A Quadient possibilita uma transformação extraordinária com a Asana

Por meio dos seus valores corporativos EPIC (Empoderamento, Paixão, Inspiração e Comunidade), a Quadient traçou um caminho que permite que os seus clientes ofereçam experiências melhores aos seus próprios clientes — porque as conexões são importantes. Hoje, a empresa conta com uma rica história de liderança de nível mundial, que pretende manter por meio da sua estratégia “Back to Growth”. 

Com o tempo, o crescimento pode levar ao inchaço organizacional e ao uso de tecnologias obsoletas, o que aumenta os prazos de entrega, gera atritos operacionais e resulta em resultados de qualidade inconsistente. Em vez de correr o risco de se tornar vítima do próprio sucesso, a Quadient optou por criar um ambiente de trabalho estável e se transformar para manter a agilidade. 

Jayati Shah-Thiel foi responsável por liderar a transição da área de marketing da Quadient para a metodologia ágil e por implementar as ferramentas necessárias para viabilizar essa transformação. “A Quadient tem uma estrutura complexa”, explicou Jayati. “É uma organização matricial com grupos de soluções, além de equipes globais e regionais. Às vezes, isso podia causar atritos, porque estávamos trabalhando de formas diferentes e nos reportávamos dentro de uma estrutura díspar.”  Como o índice Anatomia do trabalho indica, quando as pessoas atuam dentro dessas estruturas complexas, elas podem passar 58% do tempo com a “organização para o trabalho”.

Ao comentar sobre o projeto de transformação, Jayati disse: “Queríamos promover a união entre as regiões e oferecer soluções para impulsionar o desempenho e garantir que continuássemos relevantes no mercado. Precisávamos manter as nossas equipes de nível internacional focadas em resultados específicos, para que se sentissem à vontade com o ritmo do negócio e com as demandas que ele impunha.”

A tecnologia é o fator que possibilita a transformação

A transformação Ágil da Quadient exigiu um esforço colaborativo. “Começamos criando uma equipe de projeto que reuniu pessoas para representar as diferentes áreas. Além disso, envolvemos pessoas que estão na empresa há tempo suficiente para realmente entender o nosso negócio e como ele funciona”, disse Jayati. “Juntos, precisávamos desenvolver uma metodologia para implementar a metodologia Ágil do jeito certo para a nossa empresa.”

A transformação começou com um documento de requisitos, que definia as necessidades funcionais e técnicas do negócio. Por fim, a equipe selecionou três soluções de gestão de trabalho. “A nossa equipe de desenvolvimento de software já usa o Jira, por isso queríamos avaliar se ele poderia atender aos nossos requisitos para uma empresa ágil”, explicou Jayati. “Também tínhamos experiência com outra ferramenta de gestão do trabalho e queríamos ver a Asana em ação.”

“Apesar de ser uma solução desconhecida no início, no final, o grande diferencial da Asana é a sua interface: é tão fácil de usar que qualquer pessoa pode experimentar a ferramenta e entendê-la.”

“Asana e Agile andam de mãos dadas”

Do conteúdo à criação, da geração de demanda aos portais de e-commerce, campanhas e muito mais, quase todas as equipes de marketing da Quadient em todo o mundo usam a Asana. “Decidimos alinhar a nossa forma de trabalhar, e a Asana colocou em prática a nossa transformação para a metodologia Ágil”, disse Jayati. 

Maior desempenho e eficiência

As operações de marketing da Quadient são enxutas, as equipes trabalham em sprints e as entregas são frequentes. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, aprimorar os processos pode economizar 257 horas por ano.

“Como parte da nossa metodologia Ágil, estimamos a escala de uma tarefa usando tamanhos de camiseta, como pequeno, médio e grande. Na Asana, configuramos regras para refletir automaticamente esse dimensionamento ao atribuir o peso das tarefas”, explicou Jayati. “Os Formulários são outra funcionalidade que toda a equipe gosta, porque centralizam as solicitações em um único lugar para facilitar a revisão. Nós até usamos iframes para permitir que pessoas que não têm acesso à Asana enviem solicitações.”

Foco na flexibilidade e na colaboração

Todas as equipes de marketing têm maior visibilidade de todo o trabalho em andamento. Isso permite que a comunicação flua naturalmente em escala global, em vez de exigir que as pessoas enviem atualizações separadas, o que, de acordo com o índice Anatomia do trabalho, pode distrair e “exaurir” um terço dos trabalhadores.

“A integração da Asana com o Jira nos permitiu integrar a equipe de desenvolvimento de software e as pessoas que trabalham em estreita colaboração com ela, incluindo as equipes de web e portais, porque elas podem continuar colaborando da mesma forma que antes”, explicou Jayati. “A interface da Asana também inclui painéis claros que facilitam a criação de relatórios. Com o tempo, incentivamos as equipes a modificar os relatórios padrão que criamos de acordo com o seu fluxo de trabalho.”

Dedicou mais tempo à estratégia

Em um momento em que o índice Anatomia do trabalho aponta uma tendência de redução do tempo dedicado ao planejamento estratégico (9% em 2022 em comparação com 14% em 2021), a Quadient utilizou a metodologia Ágil para reduzir a necessidade de “organização para o trabalho”. Agora, as reuniões são reservadas para tomar decisões específicas ou alcançar resultados específicos.

“Com exceção da nossa conferência anual de usuários, os nossos projetos refletem as nossas tarefas diárias e, portanto, são organizados como quadros Kanban. Isso nos ajuda a gerir os volumes de trabalho e a compartilhar ideias de sucesso para aprimoramentos entre diferentes equipes e regiões”, disse Jayati. “A visibilidade é fundamental na metodologia Ágil, e a Asana nos ajudou a superar qualquer receio na empresa em relação a essa abertura. Sem total transparência, a nossa equipe não consegue aproveitar plenamente os recursos da ferramenta, como a Inclusão de tarefas em múltiplos projetos, que vincula tarefas em vários quadros de projetos.” 

Unidade. Estabilidade. Eficiência.

A Asana conseguiu promover a união na equipe de marketing da Quadient e permitiu que ela liderasse a adoção da metodologia Agile. Ela criou um ambiente de trabalho estável que permite à área colocar em prática os valores da empresa EPIC todos os dias. E, neste momento, as áreas conectadas, como as equipes de Web e de portais, já estão descobrindo os benefícios que poderiam obter ao adotar formas de trabalho novas e modernas.

Juntas, a Asana e a metodologia Ágil transformam as empresas para que possam alcançar suas ambições.