Как шаблон отчёта о расходах может улучшить контроль затрат (с примерами)

Ни для кого не секрет, что управление компанией стоит денег. Чтобы предоставлять клиентам первоклассные услуги, компании часто приобретают программное обеспечение для дизайна и инструменты для общения. Кроме того, команды должны инвестировать в себя, чтобы получить отраслевые знания и улучшить групповую динамику. Внутренние расходы могут включать профессиональное развитие, выезды для сплочения команды и командировки для конкретных должностей. 

Хотя некоторые расходы являются регулярными и повторяющимися, у каждой компании также есть множество нерегулярных покупок для специальных нужд, таких как упомянутые выше. Отчётность по расходам имеет решающее значение для возмещения затрат и отслеживания общих расходов. В этой статье мы объясним, как использовать шаблон отчёта о расходах, и расскажем о различиях между традиционной и цифровой отчётностью.

Что такое отчёт о расходах?

Авансовый отчёт — это форма, которую подаёт любой сотрудник организации, несущий расходы в связи с выполнением рабочих задач. Бюджет используется для планирования расходов до их возникновения, а отчёты о расходах — для их отслеживания после того, как они произошли.

Существуют различные типы отчётов о расходах: одни предназначены для внутренних расходов, а другие — для внешних. Можно создавать отчёты о расходах, которые используются для учёта повторяющихся расходов в течение определённого периода времени. Также можно создавать отчёты о расходах для ad hoc-покупок, которые происходят в течение неопределённого периода времени в рамках одной категории расходов. Категории расходов могут включать:

• командировочные расходы;

• Офисные расходы

• Заработная плата и льготы

• Ремонт и техническое обслуживание

В отчётах о расходах должна отображаться информация, необходимая для возмещения расходов и их отслеживания. К таким компонентам могут относиться:

• Дата расхода

• Поставщик или предоставленная услуга

• Можно ли отнести расходы на конкретного клиента или проект

• Общая сумма (включая налоги, комиссии и сборы)

• тип расходов.

Традиционная и цифровая отчётность о расходах

Любой сотрудник компании может нести расходы, связанные с ведением бизнеса. Как менеджер проекта вы можете отвечать за более крупные покупки, такие как ежемесячные подписки и сборы с клиентов, но другие участники команды также могут совершать покупки, требующие возмещения, например командировочные расходы. 

Поскольку отчётность о расходах охватывает все отделы и проекты, процесс отслеживания должен быть простым и доступным. Печатные отчёты о расходах достаточно просты, но сочетание отчётности о расходах с программным обеспечением для управления проектами позволяет вам отправлять, отслеживать и планировать расходы в одном месте.

Совет. Если ваши расходы включают перелёты, отели или поездки клиентов, используйте шаблон планировщика поездок вместе с отчётами о расходах, чтобы все детали поездок, бюджеты и возмещения были организованы в одной системе.

Как пользоваться шаблоном отчёта о расходах

Большинство шаблонов авансовых отчётов имеют простой формат таблицы, и ваша компания может предоставить стандартный набор форм для использования во всех отделах. Помимо создания отчётов, вам нужно будет понять, как их использовать и отправлять, чтобы получить возмещение за любые потраченные деньги. В случае сомнений обратитесь к внутренним правилам компании и запросите дополнительную информацию у финансовой команды.

Ниже мы рассмотрим типичные этапы подачи отчёта о расходах. Однако перед отправкой отчёта о расходах всегда следует уточнять у своей внутренней финансовой команды, не использует ли она какую-либо конкретную систему или формат. Аналогичным образом, финансовая команда обычно является окончательным утверждающим лицом по любым расходам Business. Таким образом, они могут гарантировать точность ваших расходов Business.

1. Перечислите расходы, соответствующие критериям шаблона

Первый шаг в отчетности по расходам — это сама отчетность. Если вы используете шаблон отчёта о расходах по времени, перечислите все расходы, которые вы понесли в течение определённого периода, и укажите всю необходимую информацию. Если вы используете шаблон отчёта о расходах по категориям, то сможете отслеживать повторяющиеся расходы в каждой из них. Вам также может потребоваться предоставить отчет о разовых расходах, например, возмещение платы за ежегодную конференцию или пожертвование, которое ваша компания согласилась сделать.

Ниже приведены некоторые лучшие практики для перечисления расходов в отчётах любого типа.

• Сохраняйте квитанции по всем расходам, чтобы финансовая команда могла проверить предоставленную вами информацию.

• Размещайте каждую статью расходов в отдельной строке.

• Разбивайте промежуточные итоги по налогам и чаевым, чтобы упростить бухгалтерский учет.

• Опишите цель расходов и укажите, можно ли отнести их на счёт клиента.

• Укажите способ оплаты, например кредитную карту или наличные. 

• При необходимости добавьте дополнительные пояснения.

Совет. Цифровая отчетность по расходам упрощает этот шаг, поскольку вы можете вводить расходы, загружать квитанции и делиться информацией на одной платформе. При использовании физических отчетов вам придется отслеживать их в течение длительного периода и следить за тем, чтобы они попали к нужным людям. 

2. Отправьте отчёт о расходах на подтверждение

После завершения отчёта о расходах вы отправите его на подтверждение. В каждой компании есть своя команда, которая утверждает финансовые отчеты. Прежде чем отправлять отчет о расходах, уточните в финансовой команде, кто является конечным утверждающим лицом. 

Как менеджеру проекта вам, возможно, придется отправлять эти документы руководителю отдела или напрямую в финансовый отдел. Если отчёт о расходах заполняет ваш подчинённый, он может отправить его вам на подтверждение, прежде чем передать следующему ответственному лицу. 

Совет. Поскольку отчёты о расходах часто переходят из рук в руки, всегда есть риск, что они затеряются в потоке. Члены команды могут легко потерять из виду физические документы или передать их не тем людям в неподходящее время. С помощью цифровой системы для подачи отчётов о расходах можно настроить отправку документов по нужным адресам.

3. Внесение изменений при необходимости

Даже если вы тщательно проверили отчёт о расходах, у финансовой команды могут возникнуть вопросы, прежде чем они предоставят подтверждение. Это не значит, что у вас проблемы, но вам нужно будет внести все запрошенные изменения, прежде чем вы сможете получить возмещение расходов. Вот некоторые из наиболее распространенных изменений:

• уточнение типа расходов;

• Предоставление подробной разбивки цен

Чем больше деталей вы предоставите изначально, тем меньше вероятность того, что вам придется пересматривать отчёт после его отправки. Цель состоит в том, чтобы быстро получить подтверждение, чтобы вы могли сократить время обработки для финансовой команды, получить возмещение и вернуться к работе.

Совет. Изменение физического отчёта о расходах может быть утомительным. Скорее всего, вам придется найти исходный файл отчета на компьютере, срав��ить его с полученным отчетом и внести изменения, прежде чем распечатать новую копию и отправить ее. С цифровым отчетом все изменения можно внести в один завершенный документ. 

4. Дождитесь, пока финансовая команда не сообщит о расходах

На этом этапе финансовая команда, скорее всего, уже одобрила ваши расходы. Как правило, на этом ваше участие в процессе отчетности о расходах заканчивается. Однако, если рассматриваемые расходы связаны с проектом, вам, возможно, придется предоставить дополнительную отчетность. Обязательно включите эти расходы в бюджет компании или проекта, чтобы оставаться в рамках области проекта и идти в ногу с более масштабными целями Business. 

Совет. Визуализация финансового плана проекта или компании без программного обеспечения для управления проектами — непростая задача. Вводя затраты из отчётов о расходах в более крупную систему управления затратами, вы можете видеть, на что вы потратили деньги, и составлять стратегические финансовые планы на будущее. 

5. Получение возмещения

На последнем этапе вам возместят все понесенные расходы, соответствующие требованиям. На этом процесс отчётности завершенный, пока вы не понесете новые расходы и не начнёте процесс снова. 

Совет. Процесс отчетности может быть довольно напряженным, поскольку расходы несут многие сотрудники, а циклы возмещения начинаются и заканчиваются в разное время в течение года. Вот почему важно иметь чёткий процесс, которому должны следовать все. Автоматизация онлайн-форм снижает риск ошибок и задержек. 

Шаблон и пример отчёта о расходах

Ниже приведён пример заполненного шаблона авансового отчёта для участника команды из отдела маркетинга. Салли Браун перечислила свои расходы за неделю, начавшуюся 15 января, и отправила их в финансовую команду своей компании для подтверждения. В этом еженедельном отчёте о расходах содержится много деталей, включая назначение каждого расхода и разбивку затрат. 

Из отчёта Салли видно, что она отправилась в командировку на маркетинговую конференцию и поехала на фотосессию, где заплатила модели. 

Ниже вы можете загрузить копию шаблона еженедельного отчёта о расходах. Однако перед его использованием убедитесь, что ваша финансовая команда одобряет формат и макет. После этого участники вашей команды смогут использовать этот шаблон для ввода расходов, объяснения их назначения и отправки на возмещение.

Почему отчёты о расходах так важны?

Один человек или группа людей в компании не могут нести единоличную ответственность за совершение деловых покупок. Не каждый участник команды будет совершать покупки для компании, но наличие процесса отчетности о расходах может гарантировать, что в любое время, когда кому-то нужно будет отправить отчет о расходах и получить возмещение, он сможет это сделать.

Отчёты о расходах важны, потому что они:

• Отслеживать расходы команды и компании

• Улучшить контроль затрат, показывая, где их можно сократить

• Определение рентабельности путем вычета расходов из валового дохода

• возмещать работникам расходы на ведение бизнеса.

Деньги — один из самых важных аспектов, которые необходимо контролировать в компании, а отчётность по расходам — это лишь часть более крупной головоломки управления затратами.

Используйте онлайн-формы для отчетности о расходах и контроля бюджетов компании

Печатные отчёты о расходах могут быть полезны, когда участникам команды нужно быстро перечислить свои покупки, но использование онлайн-форм выведет финансовый мониторинг вашей компании на новый уровень. Если вам нужна гибкая система, которая позволяет вносить изменения, автоматизировать отправку и легко обмениваться документами, то цифровая отчётность — это то, что вам нужно. С помощью Asana вы можете создать стандартный процесс приема, который упростит ввод расходов и возмещение средств.