KENDO alcança expansão eficaz e agilidade operacional com a Asana

Destaques

Desafios

• Os funcionários geriam o trabalho em ferramentas diferentes, o que tornava quase impossível ter visibilidade sobre o que estava acontecendo. Isso deixou as equipes isoladas e os líderes desinformados.

• A KENDO está passando por um rápido crescimento, e a gestão do trabalho por meio de e-mails e planilhas não consegue acompanhar esse ritmo.

• A falta de processos unificados resultava em fluxos de trabalho desconexos com prazos incertos, causando falta de responsabilização e perda de trabalhos importantes.

Solução

• A KENDO implementou a Asana como um núcleo de referência, onde funcionários de todos os departamentos e funções podem ver o que está sendo realizado e quando. O rápido crescimento trouxe ainda mais trabalho, e essa visibilidade centralizada permitiu que eles priorizassem as iniciativas mais importantes para o crescimento de suas marcas.

• As equipes podem otimizar os processos, desde a criação de calendários de marketing até a automatização de solicitações de TI em backlogs, para realizar o trabalho mais importante com mais agilidade. 

• Com visibilidade sobre atualizações e solicitações de aprovação, os líderes podem tomar decisões rápidas que desbloqueiam o trabalho e promovem o comprometimento entre as equipes.

Resultados

• Economia de 87 dias de trabalho: apenas por usar a Asana, a KENDO economizou anualmente cerca de três meses que antes eram dedicados à coordenação do trabalho.

• Mais 58 % de tempo economizado: ao ampliar o número de funcionários que usam a Asana para gerir o trabalho, a KENDO aumentou em 58 % o tempo economizado em apenas um ano.

• Desenvolvimento de marcas mais fortes: com os projetos selecionados da Asana, as equipes de marketing têm total visibilidade do que está acontecendo em cada área. Com isso, elas podem assegurar a coerência da mensagem, identificar oportunidades para ampliar o impacto da campanha e se conectar melhor com os clientes.

Para atingir a nossa ambiciosa meta de crescimento, precisamos agir rapidamente. Mas não podemos fazer isso sem processos claros que removam o maior número possível de bloqueios. Acredito firmemente que a implementação de processos, como os que criamos na Asana, nos ajudará a alcançar o sucesso.”

Conexão direta com os clientes por meio de ativações digitais coordenadas

O alinhamento de conteúdo e mensagens entre equipes e canais é crucial, especialmente para ativações digitais de grande escala, como o lançamento de produtos e campanhas promocionais. 

Ao criar um alinhamento de todas as ativações entre o site, o marketing de desempenho e o sistema de gestão de relacionamento com o cliente por meio do trabalho assíncrono na Asana, a equipe digital pode agora identificar mais oportunidades de colaborar e agilizar o trabalho entre as equipes, aumentando assim o seu impacto. 

Planejamento aprimorado (e Advanced) 

• No passado, as equipes usavam planilhas individuais e estáticas para planejar e definir cronogramas. O trabalho estava acontecendo isoladamente, o que as deixava mais lentas e tornava mais difícil garantir que tudo estivesse sendo feito. Com a Asana, a equipe digital desenvolveu um processo de planejamento colaborativo e conectado a que recorre para todos os seus parceiros interdisciplinares.

• Agora, ela pode não apenas monitorar tarefas e marcos para cada ativação, mas também esquematizar o seu processo para que nada se perca. 

Melhor visibilidade e responsabilização pelo projeto

• A equipe digital usa a Asana como um “calendário digital” onde é possível visualizar, monitorar e apoiar todas as ativações digitais que acontecem entre as marcas. Isso lhe dá um calendário único e abrangente que conecta cada calendário individual da equipe a um espaço unificado, para que todos saibam quais trabalhos estão acontecendo e quando.

• Essa visibilidade que cada um tem sobre o trabalho do outro permite que todos colaborem de forma mais eficaz, sem a necessidade de mais reuniões. Como resultado, eles podem maximizar o alcance em todos os canais, gerando uma experiência mais uniforme e significativa para o consumidor que impulsiona as vendas digitais.

Agora podemos alinhar o nosso conteúdo e as mensagens em todos os canais para lançar ativações digitais mais impactantes graças aos nossos fluxos de trabalho simplificados e ao “calendário digital” na Asana.”

Mais comprometimento para fluxos de trabalho de marketing mais fluidos

Antes, o fluxo de trabalho da equipe de marketing era fragmentado e dependia muito de e-mails e listas de verificação para a gestão de projetos. Era difícil fomentar o comprometimento e obter uma visão holística dos planos e do progresso porque todos se concentravam em suas próprias tarefas individuais.

A Asana substituiu o sistema desarticulado por uma plataforma unificada e orientada para a ação. Agora, todos eles podem trabalhar em um só lugar para executar ativações de mídia social, presentes para influenciadores, campanhas e marketing de experiências.

Um núcleo de referência

• A Asana centralizou a comunicação sobre projetos, agilizando o processo de aprovações e trazendo à tona trabalhos que antes se perdiam no processo.

• A equipe pode ver todo o escopo do trabalho acontecendo em tempo real. Essa visibilidade eliminou a confusão e ineficiência do sistema antigo, e os modelos garantem que seja seguido todas as vezes um processo uniforme com objetivos e datas de conclusão claros.

• Como as pessoas podem se comunicar, trabalhar e ver todos os detalhes em um só lugar, a equipe consegue facilmente identificar e priorizar tarefas essenciais, o que aumenta a eficiência geral e o comprometimento.

Venho me perguntando como é que trabalhamos. De um modo mais rápido e mais inteligente, ou do jeito mais difícil? Com um sistema como a Asana, podemos entender onde agilizar o nosso trabalho e quais medidas podemos tomar para realmente maximizar o nosso impacto. Isso permite que nos concentremos no trabalho que realmente importa, impulsionando o reconhecimento da marca e a receita.”

Projetos de TI bem definidos começam sempre com os detalhes certos

Antes, a equipe de TI estava presa em um ciclo de feedback contínuo. A empresa crescia rapidamente, mas, sem os processos certos em vigor, faltavam informações cruciais para as solicitações de escopo e os projetos muitas vezes ficavam parados na fila.

Com a Asana, a equipe de TI agora tem uma abordagem estruturada para reunir solicitações, priorizá-las, atribuir prazos e fechar o ciclo. 

Pedidos simplificados para fluxos de trabalho mais impactantes 

• A equipe de TI tinha dificuldades para organizar e priorizar o trabalho de forma eficaz. Agora, ela usa um formulário da Asana para solicitações de TI, o qual se transforma automaticamente em uma tarefa com campos personalizados para registrar e identificar as informações. Um gestor de projeto analisa e define o escopo de cada projeto e os líderes dão o seu aval antes dele entrar em produção. Isso garante uma data clara de início e término para cada projeto.

• Ao selecionar os campos personalizados para assegurar-se de que se dispõe das informações exatas necessárias desde o início, a equipe reduziu as comunicações com participantes que não são necessárias para processar os pedidos.

• Esse processo simplificado permite que a equipe de TI gerencie até 40 projetos de uma só vez.

Acessibilidade total

• Os líderes seniores muitas vezes não estavam a par dos trabalhos que suas equipes solicitavam, como progrediam e que detalhes eram necessários para ajudar a equipe de TI a priorizar os trabalhos certos. Agora, as tarefas de solicitação podem ser adicionadas a vários projetos para que qualquer pessoa, incluindo a liderança, possa acessar atualizações de status ou informações relevantes com rapidez e facilidade.

• Com essa visibilidade aprimorada do processo, a equipe de TI pode ver todas as solicitações, obter as informações necessárias para a precisa definição do seu escopo e receber feedback da liderança sobre o que priorizar com base nas necessidades de Business e nos recursos disponíveis. Agora, ela tem reuniões mais curtas orientadas à ação que visam a uma priorização mais eficaz e terminam com projetos de escopo completamente definido.

Antes de usarmos a Asana, os líderes ficavam muitas vezes desinformados sobre os projetos. Agora, estamos obtendo mais comprometimento da diretoria de Business desde o início, porque ela tem uma visão panorâmica de todos os pedidos em toda a empresa. A Asana está nos ajudando a definir o escopo da capacidade produtiva dos recursos e a lidar com projetos complexos e de grande escala de forma mais eficiente.”

Uma solução que cresce com a equipe

A KENDO está crescendo e precisa de uma solução que cresça com ela. É por isso que ela usa a Asana para sistematizar processos, automatizar etapas e agilizar o trabalho. Detentora de algumas das marcas mais conhecidas e empolgantes, a KENDO agora conta com equipes que podem se concentrar em promover as compras dos clientes e a receita da empresa com clareza direcionada e bem definida em toda a organização.