4 dicas para usar o e-mail e a Asana em conjunto

Há muitas ferramentas de comunicação diferentes, mas, quando se trata de trabalho, o e-mail é geralmente inevitável. Mas não tem problema: podemos ajudar a trabalhar de forma mais inteligente integrando o seu fluxo de trabalho de e-mail ao fluxo de trabalho da Asana. Aqui estão quatro maneiras fáceis de fazer isso.

Atualizações da Asana do seu jeito

Você não precisa iniciar sessão na Asana para se manter informado sobre o trabalho. Em vez disso, use as notificações por e-mail para acompanhar o trabalho mais importante para você. Você pode escolher os tipos de atualizações por e-mail que recebe da Asana e a frequência com que as recebe, incluindo: 

• Atualizações de atividades: receba um e-mail sobre cada @menção, novas tarefas atribuídas a você e atualizações de finalização das tarefas em que você é colaborador. Se você quiser receber atualizações frequentes sobre o trabalho que está sendo realizado na Asana, esta é a opção ideal. 

• Apenas menções: como o nome indica, você receberá um e-mail sempre que for @mencionado em uma tarefa ou conversa. Além disso, avisaremos quando você receber uma mensagem direta ou quando uma tarefa for atribuída a você.

• Resumos diários: obtenha uma visão geral diária das novas tarefas atribuídas a você e das próximas datas de conclusão. Você verá todas essas atualizações agrupadas em um único e-mail, para que não precise analisar várias mensagens.

• Relatórios semanais: se quiser receber atualizações com menos frequência, você pode receber um e-mail semanal com um relatório de status dos projetos nos seus portfólios.

Essas atualizações facilitam a sua informação em qualquer lugar, especialmente nos dias em que você não terá tanto tempo para trabalhar na Asana. E lembrem-se de que todas as informações que enviamos para a caixa de entrada do seu e-mail também podem ser encontradas na Caixa de entrada da Asana. Descubra como a caixa de entrada da Asana pode fornecer as atualizações mais importantes para você.

Enviar tarefas por e-mail diretamente para as Minhas tarefas

É fácil perder o controle de e-mails importantes, sejam eles arquivos, lembretes, atualizações de projetos ou qualquer outra coisa. Sem um lembrete fácil para voltar a um e-mail, ações importantes podem passar despercebidas.

As tarefas são a melhor maneira de registrar essas ações, para que você sempre saiba o que precisa ser feito, quando e por quem. A Asana facilita a criação de novas tarefas diretamente do seu e-mail. Veja como: 

• Encaminhe qualquer e-mail para x@mail.asana.com. Isso cria uma tarefa (atribuída a você) no espaço de trabalho da Asana associado ao seu endereço de e-mail.

• Você também pode escrever um novo e-mail e transformá-lo em uma tarefa. O assunto do e-mail será o nome da tarefa, e o corpo do e-mail será a descrição da tarefa. Envie-o para x@mail.asana.com e ele aparecerá magicamente em Minhas tarefas.

Na próxima vez que o seu gerente enviar uma solicitação para o seu e-mail, lembre-se de que é fácil transformá-la em uma tarefa de lembrete na Asana.

Realize o trabalho a partir da caixa de entrada do seu e-mail

Alternar constantemente entre aplicativos pode consumir o seu tempo e a sua produtividade. Se você já estiver no seu e-mail, pode continuar lá para realizar o trabalho na Asana. Quando receber uma atualização da Asana na caixa de entrada do seu e-mail, como alguém atribuindo uma tarefa a você, você pode tomar as medidas necessárias diretamente no e-mail:

• Comentar na tarefa: responda ao e-mail e a sua mensagem será transformada em um comentário na tarefa.

• Atribuir a tarefa a um colega de equipe: responda ao e-mail e adicione o endereço de e-mail do seu colega no campo do destinatário (Para:). A tarefa será reatribuída ao colega de equipe especificado.

• Adicionar um colega de equipe como colaborador da tarefa: responda ao e-mail e adicione o endereço de e-mail do seu colega no campo de cópia (CC:). O seu colega de equipe será adicionado como colaborador na tarefa.

Imagine que você está realizando o planejamento anual, com muitos parceiros interdisciplinares e trabalhos em rápida evolução. Poder adicionar o seu colega de equipe em cópia para que ele tenha visibilidade como colaborador pode ajudar a agilizar o seu e-mail e manter o trabalho em dia. 

Integre a Asana com a sua plataforma de e-mail

As integrações conectam as ferramentas que você já usa à Asana, reduzindo a necessidade de alternar entre aplicativos e mantendo o trabalho em dia. As nossas integrações com o Gmail e o Outlook ajudam a transformar e-mails de trabalho em ações, de modo que a caixa de entrada se torna uma extensão do espaço de trabalho na Asana.

As integrações com o Gmail e o Outlook oferecem a flexibilidade de usar a Asana na caixa de entrada, em vez de ter que encaminhar e-mails para x@mail.asana.com. É possível transformar conversas de e-mail em tarefas, que podem ser atribuídas a vocês ou a um colega de equipe, e também definir uma data de conclusão.

Ao combinar as regras com a integração com o Gmail, as equipes podem enviar e-mails automaticamente a partir de uma conta. Em vez de enviarem e-mails de forma manual, as equipes poderão escolher desencadeadores para que os e-mails cheguem aos destinatários de modo automatizado. Se vocês estiverem trabalhando em um projeto que envolva muitas atualizações por e-mail, essas integrações são ideais para garantir que o trabalho continue sendo capturado e compartilhado na Asana, sem ter que alternar entre as plataformas. A Asana Academy oferece cursos separados para ajudar a aprender as boas práticas de uso da Asana com o Gmail e da Asana com o Outlook.

Trabalhe de forma mais inteligente com a Asana e o seu e-mail

Essas funcionalidades não apenas organizam o seu e-mail, mas também elevam a sua caixa de entrada a um novo patamar, garantindo que todas as ações a realizar sejam registradas e nada fique por fazer. Conectar a Asana ao seu e-mail resulta em um fluxo de trabalho mais fluido, permitindo que você trabalhe de forma mais inteligente, com mais clareza e eficiência.