iCHEF ökar produktiviteten och samarbetet med Asana

iCHEF är baserat i Taiwan och är stolt över att hjälpa över 13 000 företag inom besöksnäringen att hantera beställningar och försäljning utan pappersdokument. Med iCHEF använder restauranger en och samma plattform för att digitalt registrera beställningar online eller i restaurangen, ansluta till leveransplattformar, ta emot betalningar och samla in data om försäljningssiffror. Med dussintals forsknings- och utvecklingsprojekt (FoU) som genomförs varje år lanserar iCHEF ständigt nya produkter och funktioner för att hjälpa restaurangägare att förbättra sin affärsverksamhet. Företaget lanserade nyligen ett nytt system för hantering av kundrelationer (CRM) som hjälper restauranger att driva lojalitetsprogram, spåra beställningar och kontakta kunder med anpassade erbjudanden. Det nya CRM-systemet kommer att göra det ännu enklare för restaurangägare att behålla och marknadsföra sig till kunderna.

När den tekniska chefen, Matt Chang, började på iCHEF 2016 var hans sammanfattning tydlig. Omstrukturera iCHEF:s backend så att det blev enklare att samarbeta och integrera med tredje parter, t.ex. matleveransplattformar. Vid den tiden hanterade teamet 20 FoU-projekt per år. För att kunna skapa fler innovationer och genomföra en omstrukturering av programvaran behövde hela företaget omdefiniera samarbetet.  När Matt började var det svårt att samordna arbetet mellan avdelningarna trots att de använde ett projekthanteringsverktyg. Det var inte lätt att dela uppgifter mellan olika avdelningar, och bristen på öppenhet gjorde processerna långsammare. Matt bestämde sig för att hitta en arbetshanteringsplattform som skulle öka transparensen och förbättra samarbetet. 

Hitta en arbetshanteringsplattform för hela företaget 

Teamet på iCHEF behövde ett arbetshanteringsverktyg som alla avdelningar kunde använda, från teknik till marknadsföring. För att kunna innovera snabbt behövde hela företaget tillgång till samma uppgifter och tydlig kommunikation om ansvarsområden, deadliner och projektsammanhang. 

Efter en noggrann utvärderingsprocess valde iCHEF-teamet Asana eftersom det erbjöd: 

• Samarbetsfunktioner för bättre samordning mellan avdelningar. 

• Ett intuitivt användargränssnitt för att främja en snabbare implementering. 

• Kraftfulla dataanalyser för att möjliggöra mer väl övervägt beslutsfattande. 

Den arbetshanteringsplattform vi valde måste passa för alla team. I slutändan var vårt mål att optimera samarbetet mellan avdelningarna genom att skapa transparenta processer och datautbyte. Asana lovade ett sömlöst samarbete mellan avdelningar, utmärkt användbarhet och kraftfulla dataanalysfunktioner.”

Att arbeta med Master Concept för att implementera Asana 

iCHEF-teamet samarbetade med Master Concept, en av Asanas lösningspartner, för att införa Asana. Master Concept-teamet, som består av experter på molnprogramvara och projekthantering, hjälpte iCHEF att skapa arbetsflöden som skulle främja kommunikationen mellan olika avdelningar och göra det möjligt att hantera komplexiteten i stora forsknings- och utvecklingsprojekt. 

Implementeringen var så framgångsrik att alla avdelningar började använda Asana för mer än bara projekthantering inom forskning och utveckling. Kundrelationsteamet började använda Asana för att spåra serviceförfrågningar, och tredje parter, t.ex. företagets partner för POS-reparationer, uppmuntrades att gå med i plattformen.

Sedan Asana infördes har det använts för mer än bara forsknings- och utvecklingsprojekt. Avdelningar i hela företaget använder Asana för att hantera sitt eget arbete, och resultaten har varit enastående.”

Fler projekt slutförda tack vare förbättrat samarbete 

Varje avdelning på iCHEF använder numera Asana. Sedan plattformen implementerades slutför teamet på iCHEF cirka 100 projekt per år. 

Drivkraften bakom den här ökade effektiviteten är Asana-arbetsflöden som skapar transparens och förbättrar samarbetet. Här är tre sätt på vilka Asana gör skillnad på iCHEF. 

Tack vare Asana har vi sett en dramatisk ökning av vår produktivitet. Vi kan slutföra fler projekt samtidigt som vi optimerar våra verksamhetsprocesser för att öka effektiviteten.”

Förbättrat samarbete mellan avdelningar 

Portfolior och projekttavlor samlar arbetet på ett ställe och hjälper team från alla avdelningar att förstå mål, milstolpar och prioriterade uppgifter. Ett förbättrat samarbete har hjälpt företaget att bli mer motståndskraftigt. 

Index för Arbetets anatomi visar att 79 % av anställda i organisationer med ett starkt samarbete känner sig väl förberedda att hantera utmaningar. När COVID-19 slog till bevisade iCHEF-teamet att detta stämde genom att snabbt lansera funktioner som hjälpte restauranger att hantera kontaktfria beställningar, betalningar och leveranser. 

Asana har minskat onödig kommunikation kring projekt och gjort det enklare att ändra inriktning. Om det uppstår en krissituation kan teammedlemmarna snabbt ompröva projekttidslinjerna utan att missa viktiga uppgifter. ”

Bättre spårning av tusentals kundtjänstförfrågningar 

iCHEF tar emot 5 000 kundtjänstförfrågningar varje månad. Teamet använder portfolior för att få en tydlig överblick över alla relaterade projekt, från utbildning före införande till spårning av surfplatteuthyrning och -reparationer. 

Ledare får en överblick över förloppet inom kundtjänsten på ett ögonblick, och teamen arbetar mycket snabbare.  Enligt index för Arbetets anatomi uppgav 71 % av de anställda på företag med tydliga mål att det var enkelt att samarbeta med intressenter inom andra funktioner. Så har det varit på iCHEF, där transparens har lett till bättre samarbete kring kundförfrågningar. 

Att spåra kundtjänstförfrågningar som uppgifter i Asana har gjort att vi kan behandla dem snabbare och sparar flera timmars arbete. Teamet kan nu fokusera på arbete som ger större värde.”

Hantera marknadsföringsstrategier i flera kanaler 

Marknadsspecialisten Hsuan Chou är ett stort fan av Asana. Att hantera en marknadsföringsstrategi över flera kanaler har inneburit en utmaning för Hsuan när det gäller att spåra kommunikation och meddelanden från många olika kanaler.

Hsuan och teamet använder projekttavlor, uppgifter och underuppgifter för att följa upp marknadsföringskampanjer och kommunikationsförfrågningar. Tydligheten kring uppgifter gör det enkelt för Hsuan att spåra uppgifternas slutförande och övervaka alla mediekanaler. 

Asana har varit en riktig välsignelse! Jag kan arbeta mycket snabbare.  Varje gång jag ser en ny funktion kollar jag genast hur den kan optimera min arbetsprocess ytterligare.”

Ta sig in på nya marknader 

Teamet på iCHEF ser fram emot att kontinuerligt lansera produkter och funktioner som hjälper deras kunder att förbättra sin verksamhet. Företaget planerar att fortsätta expandera och anpassa tjänster till lokala marknader. iCHEF kommer att fortsätta använda Asana för att driva sina arbetsflöden, och teamet ser fram emot att skapa ännu större effektivitet inom verksamheten.