Команды Spotify продвигают программы вперёд с помощью Asana

Компания Spotify, запущенная в 2008 году, сегодня является главным источником дохода для музыкальной индустрии. Её база слушателей насчитывает 456 миллионов пользователей, что обеспечивает выплату роялти миллионам артистов. Компания сосредоточена на увеличении доходов за счёт основных потоков рекламных партнёрств и премиум-подписок Spotify. Но компания также инвестирует в новые инициативы, такие как лучшая в своём классе платформа для подкастов, аудиокниги и оригинальный контент.

Многие работники Spotify используют Asana для управления своей работой и достижения целей по росту, в том числе команды по доходам, которые создают рекламные кампании для клиентов и развивают новые направления бизнеса, а также их ИТ-команды, которые обеспечивают работников технологиями, необходимыми для выполнения работы, где бы они ни находились. Asana позволяет им взаимодействовать с агентствами, автоматизировать ручные процессы и предоставлять руководству представление о ходе достижения целей. Управление Asana осуществляется централизованно, а автоматическое предоставление прав обеспечивает поддержку глобального персонала, работающего преимущественно удалённо, в то время как компания продолжает революционизировать индустрию потокового аудио.

Asana позволила нам увеличить объём производства рекламных кампаний для Spotify и количественно оценить эффективность нашей команды.”

Автоматизированное администрирование Asana 

Отель в Милане, рабочий стол в Лондоне, тихое место в Токио: программа Spotify «Работа из любого места» побуждает работников устанавливать свои ноутбуки там, где им удобнее всего. По мере роста компании по всему миру командам нужны инструменты для совместной работы, чтобы оставаться на связи, и работники Spotify используют Asana с 2013 года.

Мы тесно сотрудничали с нашей командой по работе с клиентами Asana, чтобы настроить платформу так, чтобы она отвечала нашим требованиям к безопасности и администрированию и не требовала от нас сложного управления.”

Крис Санчес, старший инженер по инжинирингу приложений в Spotify, тесно сотрудничал с командой Asana по работе с клиентами на начальном этапе настройки, чтобы точно отрегулировать настройки администратора, безопасность и автоматизацию. Предоставление и отзыв привилегий пользователей теперь автоматизированы с помощью их платформы управления идентификацией и доступом. «Asana — это золотая середина, где люди могут автоматически подключаться и отключаться, а также самостоятельно создавать проекты», — говорит он. 

Специальная команда Asana по работе с клиентами Spotify готова провести продвинутое обучение и помочь командам перенести свои рабочие процессы на платформу. Если у работника есть вопрос, он может напрямую назначить задачу своей команде по работе с клиентами Asana или задать его в специальном канале Slack Connect. Самостоятельные тренинги доступны в проекте Asana, где команда по работе с клиентами регулярно публикует обновления и делится видео о новых функциях, когда они запускаются.

Масштабирование с помощью Asana

Команды по доходам в Spotify используют Asana для масштабирования операций, автоматизации ручных рабочих процессов и запуска новых инициатив в рамках глобальной организации.

Команды креативного отдела и отдела масштабируемых маркетинговых услуг: увеличение доходов от рекламы

Команда креативных операций в рамках Scaled Marketing Services взяла на себя весь объём работ по производству послепродажных кампаний и перешла от разрозненных рабочих процессов по электронной почте к централизованному рабочему процессу в Asana, чтобы поддерживать растущий объём клиентских кампаний. 

Когда менеджер по работе с клиентами отправляет запрос на кампанию, которую он продал, с помощью формы Asana, эта отправка создаёт задачу Asana для обработки командой креативных операций. Затем они используют шаблон проекта с этапами выполнения и назначают его внутреннему менеджеру проекта или стороннему агентству. Правила Asana автоматизируют этапы по мере продвижения кампании.

Мы отслеживаем ход кампаний в Asana по мере их продвижения на этапе производства, что даёт нам прозрачность, поскольку мы можем отслеживать мельчайшие детали, ничего не упуская.”

Панели задач Asana предоставляют отчётность о статусе кампании в режиме реального времени, обеспечивая целостное представление о том, над чем работает каждое агентство, о соблюдении SLA и о количестве созданных материалов. Менеджеры могут видеть, когда кампания просрочена, и у каких агентств и участников команды есть возможность помочь.

Блэр Уилсон, старший менеджер Spotify, говорит: «Взаимосвязанность — главная особенность Asana. Все наши системы находятся в одном месте, от выставления счетов до производства сторонними организациями и шаблонов кампаний, и взаимодействуют друг с другом для создания индивидуальной отчётности».

Команда креативных операций теперь осуществляет глобальное производство рекламы в больших масштабах. Это подтверждается доказанным увеличением на 50 % общего количества кампаний, которыми может управлять команда, и увеличением на 100 % количества кампаний, которыми каждый менеджер проекта может заниматься в месяц, что позволило им создавать больше рекламных кампаний для клиентов, способствующих росту доходов Spotify.

Asana — словно диспетчерский центр. Инструмент даёт нам возможность масштабировать производство и проводить большее количество рекламных кампаний для достижения целевых показателей прибыли.”

Команда разработки источников дохода: поддержка существующих и создание новых

Команда инжиниринга доходов Spotify получает большое количество запросов на новые функции от заинтересованных сторон. Ранее они управляли ими по различным каналам, таким как электронные таблицы, чаты, электронная почта и т. д., но перешли на Asana для централизованного приёма, разработав процесс, позволяющий принимать запросы на протяжении всего цикла разработки продукта и сообщать об их статусе. 

Заинтересованные лица заполняют форму Asana, чтобы запросить новую функцию или улучшение, в результате чего создаётся задача Asana, которая автоматически назначается соответствующему менеджеру по продукту для сортировки на основе типа, указанного в форме. 

Asana очень удобна для заинтересованных сторон и устраняет барьеры между техническими и коммерческими командами. Когда у наших заинтересованных сторон возникают вопросы, мы можем направить их к единому источнику достоверной информации о статусе проекта и представлению о том, какие задачи мы в настоящее время считаем приоритетными.”

Когда менеджер по продукту принимает работу, задача также добавляется в основной проект Asana для отслеживания, в котором все запрошенные функции отображаются в одном месте. Это источник достоверной информации о состоянии работы как для заинтересованных сторон, так и для отдела инжиниринга доходов. Нестандартные поля в задаче указывают статус функции в цикле продукта и более технические детали о ходе разработки, отслеживаемые с помощью интеграции Asana-JIRA. Заинтересованное лицо, отправившее запрос, добавляется в задачу в качестве сотрудника и получает автоматические уведомления по мере изменения значений нестандартных полей, отражающих ход выполнения работы над функцией. 

Благодаря новой прозрачности отпала необходимость во многих совещаниях по статусу с участием больших групп, а также упростился ранее трудоёмкий процесс получения данных для отчётов о статусе за счёт асинхронного составления и отправки обновлений. 

Команда сетевой инфраструктуры и операций: предоставление работникам возможности работать из любого места

Команда Spotify по сетевой инфраструктуре и операциям начала использовать Asana ещё в 2018 году для управления внедрением технологий в новых офисах по всему миру. Раньше они координировали работу с местными командами и внешними поставщиками, используя электронные таблицы, электронную почту, чаты и другие инструменты. 

Когда команда открыла для себя Asana, она создала шаблон, в котором фиксировались внутренние, сетевые и внешние требования к внедрению технологий для каждого этапа проекта. Возможность легко подключать к проекту внешних подрядчиков и назначать им задачи напрямую повысила ответственность и прозрачность для команды, управляющей созданием нескольких офисов по всему миру. Это значительно улучшило их способность создавать новые офисы в срок и сотрудничать в разных часовых поясах, не тратя часы на совещания, чтобы быть в курсе происходящего.  

Asana помогла нам значительно улучшить асинхронное общение, благодаря чему мы можем сократить количество совещаний, обмениваться информацией и видеть работу, выполняемую всей командой.”

С годами команда перенесла в Asana больше своей работы и теперь управляет на платформе различными рабочими процессами — от управления своей IT-дорожной картой до миграций программного обеспечения и повседневной работы. А Гарри может контролировать все текущие проекты кома��ды в своём портфеле, чтобы понимать, чему следует уделить своё время в первую очередь, и легко создавать отчёты о ходе работ для руководства.

Что дальше: нажмите «Воспроизвести»

Команды Spotify продолжат управлять своей работой и оптимизировать свои процессы в Asana, чтобы поддерживать усилия компании по предоставлению своим слушателям лучшего звукового опыта.