Como dominar o planejamento organizacional em 5 etapas simples

Cada organização é um quebra-cabeça complexo, com diferentes projetos, tarefas e metas espalhados por equipes e departamentos. Individualmente, essas peças podem parecer desconexas, mas, quando reunidas, formam uma imagem de sucesso. 

O planejamento organizacional é crucial para alinhar esses elementos, mapeando as metas de alto nível da sua empresa e conectando-as a tarefas individuais. O processo permite que você veja onde cada parte do trabalho se encaixa, para que possa entender a sua contribuição para as metas organizacionais de alto nível e garantir que todos os esforços estejam caminhando na mesma direção. Vamos ver como isso é feito. 

O que é o planejamento organizacional?

O planejamento organizacional é o processo de definir as metas gerais de uma empresa e mapear as etapas estratégicas e táticas necessárias para alcançá-las, alinhando as atividades diárias com a visão de longo prazo da empresa.

O processo de planejamento organizacional envolve definir o propósito de uma empresa, estabelecer objetivos claros e desenvolver um plano para transformar esses objetivos em realidade. O resultado do planejamento organizacional é um plano organizacional, que é um plano de ação estruturado que descreve as tarefas específicas que a organização e seus funcionários realizarão para atingir as metas estabelecidas.  

Quais são as fases do planejamento organizacional?

O planejamento organizacional é um processo de várias etapas dividido em quatro fases distintas, cada uma focada em diferentes aspectos da estratégia e das operações da organização. 

As quatro fases do planejamento organizacional são: 

• Planejamento estratégico: descreve as metas e os objetivos de longo prazo da organização. Esta fase envolve uma visão geral dos objetivos estratégicos, missão, visão e propósito da empresa, garantindo que as metas estejam alinhadas com a direção geral da organização. 

• Planejamento tático: desenvolve uma estratégia específica para atingir as metas da empresa. Normalmente, isso envolve a definição de metas de curto prazo que se alinham aos objetivos mais amplos da empresa. 

• Planejamento operacional: mude o foco para as operações diárias que apoiam os planos táticos. Esta fase envolve detalhar as tarefas, fluxos de trabalho e atribuições específicas que garantem que as atividades diárias se conectem aos objetivos estratégicos. 

• Planejamento de contingência: planejar e preparar-se para circunstâncias e eventos imprevistos que possam atrapalhar o seu progresso. Durante esta fase, você deve desenvolver planos de backup e estratégias de resposta para possíveis interrupções, como interrupções na cadeia de suprimentos ou mudanças repentinas nas condições do mercado. 

Como criar um plano organizacional: o processo de cinco etapas 

Desenvolver um plano organizacional eficaz envolve dividir as três primeiras fases do processo de planejamento organizacional — planejamento estratégico, tático e operacional — em etapas práticas. 

Veja como você pode fazer isso: 

1. Desenvolva um plano estratégico

Para elaborar o seu plano estratégico, comece reunindo os gerentes de alto nível e os chefes de departamento da sua organização. Em seguida, avalie a situação atual da empresa e o que você deseja alcançar para desenvolver metas estratégicas de alto nível. 

Revisar as declarações de missão e visão da organização, realizar uma análise SWOT e medir o desempenho das principais áreas são técnicas que você pode usar para entender as oportunidades da empresa e definir essas metas de negócios. Lembre-se de que o seu plano estratégico deve descrever metas inteligentes de visão geral que sejam limitadas no tempo, alcançáveis e alinhadas com a missão e os valores da sua empresa. 

2. Traduza o seu plano em etapas táticas

Depois de desenvolver o seu plano estratégico, é hora de dividir os seus objetivos de longo prazo em metas de curto prazo mais gerenciáveis. Isso normalmente envolve a participação dos gerentes de nível médio e a definição de metas departamentais que se alinham aos objetivos de nível superior. Esta etapa deve incluir o desenvolvimento de cronogramas, marcos e métricas de desempenho claros para que você possa acompanhar efetivamente o progresso e fazer os ajustes necessários.  

Esta etapa geralmente envolve o lançamento de novas iniciativas alinhadas às suas metas estratégicas. Digamos que o objetivo de alto nível estabelecido no seu plano estratégico seja “aumentar a participação geral no mercado em 15 % nos próximos três anos”. Você pode dividir esse objetivo em metas de curto prazo, como “lançar uma nova linha de produtos nos próximos 12 meses” ou “aumentar o envolvimento do cliente em 20 % no próximo trimestre”. Ao traduzir o seu plano em etapas práticas que apoiem o seu objetivo maior, você cria um roteiro claro para a sua organização seguir e garante que todos estejam trabalhando em direção à Meta comum. 

3. Planeje as operações diárias

Depois de dividir o plano estratégico em etapas táticas, o próximo passo é detalhar ainda mais, traduzindo essas etapas em ações do dia a dia. Isso pode envolver a criação de projetos de alto nível alinhados às suas metas de curto prazo, o estabelecimento de cronogramas de trabalho para várias equipes e departamentos e a atribuição de tarefas a funcionários individuais. 

Voltemos ao nosso exemplo anterior. Se a sua meta de curto prazo é “aumentar o envolvimento dos clientes em 20 % no próximo trimestre”, as suas operações diárias podem incluir o agendamento de sessões regulares de treinamento para a equipe de vendas, o desenvolvimento de estratégias de marketing para aprimorar a interação com os clientes e a designação de membros específicos da equipe para desenvolver estratégias de envolvimento. Esse planejamento detalhado garante que as atividades diárias estejam alinhadas com o alcance das metas de curto prazo, o que, em última análise, significa cumprir os objetivos estratégicos. 

4. Comunique e implemente o seu plano

Depois de mapear todo o seu plano, desde os objetivos estratégicos de alto nível até as atividades diárias que os apoiam, o próximo passo é comunicar o plano à sua organização. 

Comece realizando uma reunião geral para apresentar a sua visão e o seu plano estratégico à organização. Depois, envie uma mensagem a toda a empresa descrevendo claramente as metas de alto nível e detalhando as metas de curto prazo que precisam ser alcançadas para atingir as metas de alto nível. Durante esta etapa, os gestores devem comunicar as tarefas individuais pelas quais os membros da equipe são responsáveis e explicar como o trabalho da equipe se conecta aos objetivos da empresa. 

5. Monitore e ajuste o plano conforme necessário 

O seu trabalho não termina apenas porque você desenvolveu e implementou o plano. É importante monitorar o progresso em tempo real para que você possa resolver quaisquer obstáculos que possam surgir. Você deve revisar regularmente as suas referências de curto prazo para ver se está monitorando com sucesso os seus objetivos gerais e fazer ajustes, se necessário.

Voltemos ao nosso exemplo anterior. Nesse cenário, o seu objetivo de alto nível é “aumentar a participação de mercado geral em 15 % nos próximos três anos”. Para contribuir com isso, você estabelece uma meta de curto prazo de “aumentar o envolvimento do cliente em 20 % no próximo trimestre”. Após a revisão, talvez você descubra que não está alcançando essa Meta devido à interação do cliente abaixo do esperado em novas plataformas digitais. 

Para se realinhar aos seus objetivos, você precisa ajustar o seu plano. Isso pode significar definir novas metas de curto prazo para melhorar a experiência do usuário nas suas plataformas digitais ou oferecer conteúdo on-line mais envolvente. Ajustar a sua estratégia em resposta a desafios em tempo real mantém você no caminho certo para alcançar as suas Metas de longo prazo.

Boas práticas de planejamento organizacional

Está se sentindo sobrecarregado? Aqui está um resumo para garantir um processo de planejamento organizacional tranquilo e bem-sucedido:

• Alinhe os seus objetivos à visão e à missão da sua empresa

• Inicie o processo de planejamento com um modelo de planejamento estratégico para reduzir o trabalho inicial

• Crie planos acionáveis e com prazo definido

• Divida os objetivos de longo prazo em metas de curto prazo alcançáveis

• Mapeie tarefas individuais para metas de curto prazo

• Adaptar o seu plano aos desafios em tempo real 

• Aproveitar a tecnologia para agilizar os processos de planejamento e acompanhamento do progresso

• Comunicar claramente o seu plano às partes interessadas

• Revise e refine o seu plano regularmente 

Domine o planejamento organizacional com a Asana

Diga adeus aos processos de planejamento desconexos. Ao utilizar uma plataforma de gestão do trabalho como a Asana, você pode conectar facilmente o trabalho individual da sua equipe às metas da organização, garantir que cada projeto esteja alinhado aos objetivos organizacionais e acompanhar o progresso das metas em tempo real. O resultado final é um quebra-cabeça perfeitamente montado, com cada peça no seu lugar. 

Perguntas frequentes sobre o planejamento organizacional

Ainda tem dúvidas sobre o planejamento organizacional? Nós temos as respostas.

Por que o planejamento organizacional é importante?

O planejamento organizacional fornece um roteiro para a sua empresa, descrevendo os objetivos gerais e as etapas táticas que você tomará para alcançá-los. Ao alinhar os esforços de departamentos, equipes e indivíduos em direção a metas comuns, o planejamento organizacional cria alinhamento, gera clareza e capacita as empresas a atingir as suas metas. 

Qual é o papel da tecnologia no planejamento organizacional?

O planejamento organizacional envolve mapear objetivos organizacionais estratégicos de alto nível e conectá-los a metas de curto prazo e tarefas individuais do dia a dia. Aproveitar a tecnologia, como uma plataforma de gestão do trabalho, permite que as organizações usufruam de recursos que conectam as tarefas diárias aos objetivos estratégicos e fornecem monitoramento do progresso em tempo real. Essas capacidades simplificam o planejamento organizacional e o tornam mais eficiente. 

Quais são os exemplos comuns de planejamento organizacional?

Embora o planejamento organizacional normalmente se refira à estratégia por trás das metas organizacionais abrangentes, ele também pode se referir ao planejamento dentro de subconjuntos específicos de uma empresa. Tipos comuns de planejamento organizacional incluem:

• Planejamento do desenvolvimento da força de trabalho, que aborda o treinamento e o crescimento profissional dos funcionários, bem como as metas de longo prazo de pessoal e recursos humanos. 

• Planejamento financeiro e orçamentário, que se concentra na gestão fiscal diária, bem como no planejamento financeiro de longo prazo. 

• Planejamento de expansão, que envolve estratégias para o crescimento do Business e a expansão do mercado.

• Planejamento de produtos e serviços, que se concentra no desenvolvimento e gestão dos produtos e serviços de uma empresa.