Quadient möjliggör en enastående omvandling med Asana

Genom sina EPIC-företagsvärderingar – empowerment, passion, inspiration och community – har Quadient banat en väg som gör det möjligt för företagets kunder att leverera bättre upplevelser till sina egna kunder – eftersom kontakter är viktiga. Idag kan företaget stoltsera med en rik historia av ledarskap i världsklass, vilket det planerar att upprätthålla genom sin strategi ”Tillbaka till tillväxt”. 

Med tiden kan tillväxt leda till organisatorisk uppblåsning och föråldrad teknik, vilket förlänger leveranstiderna, skapar operativa problem och leder till varierande kvalitet på resultaten. I stället för att riskera att falla offer för sin egen framgång valde Quadient att skapa en stabil arbetsmiljö och genomföra en omvandling för att bibehålla sin smidighet. 

Jayati Shah-Thiel var ansvarig för att leda Quadients marknadsavdelnings övergång till den agila metoden och för att införa de verktyg som behövdes för att möjliggöra omvandlingen. ”Quadient har en komplex struktur”, förklarade Jayati. ”Det är en matrisorganisation med lösningsgrupper samt globala och regionala team. Ibland kunde det orsaka friktion eftersom vi arbetade på olika sätt och rapporterade inom en splittrad struktur.”  Enligt index för Arbetets anatomi kan människor som arbetar inom dessa komplexa strukturer lägga 58 % av sin tid på att ”jobba om jobb”.

Jayati kommenterade omvandlingsprojektet med följande ord: ”Vi ville skapa enhet mellan de olika regionerna och införa lösningar för att förbättra prestandan, vilket säkerställer att vi förblir relevanta på marknaden. Vi behövde hålla våra team i världsklass fokuserade på specifika leveranser, så att de kände sig bekväma med verksamhetens tempo och de krav som ställs på den.”

Tekniken är drivkraften för omvandlingen

Quadients Agile-omvandling krävde en gemensam insats. ”Vi började med att skapa ett projektteam som samlade personer som representerade de olika funktionerna. Vi involverade också personer som har varit med tillräckligt länge för att verkligen förstå vår verksamhet och hur den fungerar”, säger Jayati. ”Tillsammans behövde vi ta fram en metod för hur vi skulle införa Agile på rätt sätt för vår verksamhet.”

Omvandlingen inleddes med ett kravdokument som beskrev Business-verksamhetens funktionella och tekniska behov. Till slut valde teamet ut tre arbetshanteringslösningar. ”Vårt programvaruutvecklingsteam använder redan Jira, så vi ville utvärdera om det kunde uppfylla våra krav för ett agilt företag”, förklarade Jayati. ”Vi hade också erfarenhet av ett annat arbetshanteringsverktyg och ville se hur Asana fungerar i praktiken.”

”Trots att Asana var okänt i början var det i slutändan dess gränssnitt som gjorde skillnaden – det är så enkelt att använda att vem som helst kan prova på verktyget och förstå hur det fungerar.”

”Asana och Agile kompletterar varandra”

Från innehåll till kreativt arbete, från efterfrågegenerering till e-handelsportaler, kampanjer och mycket mer – nästan alla Quadients marknadsföringsteam runt om i världen använder Asana. ”Vi bestämde oss för att anpassa våra arbetssätt, och Asana har gjort vår Agile-omvandling praktiskt genomförbar”, säger Jayati. 

Ökade prestanda och ökad effektivitet

Quadients marknadsföringsverksamhet är smidig, teamen arbetar i sprintar och leveranser sker ofta. Enligt index för Arbetets anatomi kan förbättrade processer spara 257 timmar per år.

”Som en del av vår Agile-metod uppskattar vi omfattningen av en uppgift med hjälp av t-shirtstorlekar – till exempel liten, medelstor och stor. I Asana har vi ställt in regler för att automatiskt återspegla den här storleksangivelsen när vi tilldelar uppgiftsvikten”, säger Jayati. ”Formulär är en annan funktion som hela teamet gillar, eftersom den samlar in förfrågningar på ett och samma ställe så att de blir lättare att granska – vi använder till och med iframes för att göra det möjligt för personer som inte har åtkomst till Asana att skicka in förfrågningar.”

Fokus på flexibilitet och samarbete

Alla marknadsföringsteam har bättre insyn i allt pågående arbete. Det gör det möjligt för kommunikationen att flöda naturligt på global nivå, i stället för att människor behöver skicka separata uppdateringar, vilket enligt index för Arbetets anatomi kan distrahera och ”överväldiga” en tredjedel av alla arbetstagare.

”Asanas integrering med Jira gjorde det möjligt för oss att introducera programvaruutvecklingsteamet och de som arbetar nära dem – däribland webb- och portalteamen – eftersom de kan fortsätta att samarbeta på samma sätt som tidigare”, säger Jayati. ”Asanas gränssnitt har också tydliga paneler som gör det enkelt att skapa rapporter. Med tiden har vi uppmuntrat teamen att anpassa de standardrapporter som vi har skapat utifrån deras arbetsflöde.”

Ägnat mer tid åt strategi

I en tid då index för Arbetets anatomi visar en trend mot att mindre tid läggs på strategi – 9 % år 2022 jämfört med 14 % år 2021 – har Quadient använt Agile för att minska behovet av att ”jobba om jobb”. Möten används nu enbart för att fatta specifika beslut eller uppnå specifika resultat.

”Med undantag för vår årliga användarkonferens återspeglar våra projekt våra dagliga uppgifter och är därför utformade som Kanban-tavlor. Det hjälper oss att hantera arbetsbelastningen och dela framgångsrika idéer om förbättringar mellan olika team och regioner”, säger Jayati. ”Synlighet är avgörande inom Agile, och Asana har hjälpt oss att övervinna eventuella tveksamheter inom företaget när det gäller att vara så öppna. Utan full öppenhet kan vårt team inte dra full nytta av funktionerna i verktyget – till exempel multi-homing, som länkar uppgifter mellan flera projekttavlor.” 

Enhet. Stabilitet. Effektivitet.

Asana har framgångsrikt skapat enhet inom Quadients marknadsföringsavdelning och gjort det möjligt för dem att leda vägen när det gäller att införa Agil-metodiken. Asana har skapat en stabil arbetsmiljö som gör det möjligt för funktionen att leva upp till EPICs företagsvärderingar varje dag. Och redan nu får anslutna funktioner, såsom webb- och portalteamen, insyn i de fördelar de kan uppleva om de inför nya, moderna arbetssätt.

Tillsammans förändrar Asana och Agile företag så att de kan uppnå sina ambitioner.