Coupa scales to support customers with Asana

Destaques

Desafio

• Antes da Asana, não tínhamos um espaço de trabalho centralizado para monitorar e gerir as iniciativas em toda a organização de Value Services. 

• Diferentes equipes usavam uma variedade de ferramentas e planilhas, o que dispersava o trabalho e dificultava para os executivos terem uma visão geral do progresso.

• O Escritório de gestão de projetos precisava de um processo formal de recebimento para ajudar a organizar e priorizar as solicitações de forma alinhada e objetiva.

Solução

• A liderança criou um PMO para desenvolver soluções e escolheu a Asana para proporcionar uma base sólida para o crescimento.

• Eles escolheram a plataforma para oferecer uma maneira eficiente de gerar relatórios sobre o status dos projetos em todas as equipes, obter clareza sobre quem está fazendo o quê e até quando, e evitar que o trabalho se perca pelo caminho.

• O PMO foi o Promotor da plataforma e, gradualmente, estendeu o uso da Asana a outras equipes. 

• A Asana ofereceu um único canal para gerenciar as solicitações, uma visão geral do trabalho em andamento e uma forma de identificar e consolidar trabalhos duplicados.

Resultados

•  Mais de 658% de tempo economizado em 3 anos: A Coupa implementou um EGP em 2020 com a Asana. Até 2023, eles economizaram 135 dias de trabalho por ano ao eliminar ilhas de informação e integrar o trabalho entre as equipes.

• Maior visibilidade para a liderança: Com a Asana, o Escritório de gestão de projetos da Coupa criou um roteiro organizacional para os próximos projetos e consolidou os projetos ativos em um portfólio para mostrar facilmente o progresso em relação às Metas.

• Priorização objetiva de projetos: A criação de um sistema de classificação numérica por meio de um formulário de recebimento da Asana ajudou a organização de PMO a priorizar novos projetos e a tomar boas decisões para o negócio.

A Asana oferece à liderança executiva visibilidade sobre o roteiro e o desempenho da nossa organização num só lugar.”

Como a Asana ajuda a Coupa a trabalhar de forma mais inteligente

Mostrar à organização o que é possível fazer com um PMO e a Asana

Hoje, as iniciativas futuras e em andamento da Value Services são monitoradas na Asana, ajudando os clientes a atingir as suas Metas de Business, desde a implementação da Coupa até a sua adoção e além. Os projetos incluem a implementação de novas ferramentas, como um CMS, um sistema de gestão de aprendizagem e uma plataforma de comunicação com o cliente para gerentes de conta.           

Agora, as equipes de Serviços de Valor podem solicitar apoio do PMO para a gestão de projetos e programas por meio de um sistema completo na Asana que acompanha os projetos desde a solicitação, passando pelo roteiro, até a entrega.

Pedidos padronizados para uma melhor priorização

O recebimento de trabalhos simplificado ajuda as equipes a se moverem mais rapidamente

Antes da Asana, não tínhamos um processo padronizado para monitorar e gerir iniciativas em toda a organização da Value Services. A organização precisava de um processo formal de recebimento para ajudar a organizar e priorizar as solicitações de maneira alinhada e objetiva.

Agora, para que o PMO considere uma solicitação de suporte, uma equipe da Value Services precisa enviar a sua iniciativa por meio de um formulário da Asana que submete o projeto a um sistema de pontuação de prioridade. Esse sistema possibilitou uma tomada de decisões mais rápida e objetiva sobre como alocar os recursos. O formulário da Asana também ajuda a equipe de PMO a coletar antecipadamente informações importantes sobre um projeto, para que possam iniciar o trabalho mais rapidamente. 

Priorização de projetos sem complicações

• A equipe obtém todas as informações necessárias para dar início às solicitações por meio de um formulário de recebimento da Asana, que solicita detalhes como o caso de uso de negócios, os patrocinadores executivos, as equipes envolvidas, o cronograma e se é necessário suporte técnico. 

• O formulário também pede que os remetentes vinculem a iniciativa a pelo menos uma das três Metas organizacionais, garantindo que o novo trabalho esteja alinhado às prioridades da empresa.

• A equipe do escritório de Gestão de Projetos usa as respostas do formulário para criar um número de prioridade geral que ajuda a classificar a iniciativa em relação a outras.

• Ao ser preenchido e enviado, um formulário cria uma tarefa correspondente que é incluída em um quadro de recebimento de projetos na Asana, onde a equipe de PMO analisa a solicitação e sua classificação de prioridade.

Fizemos uma grande mudança na forma como lidamos com as solicitações de PMO. Incorporamos a pontuação de priorização ao nosso formulário de entrada de trabalho da Asana. Eliminamos a subjetividade do processo de priorização e incorporamos o trabalho de maior impacto ao nosso roteiro organizacional de forma simplificada.”

Melhor alinhamento e execução do roteiro

A visibilidade aprimorada ajuda os líderes a planejar os próximos trabalhos

O Roteiro de Serviços de Valor registra e monitora todo o trabalho futuro e em andamento, proporcionando à liderança uma visão do que está por vir para a organização. Nesta etapa pré-lançamento, a equipe pode alinhar todos os participantes, reunir os requisitos do projeto e chegar a um acordo sobre os marcos.

Desenvolvimento eficiente de roteiros de projeto

Os líderes podem ver todas as iniciativas futuras, representadas por tarefas no projeto de Roteiro de Serviços de Valor.

• Os campos personalizados facilitam ordenar, filtrar e gerar relatórios sobre o trabalho. Esses campos são preenchidos automaticamente com base no formulário original e incluem o nível de prioridade, o status de aprovação, o trimestre de entrega e a Meta estratégica à qual a iniciativa está associada.

• Para iniciativas que precisam de suporte da equipe de gestão de projetos de Serviços Técnicos, uma subtarefa da Asana é atribuída automaticamente à equipe de Serviços Técnicos para aprovação, o que garante o alinhamento interdisciplinar das prioridades do roteiro e a visibilidade em ambas as organizações de gestão de projetos.

• Quando o trabalho é iniciado, o PMO converte automaticamente a tarefa da Asana em um projeto da Asana. Isso mantém a continuidade, preservando as informações históricas do envio original do formulário.

A maior mudança que presenciei com a Asana é que não trabalhamos de forma isolada e há muito mais visibilidade. Todos mudaram a mentalidade de ‘o que é melhor para a minha equipe?’ para ‘o que é melhor para a empresa?’””

Planejamento de projetos simplificado e acompanhamento do progresso em tempo real

Os relatórios em tempo real mantêm o trabalho em dia

O PMO da Coupa precisava de uma maneira eficiente de gerar relatórios sobre o status dos projetos em todas as equipes, obter clareza sobre quem está fazendo o quê e até quando, e evitar que o trabalho se perdesse pelo caminho.

Acompanhamento dinâmico de projetos e progresso

• Os novos projetos são adicionados automaticamente ao portfólio “Em andamento” da equipe de PMO na Asana, que apresenta de forma rápida todos os projetos ativos. É fácil ver as datas de conclusão, o status, quais equipes de Value Services são afetadas e muito mais.

• As equipes podem colaborar e monitorar o trabalho no projeto da Asana, e atualizações de status detalhadas de cada projeto são publicadas a cada duas semanas.

• A equipe do escritório de Gestão de Projetos criou um modelo padronizado para essas atualizações, que inclui a Meta, o que foi realizado nas últimas duas semanas, os obstáculos que precisam de atenção e os próximos passos.

• Para gerar relatórios consistentes sobre as principais métricas de desempenho da organização, a equipe criou um painel que monitora o trabalho em todo o portfólio “Em andamento”, como o número de projetos ativos por equipe, o número de projetos por categoria de status e a porcentagem de projetos entregues dentro do prazo.

• Os projetos concluídos são movidos para um portfólio de “projetos concluídos” na Asana.

Usar a Asana para o nosso processo de recebimento e priorização de projetos, para o roteiro organizacional e para o monitoramento de projetos em andamento tem sido revolucionário. Podemos levar os projetos da solicitação inicial à entrega final com rapidez e expandir de acordo com o ritmo dos nossos negócios. ”

Desde a criação do Escritório de gestão de projetos com a Asana como infraestrutura, estima-se que a organização de Serviços de Valor da Coupa tenha aumentado sua economia total de tempo em mais de 658% entre 2020 e 2023. O PMO ajuda as suas equipes a crescer e oferece aos executivos visibilidade sobre as iniciativas em toda a organização por meio de um roteiro priorizado e relatórios de progresso padronizados. A transferência dos processos para a Asana simplificou a colaboração entre o PMO e as equipes com as quais ele trabalha, o que permitiu economizar aproximadamente 135 dias de trabalho por ano, que antes eram gastos em tarefas e agora são dedicados a gerar mais impacto. 

O PMO continuará apresentando o valor da Asana e do gerenciamento de projetos para as equipes em toda a Coupa, ajudando-as a gerar mais impacto à medida que a empresa avança em direção à sua visão de tornar cada real gasto na empresa mais eficaz, equitativo e sustentável.