Приём заявок не работает. Узнайте, почему и что с этим делать

Теоретически, процесс получения рабочей информации не должен быть сложным: установите чёткие правила, стандартизируйте запросы и используйте всё это для эффективной расстановки приоритетов в проектах. Но на практике всё может быстро усложниться из-за таких препятствий, как несогласованные процессы, трудоёмкие ручные задачи и проблемы с распределением ресурсов, которые затрудняют эффективный сбор информации и запуск проектов. 

Что стоит за этими постоянными проблемами и, что более важно, как их эффективно решать? Давайте рассмотрим распространённые подводные камни процесса приёма заявок и их решения.

Стандартизируйте заявки на выполнение работ

Получайте всю информацию, необходимую для выполнения запросов на работу, с самого начала. Тратьте меньше времени на поиск деталей и уделяйте больше внимания выполнению важной работы.

Подробнее об отслеживании запросов на работу

1. Процессы приема заявок на выполнение работ не согласованы 

Компаниям нужны стандартизированные процессы для управления новыми запросами на работу. Без надёжной системы команды в конечном итоге жонглируют запросами со всех сторон — например, электронными письмами, личными сообщениями или импровизированными случайными разговорами — превращая приём и приоритизацию задач в нечто, больше напоминающее догадки, чем стратегию. 

Такая непоследовательность в процессах приема заявок не только замедляет рабочие процессы, но и порождает путаницу. Участники команды не знают, какие задачи должны быть в приоритете, кто за что отвечает и какими должны быть следующие шаги. Без стандартизированного процесса приема каждый запрос становится неожиданностью, и команда тратит больше времени на выяснение, что делать дальше, чем на выполнение работы.

Решение

• Установите чёткие правила приёма заявок. Упростите приём заявок, создав простые правила, описывающие, как следует вводить и обрабатывать новые задачи. Так все будут знать, какая информация нужна, кто должен быть вовлечён и какие шаги необходимо предпринять. Например, создайте стандартизированный рабочий процесс приёма заявок, на который команды могут опираться при запуске новых проектов. Это позволит сократить количество ошибок и ускорить работу.

• Используйте преимущества стандартизированных форм для подачи заявок на выполнение работ. Упростите запуск новых проектов, используя стандартизированные формы, которые с самого начала запрашивают все необходимые детали. Такой подход гарантирует, что ваши команды получат всю необходимую информацию — например, тип проекта, важные дедлайны и конкретные требования к ресурсам — ещё до начала работы. 

2. Вам сложно собирать детали проекта и расставлять приоритеты

Без чёткого процесса сбора информации о проекте команде приходится копаться в куче электронных писем, заметок и запросов, чтобы просто начать работу. Важная информация может ускользнуть от внимания, а расстановка приоритетов становится сложной задачей, особенно когда каждое задание кажется срочным. 

Отсутствие ясности не только расстраивает, но и является серьёзным препятствием. Оно затрудняет принятие решений и сбивает проекты с пути ещё до их начала. Эта проблема усугубляется, когда команда пытается согласовать работу с более широкими целями организации. Без нужной информации или при её отсутствии проекты могут начинаться на шаткой основе, а команды не будут уверены, что их усилия направлены на самую важную работу.

Решение

• Проводите регулярные совещания по приёму заявок. Поддерживайте бесперебойную работу по проектам, организуя регулярные встречи по приёму заявок. Используйте это время, чтобы поговорить о новых проектах, уточнить детали и обсудить приоритеты. Эти встречи позволяют заинтересованным сторонам быть в курсе всего процесса, чтобы каждый понимал, что предстоит и что важно. В результате ваша команда сможет принимать обоснованные решения о том, на чём сосредоточить усилия, и быстро менять приоритеты по мере появления новых возможностей или проблем.

• Добавьте в форму приёма заявок детали о приоритете. Дополните стандартную форму, созданную для упрощения процесса приёма, такими деталями, как приоритет проекта, предполагаемые трудозатраты и цели или стратегические задачи, с которыми согласуется проект. Эти предопределённые критерии упрощают расстановку приоритетов, организацию и последовательность проектов, а также помогают вашей команде сосредоточиться на работе, которая приносит наибольшую пользу. 

3. Ваша команда тратит время на рутинные задачи

В повседневной работе так много всего, что неудивительно, что команды часто оказываются заваленными ручными, трудоёмкими задачами. Будь то бесконечный цикл назначения работы, отслеживания запросов или обновления статусов проектов, эти повторяющиеся задачи отнимают много времени, не принося особой пользы.

Проблема здесь не только в потерянном времени, но и в упущенных возможностях для стратегической работы. Когда команда застревает в цикле повторяющейся ручной работы, ей трудно найти время и сосредоточиться на более важных проектах. А это означает, что организация в целом не раскрывает свой потенциал.

Решение

• Проведите аудит процессов. Начните сокращать количество задач, выполняемых вручную, с тщательного анализа нынешних рабочих процессов. Всё дело в том, чтобы посмотреть, как ваша команда справляется с задачами, выявить задачи, которые занимают слишком много времени, и выяснить, где можно сократить ручную работу. Определив, на что ваша команда тратит время, можно составить план по оптимизации и автоматизации процессов, чтобы высвободить ресурсы для более стратегической работы. 

• Используйте инструменты автоматизации для выполнения ручных задач. Часто задачи, которые занимают больше всего времени, также являются самыми обычными. Избавьте свою команду от монотонности и повысьте её производительность, используя такие технологии, как искусственный интеллект. Используйте эту технологию для автоматизации утомительных задач, таких как назначение работы, перемещение задач на следующий этап рабочего процесса и обновление статуса проектов. Если вы используете платформу для управления работой, можно пойти ещё дальше и интегрировать правила в рабочие процессы. Это позволяет автоматизировать действия (например, отправку напоминания) на основе заранее заданных триггеров (например, при приближении даты сдачи задачи). Обе эти стратегии позволяют вашей команде тратить меньше времени на малопродуктивную работу и уделять больше внимания стратегическим инициативам. 

• Интегрируйте другие инструменты с вашим программным обеспечением. Заставьте свой технологический инструментарий работать на вас, интегрировав приложения, которые вы уже используете, в платформу для управления работой. Объединив инструменты, которые ваша команда использует каждый день, в одном месте, вы упростите доступ к информации и деталям проекта, независимо от того, с каким инструментом они работают. Это избавит команду от необходимости вручную переключаться между приложениями и обновлять информацию на разных платформах, позволяя всем оставаться в курсе событий в реальном времени без дополнительных усилий. 

Стандартизируйте заявки на выполнение работ

Получайте всю информацию, необходимую для выполнения запросов на работу, с самого начала. Тратьте меньше времени на поиск деталей и уделяйте больше внимания выполнению важной работы.

Подробнее об отслеживании запросов на работу

4. Вам сложно эффективно распределять ресурсы

Распределение ресурсов может казаться бесконечной задачей, когда команда постоянно пытается найти золотую середину между слишком большим и слишком малым объёмом работы. Корень этой проблемы часто кроется в отсутствии чёткого представления о загрузке вашей команды или о том, что будет дальше. Отсутствие прозрачности связано с разрозненным подходом к отслеживанию задач и управлению ими. Это приводит к перегрузке ресурсов, срыву дедлайнов и снижению морального духа команды. Дело в том, что распределение ресурсов — это не просто заполнение пробелов в расписании. Это распределение задач между сотрудниками, чтобы обеспечить успех проекта и предоставить возможности для роста.

Решение

• Четко представляйте себе загрузку своей команды. Убедитесь, что у вас есть точное представление о загрузке вашей команды, включая то, над чем они работают в настоящее время и что у них впереди. Создайте систему для управления способностью или используйте платформу для управления работой, чтобы отслеживать рабочую нагрузку с первого взгляда. Такая прозрачность позволит вам равномерно распределять работу и следить за тем, чтобы никто не был перегружен или недогружен, поддерживая высокую производительность и низкий уровень выгорания. 

• Отслеживайте, сколько времени занимает работа. Исключите неопределённость при планировании проекта, используя инструмент отслеживания времени, чтобы измерить, сколько времени занимает конкретная работа, например разработка руководства или клиентский кейс. Зная, сколько времени на самом деле занимает работа, а не только сколько, по вашему мнению, она занимает, вы можете использовать реальные данные для планирования сроков и установки дедлайнов, обеспечивая распределение ресурсов таким образом, чтобы удовлетворить потребности проекта, не перегружая свою команду. Кроме того, вы можете сохранить эту аналитику и использовать её для будущего планирования, делая распределение ресурсов для каждого проекта более эффективным, чем для предыдущего.

• Оптимизируйте распределение ресурсов на основе навыков. Не назначайте задачи просто по принципу доступности. Принимайте стратегические решения о том, кто чем занимается (и почему), согласовывая работу с навыками и интересами членов команды. Результат будет беспроигрышным: сопоставляя потребности проекта с индивидуальными сильными сторонами и опытом, вы улучшаете качество проекта, сохраняя при этом вовлечённость команды.

5. Запуск проектов постоянно задерживается

Запуск проекта не должен быть похож на постоянную борьбу, но часто именно так и происходит. Первоначальная спешка, чтобы всё выстроить — от уточнения необходимых деталей до обеспечения того, чтобы все были на одной волне, — может быстро стать узким местом. И это не просто незначительное неудобство: оно может сбить с толку весь график проекта и создать волновой эффект, который повлияет на динамику и успех проекта.

В чём причина задержки? Часто это сочетание нескольких факторов: логистические препятствия при организации и настройке нового проекта, неясные цели, которые приводят к сомнениям, и необходимость получения Подтверждения от заинтересованных сторон на поздней стадии. Суть в том, что без упорядоченного процесса подтверждения и настройки проекта команда оказывается в режиме ожидания, когда требуется ясность или подтверждение, чтобы приступить к работе.

Решение

• Заблаговременно задействуйте заинтересованные стороны. Соберите всех вместе с самого начала. Вовлекая заинтересованные стороны на раннем этапе, вы сможете решить все проблемы до того, как они станут препятствиями, и установить требования для организации и начала работы. Это помогает заручиться поддержкой и заранее прояснить цели, сокращая задержки и создавая прочную основу для запуска проекта. 

• Автоматизируйте рабочие процессы запуска проекта. Не нужно начинать каждый проект с нуля. Воспользуйтесь преимуществами программного обеспечения для управления работой, чтобы автоматизировать рабочие процессы запуска проекта. Автоматизация процесса инициации проекта означает, что каждый необходимый шаг, от создания хронологии проекта до распределения ресурсов, выполняется автоматически, как только проект получает зелёный свет для запуска. От настройки пространств проекта до назначения начальных задач — автоматизация избавляет от необходимости запускать новые проекты, чтобы вы могли ускорить работу и обеспечить согласованность процесса во всех инициативах.  

• Используйте предварительно созданные шаблоны проектов. Начните каждый проект с хорошего старта, заранее определив ключевые шаги и требования. Как и автоматизация, шаблоны — это ещё одно секретное оружие для быстрого запуска проектов. С помощью предварительно созданных шаблонов вы будете уверены, что каждый проект начинается с чёткой, определённой структуры и необходимых компонентов, таких как назначение задач, важные этапы и ожидаемые результаты. Такой подход обеспечивает согласованность в планировании проекта, снижает необходимость в предварительной работе и гарантирует, что никакие важные детали не будут упущены из виду в спешке. 

6. Вашей команде не хватает ясности 

Когда речь идёт об управлении приёмом проектов, ясность — это не просто приятное дополнение, а необходимость. Однако, когда так много важной информации разбросано по электронной почте, общим дискам и приложениям для обмена сообщениями, неудивительно, что командам приходится играть в игру «испорченный телефон».

Такой разрозненный подход к сбору и обработке информации о проекте не только замедляет работу, но и заставляет участников команды гадать, что важно и что нужно сделать. В результате упускаются возможности, дублируется работа, а команда больше сосредоточена на том, чтобы собрать воедино пазл из того, что она должна делать, чем на самом деле делать это.

Решение

• Централизуйте информацию о проекте. Забудьте о необходимости рыться в электронных письмах в поисках обновлений статуса или рассылать команде запросы о ходе работ по проекту. Создав единый центр информации о проекте, вы предоставите своей команде доступ ко всем важным деталям проекта — от документов до дедлайнов — в одном месте. Сделайте ещё один шаг вперёд, централизовав все запросы, обновления и общение по проекту на платформе для управления работой. Это позволит всем оставаться в курсе дел и обеспечит доступность актуальной информации для заинтересованных сторон. 

• Используйте визуальные хронологии проектов. Превратите график проекта из сложного списка задач в простую для понимания визуализацию, которая показывает, что сделано, что находится в процессе и что будет дальше. Визуализируя проект в виде общей хронологии, ваша команда может быстро увидеть, как работа сочетается, и обнаружить блокирующие факторы, прежде чем они станут большими проблемами. Кроме того, если вы создадите хронологию проекта на платформе для управления работой, вы сможете воспользоваться такими функциями, как возможность сдвигать графики одним щелчком мыши, что упростит корректировку дедлайнов на лету.  

• Регулярно делитесь обновлениями статуса. Держите свою команду в курсе событий с помощью регулярных обновлений статуса. Будь то быстрая ежедневная проверка или еженедельный отчёт о проделанной работе, эти обновления дают представление о ходе реализации проекта и гарантируют, что никто, от отдельных участников до заинтересованных сторон высокого уровня, не будет гадать о статусе проекта или следующих шагах. Улучшите процесс обновления с помощью технологий, которые позволяют использовать данные в реальном времени, отправляют напоминания о необходимости обновления и стандартизируют форматирование для последовательного общения.

Оптимизируйте процесс приёма заявок с помощью платформы для управления работой

Настроить стандартизированный процесс приёма заявок на выполнение работ совсем не сложно. Узнайте, как Asana может помочь вашим командам оптимизировать рабочие процессы, чтобы у них была вся информация, необходимая для запуска успешных проектов с самого начала. 

Стандартизируйте заявки на выполнение работ

Получайте всю информацию, необходимую для выполнения запросов на работу, с самого начала. Тратьте меньше времени на поиск деталей и уделяйте больше внимания выполнению важной работы.

Подробнее об отслеживании запросов на работу