Spotify-team driver program framåt med Asana

Spotify lanserades 2008 och är den främsta intäktsdrivaren för musikbranschen i dag, med en lyssnarbas på 456 miljoner användare som samlar royaltybetalningar till miljontals artister. Företaget fokuserar på att öka sina intäkter genom att inrikta sig på reklampartnerskap och Spotify-premiumabonnemang. Företaget investerar också i nyare initiativ, såsom en förstklassig podcastplattform, ljudböcker och originalinnehåll.

Många av Spotifys anställda använder Asana för att hantera arbetet och nå tillväxtmål, inklusive intäktsteamen som producerar annonskampanjer för kunder och utvecklar nya affärsområden, och it-teamen som säkerställer att de anställda har den teknik de behöver för att göra sina jobb, oavsett var de befinner sig. Asana gör det möjligt för dem att samarbeta med byråer, automatisera manuella processer och ge ledarskapet en helhetsbild av framsteg i förhållande till mål. Asana hanteras centralt, med automatiserad provisionering för att stödja deras globala, distansarbetande medarbetare, samtidigt som företaget fortsätter att revolutionera ljudströmmingsbranschen.

Asana har gjort det möjligt för oss att skala upp reklamkampanjproduktionen för Spotify och rapportera om effekterna av vårt team på ett kvantitativt sätt.”

Automatiserad Asana-administration 

Ett hotell i Milano, ett skrivbord i London, en lugn plats i Tokyo: Spotifys Work from Anywhere-program uppmuntrar anställda att installera sina bärbara datorer där det är bäst för dem. I takt med att företaget växer globalt behöver team samarbetsverktyg för att hålla kontakten, och Spotify-anställda har anammat Asana sedan 2013.

Vi hade ett nära samarbete med vårt Asana-kontoteam för att konfigurera plattformen på ett sätt som uppfyller våra säkerhets- och administrationsbehov och som inte kräver alltför mycket hantering från vår sida.”

Chris Sanchez, en senior applikationsingenjör på Spotify, arbetade nära Asana-kontoteamet under en inledande konfigureringsperiod för att finjustera adminkontroller, säkerhet och automatisering. Provisionering och avprovisionering är nu automatiserad genom deras plattform för identitets- och åtkomsthantering. ”Asana är precis där personal automatiskt kan komma ombord och lämna och skapa projekt själva”, säger han. 

Spotifys dedikerade Asana-kontoteam är tillgängligt för att tillhandahålla Advanced-utbildning och hjälpa team att flytta sina arbetsflöden till plattformen. Om en anställd har en fråga kan de tilldela sitt Asana-kontoteam en uppgift direkt eller fråga dem i en dedikerad Slack Connect-kanal. Självbetjäningskurser är tillgängliga i ett Asana-projekt där kontoteamet publicerar regelbundna uppdateringar och delar videor med nya funktioner när de lanseras.

Skala upp med Asana

Intäktsteam på Spotify använder Asana för att skala verksamheten, automatisera manuella arbetsflöden och testa nya initiativ som en globalt ansluten organisation.

Team för kreativa operationer inom skalade marknadsföringstjänster: Öka annonsintäkterna

Teamet för kreativa operation inom skalade marknadsföringstjänster tog över hela omfattningen av produktionsarbetet efter försäljningskampanjen och flyttade från olika e-postarbetsflöden till ett centraliserat Asana-arbetsflöde för att stödja den växande volymen av kundkampanjer. 

När en kontoansvarig skickar in en begäran om en kampanj som de har sålt via ett Asana-formulär skapar den här inlämningen en Asana-uppgift som teamet för kreativa operationer kan utvärdera. Sedan använder de en projektmall med utförandesteg och tilldelar den till en intern projektledare eller en tredjepartsbyrå. Asana-regler automatiserar steg när kampanjutvecklingen fortskrider.

Vi spårar förloppet av kampanjer i Asana när de rör sig genom produktionen, vilket ger oss synlighet, eftersom vi kan spåra detaljerade uppgifter utan att förlora något.”

Asana-paneler erbjuder realtidsrapportering om kampanjstatus, vilket ger en helhetsbild av vad varje byrå arbetar med, SLA-leverans och hur många tillgångar som producerades. Chefer kan se när en kampanj är försenad och vilka byråer och teamkollegor som har tillräckligt med utrymme för att hjälpa till.

Blair Wilson, Senior Manager på Spotify säger: ”Sammankoppling är en höjdpunkt med Asana. Alla våra system finns på ett ställe, från fakturering till tredjepartsproduktion till kampanjmallar, och talar med varandra för anpassad rapportering."

Teamet för kreativa operationer utför nu global annonsproduktion i stor skala. Detta har fått stöd av en bevisad 50-procentig ökning av det totala antalet kampanjer som teamet kan hantera och en 100-procentig ökning av antalet kampanjer som varje projektledare kan hantera per månad, vilket har gjort det möjligt för dem att producera fler kundannonskampanjer som driver intäktstillväxt för Spotify.

Asana är vår flygtrafikledning. Vi har synligheten för att skala upp produktionen och stödja fler annonskampanjer som gynnar våra intäktsmål.”

Intäktsingenjörsteam: Stödjer intäktsströmmar och bygger nya

Spotifys intäktsingenjörsteam får en stor mängd funktionsförfrågningar från intressenter. De har tidigare hanterat dem i en mängd olika kanaler – som kalkylark, chatt, e-post osv. – men bytte till Asana för centraliserat intagning och utformade en process för att ta emot förfrågningar genom produktutvecklingscykeln och rapportera om deras status. 

Intressenter fyller i ett Asana-formulär för att begära en ny funktion eller förbättring, vilket skapar en Asana-uppgift som automatiskt tilldelas rätt produktchef för prioritering, baserat på den typ som anges i formuläret. 

Asana är mycket intressentvänligt och bryter ner barriärer mellan tekniska ingenjörsteam och affärsteam. När våra intressenter har frågor kan vi hänvisa dem till en central referenskälla för projektstatus och en bild av vad vi för närvarande prioriterar.”

När produktchefen förbinder sig till arbetet läggs uppgiften också till i ett Asana-projekt för huvudspårning som visar alla begärda funktioner på ett ställe – en referenskälla för både intressenter och intäktsingenjörer för att se var arbetet är. Anpassade fält om uppgiften anger funktionens status i produktcykeln och mer tekniska detaljer kring utvecklingsförlopp som spåras med Asana-JIRA-integreringen. Den begärande intressenten läggs till i uppgiften som medarbetare och får automatiska meddelanden när fältvärdena för anpassade fält ändras för att återspegla funktionens förlopp. 

Den nya synligheten har tagit bort behovet av många stora gruppstatusmöten och förenklat den tidigare tidskrävande processen att hämta data för statusrapporter genom att sammanställa och skicka uppdateringar asynkront. 

Team för nätverksinfrastruktur och drift: Gör det möjligt för anställda att arbeta var de än befinner sig

Spotifys team för nätverksinfrastruktur och drift började använda Asana redan 2018 för att hantera teknikimplementeringar för nya kontor i hela världen. Innan detta samordnade de med lokala team och externa leverantörer i en blandning av kalkylark, e-post, chatt och andra verktyg. 

När teamet upptäckte Asana skapade de en mall som fångade upp interna, nätverksmässiga och externa krav för tekniska implementeringar för varje steg i projektet. Möjligheten att enkelt integrera externa entreprenörer i ett projekt och tilldela dem uppgifter direkt förbättrade ansvarstagandet och öppenheten för teamet som hanterar flera kontorsbyggande globalt. Detta förbättrade avsevärt deras förmåga att bygga upp nya kontor i tid och samarbeta över tidszoner utan att behöva timmar av möten för att vara samordnade.  

Asana har hjälpt oss att förbättra vår asynkrona kommunikation avsevärt, så att vi kan minska antalet möten, dela information och få insyn i arbetet i hela teamet.”

Under åren har teamet flyttat mer av sitt arbete till Asana och kör nu olika arbetsflöden – från att hantera sin IT-översikt till migrering av programvara till sitt dagliga arbete – på plattformen. Och Harry kan övervaka alla projekt som pågår i hela teamets portfölj så att han vet var han ska fokusera sin tid och enkelt kan rapportera om framsteg till ledarskapet.

Vad kommer härnäst: tryck på play

Team över hela Spotify kommer att fortsätta att hantera sitt arbete och effektivisera sina processer i Asana för att stödja företagets insatser att leverera den bästa ljudupplevelsen till sina lyssnare.