Что такое управление персоналом (WFM) и как оно может помочь вашей команде?

Хотите повысить продуктивность и общую эффективность команды? Управление персоналом позволяет оптимизировать рабочий процесс и операционные расходы вашей команды. Это приводит к повышению эффективности, вовлеченности работников и морального духа команды. 

Мы расскажем, как эффективно реализовать собственную стратегию управления персоналом, начиная с ключевых функций и заканчивая преимуществами WFM. 

Что такое управление персоналом (WFM)?

Управление персоналом (WFM) — это набор процессов, используемых для повышения производительности и эффективности команды. Многие отрасли, от колл-центров до медицинских учреждений, используют управление персоналом для оптимизации своих процессов. 

Управление персоналом охватывает все виды деятельности, необходимые для поддержания продуктивности сотрудников. Этот метод состоит из различных техник управления персоналом, включая: 

• Управление человеческими ресурсами (HRM)

• Управление человеческим капиталом (HCM)

• Управление эффективностью

• Сбор данных

• Бюджетирование и прогнозирование

Задачи управления персоналом часто очень похожи на задачи управления человеческим капиталом (HCM), который представляет собой фреймворк для найма, управления и повышения ценности работников. Основное различие между ними заключается в том, что HCM направлено на максимизацию рентабельности инвестиций, а WFM — на повышение производительности работников. 

Каковы ключевые функции стратегии управления персоналом?

Процесс управления персоналом состоит из множества частей, от найма работников до прогнозирования.

Хотя менеджер проекта не обязательно может управлять всеми этими задачами, полезно обеспечить бесперебойную работу ключевых инициатив, сотрудничая с руководителями отделов и собирая отзывы команды. Это особенно важно, учитывая, что почти 70% работников считают, что они были бы лучше подготовлены к достижению целей, если бы у них были более чёткие процессы управления работой.

Давайте рассмотрим каждый из элементов управления персоналом и то, как они работают, чтобы создать решение, которое вы можете реализовать для своей команды. 

Учёт времени

Учёт времени может показаться достаточно простым, но это нечто большее, чем просто ставить отметки в табеле. Отслеживание времени полезно не только для анализа эффективности, но и для выявления закономерностей сверхурочной или неполной занятости. 

Внедрение процесса учёта времени позволяет:

• отслеживать будущую загрузку;

• Нанимать нужное количество участников команды

• правильно делегировать задачи.

Эффективный учёт времени также поможет вам улучшить навыки управления временем и создать общий продуктивный распорядок дня. Лучший способ добиться этого — использовать инструмент для управления работой, чтобы отслеживать работу в реальном времени. 

Благодаря эффективным инструментам и лучшим практикам управления временем каждый участник команды получает свободу в выполнении своей работы. 

Планирование работы персонала

Помимо отслеживания времени, важно также правильно прогнозировать и планировать потребности в персонале. Это помогает создать успешный процесс управления персоналом, который обеспечивает баланс между работой и личной жизнью. Независимо от того, есть ли в вашей организации несколько уровней персонала или вы управляете командой на одном уровне, планирование работы работников может быть сложным. 

Вам нужна система, которая учитывает такие переменные, как отпуск, доступность, рабочая нагрузка и отсутствие, чтобы создать расписание, которое подходит для всей команды. 

В обязанности специалиста по управлению персоналом входит:

• Управление расписанием персонала

• Решение проблем с избытком или нехваткой персонала

• Прогнозирование роста команды

При наличии надежной системы планирования компании могут быть уверены, что у них не будет нехватки персонала в критические моменты или избытка персонала, когда Business замедляется.

Прогнозирование и бюджетирование

Анализ исторических данных поможет вам спрогнозировать изменение спроса на рабочую силу, чтобы вы могли оптимизировать развертывание и сбалансировать рабочую нагрузку. Например, в розничном магазине может потребоваться вдвое больше сотрудников, работающих во время праздников, чем в межсезонье. 

Другие способы использования процессов WFM для прогнозирования включают:

• Решение проблемы высокой текучести кадров

• учёт «убыли» или непродуктивно затраченного времени; 

• Подготовка к особым дням или событиям, когда рабочая нагрузка значительно увеличивается

• Изучение данных прошлых проектов для точной оценки трудозатрат и ресурсов

Планирование трудовых ресурсов также можно включить в бюджет. Для большинства компаний человеческий капитал (ваши работники), вероятно, является самым дорогостоящим и самым переменнымрасходом. 

Процесс управления персоналом автоматизирует планирование, замену смен и соблюдение трудового законодательства, чтобы вы не тратили на оплату труда больше, чем нужно. Исследования показали, что решения для управления персоналом имеют самую высокую рентабельность инвестиций из всех HR-технологий. 

Аттестация работников

Хотя аттестация может занимать много времени, она важна для оценки эффективности команды, продуктивности и общего опыта работников. Эти показатели также могут быть полезны для оценки удовлетворенности клиентов на основе результатов работы команды.

Управление производительностью команды включает в себя:

• Отслеживание опыта работников

• Измерение продуктивности работников

• Оценка опыта и удовлетворённости клиентов

У каждой команды свой способ управления производительностью, но одним из способов достижения этих результатов является проведение ежеквартальных обзоров.  

Заработная плата и льготы

Независимо от того, есть ли у вас специальная команда по расчёту заработной платы и льгот, это ещё одна важная часть более крупного плана управления персоналом. Сюда входит ежедневная оплата и льготы, а также любые дополнительные стимулы, которые вы предлагаете своим работникам. 

Существует множество задач, связанных с расчётом заработной платы, в том числе:

• Анализ затрат на оплату труда

• Отслеживание оплачиваемого отпуска (PTO) 

• Отслеживание табелей учета рабочего времени

• Предоставление работникам поощрений, например скидок на напитки

Помимо простой необходимости обрабатывать зарплаты, улучшение расчёта заработной платы и льгот может стать отличным способом повысить производительность и моральный дух работников. 

Управление обучением

Создание программы обучения для новых и действующих работников имеет решающее значение для формирования успешной рабочей силы. Следует не только создавать учебные материалы для адаптации новых участников, но и предоставлять возможности для непрерывного роста и развития. 

Учебные материалы могут включать:

• Материалы для адаптации

• Поддержка управления инструментами

• Новости отрасли

• Внешние образовательные ресурсы 

При создании программы обучения важно организовать документы и материалы в общем пространстве, где все члены команды смогут легко найти информацию. Это можно сделать с помощью цифрового инструмента или даже общей папки. 

Соблюдение нормативных требований

Система управления персоналом может облегчить соблюдение законодательства о заработной плате и труде, требований к сверхурочной работе и других правил для работников в вашем регионе. Всегда консультируйтесь со своей юридической командой, чтобы убедиться, что ваш процесс управления персоналом учитывает все необходимые соображения. 

Преимущества управления персоналом

Внедрение надежного процесса управления персоналом поможет вашей команде почувствовать себя способной оказывать влияние.

В идеальном мире, где все элементы успешного процесса управления персоналом на месте, вы увидите положительное влияние на широкий спектр задач и отделов. Ниже приводятся некоторые из основных преимуществ управления персоналом. 

Повышение продуктивности

Производительность достигает максимума, когда работа делегируется и передаётся правильно. Прогнозирование загрузки, отслеживание времени, справедливая оплата и обмен информацией о результатах работы помогают повысить продуктивность команды. 

С повышением производительности ваша команда не только увидит улучшение объема создаваемой работы, но и ее качества. Это беспроигрышный вариант как для организаций, так и для отдельных членов команды. 

Эффективное общение

Эффективный процесс управления персоналом может улучшить общение и самостоятельность, особенно при работе с несколькими командами. Хотя один человек может отвечать за большинство задач WFM, поощряйте ключевых заинтересованных лиц в вашей организации делиться своими наблюдениями и отзывами для повышения эффективности процессов. 

Стратегия WFM, объединяющая задачи, рабочие процессы и системы, позволяет оптимизировать каналы общения и снизить нагрузку на команду внутренних коммуникаций. Эффективное общение не только поможет улучшить совместную работу команды, но и поможет работать в соответствии с графиком и стандартами качества. 

Укрепление морального духа

На моральный дух команды может влиять ряд переменных, как негативных, так и позитивных. Будь то рабочая нагрузка, оплата и льготы, планирование или все эти факторы, моральный дух может создать или разрушить продуктивную команду. 

К счастью, есть шаги, которые можно предпринять для повышения морального духа с помощью плана управления персоналом. Любопытство и эмпатия создают динамику между руководителями и командой. Эти простые, но мощные атрибуты могут помочь улучшить общую рабочую среду для вашей команды и способствовать высокому моральному духу. 

Максимальное использование ресурсов

Повышение продуктивности, улучшение общения и отслеживания помогут вам максимально эффективно использовать ресурсы. Это не только увеличит объём работы, которую вы можете создать, но и снизит затраты на оплату труда.

Ресурсами может быть что угодно: от материального продукта до чего-то нематериального, например времени. И то, и другое бесценно и не должно тратиться впустую.

Сокращение расходов

Автоматизация учёта времени, планирования и расчёта заработной платы не только экономит часы работы менеджеров и отделов расчёта заработной платы, но и устраняет дорогостоящие человеческие ошибки и риски несоблюдения нормативных требований. Время, затрачиваемое на эти утомительные задачи, можно использовать для более продуктивных целей. 

Процессы управления персоналом также предоставляют организациям данные, необходимые для корректировки численности персонала. Используйте шаблон плана укомплектования персоналом для прогнозирования изменений в рабочей нагрузке. Затем согласуйте способность команды с потребностями, чтобы снизить затраты на оплату труда и предотвратить незапланированную сверхурочную работу.

Качество работы

В конечном итоге качество, которое вы предоставляете, приводит к тому, что вы получаете взамен. Поэтому, если качество не на должном уровне, значительного потока доходов не будет. Вот почему повышение качества является важной частью управления персоналом.

Даже если вы считаете, что качество вашей работы на высшем уровне, всегда есть куда расти. Оптимизация процессов может включать в себя что угодно: от изменений в продукте до разработки веб-сайта и многого другого. Возможности поистине безграничны.

Подойдёт ли вам управление персоналом?

Управление персоналом — это набор методов, которые помогают улучшить внутренние процессы, автоматизировать их, где это возможно, и создать более приятное место для работы. Не каждый день вы найдете все это в организации, но с небольшой помощью вы можете убедиться, что ваша организация отметит эти пункты и многое другое.