Планирование и проведение конференции требует много работы. От отслеживания деталей расписания, таких как сроки и места проведения мероприятий, до организации поставщиков услуг — организация конференции — дело непростое. 

Именно здесь на помощь приходит шаблон повестки конференции. Это многоразовый фреймворк, который фиксирует важную информацию о мероприятии. Шаблон повестки конференции позволяет легко планировать и организовывать предстоящую конференцию. Кроме того, цифровой шаблон повестки конференции позволяет поставщикам, докладчикам и участникам команды быть в курсе хронологии и деталей мероприятия, поэтому вам не придётся беспокоиться о том, что изменения в последнюю минуту могут остаться незамеченными. 

Не просто сделайте так, чтобы ваша конференция выглядела непринуждённой, но и сделайте её планирование таким же. 

Что такое повестка конференции?

Повестка конференции — это подробный обзор расписания конференции. Повестка конференции даёт участникам представление о том, чего ожидать в ходе конференции, а организаторам — возможность контролировать ход мероприятия. Как правило, в повестке указывается информация о мероприятиях конференции, таких как время, место и ведущий для каждого мероприятия. 

Что такое шаблон повестки конференции?

Шаблон повестки конференции — это базовая структура, которая помогает создавать и организовывать расписание конференции. При создании шаблона повестки конференции в цифровом формате вы можете добавить нестандартные поля и разделы, которые помогут вам собрать важную информацию о конференции, в том числе:

• Обзор конференции и её цели.

• Название и место проведения конференции.

• Дата конференции. 

• Детали мероприятия, такие как время начала, место проведения и назначенные докладчики для конкретных сессий.

• Информация о развлекательных мероприятиях, таких как время приема пищи, время перерывов и возможности для общения.

Кроме того, поскольку повестку конференции можно дублировать, вы можете легко сделать копию базового шаблона и составить расписания для аналогичных конференций в будущем. 

Каковы преимущества использования шаблона повестки конференции?

Статические повестки конференций, например созданные в Microsoft Word или Excel, являются полезными инструментами для отслеживания расписания конференции в день проведения мероприятия. Но их фиксированный характер означает, что они не могут учитывать изменения в реальном времени, что затрудняет их использование для планирования конференций. Цифровой шаблон повестки конференции позволяет планировать мероприятие и сотрудничать с командой в одном месте.

Возможности, которые даёт цифровой шаблон повестки конференции: 

• Просматривать повестку конференции в одном месте, включая время начала каждого запланированного мероприятия, название помещения или место проведения каждой сессии, а также докладчика или ведущего сессии. 

• Назначать докладчикам и организаторам мероприятий практические задачи с указанием дат сдачи, чтобы у всех было ясное представление о том, как их роль влияет на ход конференции. 

• Использовать зависимости, чтобы видеть, какие мероприятия конференции зависят друг от друга, и получать уведомления о завершении ожидаемого действия.

• Использовать различные представления проекта, включая вид «Доска» и вид «Список», чтобы каждый мог просматривать и управлять планом мероприятия удобным для него способом. 

• Создавать настраиваемые теги для маркировки мероприятий конференции важной информацией, такой как настройка помещения, потребности в аудио и видео, место проведения мероприятия и многое другое. 

• Создайте центр совместной работы с интеграциями для всех ваших любимых приложений Business, таких как Slack и Google Диск. Превращать сообщения в задачи и отслеживать критически важные документы. 

• Отслеживать и обновлять повестку конференции на ходу с помощью мобильного приложения Asana. 

• Используйте шаблон для создания повестки предстоящих конференций, сокращая объём предварительной работы и обеспечивая единую структуру для всех конференций.

Какие типы конференций можно планировать с помощью Asana?

Шаблоны повестки конференции, созданные в Asana, достаточно гибки, чтобы их можно было масштабировать для различных типов конференций, включая: 

• Виртуальные конференции: создайте повестку, структурированную для виртуальных конференций. Легко взаимодействуйте с распределёнными командами при планировании событий и пользуйтесь нашими интегрированными приложениями, которые упрощают виртуальное общение, например Zoom. 

• Однодневные конференции: легко организуйте однодневную конференцию, разбив расписание на разделы, такие как «утренняя вступительная речь», «секционные заседания» и «дневная вступительная речь».

• Многодневные конференции: упростите расписание многодневных конференций, назначив даты сдачи для каждого мероприятия конференции и используя вид «Список» или вид «Календарь» для детального просмотра расписания на каждый день. 

• Ежегодные конференции: планирование ежегодной конференции может быть непростой задачей — в мероприятии, проводимом раз в год, обычно участвуют многочисленные заинтересованные стороны, поставщики и межфункциональные команды. Оптимизируйте процесс, объединив всех в одном месте.  

• Пресс-конференции: согласуйте цель и план пресс-конференций со своей командой по связям с общественностью с помощью шаблона, разработанного специально для PR-объявлений. 

Интегрированные функции и рекомендуемые приложения для шаблона повестки конференции

Используйте шаблон повестки конференции в качестве центра для совместной работы вашей команды с помощью приложений и интеграций. Специальные функции, такие как различные представления и настраиваемые теги, позволяют организовать работу и обеспечить ясность для вашей команды. 

Интегрированные функции

1. Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

2. Вид «Доска». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, отображающее информацию о вашем проекте в столбцах. Столбцы обычно организованы по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы можете менять названия столбцов в зависимости от потребностей проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с различной сопутствующей информацией, включая название, дату сдачи и настраиваемые поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте аналитику о состоянии проекта.

3. Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации. 

4. Даты начала. Иногда нужно не только отслеживать сроки выполнения задачи, но и знать, когда следует приступить к работе над ней. Даты и время начала дают вашей команде чёткое представление о том, сколько времени должно уйти на выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы назначать задачи, отслеживать их и управлять ими, чтобы согласовывать цели команды и не упускать из виду зависимости. 

Рекомендуемые приложения

1. Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack. 

2. Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Drive, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска нажатием нескольких кнопок.

3. Dropbox. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

4. Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах повестки конференции