Учитывая амбициозные цели роста и растущую межфункциональную сложность, Morningstar требовался более разумный способ масштабирования. С Asana команды из различных подразделений централизовали работу, внедрили рабочие процессы на базе ИИ и повысили эффективность, сэкономив более 600 000 долларов США в год.
Компания Morningstar получила награду Asana AI Visionary Work Innovation Award за стратегическое использование ИИ для обеспечения эффективной работы в больших масштабах. Столкнувшись с возросшей сложностью и спросом, организация стратегически использовала Asana AI Studio для оптимизации межфункциональной работы — от конвейеров исследовательского контента до приёма заявок на продукты и определения приоритетов. Благодаря автоматизации, маршрутизации и отчётности на базе ИИ команды сократили ручной труд, ускорили сроки и добились значительной экономии средств. Теперь команды работают в единой системе, которая сокращает объём малозначимой работы и позволяет им сосредоточиться на самом важном. Трансформация Morningstar заключается не только в использовании ИИ, но и в его разумном применении для получения реальной ценности для бизнеса.
Asana помогает нам повышать эффективность, которая масштабируется и способствует необходимому росту. Мы устранили барьеры для совместной работы во всей организации.Лаура Коль, директор по информационным технологиям компании Morningstar
Команды разработчиков продуктов для пенсионеров в Morningstar изначально отслеживали запросы на продукты вручную с помощью процесса Ad hoc. В отсутствие стандартизированного процесса приёма заявки приходили откуда угодно — по электронной почте, в чатах и в кулуарных беседах — и часто не содержали контекста, необходимого для оценки ценности. Согласие на всё привело к чрезмерной загрузке, разрозненной дорожной карте и неспособности оценить истинную ценность для бизнеса.
Чтобы решить эту проблему, команда Retirement внедрила структурированный фреймворк с AI Studio для управления полным жизненным циклом продукта — от приёма заявок до оценки результатов. Теперь запросы оцениваются по единым критериям, способность прогнозируется точно, а дорожные карты централизованы и актуальны. В результате команда сократила срок рассмотрения на две недели и перешла от реагирования на запросы к стратегическому планированию, ориентированному на ценность.
Наш процесс составления дорожных карт был реактивным и ручным. Наша конечная цель с Asana AI — сделать процесс более стратегическим, чтобы мы могли быстро расставлять приоритеты в работе, которая будет способствовать увеличению доходов и ускорению выхода на рынок.Майкл Аллен, директор по глобальному развитию технологий и продуктов для пенсионеров, Morningstar Retirement
Все заявки подаются через централизованную систему приёма Asana, при этом AI Studio автоматически присваивает им названия, выявляет пробелы в информации и создаёт стандартизированные сводки для упрощения оценки.
Сложные запросы проходят по специализированному рабочему процессу и систематически оцениваются по коммерческой ценности, сложности и стоимости, что позволяет команде продуктов одобрить, отложить или отклонить запрос на основе данных.
После того как запрос одобрен, правила проверяют полноту данных и автоматически направляют элементы в соответствующие дорожные карты.
После завершения элементов дорожной карты AI Studio генерирует примечания к выпуску на основе информации о задачах. Если требуются дополнительные детали, менеджеры по продукту автоматически получают уведомление о необходимости их добавления.
Автоматизированные правила автоматически создают последующие задачи и подзадачи для оценки успешности каждого элемента дорожной карты по сравнению с ожидаемыми результатами.
Раньше на проверку запроса и сбор информации, необходимой для продолжения работы, уходило две недели. Теперь мы можем исключить время, затрачиваемое на ручное общение, потому что Asana AI сразу же определяет и фиксирует необходимую нам информацию.Ким Хирш, директор по управлению продуктами компании Morningstar Retirement
Ранее управление внутренним исследовательским контентом Morningstar в рамках отделов было медленным, разрозненным и дорогостоящим. Команда исследователей использовала устаревшую систему для отслеживания внутреннего контента, что требовало ручной координации между несвязанными рабочими процессами и инструментами. Частые обновления передавались по электронной почте или в чате, что приводило к задержкам и упущенным возможностям распространения в платных, заработанных и собственных каналах.
Чтобы модернизировать свой подход, организация заменила устаревшую систему централизованным конвейером исследовательского контента в Asana на базе AI Studio. Теперь почти 300 заинтересованных лиц из отделов исследований, редакции, редактирования текстов, СМИ и маркетинга сотрудничают на единой платформе с общей видимостью и автоматизацией, управляющей каждым шагом. Результат: оптимизированная, масштабируемая система, которая экономит почти 15 000 часов и 600 000 долларов в год, позволяя командам сосредоточиться на стратегической работе.
Morningstar делает ставку на ИИ — цель компании заключается в том, чтобы и дальше использовать достижения в области ИИ для внедрения инноваций как для наших клиентов, так и для наших работников. Рабочие процессы Asana, которые создают наши команды, позволяют достичь этой цели, а также помогают нам повышать эффективность и устранять препятствия для совместной работы в рамках всей организации.Лаура Коль, директор по информационным технологиям компании Morningstar
Авторы отправляют контент через стандартизированную форму, которая автоматически создаёт задачу в конвейерном проекте контента.
AI Studio анализирует данные, введённые в форму, чтобы назначить заинтересованные стороны, установить даты сдачи для редактирования и отметить недостающую информацию.
Если требуется дополнительная информация, AI Studio создаёт комментарии и подзадачи для автора, сводя к минимуму задержки и ручную работу.
Как только контент помечен как готовый, AI Studio запускает следующие этапы для редакторов и управляет процессом обмена правками, уведомляя заинтересованные стороны, когда правки готовы, возвращены или завершены.
Заинтересованные стороны получают уведомления о важных этапах, включая даты публикации, без необходимости отслеживать их вручную.
Весь контент, который отправляют авторы, попадает в централизованный проект в Asana, создавая единый источник достоверной информации для исследовательской, редакционной, маркетинговой и операционной команд.
По мере того как контент приближается к завершению, AI Studio направляет задачи на соответствующие доски маркетинговых и медиапроектов для усиления результата.
Заинтересованные стороны автоматически получают уведомления о статусе контента, что даёт им представление о предстоящих запусках.
Asana обеспечивает координацию глобального контента моей команды по лидерству идей в межфункциональной команде редакторов, маркетологов и руководителей продуктов. Это наш единый источник достоверной информации, который помогает устранить издержки, возникающие, когда левая рука не знает, что делает правая.Лора Латтон, директор по глобальному развитию, руководитель отдела исследований компании Morningstar
До появления Asana у центральной технологической команды Morningstar не было стандартизированного способа приёма запросов или начала работы. Они использовали документ Word для отслеживания сотен запросов, которые ежегодно получали от всей организации. Этот ручной процесс не обеспечивал структуру, необходимую для правильного определения объёма работ, ресурсов, бюджета и одобрения проектных запросов, что приводило к переполненному бэклогу и проектам с неясными объёмами и целями.
Создав стандартизированный процесс в Asana, команда автоматизирует приём заявок и упрощает расстановку приоритетов. Этот подход позволяет им эффективно управлять растущей загрузкой по мере расширения бизнеса.
Процессы приёма заявок стандартизированы и автоматизированы в Asana, что позволяет быстрее оценивать, расставлять приоритеты и одобрять запросы с большей согласованностью.
Новые запросы на работу отправляются с помощью формы Asana и автоматически попадают в общий проект, обеспечивая фиксацию всей необходимой информации для немедленной видимости и действий.
Нестандартные поля отслеживают стандартизированные критерии оценки, помогая заинтересованным сторонам принимать более быстрые и последовательные решения о подтверждениях и приоритетах.
Наш процесс приёма заявок в Asana помогает нам более продуктивно и организованно реализовывать нашу культуру, ориентированную на действия, поэтому мы правильно распределяем время и занимаемся нужными делами.Кэти Даулинг, глава отдела глобальных технологий и операций компании Morningstar
Руководители получают полное представление о каждом этапе рабочего процесса, поскольку вся работа организована в рамках связанных проектов и портфелей.
Благодаря возможности разложить свои рабочие данные по полочкам команды могут лучше оценивать риски и ценность работы, что позволяет принимать более обоснованные решения о приоритетах.
Имея одобренные проекты в портфеле, команды могут легко отчитываться о ходе работ и демонстрировать, как он связан с целями высокого уровня, что позволяет руководителям более эффективно оценивать способность, планировать и координировать работу между подразделениями.
До Asana мы запускали проекты направо и налево без какого-либо управления. Теперь мы можем эффективно распределять поступающую работу, что позволяет нам выполнять больше задач по мере роста.Сапан Патель, директор по управлению программами (IT PMO), Morningstar
До перехода на Asana у команд Morningstar не было чёткого способа расставить приоритеты в работе, и они соглашались на каждый запрос. Это привело к тому, что команда была перегружена, переутомлена и работала неэффективно.
С Asana у команд есть полное представление о жизненных циклах проектов и текущей работе, что облегчает понимание способности и стратегическое распределение ресурсов по приоритетным проектам. Кроме того, у них есть данные, на которых основаны эти решения.
Портфели дают руководителям общее представление обо всех текущих проектах, их статусе и выделенных ресурсах.
Лучше понимая, что нужно сделать, кто должен это сделать и почему, команды могут сосредоточиться на том, чтобы сказать «да» важным инициативам.
Эта улучшенная видимость также помогает команде выявлять риски, связанные со способностью выполнять работу, возвращать работу в нужное русло и заранее уведомлять заинтересованные стороны о задержках проектов.
До того как мы перенесли наши проекты в Asana, мы постоянно брали на себя слишком много обязательств. Теперь у нас больше аналитики и больше данных. Мы знаем, за что можем взяться, а за что — нет, и можем вести правильные обсуждения о расстановке приоритетов и о том, как проекты согласуются с нашим стратегическим планом.Сэм Кастано, глава отдела по глобальному опыту работников в сфере ИТ, Morningstar
Руководители используют планирование загрузки, чтобы получить общее представление о том, как распределены сотрудники по рабочим потокам, и оптимизировать решения о распределении ресурсов.
Доступ к точным данным о работе и отчётности помогает команде определить, какие проекты связаны с целями бизнеса, а какие — нет.
Обладая ясностью в отношении того, как предстоящая и текущая работа влияет на способность выполнять задачи, руководители могут вести чёткие, основанные на данных обсуждения с заинтересованными сторонами, посвящённые компромиссам.
У вас нет стратегии, пока вы не скажете, чего вы не будете делать. Теперь у нас есть процесс, который позволяет нам говорить «нет». И у нас есть статистика о том, почему мы говорим «нет», что помогает нам донести главную мысль: у нас есть приоритетные задачи и задачи, которые таковыми не являются.Кэти Даулинг, глава отдела по глобальному внедрению технологий и операционной деятельности компании Morningstar
По мере того как Morningstar продолжает развиваться в быстро меняющемся мире, компания создаёт фундамент для инноваций, готовый к будущему. С помощью Asana команды могут работать более эффективно и последовательно, используя отдельные рабочие процессы на базе ИИ, которые помогают оптимизировать сложные процессы, улучшить расстановку приоритетов и ускорить выполнение задач. Morningstar видит будущее, в котором организация стратегически использует ИИ для повышения продуктивности, качества и вовлечённости, соблюдая при этом необходимые меры предосторожности. По мере масштабирования Asana и AI Studio будут играть решающую роль в преобразовании рабочих процессов: способствовать принятию более взвешенных решений, ускорять выполнение задач и обеспечивать более значимое влияние на весь бизнес.
Использование Asana и её возможностей полностью изменило работу нашей команды и взаимодействие с заинтересованными сторонами. Все знают, кто, что, когда, где, почему и как, и это стало критически важным компонентом нашего успеха сегодня и заложило основу для нашего успеха завтра и в будущем.Дирдре Ли, старший менеджер по маркетингу в компании Morningstar
Morningstar — глобальная финансовая организация, ориентированная на обеспечение успеха инвесторов. Morningstar, в которой работает более 11 000 сотрудников в 29 странах, предоставляет продукты, исследования и данные, необходимые инвесторам для достижения своих финансовых целей.
С Asana вся ваша организация станет работать ещё лучше.