Encontrar trabalhos e gerar relatórios

Quer você seja um gerente de projetos tentando identificar obstáculos ou apenas precise se preparar para uma avaliação de desempenho reunindo informações sobre os seus trabalhos, a Asana mantém tudo em um só lugar e ajuda a ter um melhor entendimento das informações com uma busca rápida.

Precisa encontrar uma forma de gerar relatórios sobre o progresso de seus projetos e portfólios? Confira o nosso artigo sobre atualizações de status e progresso dos projetos.

Por que usar a Asana para fazer buscas e relatórios sobre o trabalho?

• Ficar juntando informações de documentos, e-mails, conversas ou reuniões pode ser difícil e consumir muito tempo. Mesmo quando você tem todos esses dados, ainda precisa de um modo eficaz de convertê-los em informações úteis e compreensíveis.
• Quando o trabalho não está acessível, você perde tempo com buscas inúteis para tentar encontrá-lo. E o que acontece quando chegam novos funcionários ou quando os atuais saem da empresa?
• A Asana cria um histórico do seu trabalho, facilmente acessível e organizável.

Sua estratégia para gerar relatórios com a Asana

Siga os passos abaixo para encontrar trabalhos e criar relatórios com a Asana. Depois, continue lendo nossas dicas de como usar a busca e obter exemplos de relatórios de busca.

1. Use Asana como uma fonte de informações confiável para a sua equipe. Se as informações e projetos não estiverem na Asana, você não conseguirá procurá-los, portanto crie na sua equipe o hábito de acompanhar todo o trabalho e as conversas relacionadas a e ele usando a Asana.
   • Veja os itens mais importantes para trazer sua equipe para a Asana.
2. Acompanhe o seu trabalho de maneiras que facilitem a busca. Na próxima seção há algumas dicas de como fazer isso.
3. Saiba como usar a busca avançada.
4. Salve as buscas para ter fácil acesso a relatórios que você precisa gerar regularmente.

Dicas para fazer com que o trabalho seja facilmente encontrado

Você decide a forma como acompanha o seu trabalho na Asana, mas aqui estão alguns modos de torná-lo mais fácil de ser encontrado para que todos tenham resultados completos e organizados.

• Dê a todas as tarefas nome claros e práticos. Por exemplo, nomear uma tarefa “rascunho do blog do cliente” em vez de “blog” ajudará a refinar os resultados da busca, principalmente se a tarefa foi copiada de um modelo. 
• Atribua datas de conclusão e responsáveis a todas as tarefas, e coloque-as dentro de projetos. Isso facilitará muito quando você precisar refinar a sua busca.
• Use campos personalizados para ter critérios específicos na categorização de tarefas e projetos.

Como fazer buscas na Asana

Para procurar algo na Asana basta digitar no campo de busca na barra superior. Você verá uma lista de tarefas, projetos e conversas relacionados ao termo digitado. A busca é útil quando você precisa encontrar algo rapidamente na Asana.

Para aprofundar os critérios da busca e começar a criar relatórios, você precisará da busca avançada. É possível procurar qualquer coisa, desde datas de conclusão e responsáveis até campos personalizados e criadores da tarefa (entre outros). Você terá uma lista de tarefas, projetos e conversas relacionados ao seu critério de busca.

Os relatórios de busca avançada são úteis principalmente para gerentes de projeto, líderes de equipe e gerentes que precisam visualizar de forma clara e rápida os recursos alocados, os progressos, ou os trabalhos que correm risco de enfrentar problemas.

Crie relatórios de busca avançada

Para criar um relatório, clique dentro da barra de busca e selecione Busca avançada no menu suspenso. A partir daí, você poderá especificar os seus critérios e termos de busca (observe que nem sempre é preciso digitar um termo de busca). Você pode usar quantos filtros de busca quiser. Veja nosso artigo de ajuda para instruções detalhadas de como criar uma busca avançada.

Depois de realizar a busca, você pode salvá-la clicando na estrela que está no cabeçalho. Dessa forma, você poderá acessar o relatório a partir da barra lateral sempre que quiser. Os resultados de buscas são atualizados automaticamente.

Exemplos de buscas avançadas que você pode executar na Asana

Aqui estão alguns exemplos de relatórios que você pode criar:

• Verificar a alocação de recursos—Procure pelas tarefas atribuídas a um determinado colega de equipe com data de conclusão próxima, para avaliar a sua disponibilidade.
• Trabalhos que você precisa acompanhar—Procure por tarefas que você criou para outros e que ainda não foram concluídas.
• Tarefas em risco—Procure por tarefas com um campo personalizado de “prioridade alta” com prazo para hoje ou amanhã. É um ótimo recurso para gerentes de projeto que precisam manter um projeto dinâmico.
• Aprovações bloqueadas—Procure tarefas com um campo personalizado “Pronto para revisão’ e dê feedback aos responsáveis para desbloquear os trabalhos que aguardam a aprovação deles.
• Projetos realizados neste semestre—Procure por tarefas atribuídas a você que foram concluídas em um período específico. É ótimo para mostrar e comprovar para outros quais foram as suas contribuições em determinados períodos.
• Progresso do projeto—Busque por tarefas concluídas dentro de determinado projeto para ver o que foi realizado até ao momento.

Ao acompanhar o seu trabalho com a Asana, você conta com informações rápidas e poderosas sobre a sua contribuição e a da sua equipe.