Что такое 8D? Шаблон для эффективного решения проблем

Вы потратили месяцы на контроль разработки нового проекта вашей компании. Вы уверены, что это ваша лучшая работа, начиная с инициации, планирования и исполнения.

Но вот начинают поступать отзывы.

Не стоит приукрашивать ситуацию — дела не всегда идут по плану. Но проблемы с производством или процессами — это не повод сдаваться. Вместо этого сосредоточьтесь на оттачивании навыков решения проблем, чтобы найти решение, которое предотвратит их повторение. 

Метод решения проблем 8D подчеркивает важность командной работы не только для решения проблем, но и для предотвращения новых. В этом руководстве мы расскажем, что такое 8D, как использовать эту методологию и какие преимущества она может дать вам и вашей команде. Кроме того, вы получите шаблон 8D, который упростит решение вашей проблемы. 

Что такое 8D?

Метод восьми дисциплин (8D) — это подход к решению проблем, который позволяет выявлять, исправлять и устранять повторяющиеся проблемы. Определив первопричины проблемы, руководители могут использовать этот метод для разработки постоянных корректирующих действий и предотвращения повторяющихся проблем. 

Метод 8D, впервые представленный компанией Ford, предлагает последовательный способ выявления проблемы и её решения, что делает его оптимальным для организационного обучения. Этот метод используется во многих областях для улучшения продуктов и процессов.

Как использовать метод 8D?

Метод 8D — это проверенная стратегия, позволяющая избежать долгосрочного ущерба от повторяющихся проблем. Если вы заметили проблемы в своей рабочей нагрузке или процессах, самое время попробовать этот метод решения проблем. 

Чтобы выполнить анализ 8D, следуйте «восьми дисциплинам», чтобы построить статистический анализ проблемы и определить лучшее решение.

Восемь дисциплин решения проблем

8D означает восемь дисциплин, которые вы будете использовать для создания отчёта 8D. Как вы могли заметить, этот план начинается с нуля, что в сумме даёт девять дисциплин. «Нулевой этап» был разработан позже как начальный этап планирования. 

Чтобы проиллюстрировать эти шаги, представьте, что в вашей организации за последний год снизилась инновационность и продуктивность команды. Заинтересованные стороны заметили это и хотят, чтобы в течение следующих шести месяцев были внесены изменения. Ниже мы используем процесс 8D, чтобы найти решение, которое повысит моральный дух.

D0: Подготовка и планирование

Прежде чем приступить к решению проблемы, оцените её. Понимание предыстории проблемы поможет вам определить её первопричину на последующих этапах. 

Соберите информацию о том, как проблема повлияла на процесс или продукт и каковы могут быть самые серьёзные последствия. Планирование может включать:

• Сбор данных

• Определение предпосылок для решения проблемы

• Сбор отзывов от других участников

Возвращаясь к нашему примеру, можно выяснить, наблюдается ли снижение морального духа во всей организации или только в нескольких отделах. Подумайте о том, чтобы опросить нескольких работников из разных отделов и уровней управления, чтобы получить некоторое представление. Затем определите, какие знания и навыки вам понадобятся для решения этой проблемы. 

D1: сформируйте команду

Создайте кросс-функциональную команду из людей, которые знают о различных продуктах и рабочих нагрузках. Эти участники команды должны обладать навыками, необходимыми для решения проблемы и принятия корректирующих мер. 

Вот примеры действий в рамках этого принципа:

• Назначение лидера команды

• Разработка и внедрение руководящих принципов команды

• Определение целей и приоритетов команды

• Распределение ролей

• Организация мероприятий по сплочению коллектива

В нашем примере сплочённая команда будет состоять из людей, которые не понаслышке знакомы с проблемами, например представителей всех отделов и ключевых сотрудников, непосредственно связанных с работой на уровне цеха. Возможно, вам также понадобится привлечь кого-то из отдела кадров, чтобы помочь разработать и внедрить решение. Самое главное — убедиться, что выбранные вами люди хотят участвовать в решении проблемы и вносить свой вклад.

D2: Определение проблемы

Возможно, вы уже хорошо понимаете свою проблему, но этот этап направлен на то, чтобы разбить её на чёткие и поддающиеся количественной оценке термины, определив пять W и два H (5W2H):

• Кто первым сообщил о проблеме?

• В чём заключается проблема?

• Когда это произошло и как часто?

• Где это произошло (какой сектор, поставщик, оборудование или производственная линия)?

• Почему важно решить эту проблему?

• Как была впервые обнаружена проблема?

• Сколько деталей/единиц/клиентов затронуты?

Используйте аналитику своей команды, чтобы ответить на эти вопросы. Из нашего примера ваша команда может сделать следующие выводы: 

• работники чувствуют себя перегруженными текущей рабочей нагрузкой; 

• Отсутствует реальная структура или возможность делиться новыми идеями.

• Руководители не проходили обучение по проведению совещаний или внедрению инноваций.

• Недовольные работники знают, что могут добиться большего, и хотят добиться большего, даже если они кажутся не вовлечёнными.

Ответив на эти вопросы, составьте официальную формулировку проблемы. По возможности включите фотографии, видео и диаграммы, чтобы все стороны имели чёткое представление о проблеме. Также может быть полезно создать блок-схему процесса, включающую различные этапы, связанные с описанием проблемы.

D3: Разработка временного плана сдерживания

Подобно тому, как мы ожидаем быстрой первой помощи после несчастного случая, ваша команда должна предпринять немедленные действия, чтобы локализовать проблему, особенно если она связана с безопасностью клиентов. 

План временного сдерживания — это временное решение, позволяющее изолировать проблему от клиентов, пока команда работает над разработкой постоянных корректирующих мер. Этот временный пластырь поможет информировать клиентов и обеспечивать их безопасность, а также сохранить вашу репутацию.

Поскольку ваши выводы показали, что работники перегружены, а руководители не имеют достаточной подготовки, ваша команда предлагает запланировать несколько обязательных учебных занятий для руководителей каждого отдела, посвященных управлению временем и стрессом, а также борьбе с выгоранием. Возможно, вам также понадобится презентация с изложением тем этого обучения, чтобы заинтересовать ключевых руководителей и заинтересованные стороны и подготовить их к предстоящим позитивным изменениям. 

D4: Проверка первопричин и точек выхода

Вернитесь к своим выводам и обсудите с командой, как могла возникнуть проблема. Анализ первопричин включает сопоставление каждой потенциальной первопричины с постановкой проблемы и связанными с ней данными тестирования. Обязательно проверьте все возможные причины — нечёткий мозговой штурм и небрежный анализ могут привести к тому, что вы упустите из виду важную информацию. 

В нашем примере сосредоточьтесь на вопросе «почему» из 5W2H. ��ы и ваша команда выявили шесть первопричин:

• Менеджеры никогда не проходили обучение

• Отсутствует доверие и психологическая безопасность

• Работники не понимают цели и задачи

• Плохая коммуникация

• Плохое управление временем

• Работникам не хватает уверенности

Помимо выявления основных причин, попробуйте определить, где именно в процессе вы впервые обнаружили проблему и почему она осталась незамеченной. Это называется точкой упущения, и их может быть несколько. 

D5: Выберите постоянные корректирующие действия

Вместе с командой определите наиболее вероятное решение, которое позволит устранить первопричину проблемы и решить проблемы с точками выхода. Количественно подтвердите, что выбранные постоянные корректирующие действия (PCA) решат проблему для клиента. 

Шаги по выбору PCA могут включать:

• Определение необходимости в дополнительных экспертных знаниях

• Проверка правильности определения 5W2H

• Проведение анализа решений и оценки рисков

• Рассмотрение альтернативных мер

• Сбор доказательств эффективности PCA

Ваша команда решает провести обучение, предусмотренное промежуточным планом, для всех работников. В рамках обучения будут проводиться ежемесячные семинары по улучшению благополучия. Вы также планируете проводить встречи, инновационные сессии и тренинги по командному коучингу для менеджеров. Наконец, вы предлагаете внедрить программное обеспечение для улучшения коммуникации и сотрудничества. 

D6: Реализация корректирующих действий

После того как все стороны согласовали решение, следующим шагом является создание плана действий по устранению первопричин и точек выхода. После введения решения в действие можно отменить временные сдерживающие действия.

Увидев успех обучения на промежуточном этапе, заинтересованные стороны одобряют все предложенные вашей командой корректирующие действия. Ваш представитель из отдела кадров также планирует проводить периодические проверки самочувствия работников для отслеживания их морального духа.

Чтобы убедиться в эффективности корректирующих действий, отслеживайте результаты, отзывы клиентов или работников в течение длительного периода времени и отмечайте любые негативные последствия. Настройка таких «элементов управления», как проверка самочувствия работников, поможет вам понять, работает ли ваше решение или нужно сделать больше. 

D7: Примите превентивные меры

Одним из основных преимуществ использования метода 8D является улучшенная способность выявлять необходимые систематические изменения для предотвращения будущих проблем. Ищите способы улучшить свои системы управления, методы работы и процедуры, чтобы не только устранить текущую проблему, но и предотвратить возникновение подобных проблем в будущем.

В нашем примере обучение, предложенное вашей командой, теперь включено в новую учебную программу для менеджеров. Теперь у каждого руководителя есть «система совещаний», которой должны руководствоваться все встречи, а рабочие нагрузки и проекты управляются командой в новом программном обеспечении для совместной работы. Инновации улучшаются, а моральный дух находится на рекордно высоком уровне!

8. Отпразднуйте это событие с командой

Метод решения проблем 8D невозможно реализовать без преданных своему делу участников команды и первоклассной совместной работы. После того как вы задокументируете и сохраните заметки, уроки, исследования и тестовые данные, поздравьте своих коллег по команде с хорошо выполненной работой! Постарайтесь отметить вклад каждого в успешное решение.

Шаблон и пример отчёта по методу 8D

Ознакомьтесь с нашим шаблоном отчёта 8D, который поможет вам записывать результаты по мере прохождения восьми дисциплин решения проблем. Это официальный отчёт, который можно использовать в качестве средства коммуникации внутри компании. Он обеспечивает прозрачность процесса решения проблем, который можно применить ко всей производственной или технологической цепочке.

Преимущества использования метода 8D

Метод 8D — одна из самых популярных стратегий решения проблем, и на то есть веские причины. Его сила заключается в командной работе и анализе фактов для создания культуры непрерывного совершенствования, что делает его одним из самых эффективных инструментов для менеджеров по качеству. Преимущества использования метода 8D: 

• Улучшение навыков решения проблем в команде, а не в одиночку

• лучшее понимание структуры решения проблем;

• лучшее понимание того, как использовать базовые статистические инструменты для решения проблем;

• Открытое и честное общение в обсуждениях по решению проблем

• предотвращение будущих проблем за счёт выявления слабых мест системы и поиска решений;

• Повышение эффективности и результативности при решении проблем

Улучшение совместной работы = лучшее решение проблем

Каким бы хорошим руководителем вы ни были, проблемы с производством и процессами неизбежны. Именно то, как вы их решаете, отличает хорошее от великого. Метод 8D позволяет не только решить стоящую перед вами проблему, но и улучшить командную работу, усовершенствовать процессы и предотвратить возникновение проблем в будущем. 

Попробуйте инструмент управления проектами Asana, чтобы преодолеть коммуникационные барьеры и держать команду в курсе происходящего.