Encontrar trabalhos e gerar relatórios

Quer você seja um gerente de projetos tentando identificar obstáculos ou apenas precise se preparar para uma avaliação de desempenho reunindo informações sobre os seus trabalhos, a Asana mantém tudo em um só lugar e ajuda a ter um melhor entendimento das informações com uma busca rápida.

Precisa encontrar uma forma de gerar relatórios sobre o progresso de seus projetos e portfólios? Confira o nosso artigo sobre atualizações de status e progresso dos projetos.

Por que usar a Asana para fazer buscas e relatórios sobre o trabalho?

  • Ficar juntando informações de documentos, e-mails, conversas ou reuniões pode ser difícil e consumir muito tempo. Mesmo quando você tem todos esses dados, ainda precisa de um modo eficaz de convertê-los em informações úteis e compreensíveis.
  • Quando o trabalho não está acessível, você perde tempo com buscas inúteis para tentar encontrá-lo. E o que acontece quando chegam novos funcionários ou quando os atuais saem da empresa?
  • A Asana cria um histórico do seu trabalho, facilmente acessível e organizável.

Sua estratégia para gerar relatórios com a Asana

Siga os passos abaixo para encontrar trabalhos e criar relatórios com a Asana. Depois, continue lendo nossas dicas de como usar a busca e obter exemplos de relatórios de busca.

  1. Use Asana como uma fonte de informações confiável para a sua equipe. Se as informações e projetos não estiverem na Asana, você não conseguirá procurá-los, portanto crie na sua equipe o hábito de acompanhar todo o trabalho e as conversas relacionadas a e ele usando a Asana.
  2. Acompanhe o seu trabalho de maneiras que facilitem a busca. Na próxima seção há algumas dicas de como fazer isso.
  3. Saiba como usar a busca avançada.
  4. Salve as buscas para ter fácil acesso a relatórios que você precisa gerar regularmente.

Dicas para fazer com que o trabalho seja facilmente encontrado

Você decide a forma como acompanha o seu trabalho na Asana, mas aqui estão alguns modos de torná-lo mais fácil de ser encontrado para que todos tenham resultados completos e organizados.

  • Dê a todas as tarefas nome claros e práticos. Por exemplo, nomear uma tarefa “rascunho do blog do cliente” em vez de “blog” ajudará a refinar os resultados da busca, principalmente se a tarefa foi copiada de um modelo
  • Atribua datas de conclusão e responsáveis a todas as tarefas, e coloque-as dentro de projetos. Isso facilitará muito quando você precisar refinar a sua busca.
  • Use campos personalizados para ter critérios específicos na categorização de tarefas e projetos.

Como fazer buscas na Asana

Para procurar algo na Asana basta digitar no campo de busca na barra superior. Você verá uma lista de tarefas, projetos e conversas relacionados ao termo digitado. A busca é útil quando você precisa encontrar algo rapidamente na Asana.

Use a busca na barra superior para encontrar qualquer trabalho que foi acompanhado na Asana

Para aprofundar os critérios da busca e começar a criar relatórios, você precisará da busca avançada. É possível procurar qualquer coisa, desde datas de conclusão e responsáveis até campos personalizados e criadores da tarefa (entre outros). Você terá uma lista de tarefas, projetos e conversas relacionados ao seu critério de busca.

Os relatórios de busca avançada são úteis principalmente para gerentes de projeto, líderes de equipe e gerentes que precisam visualizar de forma clara e rápida os recursos alocados, os progressos, ou os trabalhos que correm risco de enfrentar problemas.

Crie relatórios de busca avançada

Para criar um relatório, clique dentro da barra de busca e selecione Busca avançada no menu suspenso. A partir daí, você poderá especificar os seus critérios e termos de busca (observe que nem sempre é preciso digitar um termo de busca). Você pode usar quantos filtros de busca quiser. Veja nosso artigo de ajuda para instruções detalhadas de como criar uma busca avançada.

Use a busca avançada para escolher os seus critérios de busca

Depois de realizar a busca, você pode salvá-la clicando na estrela que está no cabeçalho. Dessa forma, você poderá acessar o relatório a partir da barra lateral sempre que quiser. Os resultados de buscas são atualizados automaticamente. Favorite as buscas que você quer salvar para deixá-las facilmente acessíveis na sua barra lateral

Exemplos de buscas avançadas que você pode executar na Asana

Aqui estão alguns exemplos de relatórios que você pode criar:

  • Verificar a alocação de recursos—Procure pelas tarefas atribuídas a um determinado colega de equipe com data de conclusão próxima, para avaliar a sua disponibilidade.
  • Trabalhos que você precisa acompanhar—Procure por tarefas que você criou para outros e que ainda não foram concluídas.
  • Tarefas em risco—Procure por tarefas com um campo personalizado de “prioridade alta” com prazo para hoje ou amanhã. É um ótimo recurso para gerentes de projeto que precisam manter um projeto dinâmico.
  • Projetos realizados neste semestre—Procure por tarefas atribuídas a você que foram concluídas em um período específico. É ótimo para mostrar e comprovar para outros quais foram as suas contribuições em determinados períodos.
  • Progresso do projeto—Busque por tarefas concluídas dentro de determinado projeto para ver o que foi realizado até ao momento.

Ao acompanhar o seu trabalho com a Asana, você conta com informações rápidas e poderosas sobre a sua contribuição e a da sua equipe.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.