Компания Palo Alto Networks сократила операционные расходы на 40% с помощью Asana

Важные события

Проблемы

• В компании Palo Alto Networks использовалось более 5 систем управления работой для разных групп, что привело к перерасходу средств на 40 %.

• Различные процессы и системы затрудняли обмен данными и доступ к ним, замедляя сотрудничество и препятствуя масштабированию работы в соответствии с темпами роста.

• Руководители глобальных команд не могли видеть, как сочетаются между собой все работы, ресурсы и бизнес-приоритеты, что затрудняло выявление рисков и определение приоритетности самых важных инициатив.

Решение

• Руководство осуществило консолидацию в Asana по принципу «сверху вниз», снизив сложность, избыточность и риски для безопасности, связанные с использованием нескольких инструментов. 

• Вся работа организуется в одном месте, поэтому команды могут стандартизировать и автоматизировать сложную межфункциональную работу в больших масштабах. 

• Единая система предоставляет руководителям доступ к информации в реальном времени, что значительно ускоряет принятие решений и минимизацию рисков.

Результаты

• Сокращение избыточных операционных расходов на 40%

• Время составления отчётов о статусе сократилось с часов до минут

• Команды НИОКР теперь соблюдают 100% дедлайнов

• Более разумное и быстрое принятие решений и снижение рисков 

• Улучшенное прогнозирование ресурсов для стратегического планирования

• Повышение продуктивности и скорости выполнения

Объединив работу в Asana, вся наша организация может быстро адаптироваться к меняющейся ситуации в сфере кибербезопасности. Рабочие данные и совместная работа находятся в одном месте, поэтому команды могут самостоятельно получать информацию, не тратя время на переписку.”

Объединение команд для стимулирования инноваций

Компания Palo Alto Networks выбрала Asana за её гибкость, простоту внедрения и дорожную карту продукта, рассматривая Asana как перспективного партнёра, который поможет им масштабироваться благодаря мощным рабочим данным и новаторским возможностям ИИ. 

Централизовав работу в Asana, компания избавилась от обособленности и предоставила командам мгновенный доступ к информации. Маркетологи могут координировать свои действия с отделом продаж и легко делиться информацией о предстоящих мероприятиях и материалах, помогая получать максимальную отдачу от каждого лида. У команд по продуктам и НИОКР есть единое место для координации межфункциональных запусков и оптимизации приёма заявок на выполнение работ, что позволяет им удовлетворять потребности клиентов и расставлять приоритеты в работе, наиболее важные для бизнеса. Между тем, ИТ-отдел использует Asana в качестве единого источника достоверной информации для планирования ресурсов, координации работы глобальных команд и обеспечения Palo Alto Networks инфраструктурой, необходимой для успеха.

Внедрение Asana в разных командах

Компания Palo Alto Networks в партнёрстве с командой профессиональных услуг Asana разработала стратегию внедрения технологий, которая позволила бы быстро консолидировать всю организацию в Asana с минимальными трудностями или перебоями в работе. 

Компания Palo Alto Networks начала внедрение с отдела маркетинга, переведя сотни маркетологов на этот инструмент всего за два месяца. Затем они расширили охват на другие команды, включая ИТ, операционный отдел, команду продукта и НИОКР, развернув Asana для более чем 5800 пользователей менее чем за 6 месяцев. Команда профессиональных услуг Asana работала в тесном сотрудничестве с руководством Palo Alto Networks, чтобы адаптировать рекомендации к уникальным требованиям каждой команды, чтобы они могли быстро максимизировать эффект от Asana для достижения высокой рентабельности инвестиций.

Мы все работали как единое целое, тесно сотрудничая в Asana и Palo Alto Networks, чтобы завершить миграцию в очень сжатые сроки.”

Проведение глобальных кампаний в больших масштабах

Маркетинговая команда Palo Alto Networks отвечает за повышение узнаваемости, стимулирование спроса и вовлечение клиентов, помогая бизнесу увеличивать выручку. Это большая межфункциональная команда, насчитывающая более 600 работников в различных офисах и локациях по всему миру. 

При таком масштабе команде маркетинга было трудно координировать заинтересованные стороны и беспрепятственно проводить глобальные кампании. Теперь Asana помогает им работать эффективно и действовать согласованно в соответствии с приоритетами бизнеса.  

Стандартизированные процессы обеспечивают ускоренное выполнение кампаний

• Менеджеры кампаний отслеживают все инициативы, за которые они отвечают, в одном портфеле, который объединяет в общем представлении все глобальные кампании, чтобы руководители могли видеть ход достижения целей и быстро выявлять препятствия. 

• Каждая кампания требует координации между несколькими командами. Вместо того чтобы тратить время на переписку, менеджеры кампаний используют формы, чтобы легко запрашивать материалы и локализацию.

• Команды могут просматривать все свои запросы в одном месте, а затем быстрее приступать к работе над кампанией, используя более 80 стандартизированных шаблонов для различных рабочих процессов кампании. В этих шаблонах предустановленные правила мгновенно назначают даты сдачи и роли, чтобы маркетологи сохраняли подотчётность и не сбивались с курса.

Маркетинг — сложная сфера с множеством подвижных элементов. Asana позволяет нам видеть всё в одном месте, чтобы команды из разных стран могли работать вместе с меньшими трудностями и реализовывать маркетинговые программы в больших масштабах.”

Прозрачность улучшает маркетинговое планирование и составление бюджета

• Стратегическое планирование объединяется для разных команд в одном общем представлении портфеля. Руководство видит все маркетинговые приоритеты, бюджеты и ресурсы в одном месте, что упрощает принятие решений. 

• Квартальное планирование стандартизировано в шаблоне проекта, используемом всеми командами. Эти проекты связаны с портфелем руководства, что позволяет получить общее представление обо всех приоритетах. 

• Глобальные нестандартные поля стандартизируют сбор данных и обеспечивают согласованность отчётности для руководства. Правила автоматизируют отслеживание бюджета и прогнозируемого воронки продаж, оптимизируя прогнозирование эффективности. 

• Благодаря тому, что все маркетинговые планы находятся в одном месте, команда может легко вовлекать отдел продаж и делиться предстоящими мероприятиями с помощью интеграции с Календарём Google. 

Оптимизированное поступление работы помогает руководителям планировать загрузку

• В будущем региональная маркетинговая команда планирует интегрировать приём заявок в свой процесс планирования. Вместо того чтобы создавать отдельные запросы, команды могут поставить галочку в поле для получения поддержки и автоматически начать работу. 

• Все последующие действия и обсуждения будут фиксироваться в этом запросе, поэтому контекст не будет теряться и не будет необходимости в переписке по электронной почте. 

• Фиксируя запросы во время планирования, руководители могут заранее планировать рабочие нагрузки и принимать более точные решения о распределении ресурсов.

Я всегда спрашиваю: «Можем ли мы сделать это в Asana?» Asana обладает достаточной гибкостью, чтобы мы могли создать практически любой рабочий процесс, и мы всё ещё можем сделать многое другое.”

Своевременная поставка решений для кибербезопасности — всегда

Командам по продуктам и НИОКР в Palo Alto Networks необходимо действовать оперативно, чтобы поддерживать быстрые инновации в широком спектре продуктов. Проблемы кибербезопасности постоянно меняются, поэтому команда должна быть гибкой и работать быстро, чтобы опережать киберпреступников в инновациях и создавать новую ценность для своих клиентов.

Эта работа очень межфункциональная и сложная. Asana помогает команде оптимизировать процессы и получить прозрачность, необходимую для быстрого выполнения приоритетных задач компании.

Централизованная информация упрощает сложные запуски

• Теперь у межфункциональных команд есть единый источник достоверной информации для сложных запусков продуктов, что снижает путаницу и ускоряет сотрудничество.

• Когда вся работа ведётся в Asana, командам продуктов проще передавать результаты между такими подразделениями, как ИТ и интеграция новых продуктов, и отслеживать их, обеспечивая правильную упаковку и доставку новых продуктов.

• Команды видят главные приоритеты в области безопасности на общей «панели задач комитета по концепциям», что помогает им согласовывать приоритеты команды разработки продукта с приоритетами всей компании.

Одна из моих команд сообщила мне, что после перехода на Asana им удалось сдать 100% своих продуктовых проектов. Они выполнили все свои обязательства и уложились во все дедлайны, что весьма впечатляет.”

Оптимизированное планирование помогает отделу исследований и разработок работать быстрее

• Руководители получают общее представление об инициативах в области НИОКР с помощью портфелей и нестандартных полей, что помогает им быстро расставлять приоритеты в работе и устранять препятствия.

• Для управления запросами, поступающими из разных подразделений, команда использует формы, чтобы стандартизировать поступление информации в проект для определения приоритетов. Автоматизация быстро назначает запросы нужному человеку, а шаблоны для различных типов активов помогают команде быстрее действовать.

• Материалы НИОКР требуют частого обновления, чтобы идти в ногу с изменениями в сфере кибербезопасности. Все активные материалы отслеживаются в проекте, а встроенные автоматизации планируют напоминания об обновлении, чтобы ничего не упустить.

• Благодаря оптимизированному отслеживанию целей и автоматическим обновлениям команда может делиться отчётами о статусе за считанные минуты, тогда как раньше на это уходило 6 часов.

Прозрачность загрузки помогает руководителям достигать целей

• Отдел исследований и разработок работает над многими проектами одновременно. Функция загрузки Asana даёт руководителям представление о доступной рабочей мощности всей команды, чтобы они могли корректировать загрузку по всем инициативам, что приводит к уменьшению количества задержек.

• Благодаря более точным рабочим данным и отчётности руководители могут обеспечить сбалансированную работу команды НИОКР по всему портфелю и её соответствие приоритетам бизнеса.

• Эта улучшенная прозрачность также помогает команде выявлять риски, возвращать работу в нужное русло и заранее уведомлять заинтересованные стороны о задержках проектов.

С тех пор как мы начали пользоваться Asana, у нас не было ни одного проекта, выполненного с опозданием. Мы либо смогли заранее скорректировать сроки за 3–4 недели, либо просто выполнили работу, имея чёткие дедлайны и результаты.”

Повышение эффективности работы в глобальном бизнесе

ИТ-команда и операционная команда Palo Alto Networks отвечают за создание технологической инфраструктуры, которая может масштабироваться вместе с бизнесом, а также за определение стратегии и реализацию главных приоритетов компании. Эта работа имеет важнейшее значение для обеспечения Palo Alto Networks процессами, платформами и людьми, необходимыми для достижения целей компании. 

Кроме того, эта работа в значительной степени межфункциональная. Asana помогает ИТ- и операционным отделам наладить взаимодействие между командами, чтобы весь бизнес был настроен на более централизованную и эффективную совместную работу. 

Видимость помогает руководителям быстрее принимать более взвешенные решения об обеспечении ресурсами

• Команда ИТ получает запросы от всех подразделений компании. Они создают рабочий процесс, чтобы оптимизировать этот процесс с помощью формы Asana, что позволяет им быстрее реагировать на заявки. 

• Благодаря пользовательской интеграции с Jira команда может автоматически переносить данные запросов в Asana и тратить меньше времени на переключение между приложениями. 

• Объединяя эти данные с портфелями и панелями задач, менеджеры проектов и руководители получают информацию, необходимую для управления ресурсами и быстрого принятия корректирующих мер. 

При использовании ИИ очень важно иметь управление совместной работой на одной платформе. Кто-то может задать вопрос в Asana, и у ИИ будет информация, необходимая для ответа.”

Централизованные рабочие данные упрощают внедрение технологий

• Отдел ИТ использует проекты Asana для координации внедрения Asana в компании, обеспечивая каждой команде выделенное пространство для взаимодействия с ИТ-отделом в процессе развёртывания. 

• IT-команды, операционные и межфункциональные команды внутри компании имеют доступ к одним и тем же рабочим данным, где бы они ни находились. Это помогает командам самостоятельно получать информацию и более эффективно сотрудничать, сокращая количество сообщений.

Возможность проявлять гибкость с Asana была ключевой. Между стандартизацией и адаптацией всегда очень тонкая грань, и каждой компании нужно и то, и другое.”

Заключение

Обмен данными и прозрачность необходимы для такой глобальной компании, как Palo Alto Networks. В будущем компания планирует воспользоваться преимуществами ИИ, чтобы повысить эффективность использования рабочих данных командами. Они продолжают внедрять инструмент в большем количестве команд и запускают дополнительные межфункциональные рабочие процессы, чтобы повысить эффективность и предоставлять своим клиентам лучшие в своем классе решения в области безопасности.