större marknadsföringsmål. Det är särskilt knepigt på ett globalt företag, där hon måste producera tillgångar som fungerar i olika kulturer och samarbeta med intressenter som bor runt om i världen.

"Vi har till uppgift att räkna ut hur vi effektivt ska kunna planera arbetet, prioritera förfrågningar och få plats med ad hoc-uppgifter mellan våra storskaliga projekt", säger Vajra. "Och som ett globalt team måste vi skapa saker som fungerar i olika regioner och anpassa oss till marknadsföringsstrategier. Det är en sådan känslig balans, och att hitta den harmonin kan vara det svåraste.”

Trots dessa utmaningar har Vajra och hennes team utarbetat en metod för att effektivisera sin verksamhet, vilket säkerställer att projekten är lika effektfulla som de är kreativa. Lär dig hur Asana omvandlar den mångfacetterade karaktären av kreativt arbete till en effektiv och sammanhängande resa.

Se marknadsföringsplanering i praktiken

Med Asana kan marknadsföringsteam ansluta arbete, standardisera processer och automatisera arbetsflöden, allt på ett och samma ställe.

Titta på demon

Utmaningarna med kreativ produktion

Kreativ produktion är i sig komplicerad och kräver att team samordnar resurser, hanterar intressenters input och levererar övertygande innehåll som resonerar med globala målgrupper.

För att göra det måste du hålla dig i linje med övergripande marknadsföringsstrategier, samtidigt som du navigerar i osammanhängande kommunikation mellan olika verktyg. Samordning mellan interna team och externa partner kan snabbt bli en logistisk mardröm, full av missförstånd och förseningar. Och som om det inte vore nog måste du upprätthålla en konsekvent varumärkesröst och estetik i en mängd olika kreativa tillgångar.

Det är en överväldigande lista över fallgropar att navigera i – om du inte har rätt stöd. Men det är också ett perfekt exempel på hur program som Asana, fullmatat med automatiseringar och AI-funktioner, kan eliminera de tråkiga dagliga uppgifterna.

Morgan Keys, konstnärlig chef på Asana, beskriver den smärtsamma process hon brukade gå igenom innan hon kom till Asana.

"Tidigare hade alla ett eget, fristående system för projekthantering", förklarar Keys. ”En kreativ producent kan ha ett kalkylark för att spåra projektförloppet. Som designer hade jag en att göra-lista i min personliga anteckningsapp och sparade vissa e-postmeddelanden som olästa för att komma ihåg viktiga att göra-punkter. Det var så osammanhängande och oorganiserat att jag är förvånad över att vi fick något gjort.”

6 sätt som Asana effektiviserar kreativ produktion

1. Automatiserade intagningsförfrågningar med formulär

I många företag skickar team nya kreativa förfrågningar via e-post, i möten eller via andra frånkopplade verktyg. Det är i bästa fall en huvudvärk. I värsta fall kan det dra ut på produktionen, kosta mer pengar och slösa bort ditt begåvade kreativa teams tid.

På Asana använder det kreativa teamet ett anpassat formulär för att samla in förfrågningar. Det hjälper dem att samla in all information de behöver i förväg, inklusive:

• Vilken typ av kreativt stöd de behöver

• slutdatum

• Målgruppen

• Projektomfattning

• En lista över intressenter och deras ansvar via en RACI-matris.

• Designspecifikationer.

Varje gång någon skickar in ett svar på det här formuläret hamnar det automatiskt i ett Asana-projekt där teamet kan granska förfrågningar, prioritera och tilldela resurser.

2. Anpassningsbara projektmallar

När hon är redo att lansera ett nytt initiativ skapar Vajra ett nytt Asana-projekt för att starta arbetet. Men hon behöver inte börja från början. Istället använder hon en färdig projektmall där hon kan bestämma hur information ska märkas och lagras.

Mallar för vanliga projekttyper effektiviserar konfigurationen och starten, vilket gör att team kan dyka rakt in i den kreativa processen. Hon använder till exempel etiketter (som Asana kallar anpassade fält) för att visa projektstatus, vem som har tilldelats arbetet och vilket globalt marknadsföringsinitiativ arbetet är kopplat till. Det hjälper intressenter att snabbt förstå hur arbetet fortskrider och vem som är ansvarig.

Om du hanterar tidslinjer för videor eller produktioner kan du också använda en mall för inspelningsscheman för att planera scener, tilldela team och spåra produktionsdagar, allt inom samma Asana-projekt.

3. Samarbete mellan interna och externa team

Större organisationer förlitar sig ofta på externa byråer för att lägga ut en del av sitt kreativa arbete. Men att arbeta med andra utanför företagsnätverket har sina utmaningar. För det första, hur skyddar man informationen? Och för det andra är det tidskrävande och ineffektivt att använda e-posttrådar eller andra traditionella kommunikationsplattformar.

Men med Asana kan allt från kommunikation till själva arbetet göras säkert på ett och samma ställe. Genom att lägga till externa partner som gäster i arbetsytan kan det kreativa teamet på Asana arbeta med dem via dedikerade projekt. Dessa fungerar som centraliserade samarbetsytor där interna team och externa byråer sömlöst kan interagera, dela feedback och övervaka beroenden, vilket säkerställer att projekten förblir i fas och inom budget.

Vi har integrerat vår process med våra överskottsbyråer, så om vi bestämmer att de ska arbeta med ett specifikt projekt kan vi starta direkt i Asana utan att behöva göra en massiv överlämning via andra verktyg.”

4. Automatiserade arbetsflöden

Genom att använda Asanas kraftfulla automatiseringsverktyg har Vajra och teamet minskat den tid de lägger på repetitiva uppgifter avsevärt. Från automatisk tilldelning av uppgifter baserat på projekttyp till effektivisering av godkännanden, gör automatisering det möjligt för teamet att lägga ut repetitiva uppgifter och ger dem mer utrymme för att vara kreativa.

I Asana kan de till exempel skapa en mycket enklare granskningsprocess genom att utforma ett arbetsflöde som automatiskt anger slutdatum, tilldelar granskningsuppgifter och varnar chefer när de behöver ingripa. Tillsammans med arbetsflöden för godkännanden säkerställer detta att projekten går framåt snabbt och korrekt.

5. En central referenskälla

Asanas integreringar med kreativa verktyg som Figma, Adobe Creative Cloud och Google Suite gör det till ett kraftverk för kreativa team som vill centralisera sina arbetsflöden och sin kommunikation.

I stället för att skicka dokument till varje enskild intressent i separata trådar kan de bifoga alla tillgångar direkt till en Asana-uppgift. På så sätt har intressenterna omedelbar åtkomst och kan ge feedback inom plattformen. 

Integreringar med ledande designverktyg och molnlagringslösningar gör det möjligt för Asana att fungera som en central referenskälla för alla kreativa tillgångar, vilket underlättar åtkomsten och säkerställer varumärkeskonsekvens i allt material.

6. Resurshantering

Att försöka fastställa de exakta resurserna som behövs för kreativa projekt är en knepig balansgång. Vem har kapacitet och när är de lediga? Behöver vi externa verktyg och byråer, och hur mycket kostar de?

Om du försöker hålla reda på allt detta i ett statiskt verktyg, som ett kalkylark, innebär det att du måste uppdatera allt manuellt och dela uppdateringarna med dina arbetspartners. Det kreativa teamet på Asana sparar otaliga timmar och huvudvärk genom att använda Asanas funktioner för arbetsbelastning och portfolio. Det ger dem en överblick över pågående och kommande projekt, vilket möjliggör en effektiv fördelning av kreativa talanger och resurser där de behövs som mest.

När en ny förfrågan kommer in behöver det kreativa teamet bara granska arbetsbelastningspanelerna i Asana. De kan snabbt se vem som arbetar med vad, nu och i framtiden, och identifiera vem som kan vara ledig att ta på sig ytterligare uppgifter. På samma sätt kan de använda ett budgetprojekt för att avgöra vilka medel de har att tilldela till nytt arbete och prioritera därefter.

En förnyad kreativ produktion

Att navigera i den kreativa produktionens komplexitet, särskilt på global nivå, kräver inte bara talang och vision utan också rätt verktyg för att effektivisera processer och förbättra samarbetet. 

Tara Vajra och hennes team på Asana exemplifierar hur integrering av smart, anpassningsbar programvara som Asana i kreativa verksamheter kan omvandla potentiellt kaos till en välorganiserad symfoni av produktivitet. 

Genom att automatisera vardagliga uppgifter, underlätta sömlös kommunikation över gränserna och upprätthålla en enhetlig referenskälla ger Asana kreativa team möjlighet att fokusera på det de är bäst på: att producera innovativa och effektfulla kreativa tillgångar.