В национальном офисе Big Brothers Big Sisters of America (BBBSA), где работает 80 человек, команды по грантам фондов и федеральным грантам составляют около трети всех работников. Их совместная функция заключается в распределении средств, полученных от корпораций, частных благотворительных организаций и федеральных источников, среди местных агентств. Они создают отчёты о результатах, следят за соблюдением агентствами условий грантовых соглашений и разрабатывают новые молодёжные программы для сети.

Более десяти лет национальный офис использовал электронные таблицы, почту и чат для управления этими проектами. Когда они перешли на Asana в январе 2020 года, они собрали информацию в одном месте, чтобы обеспечить её доступность для всех отделов. Они также создали стандартные рабочие процессы, которые помогают им надёжно соблюдать требования и укладываться в дедлайны отчётности.

Благодаря операционной эффективности, обеспечиваемой установленными и задокументированными рабочими процессами, BBBSA завоевала большее доверие спонсоров и добилась большего количества продлений финансирования. BBBSA увеличила финансирование и распределение грантов без увеличения штата сотрудников, что позволило ей направить больше ресурсов на молодёжь, которая является основой организации.

Asana помогает нам продлевать гранты от спонсоров, поскольку мы своевременно общаемся и предоставляем отчётность.

Тим Пельке, директор по грантам фонда

Знакомство с Asana за обедом

Когда BBBSA внедрила Asana в национальном офисе, Тим Пельке, директор по грантам фонда, провёл серию популярных «обеденных семинаров», в рамках которых работники проходили 15–20-минутный тренинг по Asana, а затем общались друг с другом. Сессии были записаны и предоставлены для непрерывного обучения и адаптации новых сотрудников, наряду с обучающими статьями Asana и другими ресурсами.

Когда команды перешли с электронной почты и чата на Asana, Тим попросил сотрудников начать с малого: создать простой личный список задач, чтобы увидеть, как Asana экономит их время. «Мне нравится вид „Доска “ для личных задач», — говорит Тим. «Также было очень полезно работать с менеджером по сопровождению клиентов Asana, имеющим опыт работы с некоммерческими организациями, когда мы создавали рабочие процессы и шаблоны».

С Asana намного проще адаптировать участников команды, потому что у нас есть чёткие процессы, которым легко следовать, не нуждаясь в подробных инструкциях.

Тим Пельке, директор по грантам фонда

Данные в одном месте для всех грантов, отчётов и агентств

Сегодня национальный офис BBBSA использует Asana для управления распределением грантов и отчётностью, а также расширил использование Asana для стратегического планирования и обмена знаниями в масштабах всей организации.

Шаблон управления грантами: для каждого нового полученного гранта BBBSA дублирует шаблон проекта в Asana, чтобы хранить информацию о гранте и задачи по его выполнению, чтобы не пропустить ни одного шага и соблюсти требования. В шаблоне задачи разделены на разделы для грантовых соглашений, бюджетирования, сроков подтверждения высшим руководством и дополнительные разделы для консультантов или партнёрств со специальными агентствами. 

Отслеживание активных проектов: команда переносит сроки из всех отчётов о грантах в один проект Asana, добавляя задачи в несколько проектов. Это представление высокого уровня помогает им планировать на опережение, чтобы соблюдать дедлайны. 

Отслеживание рисков и проблем: ещё один проект Asana помогает отслеживать гранты, находящиеся под угрозой, документировать информацию о проблемах и согласовывать задачи. Этапы назначаются конкретным участникам команды в Asana, чтобы обеспечить решение проблем.

Журнал информации о грантах и трекер времени: в проекте отображается основная информация по всем грантам с использованием нестандартных полей (например, название, приоритетная область, дедлайны отчётов, сумма финансирования, заинтересованные лица). Работники также используют его для учёта времени, затраченного на каждый грант, вместо электронной таблицы для отслеживания времени.

Панель задач по состоянию агентств: команда по федеральным грантам ежегодно распределяет 13,5 млн долларов США между местными агентствами и использует проект Asana для отслеживания состояния агентств. Когда они встречаются с агентством, они могут открыть его задачу в Asana, чтобы увидеть последний статус и исторический контекст, например изменения контактного лица, открытые и решенные проблемы, заметки об эффективности и завершенные аудиты. Легко отметить агентство, если оно задерживает предоставление финансового аудита или отклоняется от целевых показателей по расходам; подзадачи фиксируют детали для использования в будущем. 

Сбор положительных историй о грантах: команда по федеральным грантам собирает положительные истории о грантах от агентств, чтобы осветить их в отчётах о грантах. Они используют форму Asana для получения материалов, автоматически организуя все фотографии, формы согласия и текст в центральном проекте Asana. Когда приходит время создания отчёта, команда может выполнить поиск по ключевым словам, чтобы легко найти истории по конкретным темам, таким как полицейские управления или дети в сельской местности.

Централизация информации с помощью интегрированных инструментов: интеграция с Sharepoint позволяет команде управлять документами и делиться ссылками с высшим руководством для проверки, а интеграция с Outlook преобразует электронные письма от внешних партнёров во внутренние задачи Asana, требующие действий. 

Единая работа: Asana помогает отделам общаться на одной платформе для стратегического планирования. Когда началась пандемия COVID-19 и BBBSA перешла с работы в офисах на удалённый режим, Asana помогла команде оставаться на связи, обходить ограничения VPN и быстро запускать новые предложения по предоставлению школьникам Интернета и питания.

Повышение способности команды к работе за счёт стратегического планирования и рабочих процессов

Возможность быстро находить информацию и следовать стандартным рабочим процессам помогла команде Tim's Foundation Grants сократить время, затрачиваемое на отчётность по грантам, на 80%, а благодаря шаблонам и чётким рабочим процессам они тратят на 50% меньше времени на запуск новых грантовых проектов.

Согласно каталогу «Anatomy of Work», нечётко определённые процессы являются распространённой причиной срыва дедлайнов у работников умственного труда. С помощью Asana BBBSA соблюдает дедлайны по отчётности и своевременно общается со спонсорами. Планируя сроки подготовки отчётов на платформе, они могут думать наперёд, добавлять буферное время и предвидеть проблемы.

Это повысило доверие со стороны спонсоров, помогло BBBSA обеспечить продление финансирования и высвободить время, ранее затрачиваемое на поиск новых источников грантов. Команда по грантам фонда увеличила финансирование на 50% и теперь ежегодно распределяет в 2,5 раза больше грантов, сохраняя при этом стабильный размер команды.

Asana позволяет национальному офису BBBSA работать под одной крышей, даже несмотря на то, что они стали распределённой командой. Теперь у руководства больше информации о статусе проекта, рисках и финансовых аудитах, и стало проще распространять полученные знания по всей сети агентства. 

Сбор институциональной памяти в Asana устраняет разрозненность между отделами и обеспечивает преемственность с течением времени. Тим говорит: «По мере смены членов команды мы продолжаем функционировать, потому что у нас есть системный способ управления проектами. Я могу передать проект от одного человека другому, и все уже назначено с контекстом».

Большая способность означает большую поддержку молодёжи по всей территории США

Поскольку BBBSA повышает производительность с помощью Asana, они могут перенаправить время, ранее затрачиваемое на управлен��е работой, на её выполнение и внедрение инноваций. Несколько местных агентств выбрали Asana в качестве платформы для управления работой, что ещё больше укрепило связь в сети BBBSA.

Благодаря сплочённой команде, стабильному росту финансирования и процессам, обеспечивающим соответствие требованиям, BBBSA может направлять больше ресурсов на выполнение своей миссии — помогать каждому ребёнку в полной мере раскрыть свой потенциал.

Asana предоставила нам платформу для совместной работы разных команд и улучшения общения между отделами, чтобы у агентств BBBSA было всё необходимое, чтобы помочь каждому ребёнку в полной мере раскрыть свой потенциал.

Тим Пельке, директор по грантам фонда