Czym jest mapowanie strumienia wartości (VSM)?
Podsumowanie
Kiedy sprzątasz zagraconą szafę, pierwszym krokiem jest wyjęcie z niej wszystkiego. Rozłożenie wszystkiego na stół daje lepsze poczucie tego, co się ma, co ułatwia reorganizację.
Podobnie jest z usprawnianiem pracy – trudno jest zauważyć nieefektywne procesy, nie mając wszystkiego przed sobą. Analiza przepływu pracy może ujawnić problemy, których wcześniej nie zauważono – w tym miejscu przydaje się mapowanie strumienia wartości.
Czym jest mapowanie strumienia wartości?
Mapowanie strumienia wartości to metoda oparta na schemacie blokowym, która służy do ilustrowania i analizowania procesu produkcyjnego. VSM jest kluczowym elementem w zarządzaniu projektami zgodnie z metodologią Lean, która zwiększa wartość dla klienta poprzez eliminację marnotrawstwa na każdym etapie projektu.
Mapowanie strumienia wartości (VSM) obejmuje cztery podstawowe kroki:
Mapowanie bieżącego procesu
Znajdź i wyeliminuj marnotrawstwo
Mapowanie ulepszonego, przyszłego procesu
Wdrożenie przyszłego procesu
Możesz zauważyć możliwości poprawy w obszarach mapy strumienia wartości, takich jak:
Przepływ procesu
Czas realizacji i przetwarzania
Niezawodność sprzętu
Surowce/zapasy
Gdy w przepływie produkcji znajdziesz marnotrawstwo, takie jak nadprodukcja, złe zarządzanie lub wady projektu, możesz zarządzać tymi wąskimi gardłami, aby proces przebiegał płynnie.
Narzędzia do podejmowania decyzji dla firm stosujących metodologię Agile
Z tego e-booka dowiesz się, jak zapewnić pracownikom umiejętności, które pomogą im podejmować lepsze decyzje, aby Twoja firma mogła się zmieniać, dostosowywać i radzić sobie z wyzwaniami skuteczniej niż konkurencja.
Kiedy należy używać mapowania strumienia wartości?
Mapowanie strumienia wartości może prowadzić do znacznej poprawy modelu biznesowego. Nie należy jednak inwestować czasu i zasobów w VSM, jeśli nie odpowiada to Twoim potrzebom. Oto sytuacje, w których warto używać mapowania wartości:
Usprawnienie kompleksowego procesu pracy
Aby zidentyfikować nagromadzone zapasy w procesie
Znalezienie możliwości optymalizacji procesów
Poznanie nieodłącznej złożoności procesu
Zrozumienie systemów informatycznych wykorzystywanych w procesie
Ocena skuteczności kanałów obsługi klienta
Wizualne przedstawienie stanu procesów
Strategiczny przegląd procesów
Jak widać, stworzenie mapy strumienia wartości zapewnia statystyki dotyczące wielu aspektów procesu pracy. Mapa wartości może jednak nie być pomocna, jeśli próbujesz rozwiązać problem, który nie ma związku z informacjami, produktem lub przepływem czasu.
Jak utworzyć mapę strumienia wartości
Mapowanie strumienia wartości składa się z czterech podstawowych kroków, ale poczujesz się lepiej przygotowany, jeśli rozwiniesz ten proces do dziewięciu kroków. Pierwsze pięć kroków w procesie VSM koncentruje się na planowaniu projektu. Posiadanie planu projektu zwiększa liczbę statystyk i może prowadzić do lepszych usprawnień procesów. Następnie możesz rozpocząć pracę nad czterema podstawowymi krokami VSM, mając do dyspozycji wszystkie potrzebne informacje.
1. Określ problem
Mapowanie strumienia wartości jest ważną częścią regularnej konserwacji przepływu pracy, ale możesz go również użyć do rozwiązania problemu zespołu lub klienta, o którym już wiesz. Na przykład możesz zauważyć, że zapotrzebowanie klientów jest większe niż ilość dostępnych zapasów. Gdy zauważysz problem, ale nie znasz jego przyczyny, możesz podzielić się nim ze swoim zespołem i skorzystać z VSM, aby znaleźć rozwiązanie.
Wskazówka: na tym początkowym etapie przeprowadź burzę mózgów i zadawaj pytania, aby zidentyfikować zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne nieefektywności. Postaw się na miejscu klienta i członków zespołu, aby znaleźć punkty krytyczne.
2. Wybierz swój zespół
Potrzebujesz zdeterminowanego i skoncentrowanego zespołu, który pomoże Ci zmapować strumień wartości, dokładnie go przeanalizować i wdrożyć ulepszony proces produkcyjny. Międzyfunkcyjny zespół złożony z członków działów sprzedaży, operacyjnego, obsługi klienta i projektowego zapewni Ci umiejętności i perspektywy potrzebne do optymalizacji czasu procesu i zaspokojenia potrzeb klientów. W zależności od problemu, który próbujesz rozwiązać, możesz nie potrzebować przedstawicieli wszystkich tych zespołów. Wybierz mądrze, aby Twój zespół VSM był jak najbardziej wydajny.
Wskazówka: zatrudnij zarówno kadrę kierowniczą, jak i osoby pełniące role pomocnicze w zespole VSM, aby zwiększyć widoczność problemów wewnętrznych. Zaproś do grupy dostawców lub innych interesariuszy, jeśli chcesz poznać punkt widzenia osoby z zewnątrz.
3. Określ zakres projektu
Mapowanie strumienia wartości to sam w sobie projekt, co oznacza, że musisz określić jego zakres. Jeśli nie określisz zakresu projektu, nie będziesz wiedzieć, jaką część procesów pracy należy zmapować. Brak zdefiniowanego zakresu utrudnia również późniejsze identyfikowanie i eliminowanie marnotrawstwa.
Wskazówka: używaj VSM tylko dla jednego produktu na raz. Zdecyduj, czy chcesz zmapować cały cykl życia produktu, czy skupić się na konkretnych etapach procesu. Jeśli tworzysz oprogramowanie, możesz zmapować proces od początkowego zapotrzebowania na funkcje do dostarczenia produktu klientowi. Pomiń kroki warunkowe, które mogą wystąpić po otrzymaniu produktu przez klienta.
4. Zmapuj swój strumień wartości
Po określeniu zakresu VSM możesz rozpocząć tworzenie mapy. Użyj symboli strumienia wartości (wyjaśnionych poniżej), aby pokazać, jak informacje przepływają między działaniami związanymi z pracą. Jeśli mapujesz cały proces produkcji, mapa utworzy okrąg. Ostatni etap procesu produkcji powinien powrócić do początkowego etapu procesu.
Wskazówka: jeśli nie wiesz, od czego zacząć mapę strumienia wartości, zacznij od członka zespołu odpowiedzialnego za zatwierdzanie zleceń między klientem a dostawcą. Możesz również zwizualizować swoją mapę w trzech częściach. Górną część mapy przeznacz na przepływ informacji, środkową na przepływ produktów, a dolną na przepływ czasu.
5. Dodaj dane projektu
Gdy już będziesz mieć ilustrację swojego strumienia wartości, dodaj odpowiednie wskaźniki, aby uzyskać najdokładniejsze statystyki z tego ćwiczenia. Chociaż sama mapa może pomóc w wizualizacji pewnych rzeczy, takich jak proces produkcyjny firmy lub tworzenie oprogramowania, należy połączyć obraz z polami danych, aby porównać takie elementy jak czas, ilość i jakość między wszystkimi etapami procesu.
Punkty danych, które możesz dodać do mapy, obejmują:
Ilość zapasów na każdym etapie
Czas cyklu na jednostkę
Czas transferu
Liczbę członków zespołu potrzebnych do wykonania każdego kroku
Liczba odrzuconych produktów
Liczba produktów w każdej partii przetwarzania
Czas taktu (szybkość potrzebna do wytworzenia produktów w celu zaspokojenia popytu klientów)
Wskazówka: dane, które uwzględnisz na mapie, będą się różnić w zależności od branży, mapowanego procesu i problemów, które chcesz rozwiązać. Większość danych będzie należeć do tych trzech kategorii:
Dane biurowe lub pomocnicze
Dane produkcyjne lub sklepowe
Dane dotyczące dostawców lub przetwarzania zewnętrznego
6. Stwórz oś czasu
Jasna oś czasu jest niezbędna w każdym procesie produkcyjnym, a opóźnienia mogą zakłócić cały przepływ pracy. Dolną jedną trzecią mapy strumienia wartości poświęcisz na przepływ czasu, korzystając z drabiny czasowej, która ma dwa szczeble: czas realizacji i czas cyklu. Ta drabina da Ci lepsze wyobrażenie o tym, czy czas realizacji i czas cyklu są odpowiednie.
Czas realizacji to całkowity czas potrzebny zespołowi na ukończenie zadania, licząc od momentu, gdy zadanie po raz pierwszy wchodzi w przepływ pracy. Czas realizacji obejmuje wszystkie procesy operacyjne prowadzące do faktycznego etapu produkcji.
Czas cyklu to część całkowitego czasu realizacji, podczas którego zadanie jest faktycznie wykonywane. Czasami nazywa się to czasem wartości dodanej.
Oblicz czas realizacji, sprawdzając dostępne zapasy przed każdym etapem procesu i dzieląc je przez zapotrzebowanie klienta na produkt. Załóżmy, że masz cztery produkty dostępne przed przejściem do etapu procesu wysyłki, a zapotrzebowanie klientów na produkt wynosi dwa produkty dziennie, wówczas czas realizacji wynosi dwa dni.
Wskazówka: czas realizacji jest ściśle powiązany z zarządzaniem zapasami i zadowoleniem klientów. Jeśli czas realizacji jest zbyt długi, trudno będzie przewidzieć, kiedy należy uzupełnić zapasy. Mapa strumienia wartości może pomóc Ci zoptymalizować czas realizacji, zanim zaczniesz mieć zaległości w dostawach produktów.
7. Przeanalizuj bieżącą mapę
Podczas tworzenia bieżącej mapy przepływu prawdopodobnie zauważysz obszary, które wymagają optymalizacji. Aby ukończone mapowanie strumienia wartości było skuteczne, uzupełnij je danymi projektowymi, aby obszary marnotrawstwa były bardziej widoczne.
Jednak nawet jeśli obszary marnotrawstwa wydają się oczywiste, należy poświęcić czas na analizę mapy. Obszary marnotrawstwa w zarządzaniu Lean obejmują:
Nadprodukcja (niepotrzebne funkcje)
Zapasy (źle zarządzany backlog)
Ruch (przełączanie się między zadaniami)
Wady (dług techniczny)
Nadmierne przetwarzanie (drogie narzędzia)
Oczekiwanie
Transport
Rozproszone zespoły
Wskazówka: najlepszym sposobem na analizę mapy jest przeprowadzenie sesji kaizen w każdym zidentyfikowanym obszarze marnotrawstwa. Słowo kaizen pochodzi od dwóch japońskich słów: kai, oznaczającego poprawę, i zen, oznaczającego dobro. Połączone, te dwa słowa tworzą ideę ciągłego doskonalenia. Użyjesz serii kaizen, aby wygenerować pomysły na dodanie wartości do mapy przyszłego stanu strumienia wartości.
8. Zaprojektuj nową mapę
Teraz możesz narysować mapę przyszłego stanu strumienia wartości. Mapa ta będzie wyglądać podobnie do bieżącej mapy, ale będzie zawierać elementy kaizen dla obszarów wymagających poprawy. Możesz użyć oprogramowania Kanban, aby wdrożyć zasoby typu pull lub pull tylko wtedy, gdy wymaga tego popyt, i poprawić przepływ informacji.
Konkretne symbole, które dodasz do mapy przyszłego stanu, będą się różnić w zależności od procesu. Poniżej znajduje się mapa symboli VSM, która przedstawia wizualnie następujące elementy:
Supermarket: reprezentuje punkt magazynowy Kanban, w którym klienci mogą uzyskać potrzebne zapasy, gdy tylko dostawca je uzupełni.
Kanban produkcji: wskazuje na potrzebę dostarczenia części do procesu końcowego.
Kanban pobierania materiałów: instruuje operatora, aby przeniósł części z supermarketu do procesu.
Sygnał Kanban: używany, gdy poziom zapasów w supermarkecie jest niski i sygnalizuje produkcję określonej liczby części.
Słupek Kanban: wskazuje lokalizację zbierania sygnałów Kanban, zazwyczaj znajdującą się w pobliżu supermarketu.
Materiał „pull”: oznacza usunięcie przechowywanych zapasów z supermarketów.
Sekwencyjne pobieranie: eliminuje potrzebę przechowywania zapasów w supermarkecie między procesami, instruując określony zespół, aby wyprodukował niestandardowe zamówienie.
Wskazówka: użyj poniższej mapy symboli strumienia wartości, aby zobaczyć, jak wygląda każdy symbol, i odpowiednio umieść je na mapie stanu przyszłego. Chociaż celem mapy stanu przyszłego jest uproszczenie przepływu materiałów, nie martw się, jeśli mapa stanu przyszłego wygląda na bardziej zatłoczoną niż mapa stanu bieżącego z powodu dodanych symboli.
9. Wdrożenie nowej mapy
Ostatnim krokiem w procesie VSM jest wdrożenie rozwiązań z mapy stanu przyszłego do procesu pracy. W tym miejscu zobaczysz, że analiza mapy się opłaca.
Podobnie jak w przypadku organizowania szafy, uporządkowanie bałaganu wydaje się chaotyczne, ale cel projektu staje się jasny, gdy poczujesz łatwość korzystania z nowo funkcjonalnej przestrzeni. Chociaż identyfikacja marnotrawstwa i znajdowanie bardziej oszczędnych rozwiązań jest trudne, produktem końcowym jest bardziej wydajny przepływ pracy i większe zadowolenie klientów.
Narzędzia do podejmowania decyzji dla firm stosujących metodologię Agile
Z tego e-booka dowiesz się, jak zapewnić pracownikom umiejętności, które pomogą im podejmować lepsze decyzje, aby Twoja firma mogła się zmieniać, dostosowywać i radzić sobie z wyzwaniami skuteczniej niż konkurencja.
Mapa symboli strumienia wartości
Poniższe symbole reprezentują przepływy informacji, działania związane z pracą i obszary, które wymagają poprawy w Twoich procesach. Korzystając z oprogramowania VSM, zyskujesz dostęp do banku tych symboli.
Przykład mapowania strumienia wartości
Poniżej znajduje się przykładowa mapa VSM przedstawiająca bieżący stan. Mapa ta przedstawia proces przechodzenia produktu lub usługi od dostawcy, przez wewnętrzny łańcuch produkcyjnym, aż do klienta.
Mapa strumienia wartości rozpoczyna się u góry pośrodku od członka zespołu odpowiedzialnego za kontrolę produkcji. Osoba ta zatwierdza zlecenia lub zamówienia od klientów i wysyła je do dostawcy. Zwróć uwagę, że ten przykład mapy strumienia wartości działa w sposób cykliczny, ponieważ popyt klientów zasila zarówno łańcuch dostaw, jak i łańcuch produkcyjny.
Stwórz wydajny przepływ pracy dzięki mapowaniu strumienia wartości
Jeśli dążysz do ciągłego doskonalenia, regularnie dbaj o swoje procesy, tak jak o swoją stronę główną. Chociaż VSM może wydawać się żmudny, jego wynikiem jest bardziej wydajny przepływ pracy, który generuje mniej marnotrawstwa i skraca czas realizacji.
Mapowanie bieżącego i przyszłego strumienia wartości jest łatwiejsze przy użyciu odpowiedniego oprogramowania. Integrując mapę strumienia wartości z Asana, możesz szybko wdrożyć swoje rozwiązania i wrócić do zaspokajania potrzeb klientów.
Narzędzia do podejmowania decyzji dla firm stosujących metodologię Agile
Z tego e-booka dowiesz się, jak zapewnić pracownikom umiejętności, które pomogą im podejmować lepsze decyzje, aby Twoja firma mogła się zmieniać, dostosowywać i radzić sobie z wyzwaniami skuteczniej niż konkurencja.
