Morningstar экономит 600 000 $ в год благодаря рабочим процессам на базе ИИ в Asana AI Studio

Важные события

Проблемы

• Неэффективность операционных процессов и сложная совокупность технологий затрудняли масштабирование работы в соответствии с амбициозными целями роста.

• Работники использовали разные инструменты для управления своей работой, из-за чего информация оставалась разрозненной, а приоритеты — неясными.

• Руководству не хватало прозрачности в отношении комплексных дорожных карт команд, что затрудняло управление рисками и принятие обоснованных решений.

• Отсутствие стандартизированного способа управления ресурсами, отслеживания проектов и приёма новой работы привело к перегрузке ресурсов и срыву дедлайнов.

• У исследовательских команд была устаревшая система управления внутренним контентом, которая замедляла его распространение и препятствовала его усилению.

Решения

• Основные бизнес-подразделения Morningstar начали использовать Asana для управления работой, объединения данных и стандартизации бизнес-процессов.

• Отдельные команды использовали Asana AI Studio для автоматизации приёма заявок, оптимизации их оценки и ускорения производства контента, что позволило им высвободить время для более важной работы.

• Объединив несколько инструментов и рабочих процессов в Asana, команды сократили ручной труд и устранили избыточные системы.

• Благодаря чёткой видимости запросов на работу и активных проектов руководители могут принимать решения, основанные на данных, которые определяют планирование и стратегию.

• Стандартизированные процессы приёма заявок, в том числе некоторые на базе ИИ, улучшили составление дорожных карт, расстановку приоритетов и сроки выполнения во всех подразделениях.

Результаты

• Конвейер контента на базе ИИ, используемый командой исследований, экономит примерно 14 976 часов в год, что соответствует дополнительной экономии в 600 000 долларов.

• Команда по пенсионному обеспечению сократила сроки рассмотрения запросов на две недели благодаря автоматизированному приему и сортировке с помощью Asana AI Studio.

• Центральная технологическая команда Morningstar экономит 1972 рабочих дня в год за счёт оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности с помощью Asana, что, по оценкам, позволяет сэкономить 758 600 долларов США.

• Благодаря рабочим процессам на базе ИИ команды во всей организации принимают более быстрые решения на основе данных, улучшают приоритизацию, устанавливают более чёткие сроки выполнения и лучше прогнозируют ресурсы.

• Сокращая рутинные операции и работу с низким приоритетом, команды могут сосредоточиться на важных инициативах и более эффективно сотрудничать в больших масштабах.

Лауреат премии Work Innovation Award, 2025 г.

Компания Morningstar получила награду Asana AI Visionary Work Innovation Award за стратегическое использование ИИ для обеспечения эффективной работы в больших масштабах. Столкнувшись с возросшей сложностью и спросом, организация стратегически использовала Asana AI Studio для оптимизации межфункциональной работы — от конвейеров исследовательского контента до приёма заявок на продукты и расстановки приоритетов. Благодаря автоматизации, маршрутизации и отчётности на базе ИИ команды сократили ручной труд, ускорили сроки и добились значительной экономии средств. Теперь команды работают в единой системе, которая сокращает объём малозначимой работы и позволяет им сосредоточиться на самом важном. Трансформация Morningstar заключается не только в использовании ИИ, но и в его разумном применении для получения реальной ценности для бизнеса.

Asana помогает нам повышать эффективность, которая масштабируется, и способствует необходимому росту. Мы устранили барьеры для совместной работы во всей организации.”

Отслеживание запросов с помощью Asana

Превращение разрозненных запросов в стратегические дорожные карты с помощью сбора заявок на основе ИИ

Изначально команды разработки продуктов для пенсионеров в Morningstar отслеживали запросы на продукты вручную с помощью процесса Ad hoc. В отсутствие стандартизированного процесса сбора заявок они приходили откуда угодно — по электронной почте, в чатах и в ходе разговоров в коридоре — и зачастую не содержали контекста, необходимого для оценки их ценности. Соглашаясь на всё, команда брала на себя слишком много обязательств, дорожная карта была разрозненной, а оценить истинную ценность для бизнеса было невозможно. 

Чтобы решить эту проблему, команда Retirement внедрила структурированный фреймворк с AI Studio для управления полным жизненным циклом продукта — от приёма заявок до оценки результатов. Теперь запросы оцениваются по единым критериям, способность прогнозируется точно, а дорожные карты централизованы и актуальны. В результате команда сократила срок рассмотрения на две недели и перешла от реагирования на запросы к стратегическому планированию, ориентированному на ценность.

Наш процесс составления дорожных карт был реактивным и ручным. Наша конечная цель в отношении Asana AI — сделать процесс более стратегическим, чтобы мы могли быстро расставлять приоритеты в работе, которая принесёт доход и ускорит выход на рынок.”

Сбор данных и рабочие процессы с поддержкой ИИ улучшают определение приоритетов и планирование

• Все заявки подаются через централизованную систему приёма Asana, при этом AI Studio автоматически присваивает им названия, выявляет пробелы в информации и создаёт стандартизированные сводки для упрощения оценки.

• Сложные запросы проходят по специализированному рабочему процессу и систематически оцениваются по коммерческой ценности, сложности и стоимости, что позволяет команде продуктов одобрить, отложить или отклонить запрос на основе данных. 

• После того как запрос одобрен, правила проверяют полноту данных и автоматически направляют элементы в соответствующие дорожные карты.

Автоматизированное документирование и отслеживание результатов повышают эффективность и ответственность

• После завершения элементов дорожной карты AI Studio генерирует примечания к выпуску на основе информации о задачах. Если требуются дополнительные детали, менеджеры по продукту автоматически получают уведомление о необходимости их добавления.

• Автоматизированные правила автоматически создают последующие задачи и подзадачи для оценки успешности каждого элемента дорожной карты по сравнению с ожидаемыми результатами.

Раньше нам требовалось две недели, чтобы проверить запрос и собрать информацию, необходимую для продолжения работы. Теперь мы можем избавиться от рутинной переписки, потому что Asana AI сразу же определяет и фиксирует необходимую нам информацию.”

Asana для планирования контента

Оптимизация рабочих процессов по созданию исследовательского контента с помощью автоматизации на базе ИИ

Ранее управление внутренним исследовательским контентом Morningstar в рамках отделов было медленным, разобщённым и дорогостоящим. Команда исследователей использовала устаревшую систему для отслеживания внутреннего контента, что требовало ручной координации между несвязанными рабочими процессами и инструментами. Частые обновления отправлялись по электронной почте или в чате, что приводило к задержкам и упущенным возможностям распространения контента по платным, заработанным и собственным каналам.

Чтобы модернизировать свой подход, организация заменила устаревшую систему централизованным конвейером исследовательского контента в Asana на базе AI Studio. Теперь почти 300 заинтересованных лиц из отделов исследований, редакции, корректуры, СМИ и маркетинга работают вместе на одной платформе, где каждый шаг сопровождается общей видимостью и автоматизацией. Результат: оптимизированная, масштабируемая система, которая экономит почти 15 000 часов и 600 000 долларов в год, позволяя командам сосредоточиться на стратегической работе.

Morningstar делает ставку на ИИ: цель компании — продолжать использовать достижения в области ИИ, чтобы стимулировать инновации как для наших клиентов, так и для наших работников. Рабочие процессы Asana, которые создают наши команды, позволяют достичь этой цели, а также повысить эффективность и устранить препятствия для совместной работы в рамках всей организации. ”

Централизованный конвейер со встроенным ИИ обеспечивает скорость и согласованность

• Авторы отправляют контент через стандартизированную форму, которая автоматически создаёт задачу в конвейерном проекте контента.

• AI Studio анализирует данные, введённые в форму, чтобы назначить заинтересованных лиц, установить даты сдачи редактирования и отметить недостающую информацию.

• Если требуется дополнительная информация, AI Studio создаёт комментарии и подзадачи для автора, сводя к минимуму задержки и ручные действия.

• Когда контент помечен как готовый, AI Studio запускает следующие этапы для редакторов и управляет процессом редактирования, уведомляя заинтересованные стороны, когда изменения готовы, возвращены или завершены.

• Заинтересованные стороны получают уведомления о важных этапах, включая даты публикации, без необходимости отслеживать их вручную. 

• Весь отправленный контент попадает в централизованный проект в Asana, создавая единый источник достоверной информации для исследовательской, редакционной, маркетинговой и операционной команд.

Автоматизация повышает результативность и воздействие

• По мере того как контент приближается к завершению, AI Studio перенаправляет задачи на соответствующие доски маркетинговых и медиапроектов для усиления охвата.

• Заинтересованные стороны автоматически получают уведомления о статусе контента, что даёт им представление о предстоящих запусках.

Asana обеспечивает координацию глобального контента моей команды по передовым практикам в межфункциональной команде редакторов, маркетологов и руководителей продуктов. Это наш единый источник достоверной информации, который помогает избежать затрат, возникающих, когда левая рука не знает, что делает правая.”

Asana для поступления работы

Повышение эффективности за счёт оптимизации процессов

До появления Asana у центральной технологической команды Morningstar не было стандартизированного способа приёма запросов или начала работы. Для отслеживания сотен запросов, которые они получали каждый год от всей организации, они использовали документ Word. Этот ручной процесс не обеспечивал структуру, необходимую для надлежащего определения объёма работ, ресурсов, бюджета и одобрения проектных запросов, что приводило к переполненному бэклогу и проектам с нечёткими объёмами и целями.

Создав стандартизированный процесс в Asana, команда автоматизирует приём заявок и упрощает расстановку приоритетов. Этот подход позволяет им эффективно управлять растущей загрузкой по мере расширения бизнеса.

Команды выполняют задачи быстрее благодаря стандартизированному приёму заявок

• Процессы приёма заявок стандартизированы и автоматизированы в Asana, что позволяет быстрее оценивать, расставлять приоритеты и одобрять запросы с большей согласованностью.

• Новые запросы на работу отправляются с помощью формы Asana и автоматически попадают в общий проект, где фиксируется вся необходимая информация, обеспечивающая мгновенную видимость и возможность действовать.

• Нестандартные поля отслеживают стандартизированные критерии оценки, помогая заинтересованным лицам принимать более быстрые и последовательные решения о подтверждениях и приоритетах.

Наш процесс приёма заявок в Asana помогает нам более продуктивно и организованно реализовывать нашу культуру, ориентированную на действия, поэтому мы тратим время правильно и на нужные дела.”

Ясность, способствующая определению приоритетов и планированию

• Руководители получают полное представление о каждом этапе рабочего процесса, поскольку вся работа организована в связанных проектах и портфелях.

• Благодаря возможности разложить свои рабочие данные по полочкам команды могут лучше оценивать риски и ценность работы, что позволяет принимать более обоснованные решения о приоритетах.

• Имея одобренные проекты в портфеле, команды могут легко отчитываться о ходе работ и демонстрировать, как он связан с целями высокого уровня, что позволяет руководителям более эффективно оценивать способности, планировать и координировать работу между подразделениями.

До Asana мы запускали проекты направо и налево без какого-либо управления. Теперь мы можем эффективно распределять поступающую работу, что позволяет нам выполнять больше задач по мере роста.”

Asana для управления ресурсами

Максимальная эффективность команды благодаря более обоснованным решениям по распределению ресурсов

До перехода на Asana у команд Morningstar не было чёткого способа расставить приоритеты в работе, и они соглашались на каждый запрос. Это привело к тому, что команда была перегружена, переутомлена и работала неэффективно.

С Asana у команд есть полное представление о жизненных циклах проектов и текущей работе, что облегчает понимание способности выполнять задачи и стратегическое распределение ресурсов по приоритетным проектам. Кроме того, у них есть данные, на которых основаны эти решения.

Стратегическая система управления ресурсами оптимизирует работу

• Портфели дают руководителям общее представление обо всех текущих проектах, их статусе и выделенных ресурсах.

• Лучше понимая, что нужно сделать, кто должен это сделать и почему, команды могут сосредоточиться на том, чтобы сказать «да» важным инициативам.

• Эта улучшенная видимость также помогает команде выявлять риски, связанные со способностью выполнять работу, возвращать работу в нужное русло и заранее уведомлять заинтересованные стороны о задержках проектов.

До того как мы перенесли наши проекты в Asana, мы постоянно брали на себя слишком много обязательств. Теперь у нас больше аналитики и больше данных. Мы знаем, за что можем взяться, а за что — нет, и можем вести нужные обсуждения о расстановке приоритетов и о том, как проекты согласуются с нашим стратегическим планом.”

Данные в реальном времени для целенаправленного планирования

• Руководители используют планирование загрузки, чтобы получить общее представление о распределении сотрудников по рабочим потокам и оптимизировать решения о распределении ресурсов.

• Доступ к точным данным о работе и отчётности помогает команде определить, какие проекты связаны с целями бизнеса, а какие — нет.

• Имея ясность в отношении того, как предстоящая и текущая работа влияет на способность выполнять задачи, руководители могут вести чёткие, основанные на данных обсуждения с заинтересованными сторонами о том, какие компромиссы следует принять.

У вас нет стратегии, пока вы не скажете, чего вы не будете делать. Теперь у нас есть процесс, который позволяет нам говорить «нет». И у нас есть статистика о том, почему мы говорим «нет», что помогает нам донести главную мысль: у нас есть приоритетные задачи и задачи, которые таковыми не являются.”

Заключение

Более разумный рост благодаря структуре, ясности и ИИ

По мере того как Morningstar продолжает развиваться в быстро меняющемся окружении, компания создаёт фундамент для инноваций, готовый к будущему. С помощью Asana команды могут работать более эффективно и последовательно, используя отдельные рабочие процессы на базе ИИ, которые помогают оптимизировать сложные процессы, улучшить расстановку приоритетов и ускорить выполнение задач. Morningstar видит будущее, в котором организация стратегически использует ИИ для повышения продуктивности, качества и вовлечённости, соблюдая при этом необходимые меры предосторожности. По мере масштабирования Asana и AI Studio будут играть решающую роль в преобразовании рабочих процессов: способствовать принятию более взвешенных решений, ускорять выполнение задач и обеспечивать более значимое влияние на весь бизнес.

Использование Asana и её возможностей полностью изменило работу нашей команды и взаимодействие с заинтересованными сторонами. Все знают, кто, что, когда, где, почему и как, и это стало критически важным компонентом нашего успеха сегодня и заложило основу для нашего успеха завтра и в будущем.”