Coupa scales to support customers with Asana

Höjdpunkter

Utmaning

• Innan Asana fanns det ingen central arbetsyta för att spåra och hantera initiativ inom hela Value Services-organisationen. 

• Olika team använde en mängd olika verktyg och kalkylark, vilket ledde till att arbetet blev splittrat och gjorde det svårt för cheferna att se förloppet på en övergripande nivå.

• Projektledningsavdelningen behövde en formell intagningsprocess för att kunna organisera och prioritera förfrågningar på ett enhetligt och objektivt sätt.

Lösning

• Ledarskapet inrättade ett PMO för att utveckla lösningar och valde Asana för att skapa en solid grund för tillväxt.

• De valde plattformen för att få ett effektivt sätt att rapportera om projektstatus i olika team, skapa klarhet om vem som gör vad och när samt förhindra att arbete glöms bort.

• PMO:n var en mästare på plattformen och introducerade gradvis Asana till andra team. 

• Asana erbjöd en enda plats för att hantera förfrågningar, en översikt över pågående arbete och ett sätt att upptäcka och samla ihop dubbelarbete.

Resultat

•  Över 658 % sparad tid på tre år: Coupa införde ett PMO år 2020 med Asana. År 2023 hade de sparat 135 arbetsdagar per år genom att eliminera silor och föra samman arbetet mellan olika team.

• Förbättrad synlighet för ledarskapet: Med hjälp av Asana skapade Coupas chef för projektledning en organisationsövergripande översikt över kommande projekt och samlade aktiva projekt i en portfolio för att enkelt visa framstegen i förhållande till målen.

• Objektiv projektprioritering: Inrättandet av ett numeriskt rangordningssystem via ett Asana-formulär för intag hjälpte PMO-organisationen att prioritera nya projekt och fatta bra beslut för företaget.

Asana ger den verkställande ledningen insyn i organisationens översikt och resultat på ett och samma ställe.”

Hur Asana hjälper Coupa att arbeta smartare

Visa organisationen vad som är möjligt med ett PMO och Asana

Idag spåras kommande och pågående Value Services-initiativ i Asana, vilket hjälper kunderna att uppnå sina företagsmål – från Coupa-implementering till införande och därefter. Projekten omfattar införandet av nya verktyg, t.ex. ett innehållshanteringssystem (CMS), ett utbildningshanteringssystem och en plattform för kundkommunikation för kundansvariga.           

Nu kan Value Services-team begära stöd för projekt- och programhantering från PMO:n via ett heltäckande system i Asana som tar projekt från förfrågan via en översikt över arbetsflödet till leverans.

Standardiserade förfrågningar för bättre prioritering

Effektiviserat arbetsintag hjälper teamen att arbeta snabbare

Innan Asana fanns det ingen standardiserad process för att spåra och hantera initiativ inom hela Value Services-organisationen. Organisationen behövde en formell intagningsprocess för att hjälpa dem att organisera och prioritera förfrågningar på ett samordnat och objektivt sätt.

För att PMO:n ska kunna behandla en begäran om support måste nu ett Value Services-team skicka in sitt initiativ via ett Asana-formulär som leder projektet genom ett system för prioriteringspoäng. Detta system har underlättat ett snabbare och mer objektivt beslutsfattande om hur resurserna ska fördelas. Asana-formuläret hjälper också PMO-teamet att samla in viktig information om ett projekt i förväg, så att de snabbare kan komma igång med arbetet. 

Sömlös projektprioritering

• Teamet samlar in all information de behöver för att starta förfrågningar med ett Asana-intagsformulär, som kräver detaljer såsom affärsnyttan, ledande sponsorer, involverade team, tidsplan och om teknisk support behövs. 

• I formuläret ombes den som skickar in initiativet också att koppla det till minst ett av tre organisationsmål, vilket säkerställer att nytt arbete överensstämmer med företagets prioriteringar.

• PMO-teamet använder formulärsvaren för att skapa ett övergripande prioritetsnummer som hjälper till att rangordna initiativet i förhållande till andra initiativ.

• När ett formulär skickas in skapas en motsvarande uppgift som läggs till på en tavla för projektintag i Asana, där PMO-teamet granskar förfrågan och dess prioriteringsrankning.

Vi har gjort en stor förändring i hur vi hanterar förfrågningar om projektledningsstöd. Vi har integrerat prioriteringspoäng i vårt Asana-formulär för jobbintagning. Vi har tagit bort subjektiviteten från prioriteringsprocessen och effektiviserat arbetet med störst effekt i vår organisationsövergripande översikt.”

Förbättrad samordning och genomförande av översikten

Förbättrad synlighet hjälper ledare att planera kommande arbete

Översikten över värdetjänster samlar in och spårar allt kommande och pågående arbete, vilket ger ledarskapet en överblick över vad som väntar organisationen. I detta skede före uppstartsmötet kan teamet samordna alla intressenter, samla in projektkrav och komma överens om milstolpar.

Effektiv projektöversikt

Ledare kan se varje kommande initiativ, som representeras av en uppgift i projektet för värdetjänstöversikten.

• Anpassade fält gör det enkelt att sortera, filtrera och rapportera om arbete. Dessa fält fylls i automatiskt med information från det ursprungliga formuläret och innehåller prioritetsnivå, godkännandestatus, leveranskvartal och det strategiska mål som uppgiften är kopplad till.

• För initiativ som kräver stöd från PMO-teamet för tekniska tjänster tilldelas en Asana-underuppgift automatiskt till teamet för tekniska tjänster för godkännande, vilket säkerställer tvärfunktionell samordning av prioriteringar i översiktsplanen och synlighet mellan båda PMO-organisationerna.

• När arbetet påbörjas omvandlar PMO:n automatiskt Asana-uppgiften till ett Asana-projekt. Detta säkerställer kontinuitet genom att bevara historisk information från den ursprungliga formulärinlämningen.

Den största förändringen jag har lagt märke till med Asana är att vi inte arbetar isolerat längre och att synligheten är större. Alla har gått från att undra vad som är bäst för ens eget team till att tänka på vad som är bäst för företaget. till att tänka på vad som är bäst för företaget.”

Effektiviserad projektplanering och förloppsspårning i realtid

Rapportering i realtid håller arbetet i fas

Coupas PMO behövde ett effektivt sätt att rapportera om projektstatus mellan olika team, skapa klarhet om vem som gör vad och när samt förhindra att arbete glöms bort.

Dynamisk projekt- och förloppsspårning

• Nya projekt läggs automatiskt till i PMO-teamets portfölj ”Pågående” i Asana, som visar alla aktiva projekt på ett ögonblick. Det är enkelt att se deras slutdatum, status, vilka Value Services-team som berörs och mycket mer.

• Teamen kan samarbeta och spåra arbetet i Asana-projektet, och detaljerade statusuppdateringar för varje projekt publiceras varannan vecka.

• PMO-teamet skapade en enhetlig mall för dessa uppdateringar, som innehåller målet, vad som har uppnåtts under de senaste två veckorna, hinder som behöver åtgärdas och kommande steg.

• För att säkerställa enhetlig rapportering av viktiga resultatmätvärden för organisationen skapade teamet en panel som spårar arbetet i hela den pågående portföljen, t.ex. antalet aktiva projekt per team, antalet projekt per statuskategori och andelen projekt som levereras i tid.

• Slutförda projekt flyttas till en portfolio för ”slutförda projekt” i Asana.

Att använda Asana för vår process för projektintagning och -prioritering, vår organisationsöversikt och vår projektspårning under projektets gång har varit banbrytande. Vi kan snabbt ta projekt från förfrågan till leverans och skala i takt med vår verksamhet. ”

Sedan projektledningsavdelningen inrättades med Asana som infrastruktur uppskattas det att Coupas Value Services-organisation har ökat sina totala tidsbesparingar med över 658 % mellan 2020 och 2023. PMO:n hjälper sina team att skala upp och ger chefer insyn i initiativ i hela organisationen genom en prioriterad översikt och standardiserade lägesrapporter. Att flytta processer till Asana har effektiviserat samarbetet mellan PMO:n och de team de arbetar med, vilket har gjort det möjligt att spara in cirka 135 arbetsdagar per år som tidigare användes för arbete och som nu kan användas för att skapa större effekt. 

PMO:t kommer att fortsätta att visa värdet av Asana och projekthantering för team över hela Coupa och hjälpa dem att uppnå större genomslagskraft, samtidigt som företaget arbetar mot sin vision att göra varje dollar som spenderas mer effektiv, rättvis och hållbar.