Powiadomienie o urlopie: 4 sposoby na przygotowanie się do urlopu z Asana

Czy jest coś lepszego niż zasłużony urlop? To czas na odpoczynek, relaks i odpoczynek od codziennych obowiązków. Jednak przygotowania do urlopu mogą być stresujące. Próbujesz dokończyć zadania, przekazać projekty i upewnić się, że wszyscy wiedzą, do kogo się zwrócić z pytaniami, aby nic nie umknęło Twojej uwadze podczas Twojej nieobecności. Jednak przy odrobinie planowania przed urlopem wcale nie musi tak być.

Oto cztery sposoby na wykorzystanie Asana, aby móc się zrelaksować i cieszyć zasłużonym czasem wolnym, wiedząc, że praca w biurze posuwa się naprzód:

1. Utwórz projekt „poza biurem” dla swojego zespołu

Powszechną praktyką jest blokowanie Kalendarza na czas urlopu. Jednak Twój Kalendarz nie zawsze jest powiązany z zadaniami zespołu, więc łatwo o tym zapomnieć podczas planowania pracy lub przydzielania zadań. Łatwe rozwiązanie? Utwórz w Asanie projekt „Poza biurem”, abyś Ty i Twój zespół mogli się do niego odwoływać.

Śledząc, kiedy członkowie zespołu są poza biurem, możesz uwzględnić to w planowaniu pracy i przydzielaniu zadań. Ponieważ w Asanie zadania mogą znajdować się w wielu projektach, dodaj swoje zadania związane z urlopem do kluczowych projektów, takich jak zlecenia kreatywne lub premiery produktów, aby wszyscy byli na bieżąco. W ten sposób mogą zaplanować nadchodzące zadania z uwzględnieniem Twojego urlopu.

Jak utworzyć kalendarz urlopów zespołu w Asanie:

1. Kliknij przycisk szybkie dodawanie w górnym pasku nawigacji i wybierz Projekt.

2. Utwórz nowy projekt dla harmonogramu urlopowego swojego zespołu.

3. Przejdź do zakładki Kalendarz i kliknij ikonę filtru w prawym górnym rogu, aby zapisać go jako widok domyślny dla wszystkich.

4. Dodaj członków zespołu jako członków projektu, aby mogli dodawać zadania na czas urlopu.

5. Dodając nowe zadania, użyj dat rozpoczęcia i wykonania, aby jasno określić czas trwania urlopu.

6. Upewnij się, że zadanie jest przypisane do osoby, która bierze urlop.

7. W opisie zadania podaj ważne szczegóły, takie jak dane kontaktowe w nagłych wypadkach.

8. Dodaj zadanie do innych projektów, na które może mieć wpływ Twoja nieobecność, aby wszyscy wiedzieli, kiedy Cię nie będzie.

2. Opracuj plan na czas urlopu

W miarę zbliżania się czasu wolnego zastanów się nad wszystkimi zadaniami, które obecnie realizujesz lub które muszą zostać wykonane podczas Twojej nieobecności. Stwórz plan, który określa, kto zajmie się poszczególnymi zadaniami i przejmie kluczowe obowiązki podczas Twojej nieobecności. Dzięki temu wszyscy będą wiedzieć, do kogo zwracać się z pytaniami i prośbami o aktualizacje.

W przypadku krótkich urlopów możesz udokumentować swój plan bezpośrednio w zadaniu dotyczącym nieobecności. W przypadku dłuższych urlopów, takich jak kilkutygodniowa podróż lub urlop rodzinny, możesz utworzyć dedykowany projekt dla swojego planu. Uwzględnij w nim informacje o kluczowych zadaniach, w które jesteś zaangażowany, o tym, kto jest za nie odpowiedzialny, o wszelkich dokumentach, których mogą potrzebować członkowie zespołu, oraz o tym, jak się z Tobą skontaktować, jeśli coś się wydarzy. Dodaj członków zespołu i inne osoby, które powinny znać Twój plan, do zadania lub projektu, aby wszyscy byli na bieżąco.

3. Przypisz ponownie zadania, które mają być wykonane podczas Twojej nieobecności

Nieuchronnie zdarzy się, że nie uda Ci się dokończyć wszystkich zadań przed wyjazdem, np. opublikować tygodniowej aktualizacji statusu lub przejrzeć pracy, która nie jest jeszcze gotowa. Na podstawie obowiązków określonych w planie ponownie przypisz te zadania do odpowiednich członków zespołu, aby mogli się nimi zająć podczas Twojej nieobecności. Następnie dodaj komentarz do zadania, informując innych członków zespołu, kto będzie za nie odpowiedzialny, aby mogli kontynuować pracę podczas Twojej nieobecności.

4. Zaktualizuj swój profil w Asana, aby pokazać, że jesteś poza biurem

Plan na czas nieobecności został utworzony, a wszystkie zadania zostały ukończone lub przypisane innym osobom. Teraz wystarczy, że przed wyjazdem ustawisz swój status na „Poza biurem”. Dzięki temu Twój awatar będzie wyglądał jak osoba nieobecna, więc wszyscy będą wiedzieć, że nie możesz odpowiadać na wiadomości. Jeśli chcesz, aby informacje były łatwo dostępne, możesz również zaktualizować swój profil, podając szczegóły dotyczące tego, z kim należy się kontaktować podczas Twojej nieobecności, podobnie jak w przypadku tradycyjnej wiadomości o nieobecności.

Aby ustawić swój status jako „Poza biurem” w Asanie:

1. Kliknij swój awatar w prawym rogu górnego paska i wybierz Ustawienia mojego profilu z menu rozwijanego.

2. Zaktualizuj sekcję O mnie, dodając link do zadania lub projektu, w którym informujesz o swojej nieobecności, albo podaj dane osoby, z którą można się skontaktować w Twojej nieobecności. Pamiętaj tylko, aby zaktualizować te informacje po powrocie.

3. Włącz wskaźnik urlopu i ustaw datę powrotu.

4. Kliknij Aktualizuj profil, aby zaktualizować swój status na „Poza biurem”.

Bonus: wróć do pracy z przychodzącymi wiadomościami i zadania z przypomnieniami

Mamy nadzieję, że wróciłeś z urlopu z poczuciem odprężenia i odmłodzenia. Aby utrzymać ten stan, przejdź do ustawień swojego profilu, a następnie do zakładki „Dodatki”. Włącz opcje Zadania przypomnienia w Skrzynce odbiorczej i Zadania uzupełniające w prawym okienku, aby łatwo tworzyć zadania przypomnienia podczas przeglądania powiadomień.

Przeglądając skrzynkę odbiorczą, możesz archiwizować aktualizacje, które nie wymagają dalszych działań po ich przeczytaniu, lub utworzyć dla siebie zadanie uzupełniające, klikając Utwórz zadanie przypomnienia w lewym dolnym rogu powiadomień. W ten sposób możesz najpierw nadrobić zaległości, a następnie, gdy wrócisz do pracy, zająć się kolejnymi zadaniami.

Przygotowanie przed wyjazdem to klucz do spokojnych wakacji

Planując urlop z wyprzedzeniem, zyskasz pewność, że praca będzie wykonana, gdy będziesz poza biurem. A jeśli coś się wydarzy (bo spójrzmy prawdzie w oczy, nie da się przewidzieć każdego scenariusza), zawsze możesz uzyskać dostęp do swojej pracy z poziomu naszych aplikacji mobilnych (dostępnych na iOS i Androida). Teraz nadszedł czas, aby wyjechać na urlop. Zasługujesz na to.

Jak przygotowujesz się do wyjazdu z biura? Podziel się swoimi wskazówkami w komentarzach poniżej!