Asana ger den verkställande ledningen insyn i organisationens översikt och resultat på ett och samma ställe.

Saverio Ferme, Vd, global serviceverksamhet

Hur Asana hjälper Coupa att arbeta smartare

Visa organisationen vad som är möjligt med ett PMO och Asana

Idag spåras kommande och pågående Value Services-initiativ i Asana, vilket hjälper kunderna att uppnå sina företagsmål från Coupa-implementering till -användning och vidare. Projekten omfattar implementering av nya verktyg såsom ett CMS, ett lärplattformssystem och en plattform för kundkommunikation för kontoansvariga.           

Nu kan Value Services-team begära stöd för projekt- och programhantering från PMO via ett heltäckande system i Asana som tar projekt från förfrågan till översikt till leverans.

Standardiserade förfrågningar för bättre prioritering

Effektiviserad arbetsintagning hjälper teamen att arbeta snabbare

Innan Asana fanns det ingen standardiserad process för att spåra och hantera initiativ i hela Value Services-organisationen. Organisationen behövde en formell intagningsprocess för att hjälpa dem att organisera och prioritera förfrågningar på ett samordnat och objektivt sätt.

För att PMO ska kunna överväga en begäran om stöd måste nu ett Value Services-team skicka in sitt initiativ via ett Asana-formulär som leder projektet genom ett prioriteringssystem. Detta system har underlättat snabbare och mer objektiva beslut om hur resurser ska fördelas. Asana-formuläret hjälper också PMO-teamet att samla in viktig information om ett projekt i förväg så att de kan komma igång med arbetet snabbare. 

Sömlös projektprioritering

• Teamet samlar in all information de behöver för att starta förfrågningar med ett Asana-intagsformulär, som kräver detaljer såsom Business-användningsfall, verkställande sponsorer, involverade team, tidpunkt och om teknisk support behövs. 

• Formuläret ber också inlämnarna att koppla initiativet till minst ett av tre organisationsmål, vilket säkerställer att nytt arbete överensstämmer med företagets prioriteringar.

• PMO-teamet använder formulärsvar för att skapa ett övergripande prioritetsnummer som hjälper till att rangordna initiativet i förhållande till andra.

• När ett formulär skickas in skapas en motsvarande uppgift som hamnar på en tavla för projektintag i Asana, där PMO-teamet granskar förfrågan och dess prioriteringsrankning.

Vi har gjort en stor förändring i hur vi hanterar förfrågningar om PMO. Vi har integrerat prioriteringspoäng i vårt Asana-intagsformulär. Vi har tagit bort subjektiviteten från prioriteringsprocessen och effektiviserat arbetet med störst effekt i vår organisationsöversikt.

Maya Khalidi, chef, PMO

Förbättrad samordning och genomförande av översikten

Förbättrad synlighet hjälper ledare att planera kommande arbete

Value Services-översikten samlar in och spårar allt kommande och pågående arbete, vilket ger ledarskapet en överblick över vad som kommer att hända i organisationen. I detta skede före uppstarten kan teamet samordna alla intressenter, samla in projektkrav och komma överens om milstolpar.

Effektiv projektöversikt

Ledare kan se varje kommande initiativ, representerat av en uppgift i Value Services Roadmap-projektet.

• Anpassade fält gör det enkelt att sortera, filtrera och rapportera om arbete. Dessa fält fylls i automatiskt av det ursprungliga formuläret och inkluderar prioritetsnivå, godkännandestatus, leveranskvartal och det strategiska mål som det är kopplat till.

• För initiativ som kräver stöd från PMO-teamet för tekniska tjänster tilldelas en Asana-underuppgift automatiskt till teamet för tekniska tjänster för godkännande, vilket säkerställer tvärfunktionell samordning av prioriteringar i översiktsplanen och synlighet i båda PMO-organisationerna.

• När arbetet börjar omvandlar PMO automatiskt Asana-uppgiften till ett Asana-projekt. Detta upprätthåller kontinuiteten genom att bevara historisk information från den ursprungliga formulärinlämningen.

Den största förändringen jag har lagt märke till med Asana är att vi inte arbetar isolerat längre och att synligheten är större. Alla har gått från att undra vad som är bäst för ens eget team till att tänka på vad som är bäst för företaget.

Rhonda Cusack, projektledare, PMO

Effektiviserad projektplanering och förloppsspårning i realtid

Rapportering i realtid håller arbetet i fas

Coupas PMO behövde ett effektivt sätt att rapportera om projektstatus i olika team, få klarhet i vem som gör vad och när och förhindra att arbete glöms bort.

Dynamisk projekt- och förloppsspårning

• Nya projekt läggs automatiskt till i PMO-teamets ”In-flight”-portfölj i Asana, som visar alla aktiva projekt på ett ögonblick. Det är enkelt att se deras slutdatum, status, vilka Value Services-team som påverkas och mycket mer.

• Team kan samarbeta och spåra arbetet i Asana-projektet, och djupgående statusuppdateringar för varje projekt publiceras varannan vecka.

• PMO-teamet skapade en enhetlig mall för dessa uppdateringar, inklusive målet, vad som har uppnåtts under de senaste två veckorna, hinder som kräver uppmärksamhet och nästa steg.

• För konsekvent rapportering av viktiga organisatoriska resultatmätvärden skapade teamet en panel som spårar arbetet i hela den pågående portföljen, till exempel antalet aktiva projekt per team, antalet projekt per statuskategori och andelen projekt som levereras i tid.

• Slutförda projekt flyttas till en ”slutförda projekt”-portfolio i Asana.

Att använda Asana för vår process för projektintagning och prioritering, vår organisationsöversikt och vår projektspårning under arbetets gång har varit banbrytande. Vi kan ta projekt från förfrågan till leverans snabbt och skala i takt med vår Business.

Maya Khalidi, chef, PMO

Sedan projektledningsavdelningen inrättades med Asana som infrastruktur uppskattas det att Coupas Value Services-organisation har ökat sina totala tidsbesparingar med över 658 % från 2020 till 2023. PMO:n hjälper sina team att skala upp och ger chefer insyn i initiativ i hela organisationen, genom en prioriterad översikt och standardiserade förloppsrapporter. Att flytta processer till Asana har effektiviserat samarbetet mellan PMO:n och de team de arbetar med, vilket har bidragit till att spara cirka 135 arbetsdagar per år som tidigare ägnades åt arbete och nu fokuseras på att skapa ytterligare inverkan. 

PMO kommer att fortsätta att visa värdet av Asana och projekthantering för team över hela Coupa, vilket hjälper dem att få mer genomslagskraft när företaget arbetar mot sin vision att göra varje dollar som spenderas mer effektiv, rättvis och hållbar.