Шаблон каталога продукта

Когда команды работают с PDF-файлами, электронными таблицами и папками с изображениями, они тратят время и упускают детали. С помощью шаблона каталога продукции они централизуют всё в одном надёжном месте.

Этот бесплатный шаблон каталога представляет собой структурированную платформу для совместной работы, которая позволяет быстро обновлять и публиковать каталог для ваших команд. Добавьте артикулы один раз и используйте их везде. Отслеживайте версии, прикрепляйте фотографии, управляйте обновлениями цен и направляйте отзывы в единой рабочей нагрузке.

Предположим, вам нужен бесплатный шаблон каталога продуктов для начала работы, онлайн-шаблон каталога продуктов, который могут искать коллеги по команде, или редактируемый шаблон каталога продуктов, который вы можете настроить в соответствии со своим процессом. В таком случае этот макет экономит время и снижает количество ошибок по всем направлениям.

Кому нужны шаблоны каталогов продуктов?

В прошлом квартале команды Asana перевели сезонный каталог из набора таблиц в единый проект. Это изменение вдвое сократило количество вопросов по каталогу и ускорило передачу задач по запуску.

Шаблон каталога продукции позволяет любой команде управлять артикулами, спецификациями и изображениями в любом масштабе. Команды электронной коммерции быстрее публикуют объявления, а отдел продаж делится точными листами, планами мерчандайзинга и ассортиментом. Отдел операций отслеживает запасы, а маркетинг мгновенно получает доступ к утверждённым активам.

Шаблоны каталогов продуктов универсальны, и их можно использовать в различных отраслях. Розничные продавцы составляют сезонные ассортименты, оптовые продавцы делятся актуальными данными, а производители отслеживают сертификаты. Если вы управляете артикулами, универсальными товарными кодами или вариантами, этот шаблон поможет вам поддерживать каталог в порядке и надежности.

Зачем использовать шаблон каталога товаров от Asana

Один из руководителей по мерчандайзингу сказал нам: «Как только данные оказались в одном проекте Asana, наш каталог наконец-то стал соответствовать тому, что видел клиент». В этом и заключается сила общей отслеживаемой системы.

С помощью Asana ваш каталог превращается из статического документа в динамическую рабочую нагрузку. Вы добавляете продукты один раз, а затем обновляете информацию в контексте. Нестандартные поля стандартизируют такие атрибуты, как цена, доступность и варианты. Правила автоматизируют проверки и корректировку цен. Подтверждения обеспечивают качество до публикации. Поскольку работа ведётся совместно, вы предотвращаете разрастание версий и внесение изменений вне каталога.

• Запускайте проекты быстрее с помощью шаблона онлайн-каталога продуктов, который коллеги по команде могут искать и фильтровать.

• Сократите количество доработок с помощью редактируемого шаблона каталога продуктов, который стандартизирует поля и обзоры активов.

• Экономьте время, используя правила рабочей нагрузки, которые автоматически назначают цены или копируют обновления соответствующему владельцу.

• Сведите к минимуму ошибки в каталоге, сделав обязательными поля и подтверждения для спецификаций и изображений.

Как использовать этот шаблон каталога продукции

Используйте этот шаблон каталога продуктов, чтобы создать организованную и удобную рабочую нагрузку. Перемещайте каждый элемент по этапам, расположенным слева, а в столбцах вверху отображаются ответственность, сроки, готовность, каналы и цена. Вы можете один раз собрать достоверную информацию о продукте, а затем использовать её для каталога продаж, онлайн-каталога или печатной брошюры без необходимости переделывать работу.

Шаг 1. Дублируйте шаблон и назначьте ответственных

Создайте проект на основе шаблона каталога продуктов и назначьте одного ответственного, который будет поддерживать поля и представления. Пригласите коллег по команде, которые пишут тексты, создают изображения, устанавливают цены, управляют соответствием требованиям и занимаются продажами, чтобы обновления проходили через единую систему. Добавьте бриф с описанием того, как каждая роль использует столбцы и вносит свой вклад в рабочую нагрузку.

Объясните, когда коллеги по команде должны обновлять статус контента, что они должны записывать в обратной связи и где прикреплять файлы. Используйте фирменный стиль для шрифтов и цветовой палитры, чтобы обеспечить согласованность макета каталога и графического дизайна в зависимости от сезона. Направляйте новых сотрудников к коротким руководствам в рамках проекта, чтобы каждый мог быстро освоить процесс.

Шаг 2. Добавление продуктов в проект «Разработка основных материалов»

Создайте задание для каждого продукта или варианта в разделе «Разработка основного контента». Используйте название задания, чтобы указать название продукта, и заполните поле «Категория продукта», чтобы сгруппировать линейку продуктов по семействам, которые вы фактически продаете. Назначьте ведущего копирайтера и установите дату сдачи первого черновика, чтобы работа выполнялась вовремя.

В тексте задания укажите информацию о продукте и добавьте маркеры спецификаций, которые вы планируете использовать в разных каналах. Укажите такие сведения, как материалы, размеры, функции и цена, чтобы команды могли создавать точные страницы. Эта структура подходит для каталога одежды, шаблона каталога мебели или каталога услуг по недвижимости с теми же надежными полями.

Шаг 3. Уточните названия и визуальные элементы в разделе «Дизайн и брендирование»

Когда автор отправит текст, перенесите задание в раздел «Дизайн и брендирование». Попросите партнёра по бренду подтвердить правила именования, шрифты и цветовую палитру, чтобы макет каталога был единообразным и привлекательным. Записывайте вопросы в комментариях, чтобы устранить неопределённость перед Подтверждениями.

Записывайте изменения в разделе «Обратная связь по результатам проверки», чтобы история оставалась связанной с артикулом. Когда все открытые элементы будут урегулированы, измените статус контента на «Готово к проверке» и назначьте следующего ответственного.

Вы можете настраивать этот редактируемый шаблон каталога по мере его развития, чтобы получить минималистичный лукбук или шаблон брошюры.

Шаг 4. Управление активами в разделе «Сбор и редактирование изображений»

Переместите задание в раздел «Сбор и редактирование изображений» для фотосъемки и ретуши. Назначьте фотографа или редактора и установите дату сдачи, соответствующую вашему плану запуска, чтобы команды не ждали активы. Прикрепите собственные изображения, файлы RAW и окончательные версии, чтобы вся документация оставалась в одном месте.

Отслеживайте прогресс с помощью значений качества изображения, таких как «В редакции» или «Утверждено», и оставляйте комментарии по проверке качества прямо на изображении. Дизайнеры могут легко получать доступ к высококачественным материалам для макетов или проектов Adobe InDesign без необходимости искать их в папках. Затем команды используют дубликаты файлов для социальных сетей, складных брошюр или шаблонов каталогов для печати.

Шаг 5. Введите информацию о ценах и заказе

После того как текст и изображения будут готовы, переместите задание в раздел «Информация о ценах и заказах». Укажите ценовые ориентиры, условия оптовых продаж и правила комплектации в полях или тексте задания, чтобы продавцам не приходилось гадать. Отметьте финансовый отдел, чтобы подтвердить цифры, прежде чем делиться ими с партнёрами.

Используйте раздел «Совместимость с платформами», чтобы отметить такие каналы, как Shopify, Amazon или оптовый лист. После утверждения финансовым отделом измените статус материала на «Цены подтверждены», а затем уведомите следующего исполнителя. Теперь цифры автоматически попадают как в каталог продаж, так и в онлайн-каталог, что устраняет необходимость в отдельном обновлении.

Шаг 6. Подтверждения в разделе «Проверка и подтверждение»

Отправьте задание через «Проверку и подтверждение», чтобы собрать окончательные согласования. Включите Подтверждения для копий копий и изображений, чтобы утверждающие могли нажимать «Утвердить» или «Запросить изменения» в одном месте и добавлять причины в контексте. Укажите следующего ответственного, чтобы поддерживать темп.

Отслеживайте нормативные проверки с помощью статуса сертификации и при необходимости отмечайте свой юридический отдел. Фиксируйте запросы в разделе «Обратная связь по результатам проверки», чтобы полный путь принятия решения оставался прикреплённым к артикулу. Переключите статус контента на «Утверждено», когда рецензенты согласятся, и переместите элемент к публикации.

Шаг 7. Публикация и упаковка в разделе «Доработка и распространение»

Переместите утвержденные продукты в раздел «Завершение и распространение» и упакуйте их по аудитории. Создавайте сохранённые представления, которые извлекают только необходимую каждой группе информацию, и делитесь ссылками, чтобы люди могли просматривать данные без редактирования источника.

Вы поддерживаете один каталог продуктов, в то время как каждая аудитория просматривает его конкретный сегмент.

• Каталог продаж: фильтруйте по статусу утвержденного контента и выбранной совместимости платформы, чтобы представители видели товары, которые они могут продавать сейчас, с видимыми ценами и информацией о продукте, готовой для быстрых расчетов. Добавьте бриф по использованию, чтобы помочь новым представителям быстро освоиться.

• Веб-сайт в режиме реального времени: фильтруйте по текущему сезону в категории продуктов и исключайте элементы без утвержденного качества изображения, чтобы сайт оставался точным и последовательным. Включите набор полей для значков, если ваша команда проводит рекламные акции в социальных сетях.

• Передача дизайна: отфильтруйте по статусу «Утверждено» и включите ссылки на материалы, чтобы дизайнеры могли собрать лукбук, брошюру о продукте или каталог без дополнительных запросов. Команды, предпочитающие файлы Adobe InDesign или PSD, могут быстро получить то, что им нужно.

Затем можно провести быструю выборочную проверку, чтобы заинтересованные лица просмотрели небольшой экспорт и подтвердили правильность названий и изображений. Вы сохраняете мастер-версию как единый источник достоверной информации, а каждое представление предоставляет именно то, что нужно команде. Этот метод экономит часы в каждом цикле и обеспечивает согласованность всей линейки продуктов.

Шаг 8. Используйте верхние столбцы в качестве панели управления

Рассматривайте столбцы как ежедневные рычаги для скорости и точности. Назначайте каждое задание и устанавливайте дату сдачи, чтобы работа не останавливалась и никто не задавался вопросом, кто отвечает за следующий шаг. Используйте категорию продукта для планирования ассортимента и сезонных наборов, которые четко соответствуют сайту и печатным материалам.

• Статус контента: отображайте точный прогресс и запускайте передачу на каждом этапе, чтобы никто не ждал обновлений.

• Качество изображения: укажите, когда можно публиковать товары в интернет-магазине и когда команды дизайнеров должны создать привлекательный разворот или минималистичный макет. Команды могут создавать макеты или перетаскивать изображения на страницу без необходимости запрашивать новый файл.

• Статус сертификации: выявляйте потребности в соблюдении нормативных требований до того, как сроки запуска будут нарушены, и отслеживайте риски для регулируемых категорий.

• Обратная связь по результатам проверки: храните решения и правки в контексте, чтобы команды не задавали одни и те же вопросы. Дизайнеры при создании страниц могут ссылаться на примечания о шрифтах и цветовых палитрах.

• Совместимость с платформой: отметьте готовность канала и активируйте представление партнёра только для чтения, чтобы агентства видели только то, что им нужно.

Шаг 9. Автоматизация передачи

Создавайте правила, которые автоматически запускают следующий шаг, устраняя необходимость в ручном ��одталкивании. Когда статус контента станет «Готово к проверке», назначьте согласующего и уведомите команду, чтобы задание не застопорилось. Когда качество изображения будет подтверждено, оповестите команды электронной коммерции и дизайна, чтобы обе группы могли опубликовать его вовремя.

Уведомляйте отдел продаж, когда в разделе «Совместимость с платформами» добавляется канал, чтобы представители могли заранее подготовить презентации. Опубликуйте комментарий, когда статус сертификации будет «Утверждено», чтобы юридический отдел был уведомлен о закрытии. Ваш редактируемый шаблон каталога продукции теперь позволяет выполнять работу с меньшими усилиями в каждой функции.

Шаг 10. Поддерживайте порядок в каталоге

Архивируйте устаревшие элементы или переместите их в специальный раздел «Доработка и распространение». Каждую неделю сортируйте по статусу контента, находите застопорившиеся черновики и переназначайте ответственных, чтобы не пропустить дедлайн. Ежеквартально проверяйте поля и удаляйте те, которые вы не используете, чтобы система оставалась простой и эффективной.

Добавьте в описание проекта бриф о правилах именования, шрифтах и цветовой палитре, чтобы обеспечить единообразие оформления. Команды, управляющие каталогами Business, Service или Fashion, следуют тем же правилам. Вы поддерживаете один фреймворк, в то время как каждая линия адаптируется к своему рынку.

Шаг 11. Создавайте быстрые экспорты и материалы для совместного использования

Откройте представление каталога продаж или Business и экспортируйте его, когда партнёр запросит перечень товаров. Фильтры, основанные на совместимости платформы и статусе контента, обеспечивают точность экспорта без дополнительных действий. Представители отправляют ссылку для доступа только для чтения, чтобы партнёры всегда видели текущие элементы.

Команды дизайнеров используют одно и то же представление для создания печатного каталога продукции, складной брошюры или онлайн-доски. Они могут предпочитать рабочие нагрузки Adobe InDesign или PSD, и прикрепленные файлы поддерживают оба пути. Команды, отвечающие за социальные сети, также извлекают материалы из тех же задач для создания согласованных публикаций.

Шаг 12. Отчёт о состоянии

Создайте панель задач, на которой отображается процент SKU с подтверждённым качеством изображения, элементы по статусу подтверждения и среднее количество дней от черновика до подтверждения. Поделитесь панелью задач с руководством, чтобы они могли отвечать на общие вопросы, не обращаясь к ответственному за проект.

Выявите узкие места, сортируя задачи по дате сдачи или группируя их по этапам. Настраивайте ответственных или правила в местах, где вы видите задержки, и наблюдайте за тем, как сокращается время цикла. Ваш шаблон каталога продуктов теперь работает без сбоев от приёма до доставки, устраняя необходимость в дополнительных файлах или фрагментированных цепочках.

Функции Asana для каталогизации

Функции Asana превращают шаблон каталога продуктов в нечто большее, чем просто список. Они предоставляют инструменты для организации деталей, контроля качества и ускорения публикации. Ниже приводятся некоторые из наших любимых функций для проектов по каталогизации.

Настраиваемые поля

Отслеживайте артикулы, цены, варианты и доступность с помощью структурированных полей, чтобы обеспечить точность данных. Меню с одним вариантом выбора обеспечивают согласованность категорий, а числовые поля позволяют управлять ценами. Обязательные поля предотвращают пропуски информации о товаре, обеспечивая точность каталога.

Представления проектов

Переключайтесь между видами в зависимости от потребностей. Используйте вид «Список», чтобы упорядочить информацию о продукте, режим доски, чтобы отслеживать статус, Календарь, чтобы просматривать даты запуска, и Хронологию, чтобы координировать работу между командами. Представления позволяют сохранять макет каталога гибким и удобным для пользователя.

Правила и автоматизация

Избавьтесь от повторяющихся передач. Создавайте правила для назначения проверяющего при изменении статуса, уведомления отдела продаж об обновлении цен или оповещения отдела электронной коммерции об утверждении изображений. Автоматизация позволяет поддерживать рабочую нагрузку без дополнительных усилий.

Подтверждения и проверка качества

Получайте окончательные согласования в Asana. Согласующие проверяют текст, изображения или макеты прямо в задании и оставляют комментарии в контексте. Это гарантирует высокое качество каталогов, будь то брошюра, лукбук или онлайн-каталог.

формы

Стандартизируйте процесс добавления новых продуктов в вашу систему. Формы позволяют коллегам по команде или поставщикам последовательно отправлять артикулы, спецификации или изображения, гарантируя, что ничего не будет упущено. Каждая отправка создает задание с предварительно заполненными полями, что экономит время и сводит к минимуму ошибки.

Отчёты и панели задач

Получайте чёткое представление о состоянии каталога. Отслеживайте количество артикулов, готовых к запуску, выявляйте позиции без изображений или измеряйте среднее время проверки. Панели задач помогают поддерживать порядок в линейке продуктов и обеспечивать высокое качество.

Рекомендуемые интеграции для шаблона каталога товаров

Интеграции связывают рабочую нагрузку по каталогу с инструментами, которыми вы уже пользуетесь. Они обеспечивают точность данных и предоставляют каждой команде необходимые ресурсы без необходимости переключаться между платформами. Полная галерея доступна по адресу asana.com/apps.

Google Диск

Прикрепляйте спецификации, брошюры о продуктах или изображения с Диска прямо к заданиям. Команды всегда используют последнюю версию, независимо от того, нужны ли им файлы для онлайн-каталога или печатной брошюры.

Dropbox

Храните изображения и файлы дизайна с высоким разрешением в Dropbox, а затем привязывайте их к каталогу. Обновления появляются мгновенно, поэтому команды маркетинга, продаж и дизайна всегда работают с одними и теми же материалами.

Figma

Подключите свой каталог к дизайнерским работам в Figma. Команды могут просматривать макеты, лукбуки или макеты каталогов и оставлять отзывы в одном месте. Это обеспечивает согласованность действий творческих и производственных команд.

Slack

Отправляйте обновления каталога в каналы Slack, чтобы команды по продажам и электронной коммерции были в курсе последних событий. Оповещения могут включать изменения цен, новые линейки продуктов или утверждённые активы. Это позволяет командам оставаться в курсе без дополнительных проверок.

Zapier

Автоматизируйте действия между Asana и инструментами электронной коммерции или публикации. Например, когда артикул достигает статуса «Готово к запуску», запустите обновление в Shopify или уведомите отдел маркетинга о необходимости подготовить публикацию в социальных сетях.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах каталогов продукции