A Parfums Christian Dior lança novas fragrâncias no mercado mais rapidamente com a Asana

O que Charlize Theron, Natalie Portman e Robert Pattinson têm em comum? Bem, além de estarem entre as maiores estrelas do planeta, os três já foram o rosto de alguma fragrância da Maison Parfums Christian Dior. Desde o lançamento de seu primeiro perfume em 1947, a Maison é conhecida por ser uma marca visionária e por seus produtos atemporais, sendo, atualmente, membro da família LVMH, o maior grupo fabricante de produtos de luxo do mundo.

Quando o departamento de marketing da Parfums Christian Dior decide criar uma nova fragrância, a equipe de planejamento e processo entra em ação para supervisionar toda a jornada, desde a ideia inicial até a colocação no mercado. O controle de tudo isso está nas mãos de Thibault Delavault, gerente de processo e planejamento de marketing, cuja equipe coordena o trabalho de mais de 350 funcionários multidisciplinares, certificando-se de que cada um deles alcance os marcos esperados. Planejamento e processo ocupam posição central na atenção de todos os envolvidos, desde as questões de embalagens e compras, até as do âmbito jurídico, de pesquisa e desenvolvimento, e publicidade.

Antes de a equipe de Thibault começar a utilizar a Asana, dependia de planilhas complicadas para monitorar as informações e o status. Nelas, os dados eram inseridos manualmente e recuperados para serem enviados por e-mail aos participantes envolvidos. Depois, eram reinseridos e atualizados manualmente. Por exemplo, quando um conjunto de imagens publicitárias precisava ser aprovado, os membros da equipe que dependiam dessa aprovação tinham que se lembrar de enviar e-mails para solicitá-la, em ciclos que facilmente poderiam causar atrasos de uma semana.

Thibault percebeu que passava metade do tempo conferindo informações em planilhas, ou seja, gastando o seu tempo com os pormenores organizacionais do trabalho, do que executando planejamentos estratégicos e atividades que requeriam o seu trabalho qualificado. De acordo com o Índice Anatomia do Trabalho, que entrevistou profissionais da área do conhecimento em diferentes empresas ao redor do mundo, gasta-se 60% do tempo com a coordenação do trabalho — e esse é um prejuízo furtivo, já que a maioria de nós, de acordo com a pesquisa, acredita gastar somente 35% do tempo com isso.

Estava claro que a Parfums Christian Dior precisava parar de inserir dados manualmente, e encontrar uma ferramenta de gestão do trabalho que pudesse acelerar os seus processos.

Uma recomendação da Givenchy Parfums

Thibault conversou com seu colega de mesmo cargo em outra Maison do grupo LVMH, a Givenchy Parfums, que já havia adotado a Asana para transformar o processo de desenvolvimento e lançamento de suas próprias fragrâncias e cosméticos. A equipe de desenvolvimento e planejamento da Givenchy Parfums gere até 80 projetos simultaneamente e coordena 200 funcionários distribuídos em 19 funções. Para eles, a Asana foi fácil de usar e gerou a diminuição de reuniões e e-mails desnecessários para tratar de status, prazos e requisitos de projetos, já que as informações passaram a estar todas em um único lugar. A Asana ajudou a Givenchy a lançar com sucesso a reformulação 2018 de sua principal fragrância, a L’Interdit, em aproximadamente 120 países.

Thibault percebeu que a Asana não só proporcionaria a aproximação de muitos departamentos da Dior, mas também ofereceria flexibilidade suficiente de adaptação aos diferentes fluxos de trabalho, que vão desde publicidade e mídias sociais a insights sobre produtos. Além disso, a Asana também possibilitaria que a diretoria executiva visualizasse informações suficientes para compreender o status e o fluxo dos projetos, sem precisar recorrer à microgestão. Ademais, como a equipe da Dior é jovem e vibrante, Thibault considerou importante o fato de a Asana ser um aplicativo móvel dinâmico e fácil de usar.

O uso de e-mails e planilhas é um fator desmotivante para os funcionários da Geração Z, o que não se aplica à Asana, pois ela é dinâmica. Para os jovens, esse aspecto possibilitará que a Dior se torne uma empregadora mais atrativa, já que eles buscam um ambiente digital que lhes ofereça as ferramentas necessárias para realizarem o trabalho da melhor forma possível.”

Colaboração com os Serviços profissionais da Asana para definir o fluxo de trabalho perfeito

A equipe de Thibault trabalhou com os Serviços profissionais da Asana durante a transição para a plataforma, com o objetivo de se certificar de que os fluxos de trabalho fossem estabelecidos com vistas a promover o sucesso de longo prazo. Os membros da equipe Asana passaram uma semana nos escritórios da Parfums Christian Dior em Paris fornecendo treinamento prático baseado em projetos reais de lançamento de fragrâncias.

Primeiramente, a Asana foi testada em um projeto piloto com um grupo reduzido de membros de equipe. Em seguida, foi implementada nas demais equipes, e o desenvolvimento de todas as fragrâncias passou a ser realizado na plataforma. Posteriormente, os projetos de maquiagem e de cuidados com a pele foram trazidos para a plataforma e, no futuro próximo, todos os desenvolvimentos de produto e de publicidade acontecerão na Asana.

O desenvolvimento de perfumes é diferente do desenvolvimento de produtos de cuidados com a pele. Além disso, criar um produto é diferente de criar a publicidade para ele, de modo que foi preciso usar uma ferramenta que pudesse se ajustar às múltiplas necessidades — e a Asana se mostrou perfeita para deixarmos para trás as planilhas e todo o trabalho que elas haviam gerado.”

Transparência possibilita proximidade na colaboração entre os departamentos

A equipe de planejamento e processo agora registra as atualizações de status, os prazos e os comentários dos projetos em um único lugar: a Asana. Não existe mais a necessidade de vasculhar planilhas, incomodar os colegas para pedir atualizações ou caçar arquivos nos drives compartilhados, porque, agora, todas essas informações estão vinculadas à respectiva tarefa Asana. Como resultado do tempo economizado, a equipe passou a ter mais disponibilidade para impulsionar o progresso dos produtos e realizar o trabalho de que realmente gosta. E Thibault agora pode se concentrar em projetos interessantes, sem precisar correr atrás de informações da equipe.

Além disso, existe muito mais transparência em toda a organização, o que possibilita que os departamentos trabalhem em sincronia. As equipes de operações, por exemplo, agora conseguem visualizar o que está acontecendo no desenvolvimento das fórmulas, e a equipe digital tem acesso aos acontecimentos do departamento de merchandising. É simplesmente muito mais fácil trabalhar em direção aos objetivos em comum. A liderança, por sua vez, consegue ter uma visualização abrangente dos negócios.

As aprovações também ficaram muito mais simples: basta alguns cliques no aplicativo móvel da Asana. As tarefas não se perdem mais pelo caminho, e todas as pessoas sabem quem está fazendo qual tarefa — o que, em última instância, resulta em mais rapidez na chegada dos produtos da Parfums Christian Dior ao mercado.

É bom poder contar com diferentes visualizações na Asana: uma visualização detalhada para as equipes e uma visualização geral para a liderança acompanhar todos os projetos da marca, simultaneamente.”

Desenvolvimento do futuro das fragrâncias e dos cosméticos na Asana

A equipe está se preparando para migrar grande parte dos seus fluxos de trabalho para a Asana ainda em 2021. Eles também planejam criar relatórios de progresso e painéis na Asana por meio da integração Power BI + Asana. Enquanto a equipe permanecer inovando com modernos fluxos de trabalho e processos, inspirada pelo espírito vanguardista de Christian Dior, a Maison permanecerá levando os seus produtos, não somente às sofisticadas estrelas do cinema, mas também ao mundo todo.