Resolva estes desafios comuns de integração para aumentar a produtividade
Os dados não mentem: um bom processo de integração resulta em funcionários mais felizes e produtivos. Mas, embora a integração possa aumentar as taxas de retenção em 82 %, apenas 12 % dos funcionários concordam plenamente que a sua organização faz um ótimo trabalho na integração de novos contratados.
Criar um processo de integração tranquilo é um desafio, por isso não é de surpreender que algumas organizações não consigam. Mas não precisa ser assim. Veja como evitar armadilhas comuns na integração e ajudar cada novo funcionário a se atualizar rapidamente.
Deixe os novos funcionários a par de tudo mais rapidamente
Mantenha as prioridades da sua equipe em dia com a integração simplificada dos funcionários e períodos mais curtos de adaptação.
1. Falta de padronização
A integração é a sua oportunidade de apresentar a sua empresa, missão e processos aos novos contratados. É um período de aprendizado importante, e todos os funcionários devem ter a mesma experiência excelente. Mas, apesar da importância da integração, apenas 69 % das empresas têm um programa formal de integração em toda a organização. Sem um processo robusto e padronizado, cada gerente aborda a integração de forma diferente, levando a discrepâncias entre equipes e departamentos.
A solução
Crie um processo de integração para toda a empresa: determine o que os novos funcionários precisam saber sobre a empresa e crie um programa estruturado para orientá-los nas primeiras semanas. Por exemplo, você pode incluir informações como cultura e valores da empresa, políticas, processos e estrutura da equipe.
Compartilhe listas de conferência de integração personalizáveis: embora cada equipe seja diferente, você ainda pode padronizar os principais componentes da integração. Por exemplo, você pode exigir que cada equipe treine os novos contratados em habilidades de trabalho, ferramentas, processos específicos da função e responsabilidades e expectativas individuais.
Use modelos: com um software de gestão do trabalho como a Asana, você pode criar listas de conferência de integração acionáveis e transformá-las em modelos para que qualquer gerente possa copiar rapidamente o modelo e criar uma nova lista de conferência. Com a Asana, os modelos podem incluir tarefas com links para informações relevantes e datas de conclusão. Em seguida, você pode atribuí-las a si mesmo, à equipe de TI, ao RH ou ao novo funcionário para que sejam concluídas.
2. Excesso de informações
De acordo com uma pesquisa com mais de 2.000 trabalhadores do conhecimento, 81 % dos funcionários se sentiram sobrecarregados durante o processo de integração. As empresas compartilham muitas informações ao mesmo tempo, deixando os trabalhadores vasculhando documentos, conversas e relatórios intermináveis, todos espalhados por diferentes plataformas e aplicativos. É muito para gerir, especialmente para alguém novo na empresa. Além de sobrecarregar os novos funcionários, a sobrecarga de informações também consome tempo. Os funcionários precisam procurar o contexto de que necessitam, o que deixa menos tempo para realmente aprender e desempenhar o seu trabalho.
A solução
Crie uma estrutura: sequencialize as sessões de treinamento e o compartilhamento de informações para dar aos novos contratados tempo para assimilar o que aprenderam. Por exemplo, crie uma lista de verificação para descrever as tarefas que devem ser concluídas na primeira, segunda e terceira semana de trabalho.
Inclua tempo de inatividade: em vez de agendar sessões de treinamento consecutivas, deixe espaço para que os novos membros da equipe leiam as informações e explorem por conta própria. Isso é especialmente importante nas primeiras semanas, quando os funcionários ainda não estão familiarizados com os processos da empresa. O tempo de inatividade também dá aos novos funcionários a oportunidade de construir relacionamentos e se conectar com os colegas.
Centralize as informações: acima de tudo, você quer que os novos funcionários encontrem as informações de que precisam sem precisar vasculhar diferentes aplicativos e documentos. É aí que uma plataforma de gestão do trabalho como a Asana pode ajudar. A Asana permite compartilhar projetos de integração estruturados para que os novos funcionários saibam exatamente quais tarefas devem ser concluídas e em que prazo. E, com as informações centralizadas em uma plataforma, os membros da equipe podem ver facilmente as tarefas relevantes, a documentação e a quem recorrer em caso de dúvidas.
3. Falta de metas claras
De acordo com a nossa pesquisa, 87 % dos trabalhadores em empresas com metas claras e conectadas afirmam que a sua organização está bem preparada para atender às expectativas dos clientes — mais que o dobro dos que trabalham em empresas sem tais metas. As metas dão aos funcionários um foco concreto. Elas deixam claro por que o trabalho de um novo funcionário é importante, para que ele permaneça motivado e responsável durante todo o processo de integração. Segundo o professor de Harvard e ex-diretor de marketing da Aetna, David C. Edelman, as metas fazem “as pessoas se sentirem melhor porque podem acompanhar o seu progresso. Para elas, é como se tivessem parte em fazer aquilo acontecer, e, assim, foram capazes de propor novas ideias, mostrar criatividade e, em seguida, ver o resultado disso.”
Sem metas claras, os trabalhadores são menos eficazes e menos propensos a permanecer na sua empresa. Na verdade, 87 % dos trabalhadores com metas claras se veem trabalhando na mesma empresa no ano seguinte. Isso representa 85 % a mais do que os trabalhadores que disseram que a sua empresa não tem metas claras.
A solução
Conecte o trabalho dos novos contratados às metas da empresa: ajude os novos contratados a definir metas práticas para a sua função e ilustre como elas se conectam às metas gerais da empresa. Por exemplo, se um novo funcionário tiver a meta de atualizar o processo de recebimento de TI durante o primeiro ano, mostre como isso se conecta ao objetivo geral da empresa de agilizar os processos e diminuir os gastos. Um software de gestão do trabalho como a Asana pode ajudar nisso. A Asana permite definir metas para a empresa, para a equipe ou para si mesmo, e ver como todas elas se relacionam. Você também pode conectar cada Meta ao trabalho que a sustenta.
Faça acompanhamentos regulares: elabore um plano com os novos funcionários para monitorar o progresso das suas metas. Você também pode usar uma plataforma como a Asana, que atualiza automaticamente as metas à medida que a equipe progride. Dessa forma, você não precisa perder tempo atualizando manualmente os seus objetivos.
4. Visibilidade e responsabilização limitadas
Os novos funcionários precisam de apoio, orientação e ações claras para ter sucesso em suas funções. Mas, muitas vezes, os funcionários são deixados por conta própria após o processo de contratação, sem um sistema de apoio e um plano de ação concretos. Isso torna a integração menos eficiente, porque eles não conseguem obter respostas para as suas perguntas ou remover obstáculos com facilidade.
A solução
Organize reuniões a dois periódicas entre gerentes e novos funcionários: as reuniões a dois são a base para uma comunicação direta e aberta entre os gerentes e os membros da equipe. Essas reuniões ajudam a construir confiança e são fundamentais para entender as metas pessoais, abordar preocupações e promover uma cultura de confiança e transparência dentro da equipe.
Centralize as conversas a dois e as ações a realizar: além de agendar reuniões, documente as conversas e as ações a realizar em um só lugar para que os funcionários possam encontrá-las e acompanhá-las mais tarde. Com um software de gestão do trabalho, você pode criar projetos dedicados para conversas a dois. Em seguida, dentro desses projetos, você pode criar tarefas com datas de conclusão e responsáveis bem definidos.
Transforme os primeiros dias em primeiras vitórias
Dedicar tempo à criação de um processo de integração bem-sucedido não apenas ajuda os funcionários a terem sucesso na nova função, mas também os ajuda a começar a trabalhar com todas as habilidades, informações e conexões necessárias para causar impacto. Saiba como a Asana pode ajudar a transformar o seu processo de integração em uma máquina bem lubrificada.
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