Trendhim define prioridades com clareza usando a Asana

Em uma missão para inspirar os homens a serem livres e se aterem ao seu verdadeiro eu, a Trendhim tem ambições de ser mais que um varejista de acessórios masculinos. Eleita como uma das empresas de mais rápido crescimento na Dinamarca pelos últimos cinco anos, ela atende a um milhão de pedidos por ano. Atualmente, 110 membros de equipe trabalham entre oito departamentos para servir clientes em 25 países.

Há cinco anos, no entanto, esse sucesso parecia improvável porque a Trendhim lutava para escalar as operações, impedida pelas suas ferramentas internas. Os funcionários passavam os primeiros 30 minutos de cada dia tentando descobrir por onde começar, pois não tinham uma ferramenta que ajudasse a priorizar o trabalho. Como Sebastian Petersen, diretor executivo da Trendhim, explicou: “Você acaba trabalhando para quem falar mais alto, o que não é necessariamente a coisa certa a priorizar para o bem do negócio”.

A Trendhim logo cresceu tanto, que a sua antiga ferramenta de gestão do trabalho não podia comportar o trabalho cada vez mais complexo. Sem um plano claro de itens de ação, responsabilidades, prazos e dependências entre funções, os projetos ficaram bloqueados e os negócios diminuíram o ritmo. Como disse Sebastian, “Ultrapassamos os limites da ferramenta de gestão de trabalho inicialmente escolhida depois de um ano porque faltava a ela a funcionalidade de que necessitávamos. Mas depois encontramos a Asana e a utilizamos desde então”.

Muito além de listas de afazeres

A definição de prioridades de projeto foi fundamental para a Trendhim facilitar a colaboração entre departamentos. Como Sebastian explicou: “Queríamos mais do que simples listas de afazeres centradas nos indivíduos; queríamos uma plataforma que tivesse quadros do tipo Kanban com dependências e que servisse para toda a empresa”.

Na Asana, a empresa encontrou uma ferramenta sofisticada de gestão do trabalho capaz de estruturar projetos de diferentes formas e apoiar uma comunicação melhor. “O diretor de tecnologia e eu concordamos que a Asana era um avanço em termos de funcionalidade”, disse Sebastian. “Agora a usamos como parte dos nossos programas de integração, acrescentando tarefas na Asana para novos funcionários de modo que compreendam a forma e o motivo do nosso trabalho desde o primeiro dia”.

Uma plataforma para todos

Em vez de simplesmente transferir as informações da ferramenta antiga para a nova, a Trendhim primeiro dedicou tempo à organização de documentos e à limpeza dos dados corporativos não estruturados antes de migrar o trabalho para a Asana. Ao apagar dados desnecessários relacionados a projetos antigos que a empresa já não necessitava, ela não só demonstrou boa governança de dados e conformidade, como também permitiu à equipe passar diretamente ao uso da Asana.

“Todas as pessoas são bastante versadas em tecnologia, e naquela época éramos uma empresa bem sucinta, portanto não havia necessidade de treinamento oficial. Pedimos que todos simplesmente se familiarizassem com os projetos atuais na Asana, e isso funcionou bem”, disse Sebastian. “Agora que a equipe é maior, contamos com vídeos de treinamento da Asana Academy e criamos orientações internas com algumas recomendações, dicas e truques”.

Desde a adoção da Asana, a Trendhim aumentou 6,5x a equipe e mantém uma pontuação excelente no Trustpilot, com base nas avaliações dos clientes.

Gestão do tempo, níveis de estresse e velocidade geral do projeto são os três principais desafios de trabalho que eu não saberia resolver sem uma ferramenta como a Asana. ”

Levar os negócios a novos patamares

Com ambições de ser mais que um varejista de acessórios masculinos, a Trendhim recorreu à Asana para expandir os negócios em três pontos cruciais:

Aperfeiçoamento da priorização de tarefas

Mediante a função de Prioridade, a Trendhim agora pode ordenar facilmente os quadros para ver o que é mais importante para os negócios, algo que o índice Anatomia do trabalho identificou como uma melhoria desejada por quase um terço do pessoal nas empresas. “Agora podemos dar prioridade ao trabalho de uma forma muito, muito melhor”, disse Sebastian. “As pessoas sabem o que precisam fazer, e as equipes também. Nenhuma tarefa se perde e evitamos enviar e-mails de lá para cá, porque todos estão sempre a par do status atual do projeto. Também ajuda na responsabilização pelo que foi dito ou não, feito ou não. Tudo está claro e transparente.”

A Asana também ajuda a Trendhim a realizar reuniões mais produtivas e práticas com o acompanhamento das pautas e o registro das decisões em um só local. Isso ajuda a eliminar grande parte dos pormenores organizacionais do trabalho, que concentram 60% do tempo de atividade dos empregados, de acordo com o índice Anatomia do trabalho.

Usamos a Asana para definir a pauta da reunião, registrar anotações, compartilhar informações e nos comunicarmos, para que, quando estivermos realmente frente a frente, haja discussões e trabalhos importantes. ”

Melhorias na comunicação e colaboração

Cada função dispõe da respectiva equipe dentro da Asana e usamos modelos de tarefa para padronizar e esclarecer exatamente como enviar trabalhos ou fazer pedidos a cada equipe.

Por exemplo, quando um novo produto é adicionado ao já vasto portfólio de 5 mil itens, há várias dependências que abrangem vários departamentos — a verificação da qualidade de cada produto pelo pessoal do armazém, as imagens feitas por fotógrafos, as descrições escritas pelos redatores e, depois, a personalização do conteúdo para cada país feita pelos tradutores. Por meio do “Novo fluxo de projetos” na Asana, a Trendhim move o produto por cada etapa com confiança, assegurando que cada tarefa seja concluída antes do lançamento e que nenhum detalhe passe em branco.

Sebastian explicou: “Não há reuniões ou comunicação fora deste quadro. Antes, o processo era muito caótico e os lançamentos de produtos eram por vezes atrasados porque nos faltava clareza sobre onde estávamos no processo. Com a Asana, o processo agora é livre de reuniões, não tem estresse, e fica muito claro quando se precisa fazer algo”.

Possibilidade de realizar o melhor trabalho

Como plataforma de gestão de trabalho, a Asana oferece funcionalidades que vão muito além da gestão de projetos básica e até mesmo permitem que se desenvolvam novas normas culturais. “Usamos muito o recurso da Caixa de entrada para ficar em dia com as tarefas que acontecem em toda a empresa e motivar a equipe a gerir o próprio trabalho em Minhas tarefas”, disse Sebastian. “Isso reduz muito o estresse porque você não fica olhando para sete notas adesivas na tela, uma lista de afazeres e uma caixa de entrada com 30 e-mails novos. O nosso trabalho é centralizado e visível, assim podemos definir as prioridades melhor”.

O índice Anatomia do trabalho constatou que quase metade dos participantes cita o excesso de trabalho como um fator-chave que contribui para o esgotamento psicológico, e um em cada três se sentiu sobrecarregado pela falta de clareza nas tarefas e papéis. Com a inclusão de tarefas a vários projetos, a Trendhim reduz o trabalho duplicado e ajuda as equipes a colaborar mais eficientemente porque a mesma tarefa pode residir tanto em fluxos individuais como em quadros de equipe.

A possibilidade de adicionar uma tarefa a vários projetos poupa tempo porque as pessoas não têm de ficar correndo atrás de atualizações. Isso também poupa a memória porque agora só há um lugar para atualizar e a informação fica automaticamente visível em todos os lugares. ”

Foco nas coisas certas, sempre

A Trendhim deu conta de aumentar em quase 10x a equipe e melhorar a eficiência operacional enquanto administra o trabalho na Asana. E, graças à flexibilidade e funcionalidade da Asana, não precisaram mudar a forma como trabalham ou utilizam a plataforma.

Para o futuro, a empresa pretende se concentrar em maneiras de aprofundar-se nas categorias de produtos e mercados específicos que atende com a ajuda da Asana. “Estamos presentes em 27 mercados, o que significa que precisamos garantir que a documentação e as anotações estejam perfeitamente organizadas e as tarefas e prioridades sejam superclaras para as nossas equipes”, disse Sebastian. “Com a Asana, estabelecemos marcos em torno dos nossos projetos, principais mercados e categorias de produtos para garantir que estejamos sempre trabalhando nas coisas certas”.

Usando a Asana como mecanismo de gestão do trabalho, a Trendhim agora tem tudo de que precisa para alcançar novos patamares. As prioridades são claras, as equipes estão livres para se comunicarem e colaborar entre funções diferentes e as pessoas conseguem realizar o melhor trabalho possível.