Когда команды жонглируют PDF-файлами, электронными таблицами и папками с изображениями, они тратят время и упускают детали. С помощью шаблона каталога продукции они могут централизовать все данные в одном надёжном месте.

Этот бесплатный шаблон каталога представляет собой структурированную платформу для совместной работы, которая позволяет быстро обновлять каталог и публиковать его для команд. Добавляйте артикулы один раз и используйте их везде. Отслеживайте версии, прикрепляйте фотографии, управляйте изменениями цен и направляйте отзывы в рамках единого рабочего процесса.

Предположим, вам нужен бесплатный шаблон каталога продукции для начала работы, онлайн-шаблон каталога продукции, по которому участники команды могут выполнять поиск, или редактируемый шаблон каталога продукции, который можно настроить в соответствии с вашим процессом. В таком случае этот макет сэкономит время и уменьшит количество ошибок во всех аспектах работы.

Кому пригодятся шаблоны каталогов продукции?

В прошлом квартале команды Asana перевели сезонный каталог из набора разрозненных таблиц в единый проект. Это изменение позволило вдвое сократить количество вопросов по каталогу и ускорить передачу работы на этапе запуска.

Шаблон каталога продукции позволяет любой команде управлять артикулами, спецификациями и изображениями в масштабе. Команды электронной коммерции быстрее публикуют объявления, а отделы продаж делятся точными прайс-листами, планами мерчандайзинга и ассортиментом. Операционный отдел отслеживает запасы, а отдел маркетинга мгновенно получает одобренные материалы.

Шаблоны каталогов продукции универсальны, и их можно использовать в самых разных отраслях. Розничные продавцы составляют сезонные ассортименты, оптовые продавцы делятся актуальными данными, а производители отслеживают сертификаты. Если вы управляете артикулами, универсальными товарными кодами или вариантами товаров, этот шаблон поможет поддерживать ваш каталог в упорядоченном и надёжном состоянии.

Зачем использовать шаблон каталога продукции от Asana?

Руководитель отдела мерчендайзинга сказал нам: «Когда все данные стали храниться в одном проекте Asana, наш каталог наконец-то стал соответствовать тому, что видел клиент». В этом и заключается сила общей системы, позволяющей отслеживать информацию.

С помощью Asana ваш каталог превращается из статичного документа в динамичный рабочий процесс. Вы добавляете продукты один раз, а затем обновляете детали в контексте. Нестандартные поля стандартизируют такие атрибуты, как цена, наличие и варианты. Правила автоматизируют проверки и корректировку цен. Подтверждения гарантируют качество, прежде чем что-либо будет опубликовано. Поскольку работа ведётся совместно, вы предотвращаете появление множества версий и внесение изменений вне каталога.

• Запускайте проекты быстрее с помощью сетевого шаблона каталога продукции, по которому участники команды могут выполнять поиск и фильтрацию.

• Сократите объём доработок с помощью редактируемого шаблона каталога продукции, который стандартизирует поля и процесс проверки материалов.

• Экономьте время, используя правила рабочих процессов, которые автоматически назначают изменения цен или текстов соответствующему ответственному лицу.

• Сведите к минимуму ошибки в каталоге, сделав обязательными поля и подтверждения для характеристик и изображений.

Как использовать этот шаблон каталога продукции

Воспользуйтесь этим шаблоном каталога продукции, чтобы создать упорядоченный и удобный рабочий процесс. Перемещайте каждый элемент по этапам слева, а в столбцах вверху указывайте ответственность, сроки, готовность, каналы и цену. Вы можете один раз зафиксировать достоверную информацию о продукте, а затем повторно использовать её для каталога продаж, онлайн-каталога или печатной брошюры-каталога без необходимости переделывать работу.

Шаг 1. Дублируйте шаблон и назначьте ответственных

Создайте проект на основе шаблона каталога продукции и назначьте одного ответственного, который будет вести поля и представления. Пригласите участников команды, которые пишут тексты, создают изображения, устанавливают цены, контролируют соблюдение нормативных требований и занимаются продажами, чтобы все обновления проходили через единую систему. Добавьте краткое описание, объясняющее, как каждая роль использует столбцы и вносит свой вклад в рабочий процесс.

Объясните, когда участники команды обновляют «Статус контента», что они записывают в поле «Отзывы по результатам проверки» и где прикрепляют файлы. Укажите фирменный стиль для шрифтов и цветовую палитру, чтобы макет каталога и графический дизайн были единообразными от сезона к сезону. Посоветуйте новым сотрудникам посмотреть короткие обучающие ролики в проекте, чтобы все могли быстро освоить процесс.

Шаг 2. Добавьте продукты в раздел «Разработка основного контента»

Создайте задачу для каждого продукта или его варианта в разделе «Разработка основного контента». В названии задачи укажите название продукта и заполните поле «Категория продукта», чтобы сгруппировать линейку продуктов по семействам, которые вы фактически продаёте. Назначьте ответственного за написание текста и установите дату сдачи первого черновика, чтобы работа шла по графику.

Укажите информацию о продукте в описании задачи и добавьте пункты с техническими характеристиками, которые вы планируете повторно использовать на разных каналах. Укажите такие сведения, как материалы, размеры, назначение и цена, чтобы команды могли создавать точные страницы. Эта структура подходит для каталога одежды, шаблона каталога мебели или каталога услуг по недвижимости с одинаковыми надёжными полями.

Шаг 3. Уточнение названий и визуальных материалов в отделе дизайна и брендирования

Перенесите задачу в раздел «Дизайн и брендирование», как только копирайтер предоставит текст. Попросите партнёра по бренду подтвердить правила наименования, шрифты и цветовую палитру, чтобы макет каталога оставался единообразным и привлекательным. Задавайте вопросы в комментариях, чтобы исключить догадки перед получением подтверждений.

Записывайте изменения в разделе «Отзывы по результатам проверки», чтобы история оставалась связанной с артикулом. Когда вы устраните все недоработки и назначите следующего ответственного, измените статус контента на «Готово к проверке».

Вы можете настраивать этот редактируемый шаблон каталога продукции по мере развития вашего шаблона дизайна каталога для создания минималистичного лукбука или шаблона брошюры.

Шаг 4. Управляйте ресурсами в разделе «Сбор и редактирование изображений»

Перенесите задание в раздел «Сбор и редактирование изображений» для фотосъемки и ретуши. Назначьте фотографа или редактора и установите дату сдачи, соответствующую вашему плану запуска, чтобы командам не приходилось ждать материалы. Прикрепляйте собственные изображения, исходные файлы и готовые материалы, чтобы вся информация хранилась в одном месте.

Отслеживайте прогресс с помощью значений качества изображения, таких как «На редактировании» или «Одобрено», и оставляйте комментарии по результатам проверки качества прямо на самом изображении. Дизайнеры могут легко получать доступ к высококачественным ресурсам для создания макетов или проектов Adobe InDesign, не просматривая папки. Затем команды используют дубликаты файлов для социальных сетей, брошюры в два сгиба или шаблона каталога для печати.

Шаг 5. Введите информацию о ценах и заказах

Перенесите задачу в раздел «Информация о ценах и заказах», когда текст и изображения будут заблокированы. Укажите цены, условия оптовых продаж и правила комплектации в полях или в тексте задачи, чтобы специалистам по продажам не приходилось гадать. Отметьте финансовый отдел, чтобы подтвердить цифры, прежде чем делиться ими с партнёрами.

Используйте поле «Совместимость с платформами», чтобы отметить такие каналы, как Shopify, Amazon или прайс-лист для оптовых продаж. После одобрения финансовым отделом измените статус контента на «Цены подтверждены», а затем уведомите следующего ответственного. Теперь данные автоматически попадают как в каталог для продаж, так и в онлайн-каталог, что избавляет от необходимости отдельного обновления.

Шаг 6. Направление подтверждений в раздел «Проверка и подтверждение»

Отправьте задание на проверку и согласование, чтобы получить окончательные подтверждения. Добавьте Подтверждения для текстов и изображений, чтобы ответственные лица могли нажать «Одобрить» или «Запросить изменения» в одном месте и указать причины в контексте. Укажите следующего ответственного, чтобы поддерживать темп работы.

Отслеживайте проверки на соответствие нормативным требованиям с помощью статуса сертификации и при необходимости отмечайте свой юридический отдел. Фиксируйте запросы в разделе «Отзывы о проверке», чтобы полная история принятия решений оставалась прикреплённой к артикулу. Когда проверяющие согласятся, измените статус контента на «Одобрен» и переведите элемент в этап публикации.

Шаг 7. Публикация и формирование пакетов на этапах «Завершение» и «Распространение»

Переместите одобренные продукты в этап «Доработка и распространение» и сгруппируйте их по аудиториям. Создавайте сохранённые представления, которые отображают только ту информацию, которая нужна каждой группе, и делитесь ссылками, чтобы люди могли просматривать данные, не редактируя исходник.

Вы ведёте один каталог продукции, а каждая аудитория просматривает его определённый сегмент.

• Каталог продаж: установите фильтр по статусу «Контент одобрен» и выбранной «Совместимости с платформами», чтобы представители видели элементы, которые они могут продавать сейчас, с указанием цен и информацией о продуктах, готовой для быстрого составления коммерческих предложений. Добавьте краткое примечание по использованию, чтобы помочь новым представителям быстро освоиться.

• Публикация на сайте: отфильтруйте элементы по нынешнему сезону в категории «Продукт» и исключите товары без одобренного качества изображений, чтобы сайт оставался точным и единообразным. Добавьте набор полей для значков, если ваша команда проводит рекламные кампании в социальных сетях.

• Передача материалов дизайнерам: отфильтруйте элементы по статусу «Одобрен» и добавьте ссылки на ресурсы, чтобы дизайнеры могли подготовить лукбук, брошюру о продукте или каталог без дополнительных запросов. Команды, предпочитающие файлы Adobe InDesign или PSD, смогут быстро получить то, что им нужно.

Затем проведите быструю выборочную проверку, в ходе которой заинтересованные лица просмотрят небольшой экспорт и проверят названия и изображения. Вы поддерживаете основной проект в качестве единого источника достоверной информации, а каждое представление предоставляет именно то, что нужно команде. Этот метод позволяет экономить часы в каждом цикле и обеспечивает согласованность всей линейки продуктов.

Шаг 8. Используйте верхние столбцы в качестве панели управления

Используйте столбцы как ежедневные инструменты для повышения скорости и точности. Назначайте каждую задачу и устанавливайте срок её выполнения, чтобы работа шла своим чередом и никто не задавался вопросом, кто отвечает за следующий шаг. Используйте категорию «Продукт», чтобы планировать ассортимент и сезонные сводки, которые чётко соответствуют сайту и печатным материалам.

• Статус контента: отображайте точный прогресс и инициируйте передачу на каждом этапе, чтобы никто не ждал обновлений.

• Качество изображения: указывайте, когда можно публиковать материалы в интернет-магазине, а когда командам дизайнеров следует создавать привлекательный разворот или минималистичный макет. Команды могут открывать макеты или перетаскивать изображения на страницу, не запрашивая новые файлы.

• Статус сертификации: выявляйте требования к соответствию нормативным актам до того, как будут нарушены сроки запуска, и обеспечивайте видимость рисков для регулируемых категорий.

• Просмотр отзывов: храните решения и правки в контексте, чтобы командам не приходилось задавать одни и те же вопросы. При создании страниц дизайнеры могут пользоваться примечаниями о шрифтах и цветовых палитрах.

• Совместимость с платформами: отмечайте готовность каналов и активируйте режим просмотра для партнёров только для чтения, чтобы агентства видели только то, что им нужно.

Шаг 9. Автоматизируйте передачу задач

Создавайте правила, которые автоматически запускают следующий шаг, избавляя от необходимости вручную подталкивать процесс. Когда статус контента изменится на «Готово к проверке», назначьте согласующего и уведомите команду, чтобы работа над задачей не застопорилась. Когда качество изображения будет одобрено, уведомите команды электронной коммерции и дизайна, чтобы обе группы могли своевременно выполнить публикацию.

Уведомляйте отдел продаж, когда в разделе «Совместимость с платформами» появляется их канал, чтобы представители могли заранее подготовить презентации. Оставляйте комментарий, когда статус сертификации становится «Одобрен», чтобы уведомить юридический отдел о завершении процесса. Ваш редактируемый шаблон каталога продукции теперь позволяет продвигать работу с меньшими усилиями в каждом подразделении.

Шаг 10. Поддерживайте порядок в каталоге

Архивируйте снятые с производства элементы или переместите их в специальный раздел «Завершение и распространение». Каждую неделю сортируйте данные по статусу контента, выявляйте черновики, работа над которыми застопорилась, и переназначайте ответственных, чтобы не пропустить дедлайны. Проверяйте поля каждый квартал и удаляйте те, которыми вы не пользуетесь, чтобы система оставалась простой и эффективной.

Для обеспечения единообразия дизайна включите в описание проекта краткое примечание о правилах присвоения названий, шрифтах и цветовой палитре. Команды, управляющие каталогом товаров, услуг или модной продукции, следуют тем же рекомендациям. Вы поддерживаете единый фреймворк, в то время как каждая линейка адаптируется к своему рынку.

Шаг 11. Создайте быстрый экспорт и материалы для совместного использования

Откройте представление каталога продаж или бизнес-каталога и экспортируйте его, когда партнёр запросит прайс-лист. Фильтры, основанные на совместимости с платформой и статусе контента, обеспечивают точность экспорта без дополнительных действий. Представители отправляют ссылку с доступом только для просмотра, чтобы партнеры всегда видели актуальные элементы.

Команды дизайнеров используют то же представление для создания каталога продукции для печати, двусторонней брошюры или онлайн-доски. Они могут предпочитать рабочие процессы Adobe InDesign или PSD, и вложенные файлы поддерживают оба варианта. Команды по работе с социальными сетями также берут материалы из тех же задач, чтобы обеспечивать единообразие публикаций.

Шаг 12. Отчёты о состоянии дел

Создайте панель задач, на которой отображаются процентная доля SKU с одобренным качеством изображения, элементы по статусу сертификации и среднее количество дней от создания черновика до утверждения. Предоставьте доступ к панели задач руководству, чтобы его представители могли отвечать на типичные вопросы, не обращаясь к ответственному за проект.

Выявляйте узкие места, сортируя задачи по просроченным датам сдачи или группируя их по этапам. Меняйте ответственных или правила там, где вы видите задержки, и наблюдайте за сокращением продолжительности цикла. Теперь ваш шаблон каталога продукции работает без сбоев от приёма до передачи, устраняя необходимость в дополнительных файлах или разрозненных цепочках переписки.

Функции Asana для каталогизации

Функции Asana превращают шаблон каталога продукции в нечто большее, чем просто список. Они предоставляют инструменты для систематизации деталей, контроля качества и более быстрого опубликования. Вот несколько наших любимых функций для проектов по каталогизации.

Нестандартные поля

Отслеживайте артикулы, цены, варианты и доступность с помощью структурированных полей, чтобы обеспечить точность данных. Меню с выбором одного значения обеспечивают единообразие категорий, а числовые поля — управление ценами. Обязательные поля не позволяют пропустить информацию о продукте, обеспечивая точность каталога.

Представления проектов

Меняйте виды в зависимости от своих потребностей. Используйте вид «Список», чтобы упорядочить информацию о продуктах, вид «Доска», чтобы отслеживать статусы, Календарь, чтобы просматривать даты запуска, и «Хронологию», чтобы координировать работу разных команд. Представления делают макет вашего каталога гибким и удобным для пользователей.

Правила и автоматизация

Избавьтесь от повторяющихся передач работы. Создавайте правила, чтобы назначать проверяющего при изменении статуса, уведомлять отдел продаж при обновлении цен или оповещать отдел электронной коммерции при одобрении изображений. Автоматизация поддерживает непрерывность рабочего процесса без дополнительных усилий.

Подтверждения и проверка качества

Получайте окончательные согласования в Asana. Ответственные за согласование проверяют тексты, изображения или макеты прямо в задаче и оставляют комментарии в нужном контексте. Это гарантирует высокое качество каталогов, независимо от того, готовите ли вы брошюру, лукбук или онлайн-каталог.

Формы

Стандартизируйте процесс добавления новых продуктов в свою систему. Формы позволяют участникам команды или поставщикам единообразно предоставлять артикулы, технические характеристики или изображения, гарантируя, что ничего не будет упущено из виду. Каждая отправка создаёт задачу с предварительно заполненными полями, что экономит время и сводит к минимуму вероятность ошибок.

Отчётность и панели задач

Получайте чёткое представление о состоянии каталога. Отслеживайте количество артикулов, готовых к запуску, выявляйте элементы, для которых отсутствуют изображения, или измеряйте среднее время проверки. Панели задач помогают поддерживать порядок в ассортименте продукции и обеспечивать высокое качество.

Рекомендуемые интеграции для вашего шаблона каталога продукции

Интеграции связывают рабочий процесс каталога с инструментами, которыми вы уже пользуетесь. Они обеспечивают точность данных и предоставляют каждой команде необходимые ресурсы без необходимости переключаться между платформами. Ознакомьтесь с полной галереей на странице asana.com/apps.

Google Диск

Прикрепляйте технические описания, брошюры о продуктах или изображения из Диска прямо к задачам. Команды всегда используют последнюю версию, независимо от того, нужны ли им файлы для онлайн-каталога или для брошюры, которую можно распечатать.

Dropbox

Храните изображения с высоким разрешением и файлы дизайна в Dropbox, а затем привязывайте их к каталогу. Обновления появляются мгновенно, благодаря чему команды маркетинга, продаж и дизайна работают с одними и теми же материалами.

Figma

Свяжите свой каталог с работой дизайнеров в Figma. Команды могут просматривать макеты, лукбуки или прототипы каталогов и оставлять отзывы в одном месте. Это обеспечивает согласованность действий творческой команды и отдела разработки продукции.

Slack

Отправляйте уведомления об обновлениях каталога в каналы Slack, чтобы команды продаж и электронной коммерции были в курсе событий. Уведомления могут касаться изменений цен, новых линеек продуктов или одобренных материалов. Это позволяет командам быть в курсе событий без дополнительных проверок.

Zapier

Автоматизируйте действия между Asana и вашими инструментами для электронной коммерции или публикации контента. Например, когда артикул получает статус «Готово к запуску», можно инициировать обновление в Shopify или уведомить отдел маркетинга о необходимости подготовить публикацию в социальных сетях.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах каталогов продукции