loanDepot conta com a Asana para enfrentar as mudanças no setor de hipotecas

A loanDepot revolucionou o setor de hipotecas com a sua plataforma de empréstimos digitais, financiando mais de USD 500 bilhões em hipotecas novas e refinanciadas desde o seu início, em 2010, e ajudando milhões de clientes a atingir as suas metas financeiras e de casa própria.

A equipe de Tecnologia de RH e Folha de Pagamento da loanDepot atende aproximadamente 5 mil funcionários da loanDepot em mais de 200 filiais locais nos Estados Unidos. A equipe simplifica os fluxos de trabalho de RH, apoia os parceiros de negócios de RH e ajuda a empresa a atravessar transições comerciais complexas, como a abertura de capital em 2021 e a reestruturação da organização devido às mudanças no mercado em 2022.

A equipe usa a Asana para simplificar os processos de RH e conceder aos funcionários acesso rápido às informações com segurança e em conformidade. Com operações mais estáveis, o pessoal de RH pode se concentrar no apoio aos funcionários, em vez de buscar dados ou realizar trabalhos manuais. As equipes da loanDepot usam a Asana como um espaço de trabalho central para colaborar de forma interdisciplinar nos setores de recrutamento, benefícios, folha de pagamento, TI, conformidade e liderança. Por meio desses ganhos de eficiência, o RH pode realizar um número cada vez maior de projetos e auditorias, bem como implementar mudanças complexas de pessoal com clareza e confiança.

Armazenamento de documentação e informações em conformidade com SOX

A equipe de Tecnologia de RH e Folha de Pagamento vinha fragmentando o trabalho em muitas ferramentas diferentes de gestão de projetos. Eles decidiram centralizar o trabalho em uma plataforma e escolheram a Asana porque era simples de usar e, ao mesmo tempo, altamente personalizável para atender a várias equipes e aos seus fluxos de trabalho.

Mike Wartenberg, vice-presidente de Tecnologia de RH e Folha de Pagamento, também reconheceu a capacidade da Asana de proporcionar à liderança e aos parceiros interdisciplinares uma visão abrangente dos cronogramas e dependências, além de visibilidade para auditorias e segurança para a conformidade com SOX. Nas palavras do Mike: “Como empresa de capital aberto, precisamos apresentar as nossas cadeias de aprovação para fins conformidade. A Asana nos ajuda a cumprir com isso.” A KPMG aprovou o uso da Asana pela loanDepot com single sign-on através do Azure para implementar camadas adicionais de autenticação e segurança.

Transformando a loanDepot por meio de equipes de RH coordenadas

Atualmente, os programas de RH da loanDepot estão centralizados na Asana, com automatizações, informações de fácil acesso e etapas definidas para garantir que os processos sejam executados corretamente. Tudo isso ajuda a equipe de RH a poupar tempo e, assim, realocar a sua energia do trabalho manual para o estratégico. 

Equipe de Tecnologia de RH: autogestão de solicitações de RH

A equipe de Tecnologia de RH, que supervisiona várias plataformas e sistemas, incluindo a Asana e o Workday (o principal sistema de RH da loanDepot), usou a Asana para gerir a implementação do projeto e os fluxos de trabalho de autoatendimento para solicitações e aprovações de RH. Antes da Asana, a equipe dependia de e-mails e aprovações verbais. Hoje em dia, eles têm fluxos de autoatendimento tanto para que os gestores enviem mudanças de trabalho à equipe e solicitem um número de funcionários como para que os funcionários atualizem as informações nos sistemas de RH, como os dados de benefícios.

Um projeto da Asana funciona como espaço de trabalho onde equipes multidisciplinares, como Segurança, Recrutamento e Folha de pagamento, podem receber e processar solicitações. Cada solicitação tem uma tarefa Asana correspondente, criada a partir de diferentes modelos personalizados para os fluxos de trabalho das diferentes equipes. As solicitações percorrem os vários estágios (novas, em andamento e concluídas) do quadro do projeto.

A liderança tem visibilidade geral de todas as solicitações de RH em andamento. Dysiree Villalvazo, gerente de tecnologia de RH, diz: “Conseguimos concluir os projetos de forma significativamente mais rápida na Asana, sem que alguém precise geri-los em tempo integral.”

Asana para auditorias

Depois que a loanDepot abriu o capital, a frequência das suas auditorias aumentou e se tornou mais abrangente. A Asana ajuda a equipe a responder às auditorias armazenando registros históricos de quem concluiu as tarefas, quando e como.

Por exemplo, quando a Dysiree configura um novo grupo de segurança no Workday, ela acessa a tarefa Asana da solicitação para registrar anotações na tarefa, enviar capturas de tela e atribuir subtarefas. A tarefa mostra um histórico com o colega de equipe que concluiu a aprovação, configuração, produção etc. Depois, se uma auditoria solicitar informações sobre esse grupo de segurança, a Dysiree poderá usar a busca avançada da Asana para encontrar a tarefa e responder rapidamente às perguntas.

Equipe de Operações de RH: implementação de projetos de alta prioridade

A equipe de Operações de RH usa a Asana tanto para gerir operações de alta prioridade — como mudanças de pessoal — quanto processos diários, como integração de funcionários, testes de conformidade e organização de recursos permanentes dos funcionários.

A equipe de Operações de RH usa um projeto Asana para planejar e alinhar grupos internamente, incluindo liderança empresarial, relações públicas corporativas, parceiros de negócios de RH e uma empresa de consultoria terceirizada. Na Asana, a equipe criou um processo completo, com etapas para se comunicar com os funcionários e acompanhar as alterações relacionadas à folha de pagamento, ao acesso ao sistema com a TI e às atualizações de dados no Workday.

David Magana, diretor de Operações de RH, comenta: “Precisávamos de um processo que pudesse ser acompanhado e bem documentado para projetos de RH com muitas dependências e etapas para diferentes gestores e funcionários. Além disso, precisávamos da confirmação de que os funcionários haviam recebido as mensagens certas e de que estávamos seguindo os nossos planos de acordo com o cronograma. Decidimos que a Asana era a ferramenta certa para o trabalho.”

Sequenciamento e automatização na Asana para comunicações com os funcionários em tempo hábil

Para comunicar as mudanças de RH, cada funcionário associado tem uma tarefa Asana correspondente, que documenta todas as informações exclusivas necessárias para comunicar sobre as próximas mudanças. Essas mudanças são monitoradas por meio de uma série de etapas, representadas por subtarefas, e atribuídas à equipe de RH. Quando a Etapa 1 da sequência é marcada como concluída (por exemplo, uma conversa com o gestor do funcionário), as Regras Asana atribuem automaticamente a Etapa 2 ao próximo membro da equipe de RH responsável, e assim por diante. As etapas desencadearam ações dos departamentos de Folha de pagamento e TI, ao mesmo tempo em que repercutiram estrategicamente as comunicações pela empresa.

Organizar todas as informações sobre mudanças na Asana ajuda a reduzir medidas de resposta porque os membros da equipe de RH podem olhar para a tarefa de um funcionário, entender os detalhes da situação do funcionário e prover suporte individual instantaneamente, sem precisar procurar informações. Segundo David: “A operacionalização deste processo na Asana nos ajudou a realocar tempo para as comunicações humanas e garantir que lidássemos com as mudanças da melhor maneira possível, do ponto de vista das relações com os funcionários e da conformidade.”

Conceder supervisão sobre a gestão de mudanças à liderança e sincronizar as equipes de RH

Os diferentes estágios das iniciativas são representados por diferentes projetos da Asana, todos conectados a um portfólio principal e a um painel. A liderança pode ver o progresso da implantação em todas as divisões; já os dados importantes são registrados em campos personalizados na tarefa de cada funcionário, assim como informações, comunicações e progresso.

Ter uma sequência clara de etapas com notificações automatizadas ajudou as equipes de RH a implementar mudanças de forma coordenada. “O que poderia levar algumas horas para concluirmos no nosso processo anterior — comunicar o status, notificar as equipes de RH quando executar uma tarefa — agora é instantâneo”, disse David. “Como os status de conclusão estavam na Asana, não tivemos de recuperá-los manualmente; além disso, tivemos uma ideia clara do que informar às diferentes equipes e cumprimos as etapas operacionais em tempo hábil.”

Capacitar a equipe de RH para atender os funcionários

A loanDepot planeja automatizar mais fluxos de trabalho de RH com a Asana, criar processos adicionais de autoatendimento e integrar a Asana aos seus principais sistemas de RH. A equipe de Folha de Pagamento e Tecnologia de RH continuará a apoiar os parceiros de negócios de RH sondando novos ganhos de eficiência e otimizações na Asana, buscando uma infraestrutura perfeita para ajudar a equipe de RH a atender melhor os funcionários da loanDepot — e, por sua vez, atender mais clientes com o sonho da casa própria.