Morningstar экономит 600 000 долларов США в год благодаря рабочим процессам на базе ИИ в Asana AI Studio

Важные события

Проблемы

• Неэффективность операционных процессов и сложная совокупность технологий затрудняли масштабирование работы в соответствии с амбициозными целями роста.

• Работники использовали разные инструменты для управления своей работой, из-за чего информация оставалась разрозненной, а приоритеты — неясными.

• У руководства не было полной картины комплексных дорожных карт команд, что затрудняло управление рисками и принятие обоснованных решений.

• Отсутствие единого подхода к управлению ресурсами, отслеживанию проектов и приему новых заявок на работу приводило к перегруженности ресурсов и срыву дедлайнов.

• У исследовательских команд была устаревшая система управления внутренним контентом, что замедляло его распространение и препятствовало его тиражированию.

Решения

• Основные бизнес-подразделения Morningstar начали использовать Asana для управления работой, объединения данных и стандартизации бизнес-процессов.

• Некоторые команды использовали Asana AI Studio, чтобы автоматизировать сбор заявок, упростить их оценку и ускорить создание контента, освободив время для более важной работы.

• Объединив множество инструментов и рабочих процессов в Asana, команды сократили объем ручной работы и устранили избыточные системы.

• Обладая четким представлением о запросах на работу и активных проектах, руководители могут принимать обоснованные решения, которые служат основой для планирования и выработки стратегии.

• Стандартизированные процессы приёма заявок, в том числе некоторые из них, основанные на ИИ, позволили улучшить составление дорожных карт, расстановку приоритетов и сроки выполнения работ в различных подразделениях.

Результаты

• Конвейер контента на базе ИИ, используемый командой по исследованиям, позволяет экономить примерно 14 976 часов в год, что соответствует дополнительной экономии в 600 000 долларов США.

• Команда по пенсионному обеспечению сократила сроки рассмотрения запросов на две недели благодаря автоматизированному приему и сортировке с помощью Asana AI Studio.

• Центральная технологическая команда Morningstar экономит 1 972 рабочих дня в год за счет оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности с помощью Asana, что, по оценкам, позволяет сэкономить 758 600 долларов США.

• Во всей организации команды быстрее принимают решения на основе данных, при этом улучшается расстановка приоритетов, уточняются сроки выполнения работ и повышается качество прогнозирования ресурсов, отчасти благодаря рабочим процессам на базе ИИ.

• Сокращая объем ручного труда и работы с низким приоритетом, команды могут сосредоточиться на важных инициативах и более эффективно сотрудничать в больших масштабах.

Лауреат премии «Work Innovation Award», 2025 г.

Компания Morningstar получила награду Asana «AI Visionary Work Innovation Award» за стратегическое использование ИИ для обеспечения эффективной работы в больших масштабах. Столкнувшись с ростом сложности и спроса, организация стратегически использовала Asana AI Studio для оптимизации межфункциональной работы — от процессов создания исследовательского контента до приема заявок на новые продукты и определения приоритетов. Благодаря автоматизации, распределению задач и отчетности на основе ИИ команды сократили объем ручного труда, ускорили выполнение работ и добились значительной экономии средств. Теперь команды работают в единой системе, которая сокращает объем малозначимой работы и позволяет им сосредоточиться на самом важном. Трансформация Morningstar заключается не только в использовании ИИ, но и в его разумном применении для получения реальной ценности для бизнеса.

Asana помогает нам повышать эффективность, которая масштабируется, и стимулировать необходимый рост. Мы устранили барьеры, препятствовавшие совместной работе во всей организации.”

Asana для отслеживания запросов

Превращение разрозненных заявок в стратегические дорожные карты с помощью процесса сбора заявок на основе ИИ

Изначально команды разработчиков продуктов для пенсионеров в Morningstar отслеживали запросы на продукты вручную, используя ситуативный (Ad hoc) процесс. В отсутствие стандартизированного процесса сбора заявок они поступали со всех сторон — по электронной почте, в чатах и в ходе бесед в коридорах — и зачастую не содержали контекста, необходимого для оценки их ценности. Соглашаясь на все запросы, команда брала на себя слишком много обязательств, что приводило к разрозненной дорожной карте и невозможности оценить реальную ценность для бизнеса. 

Чтобы решить эту проблему, команда по пенсионным продуктам внедрила структурированный фреймворк с использованием AI Studio для управления полным жизненным циклом продукта — от приема заявок до оценки их ценности. Теперь запросы оцениваются по единым критериям, способность прогнозируется точно, а дорожные карты централизованы и актуальны. В результате команда сократила срок рассмотрения запросов на две недели и перешла от реагирования на запросы к стратегическому планированию, ориентированному на ценность.

Раньше мы составляли дорожные карты вручную и реагировали на текущие события. Наша главная цель при использовании Asana AI — сделать этот процесс более стратегическим, чтобы мы могли быстро назначать высший приоритет работе, которая принесет доход и ускорит выход на рынок.”

Сбор данных и рабочие процессы на основе ИИ позволяют лучше определять приоритеты и планировать работу

• Все заявки подаются через централизованную систему приема заявок в Asana, при этом AI Studio автоматически присваивает заявкам названия, выявляет пробелы в информации и создает стандартизированные сводки для упрощения оценки.

• Сложные запросы обрабатываются в рамках специализированного рабочего процесса и систематически оцениваются по критериям ценности для бизнеса, сложности и стоимости, что позволяет команде по продукту утверждать, откладывать или отклонять запросы на основе имеющихся данных. 

• После согласования запросов правила проверяют полноту данных и автоматически направляют элементы в соответствующие дорожные карты.

Автоматизированное документирование и отслеживание результатов повышают эффективность и ответственность

• После того как элементы дорожной карты завершены, AI Studio создает заметки о выпуске на основе информации о задачах. Если требуются дополнительные детали, менеджеры по продукту автоматически получают уведомление о необходимости их добавления.

• Автоматизированные правила автоматически создают последующие задачи и подзадачи для оценки успешности каждого элемента дорожной карты по сравнению с ожидаемыми результатами.

Раньше нам требовалось две недели, чтобы рассмотреть запрос и собрать информацию, необходимую для дальнейшей работы. Теперь мы можем избавиться от времени, затрачиваемого на рутинную работу, потому что Asana AI с самого начала выявляет и фиксирует всю необходимую нам информацию.”

Asana для планирования контента

Оптимизация рабочих процессов, связанных с исследовательским контентом, с помощью автоматизации на базе ИИ

Раньше управление внутренним исследовательским контентом Morningstar в разных отделах было медленным, разобщенным и дорогостоящим. Для отслеживания внутреннего контента исследовательская команда использовала устаревшую систему, которая требовала ручной координации между разрозненными рабочими процессами и инструментами. Частые обновления передавались по электронной почте или в чатах, что приводило к задержкам и упущенным возможностям для распространения контента по платным, заработанным и собственным каналам.

Чтобы модернизировать свой подход, организация заменила устаревшую систему централизованным процессом создания исследовательского контента в Asana на базе AI Studio. Теперь почти 300 заинтересованных сторон из отделов исследований, редакции, редактирования текстов, СМИ и маркетинга работают вместе на одной платформе, где у всех есть общая видимость, а каждый шаг выполняется с помощью автоматизации. Результат: оптимизированная, масштабируемая система, которая позволяет экономить почти 15 000 часов и 600 000 долларов США в год, освобождая время команд для стратегически важной работы.

Morningstar полностью поддерживает ИИ — наша цель компании заключается в том, чтобы и дальше использовать достижения в области ИИ для внедрения инноваций как для наших клиентов за пределами компании, так и для наших работников внутри компании. Рабочие процессы Asana, которые создают наши команды, позволяют нам достигать этой цели, а также повышать эффективность и устранять препятствия для совместной работы во всей организации. ”

Единый конвейер со встроенным ИИ обеспечивает скорость и согласованность

• Авторы отправляют контент с помощью стандартной формы, которая автоматически создает задачу в конвейерном проекте для контента.

• AI Studio анализирует данные, введенные в форму, чтобы назначить заинтересованных лиц, установить даты сдачи для редактирования текста и отметить недостающую информацию.

• Если требуется дополнительная информация, AI Studio создает для автора дополнительные комментарии и подзадачи, что позволяет свести к минимуму задержки и необходимость в ручном контроле.

• Когда контент помечен как готовый, AI Studio запускает следующие этапы для редакторов и управляет процессом обмена правками, уведомляя заинтересованных лиц, когда правки готовы, возвращены или завершены.

• Заинтересованные стороны получают уведомления о важных этапах, включая даты публикации, без необходимости отслеживать их вручную. 

• Весь контент, отправленный авторами, попадает в централизованный проект в Asana, создавая единый источник достоверной информации для исследовательской, редакционной, маркетинговой и операционной команд.

Автоматизация повышает результативность и эффективность

• Когда завершение контента приближается, AI Studio перенаправляет задачи на соответствующие доски маркетинговых и медиапроектов для дальнейшей работы.

• Заинтересованные стороны автоматически получают уведомления о статусе контента, что позволяет им следить за предстоящими запусками.

Asana помогает нам координировать глобальный контент моей команды по передовым практикам, создаваемый межфункциональной командой, состоящей из редакторов, маркетологов и руководителей продуктовых подразделений. Это наш единый источник достоверной информации, который помогает нам избегать затрат, возникающих из-за того, что одна сторона не знает, что делает другая.”

Asana для поступления работы

Повышение эффективности за счет оптимизации процессов

До появления Asana у центральной технологической команды Morningstar не было стандартизированного способа приема запросов или начала работы. Для отслеживания сотен запросов, которые они ежегодно получали от всей организации, они использовали документ Word. Этот ручной процесс не обеспечивал структуры, необходимой для надлежащего определения объема работ, выделения ресурсов, составления бюджета и утверждения проектных запросов, что приводило к переполнению бэклога и появлению проектов с нечетко определенными объемами работ и целями.

Создав стандартизированный процесс в Asana, команда автоматизирует прием заявок на работу и упрощает определение приоритетов. Такой подход позволяет им эффективно управлять растущей загрузкой по мере расширения бизнеса.

Команды работают быстрее благодаря стандартизированному приему заявок

• Процессы приема заявок на работу стандартизированы и автоматизированы в Asana, что позволяет быстрее оценивать заявки, расставлять приоритеты и согласовывать их с большей последовательностью.

• Новые запросы на работу отправляются с помощью формы Asana и автоматически добавляются в общий проект, благодаря чему вся необходимая информация фиксируется, становится сразу доступной для просмотра, и по ней можно предпринимать действия.

• Нестандартные поля позволяют отслеживать стандартизированные критерии оценки, помогая заинтересованным сторонам принимать более быстрые и последовательные решения в отношении Подтверждений и расстановки приоритетов.

Наш процесс приема заявок в Asana помогает нам более продуктивно и организованно реализовывать нашу культуру, ориентированную на действия, поэтому мы правильно распределяем свое время и занимаемся нужными делами.”

Ясность, которая помогает определять приоритеты и планировать работу

• Руководители получают полное представление о каждом этапе рабочего процесса, поскольку вся работа организована в рамках связанных проектов и портфелей.

• Благодаря возможности гибко разложить свои рабочие данные по полочкам команды могут лучше оценивать риски и ценность работы, что позволяет им принимать более обоснованные решения о расстановке приоритетов.

• Когда в портфеле есть утвержденные проекты, команды могут легко отчитываться о ходе работы и показывать, как она связана с целями высокого уровня, что позволяет руководителям более эффективно оценивать способность выполнять работу, составлять планы и координировать действия между подразделениями.

До Asana мы запускали проекты направо и налево без какого-либо управления. Теперь мы можем эффективно распределять поступающую работу, что позволяет нам выполнять больше задач по мере роста компании.”

Asana для управления ресурсами

Добиться максимальной эффективности в работе команды за счет более обоснованных решений о распределении ресурсов

До перехода на Asana у команд Morningstar не было четкого способа расставлять приоритеты в работе, и они соглашались на каждый запрос. Это привело к тому, что команда была перегружена, переутомлена и работала неэффективно.

С Asana у команды есть полное представление о жизненных циклах проектов и текущей работе, что позволяет легче оценивать способность команды выполнять работу и стратегически распределять ресурсы между приоритетными проектами. К тому же, у них есть данные, на которых можно основывать эти решения.

Стратегическая система управления ресурсами оптимизирует работу

• Портфели позволяют руководителям получить общее представление обо всех текущих проектах, их статусе и выделенных ресурсах.

• Лучше понимая, что, кем и почему нужно сделать, команда может сосредоточиться на том, чтобы сказать «да» наиболее важным инициативам.

• Такая повышенная прозрачность также помогает команде выявлять риски, связанные со способностью выполнять работу, возвращать работу в нужное русло и заблаговременно уведомлять заинтересованные стороны о задержках в проектах.

До того как мы перенесли наши проекты в Asana, мы постоянно брали на себя слишком много обязательств. Теперь у нас больше аналитической информации и больше данных. Мы знаем, за какие задачи мы можем взяться, а за какие — нет, и можем проводить конструктивные обсуждения о расстановке приоритетов и о том, как проекты согласуются с нашим стратегическим планом.”

Данные в реальном времени для целенаправленного планирования

• Руководители используют планирование способностей, чтобы получить общее представление о том, как сотрудники распределены по рабочим потокам, и принимать более эффективные решения о распределении ресурсов.

• Доступ к точным данным о работе и отчетности помогает команде определить, какие проекты связаны с целями бизнеса, а какие — нет.

• Обладая ясностью в отношении того, как предстоящая и текущая работа влияет на способность выполнять задачи, руководители могут проводить четкие, основанные на данных обсуждения компромиссных решений с заинтересованными сторонами.

У вас нет стратегии, пока вы не скажете, чего вы не будете делать. Теперь у нас есть процесс, который позволяет нам говорить «нет». Кроме того, у нас есть статистика о том, почему мы говорим «нет», что помогает нам четко обозначить главное: у нас есть задачи, которые являются приоритетными, и задачи, которые таковыми не являются.”

Заключение

Обеспечение более разумного роста за счет структурированности, ясности и использования ИИ

По мере того как Morningstar продолжает развиваться в быстро меняющемся бизнес-окружении, компания создает фундамент для инноваций, готовый к будущему. С Asana команды могут работать более эффективно и последовательно, используя отдельные рабочие процессы на базе ИИ, которые помогают оптимизировать сложные процессы, лучше расставлять приоритеты и ускорять выполнение задач. Morningstar видит будущее, в котором организация будет стратегически использовать ИИ для повышения продуктивности, качества и вовлеченности, соблюдая при этом необходимые меры предосторожности. По мере расширения компании Asana и AI Studio будут играть ключевую роль в преобразовании рабочих процессов: они будут способствовать принятию более взвешенных решений, ускорению выполнения задач и достижению более значимых результатов во всем бизнесе.

Использование Asana и ее возможностей полностью изменило то, как работает наша команда и как мы взаимодействуем с заинтересованными сторонами. Все знают, кто, что, когда, где, зачем и как делает, и это стало критически важным фактором, который обеспечил нам успех сегодня и заложил основу для нашего успеха завтра и в будущем.”