Como a Asana usa a gestão do trabalho para uma produção criativa mais fluida

Para Tara Vajra, chefe de operações criativas da Asana, a produção criativa é um ato de equilíbrio. Sua função exige que ela avalie constantemente os recursos existentes em relação às novas solicitações e às metas de marketing mais amplas. Isso é especialmente complicado em uma empresa global, onde ela precisa produzir ativos que funcionem em todas as culturas e fazer parceria com partes interessadas que vivem em todo o mundo.

“Temos a tarefa de descobrir como definir o escopo do trabalho de forma eficiente, fazer a triagem das solicitações e encaixar tarefas pontuais entre os nossos projetos de grande escala”, diz Vajra. “E, como equipe global, precisamos fazer coisas que ressoem em diferentes regiões e se alinhem às estratégias de marketing. É um equilíbrio muito delicado, e encontrar essa harmonia pode ser a parte mais desafiadora.”

Apesar desses desafios, Vajra e sua equipe criaram um método para agilizar as operações, garantindo que os projetos sejam tão impactantes quanto criativos. Saiba como a Asana transforma a natureza multifacetada do trabalho criativo em uma jornada simplificada e coesa.

Veja o planejamento de marketing em ação

Com a Asana, as equipes de marketing podem conectar o trabalho, padronizar os processos e automatizar os fluxos de trabalho, tudo em um só lugar.

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Os desafios da produção criativa

A produção criativa é intrinsecamente complexa, exigindo que as equipes coordenem recursos, gerenciem as contribuições das partes interessadas e entreguem conteúdo atraente que ressoe em todo o público global.

Para isso, é preciso manter o alinhamento com as estratégias de marketing mais amplas e, ao mesmo tempo, lidar com a comunicação desarticulada entre as diferentes ferramentas. A coordenação entre equipes internas e parceiros externos pode rapidamente se tornar um pesadelo logístico, repleto de falhas de comunicação e atrasos. E, para completar, é preciso manter uma voz e uma estética de marca consistentes em uma variedade de ativos criativos.

Esta é uma lista esmagadora de armadilhas a serem evitadas, caso não se tenha o suporte certo. Mas também é um exemplo perfeito de como um software como a Asana, repleto de automatizações e recursos de IA, pode eliminar o trabalho penoso das tarefas diárias.

Morgan Keys, diretora de arte da Asana, descreve o processo doloroso pelo qual ela passava antes de vir para a Asana.

“Na minha experiência anterior, cada pessoa tinha um sistema diferente e desconectado para a gestão de projetos”, explica Keys. “Um produtor criativo pode manter uma planilha para monitorar o progresso de um projeto. Como designer, eu tinha uma lista de pendências no meu aplicativo de anotações Personal e mantinha alguns e-mails não lidos para lembrar de ações importantes. Era tudo tão desconectado e desorganizado que me admira que conseguíssemos fazer alguma coisa.”

6 maneiras pelas quais a Asana simplifica a produção criativa

1. Recebimento automatizado de solicitações com formulários

Em muitas empresas, as equipes enviam novos pedidos de criação por e-mail, em reuniões ou por meio de outras ferramentas desconectadas. Na melhor das hipóteses, isso é uma dor de cabeça. Na pior das hipóteses, pode atrasar a produção, gerando custos mais altos e desperdiçando o tempo da sua talentosa equipe criativa.

Na Asana, a equipe de criação da marca usa um formulário personalizado para reunir as solicitações. Isso ajuda a coletar todas as informações necessárias com antecedência, incluindo:

• O tipo de suporte de criação necessário

• A data de conclusão

• O público-alvo

• O escopo do projeto

• Uma lista de participantes e suas responsabilidades por meio de uma matriz RACI

• Especificações de design

Sempre que alguém envia uma resposta a este formulário, ela é automaticamente direcionada para um projeto da Asana, onde a equipe pode revisar as solicitações, priorizar e atribuir recursos.

2. Modelos de projeto personalizável

Quando estiver pronta para lançar uma nova iniciativa, Vajra criará um novo projeto Asana para iniciar o trabalho. Mas ela não precisa começar do zero. Em vez disso, ela usa um modelo de projeto predefinido, no qual pode ditar como as informações são rotuladas e armazenadas.

Os modelos para tipos de projetos comuns simplificam a configuração e o início, permitindo que as equipes mergulhem diretamente no processo criativo. Por exemplo, ela usa etiquetas (o que a Asana chama de campos personalizados) para mostrar o status do projeto, quem está responsável pelo trabalho e a qual iniciativa de marketing global o trabalho está alinhado. Isso ajuda as partes interessadas a entender rapidamente como o trabalho está progredindo e quem é responsável por ele.

Se você gerencia cronogramas de produção ou de vídeos, também pode usar um modelo de cronograma de filmagem para planejar cenas, atribuir a equipe e monitorar os dias de produção, tudo dentro do mesmo projeto na Asana.

3. Colaboração entre equipes internas e externas

Organizações maiores geralmente dependem de agências externas para terceirizar parte do trabalho criativo. Mas trabalhar com outras pessoas fora da rede da empresa tem os seus desafios. Por exemplo, como manter as informações seguras? E, por outro, usar conversas por e-mail ou outras plataformas tradicionais de comunicação é demorado e ineficiente.

Mas, com a Asana, tudo, desde a comunicação até o trabalho em si, pode ser feito com segurança em um único espaço. Ao adicionar os parceiros externos como convidados ao espaço de trabalho, a equipe de criação da Asana pode trabalhar com eles por meio de projetos dedicados. Estes servem como espaços de colaboração centralizados onde as equipes internas e as agências externas podem interagir perfeitamente, compartilhar feedback e monitorar as dependências, garantindo que os projetos permaneçam em dia e dentro do orçamento.

Temos o nosso processo integrado com as nossas agências de apoio, então, se determinarmos que elas vão trabalhar em um projeto específico, podemos iniciar diretamente na Asana sem ter que fazer uma transferência maciça por meio de outras ferramentas.”

4. Fluxos de trabalho automatizados

Ao aproveitar as poderosas ferramentas de automatização da Asana, Vajra e a equipe reduziram significativamente o tempo gasto em tarefas repetitivas. Desde a atribuição automática de tarefas com base no tipo de projeto até a simplificação das aprovações, a automatização libera a equipe para terceirizar tarefas repetitivas e dá a ela mais espaço para que a criatividade brilhe.

Por exemplo, na Asana, eles podem criar um processo de revisão muito mais simples ao projetar um fluxo de trabalho que define automaticamente as datas de conclusão, atribui tarefas de revisão e alerta os gerentes quando precisam intervir. Juntamente com os fluxos de trabalho de aprovações, isso garante que os projetos avancem com rapidez e precisão.

5. Um núcleo de referência

As integrações da Asana com ferramentas criativas como Figma, Adobe Creative Cloud e Google Suite fazem dela uma ferramenta poderosa para equipes criativas que buscam centralizar seus fluxos de trabalho e comunicações.

Em vez de enviar documentos a cada parte interessada em conversas separadas, elas podem anexar quaisquer ativos diretamente a uma tarefa na Asana. Dessa forma, os participantes têm acesso instantâneo e podem fornecer feedback dentro da plataforma. 

As integrações com as principais ferramentas de design e soluções de armazenamento em nuvem permitem que a Asana sirva como um núcleo de referência para todos os ativos criativos, facilitando o acesso e garantindo a consistência da marca em todos os materiais.

6. Gestão de recursos

Tentar determinar os recursos exatos necessários para projetos criativos é um ato de equilíbrio complicado. Quem tem disponibilidade e quando? Precisamos de ferramentas e agências externas? Quanto elas custam?

Tentar monitorar tudo isso em uma ferramenta estática, como uma planilha, significa que você precisa atualizar manualmente e compartilhar constantemente essas atualizações com os seus parceiros de trabalho. A equipe de criação da Asana economiza inúmeras horas e dores de cabeça usando as funcionalidades de gestão de recursos e portfólio da Asana. Isso lhes dá uma visão geral dos projetos em andamento e futuros, permitindo a distribuição eficaz de talentos e recursos criativos onde for mais necessário.

Quando chega uma nova solicitação, a equipe de criação só precisa revisar os seus painéis de carga de trabalho na Asana. Ela pode ver rapidamente quem está trabalhando em quê, agora e no futuro, e identificar quem pode estar livre para assumir tarefas adicionais. Da mesma forma, podem usar um projeto de orçamento para determinar quais fundos devem ser alocados a novos trabalhos e priorizar de acordo.

Produção criativa reinventada

Lidar com as complexidades da produção criativa, especialmente em escala global, requer não apenas talento e visão, mas também as ferramentas certas para agilizar os processos e aprimorar a colaboração. 

Tara Vajra e a sua equipe na Asana exemplificam como a integração de um software inteligente e adaptável como a Asana às operações criativas pode transformar o caos potencial em uma sinfonia de produtividade bem orquestrada. 

Ao automatizar tarefas rotineiras, facilitar a comunicação contínua além das fronteiras e manter um núcleo de referência unificado, a Asana capacita as equipes criativas a se concentrarem no que fazem de melhor: produzir ativos criativos inovadores e impactantes.