Компания Air France KLM обеспечивает бесперебойную работу своих сотрудников по всему миру с помощью Asana

Air France KLM
  • Логотип Air France KLM
  • Всего сотрудников
    • 84 000
  • Количество запросов на возврат средств и случаев мошенничества
    • 250 тысяч
  • Всего сотрудников в Будапеште
    • 200

Влияние Asana

  • Позволяет команде из шести человека эффективно внедрять новые инструменты и процессы ведения бизнеса для 1500 сотрудников по всему миру.
  • Помогает команде выполнять проекты, из года в год повышающие эффективность ОЦФО Air France KLM, и снижать себестоимость оказываемых услуг.
  • Позволяет сотрудникам, находящимся в разных частях света выполнять работу удалённо и налаживать беспрепятственное взаимодействие между разными офисами.

После объединения Air France и KLM в 2004 году мы получили крупнейшую авиалинию Европы. Несмотря на то, что обе компании сохранили свои национальную принадлежность (к Франции и Нидерландам) и бренды, часть своей деятельности они осуществляют под одной крышей.

«Одним из плодов союза двух авиакомпаний стало создание общего центра финансового обслуживания, который выступает в качестве системы бухгалтерского учёта для обеих компаний», — сказал Тамаш Кадар, специалист по развитию бизнеса ОЦФО Air France KLM. Общий центр финансового обслуживания расположен в Будапеште, а в его штате насчитывается 200 сотрудников. «Вся организация Air France KLM стремится быть более эффективной и продуктивной, — пояснил Тамаш. — Размещение нашего центра обслуживания в Будапеште даёт нам ряд конкурентных преимуществ, связанных с местоположением, инфраструктурой, обеспеченностью персоналом и экономикой», — отметил он. Будапешт был выбран в связи с географической близостью к Амстердаму. К тому же оба этих города находятся в одном часовом поясе. Здесь также можно легко собрать команду из хорошо образованных сотрудников, владеющих несколькими языками. Всё это позволяет компании экономить за счёт масштаба и делать свою работу более эффективной и менее затратной по сравнению с управлением отдельными финансовыми центрами в разных городах.

Самым крупным и комплексным мероприятием, связанным с увеличением загрузки и численности сотрудников офиса в Будапеште, стал перенос системы бухгалтерских операций Air France. Всё началось с изменений в управлении продажами и внедрения новых систем финансового и бухгалтерского учёта, а продолжилось переносом бухгалтерии приблизительно из 150 стран мира. Помимо ведения финансовых операций офис в Будапеште обеспечивает расчёт компенсаций приблизительно по 250 тысячам запросов и выявление случаев мошенничества.

Что касается лично Тамаша, то он руководит командой по развитию бизнеса, которая разрабатывает приложения для повышения эффективности бухгалтерского учёта и других операций, а также перенимает функции у других глобальных команд. Например, его сотрудники следят за постоянным совершенствованием системы обработки возвратов средств, действующей в KLM.

Небольшая команда с большим влиянием

Обеспечить бесперебойную работу обеих авиакомпаний при переходе на единую платформу было непросто. Ещё удивительнее то, что в сделавшей это команде по развитию бизнеса всего шесть человек, включая Тамаша. Этот небольшой коллектив работает в Будапеште, но их деятельность может влиять более чем на 84 000 сотрудников всей авиакомпании и 500 человек, занятых непосредственно в отделах финансов и бухгалтерского учёта по всему миру.

Обслуживание такого большого количества персонала требует тесного взаимодействия. Команда по развитию бизнеса сотрудничает с отделами инноваций и технической поддержки приложений, которые находятся в Будапеште, а также Париже и Амстердаме. По характеру работы им нужно координировать деятельность нескольких команд из разных профессиональных областей, находящихся в разных местах. Необходимо было создать надёжную систему, которая помогла бы эффективно управлять всеми проектами и координировать работу, держать всех удалённых сотрудников в курсе дела, а также дала бы им возможность быстро отчитываться о проделанной работе. К тому же нужна была возможность легко строить диаграммы Ганта и интегрировать другие приложения. Для Тамаша и его команды в Air France KLM такой системой стала Asana.

Эффективная разработка приложений для повышения эффективности

Среди обязанностей отдела развития бизнеса значительное место занимает удовлетворение потребностей сотрудников с помощью технологий. Например, команда Тамаша внедрила внутренне приложение по адаптации и повышению квалификации сотрудников с помощью электронного обучения, онлайн-симуляторов и централизованных источников учебных материалов. Раньше обучение проводилось индивидуально на рабочем месте без какой-либо стандартизации, а материалы были разбросаны по всему серверу ОЦФО. Теперь с помощью этого приложения сотрудникам намного проще пройти стандартный процесс обучения и получить конкретные знания, необходимые для работы.

Даже несмотря на то, для реализации всего этого имеется готовое программное обеспечение, «приложение ещё нужно настроить, потому что у нас есть довольно специфичные потребности», — отметил Тамаш. С этой целью команда сотрудничает с разработчиками из Великобритании.

Идеи новых функций и возможностей зачастую приходят от людей, которые чаще всего пользуются приложением, — от сотрудников. Когда у них появляются мысли об изменении приложения, они могут отправить запрос с помощью формы. «Она преобразуется в задачу Asana, где каждый шаг отслеживается, уточняется и документируется, после чего новая функция появляется в программе», — пояснил Кадар.

Asana также используется для сортировки запросов, которые приходят по нескольким каналам: по электронной почте, из личных бесед и т. п. С помощью интеграции с Jotform команда Тамаша может направлять все входящие запросы в проект Asana и расставлять приоритеты.

Asana помогает ОЦФО Air France KLM постоянно совершенствовать свои приложения и работу в целом на каждом этапе — от сбора идей конкретных улучшений до создания и тестирования новых функций, а также исправления ошибок. «Этот инструмент делает их жизнь проще, эффективнее, дешевле и менее напряжённой, — отметил Тамаш, — при этом Asana помогает нам более эффективно реализовывать процесс улучшения приложений».

Упрощение крупномасштабных проектов

Команда Тамаша также руководит так называемыми инновационными проектами или представляет ОЦФО в крупных проектах, которые касаются центральных операций. Идеи подобных проектов обычно исходят от операционного отдела или головных офисов в Париже и Амстердаме. Команда по развитию бизнеса обычно работает над десятью разными проектами по реализации инноваций одновременно.

Ярким примером того является внедрение компанией Air France KLM во всех своих подразделениях нового решения для оптического распознавания текста счетов к оплате, которое автоматизирует распознавание и маршрутизацию счетов.

Из-за потери шаблонов во время обновления системы его команде было поручено перенести огромный объём данных и провести тщательное пользовательское тестирование.

«Поначалу мы решили управлять переносом в электронной таблице, но документ получился бы слишком громоздким, и мы не смогли бы совместно работать с ним в реальном времени, — сказал Тамаш. — Поэтому мы импортировали задачи в Asana», — объяснил он. Сделать это было непросто: при работе над проектом потребовалось выполнить более 11 000 задач, распределённых между 40 специалистами.

Фотография Air France KLM

Использование Asana для управления таким масштабным проектом позволило всё чётко организовать, задачи были распределены и назначены членам команды, а ход работ можно было легко отследить. Одного взгляда на панель мониторинга в Asana было достаточно, чтобы понять, продвигается ли работа и какие факторы её замедляют.

Помимо обеспечения прозрачности и возможности совместной работы в реальном времени «команде очень понравилось пользоваться Asana, потому что с её помощью было легко отслеживать ход работ и видеть, где происходит отставание или возникают проблемы», — отметил Тамаш. Панели мониторинга дают чёткое представление о том, насколько команда близка к цели. Сотрудникам также «понравились награды с животными как дополнительный источник мотивации».

Помимо того, что сотрудники сами отслеживают свои успехи, Тамаш может быстро экспортировать данные из Asana, чтобы предоставить руководству сведения о том, как продвигается работа. Например, если ему нужно проинформировать своего начальника о том, как идёт проект, он может просто экспортировать данные из Asana в CSV и сделать из них сводную таблицу. «Я могу легко показать своему руководителю, на какой стадии мы находимся и чего мы можем достичь к концу года», — сказал он.

Тщательное планирование комплексной отчётности

Для ОЦФО компании Air France KLM данные имеют первостепенное значение при принятии решений и осуществлении деятельности. Сбор данных и управление запросами на подготовку отчётов является ключевой частью работы команды по развитию бизнеса. «В организации такого размера очень важны данные, поступающие в реальном времени, и итоговые отчёты, которые позволяют перенаправлять ресурсы туда, где они нужны больше всего, или определять области, где процесс может быть усовершенствован», — отметил Тамаш. Оперативные отчёты помогают руководству принимать более обоснованные решения, например лучше понимать, чем вызвано отставание в работе. По отчётам руководство может определить, имеет ли место временное отставание из-за нехватки персонала в связи с летними отпусками или это постоянная проблема, связанная с увеличением загрузки.

Одной из должностных обязанностей Тамаша является предоставление таких комплексных отчётов вышестоящему руководству. Однако для достижения необходимого уровня качества отчётов необходимо использовать множество источников данных, которые также следует предоставлять операционным менеджерам и высшему руководству для составления месячной и годовой отчётности. При этом создаваемая отчётность является довольно сложной, а подготовка каждого отчёта может занимать от двух до трёх месяцев. С помощью Asana команда Тамаша отслеживает, какая команда запросила тот или иной отчёт, какой источник данных нужно использовать для каждого отчёта, переменные для фильтрации данных, а также сколько человек задействовано.

«Мы применяем настраиваемые поля в Asana, которые помогают нам расставлять приоритеты запросов на отчёты, а также чётко определять, кто и что делает для их формирования», — сказал Тамаш. Когда задачи чётко распределены между участниками группы, они могут эффективно планировать свою загрузку и сроки предоставления отчётности. В свою очередь руководство, своевременно получая на руки точные отчёты, может принимать решения, которые важны для всей организации, на основании этих данных.

Более эффективная работа

С помощью Asana команда Тамаша может контролировать всю выполняемую работу, следить за тем, что уже удалось сделать, и успевать больше за меньшее время, потому что сотрудники знают все действия, необходимые для достижения целей.

По оценкам Тамаша, если бы его команда не использовала Asana для проекта переноса системы бухгалтерского учёта в составе 11 000 задач, то «его выполнение заняло бы как минимум на два месяца больше времени». С помощью Asana она смогла завершить проект по оптимизации системы оптического распознавания текста всего за три месяца.

«С точки зрения скорости мы действительно видим, что Asana приносит нам огромные дивиденды в плане эффективности при управлении проектами», — отметил Тамаш. Благодаря простоте в использовании Asana стала незаменимой частью работы команды Тамаша. «Она интуитивно понятна в использовании и проста в освоении: мы смогли разобраться с системой самостоятельно, не проходя никакого обучения». В чём заключается бонус для Тамаша и его команды? Приложение для смартфонов, которое позволяет с лёгкостью обсуждать задачи и проекты за чашкой кофе в зоне отдыха.