Czym jest metoda szacowania? 6 technik planowania projektu

Obliczenie wymagań projektu przed jego wdrożeniem może uchronić Cię przed popełnieniem niezręcznych błędów. Jeśli uważasz, że noszenie bikini podczas burzy śnieżnej było niezręczne, spróbuj powiedzieć szefowi, że będziesz potrzebować przedłużenia terminu na kluczowy produkt końcowy lub poprosić o kilka dodatkowych tysięcy dolarów na ukończenie projektu. 

Metody szacowania projektu mogą uchronić Cię przed zaskoczeniem podczas planowania projektów. Chociaż nie da się uwzględnić każdego możliwego scenariusza, zarówno Ty, jak i interesariusze możecie mieć pewność, że macie wszystko, czego potrzeba, aby projekt zakończył się sukcesem. 

Czym są metody szacowania projektu?

Metody szacowania projektu to techniki, które pomagają dokładnie oszacować czas, koszty i zasoby potrzebne do ukończonego projektu. Chociaż dokładne oszacowanie może wydawać się oksymoronem, obliczenia te są potrzebne, aby zapewnić, że Ty, Twój zespół i wszyscy interesariusze projektu zgadzają się co do tego, co jest potrzebne przed rozpoczęciem projektu.

Jak korzystać z metod szacowania w zarządzaniu projektami

Dokładne szacunki mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego planowania projektu. Jednak na wczesnych etapach cyklu życia projektu możesz nie mieć dokładnego pojęcia o wszystkich wymaganiach projektu. 

Użyj metod szacowania, aby dokonać przybliżonych obliczeń tego, co jest potrzebne do pomyślnego ukończone projektu. Zazwyczaj kierownik projektu wdraża te metody zaraz po fazie inicjacji projektu, aby udokumentować przewidywane ograniczenia projektu. Jeśli jednak sprawy nie potoczą się zgodnie z planem, zawsze możesz wrócić do tych metod, aby zaktualizować swoje szacunki. 

Metody szacowania w zarządzaniu projektami Agile

W przeciwieństwie do tradycyjnego planowania projektów, projekty Agile wykorzystują podejście iteracyjne, aby realizować projekt w krótkich sprintach. Ze względu na tę strukturę projekt przechodzi początkową fazę prognozowania, aby określić funkcje i wymagania projektu, a następnie ponownie prognozować podczas każdego sprintu. Aby uwzględnić szacowanie projektu w swoim przepływie pracy Agile, użyj tych technik szacowania podczas retrospekcji sprintu, aby zaktualizować wymagania projektu na podstawie wyników ostatniego sprintu. 

Potrójne ograniczenie w zarządzaniu projektami

Dzięki technikom szacowania projektu możesz stworzyć przybliżone oszacowanie, które w przybliżeniu uwzględnia trzy główne ograniczenia projektu: koszt, zakres i czas. 

W każdym projekcie trzeba zrównoważyć te trzy elementy, co może być trudne, ponieważ wszystkie one wpływają na siebie nawzajem. Na przykład projekt może pozostać w granicach zakresu tylko wtedy, gdy budżet i czas pozostaną niezmienne. Jeśli chcesz dodać kolejną funkcję produktu lub kampanię reklamową, której nie omówiono w fazie planowania, zwiększ czas i budżet, aby uwzględnić większy zakres. 

Koszt

Ograniczenia kosztowe obejmują ogólny budżet projektu i wszelkie inne zasoby finansowe wymagane do ukończonego projektu. Mówiąc prościej, jeśli nie masz wystarczającej ilości pieniędzy, aby ukończyć projekt, nie uda Ci się go zrealizować. Dlatego tak ważne jest, aby na wczesnym etapie dokładnie oszacować koszt projektu. Wiele zespołów korzysta również z szablonu porównania kosztów, aby ocenić dostawców, ceny produktów lub scenariusze budżetowe przed sfinalizowaniem szacunków.

Na koszt całkowity mogą mieć wpływ następujące elementy:

• Sprzęt

• Wynagrodzenia

• Obiekty

• Naprawy

• Materiały

Zarządzanie kosztami nie jest jednorazowym zadaniem. W trakcie realizacji projektu należy na bieżąco sprawdzać, czy wszystko idzie zgodnie z założonym budżetem. Ważne jest również, aby zachować elastyczność w odniesieniu do zmian, które mogą mieć wpływ na koszty. 

Zakres

Zakres projektu odnosi się do dokładnych wyników, celów i produktów końcowych, które są zawarte w projekcie. Zakres nie jest technicznie szacunkiem, ale interesariusze mogą oczekiwać, że podczas planowania projektu zobaczą zakresy ryzyka i tolerancji zakresu. 

Na przykład, jeśli po ukończeniu obowiązkowych produktów końcowych pozostały Ci pieniądze lub czas, możesz dodać dodatkowe produkty końcowe przed zakończeniem projektu. To samo dotyczy odwrotnego scenariusza – jeśli okaże się, że kończy Ci się czas lub pieniądze, warto wiedzieć, które produkty końcowe nie muszą być ukończone na czas.

Zakres projektu zależy całkowicie od czasu i kosztów, co oznacza, że w miarę jego rozszerzania się będziesz potrzebować więcej obu tych elementów. Z tego powodu musisz mieć świadomość pełzania zakresu i wcześniej stworzyć szczegółowe plany projektu, aby temu zapobiec. 

Czas

Zarządzanie czasem odgrywa ogromną rolę w planowaniu projektu. Ograniczenia czasowe odnoszą się do czasu potrzebnego na ukończenie każdego zadania w projekcie. Na etapie planowania musisz być w stanie oszacować zarówno czas trwania projektu, jak i poszczególne zadania potrzebne do ukończenia zakresu projektu. 

Należy również uwzględnić potencjalne opóźnienia, ryzyko i niepewność, aby przedstawić interesariuszom najdokładniejszy zakres czasowy. Zostaw sobie trochę przestrzeni na manewr na wypadek, gdyby sprawy nie potoczyły się zgodnie z planem. Pamiętaj, że projekt nie zakończy się niepowodzeniem, jeśli będziesz musiał zmienić harmonogram. 

Inne ograniczenia projektu

Chociaż mogą one nie być uwzględnione w potrójnym ograniczeniu zarządzania projektami, ograniczenia związane z ryzykiem, zasobami i jakością mogą pojawiać się w całym cyklu życia projektu. 

Ryzyko

Ryzyko projektu to wszelkie nieoczekiwane zdarzenia, które mogą mieć wpływ na projekt. Błędy w harmonogramie, opóźnienia ze strony wykonawców, brak komunikacji i pełzanie zakresu to przykłady zagrożeń związanych z projektem, które należy uwzględnić na etapie planowania. 

Ale „nieoczekiwane” nie zawsze oznacza złe. Niektóre zagrożenia mogą mieć pozytywny wpływ na projekty, np. zatwierdzenie dotacji lub opracowanie nowej technologii, która pozwoli zaoszczędzić cenny czas.  

Zasoby

Zasoby projektu to wszystko, co jest potrzebne do jego realizacji, np. ludzie, materiały, oprogramowanie, podwykonawcy i inne. 

Ograniczenia zasobów i kosztów idą ze sobą w parze, ponieważ, mówiąc prościej, zasoby kosztują. Bez odpowiedniego zarządzania zasobami projekt może opóźniać się w czasie, charakteryzować się niższą jakością lub nadmiarem zasobów, co ostatecznie prowadzi do wyższych kosztów. 

Jakość

Jakość projektu jest miarą tego, jak dobrze produkty końcowe projektu spełniają oczekiwania. Projekty, które muszą spełniać standardy jakości, takie jak wymagane przepisy bezpieczeństwa, mogą wymagać więcej pieniędzy, czasu i zasobów niż te z mniejszą liczbą wymagań. 

Istnieją jednak aspekty projektu niezwiązane z powyższymi ograniczeniami, które mogą mieć wpływ na jakość. Mogą to być problemy z komunikacją, zbyt wiele zmian w projekcie, brak niezbędnych umiejętności i inne. 

Rodzaje metod szacowania

W zależności od scenariusza jedna metoda szacowania może okazać się bardziej przydatna niż inna. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak każda z tych technik może pomóc Ci zaplanować sukces projektu.

1. Wycena odgórna

Po określeniu zakresu projektu metoda szacowania odgórnego dzieli projekt na odrębne fazy, prace i zadania, w zależności od struktury podziału pracy (WBS). 

Dzięki tej technice szacowania główni interesariusze z ambitnymi wizjami mogą stworzyć ogólną oś czasu lub budżet projektu bez znajomości wszystkich szczegółów. Plan ten można następnie podzielić na mniejsze części, pozostawiając szczegóły innym osobom, które mają większą wiedzę na temat specyfiki projektu. 

Załóżmy na przykład, że Twoja firma planuje wprowadzić na rynek nowy produkt w ciągu najbliższych sześciu miesięcy. Wiąże się to z zaangażowaniem niemal wszystkich członków zespołu, od programistów po marketerów. Ponieważ znasz ogólną oś czasu, możesz podzielić projekt na mniejsze fazy z odrębnymi osiami czasu przypisanymi do poszczególnych zespołów. 

2. Szacowanie oddolne

W przeciwieństwie do szacowania odgórnego, metoda szacowania oddolnego najpierw analizuje poszczególne fazy projektu, aby zdefiniować ogólną oś czasu lub koszt. 

Szacowanie oddolne jest często preferowane w stosunku do szacowania odgórnego, ponieważ osoby wykonujące pracę są tymi samymi osobami, które ustalają oś czasu i budżet. Prawdopodobnie doprowadzi to również do dokładniejszych szacunków. 

Jeśli ponownie spojrzysz na powyższy przykład, możesz zadać sobie pytanie, w jaki sposób ten zespół zarządzający zdecydował się na sześciomiesięczny harmonogram wydania produktu. Gdyby najpierw skonsultował się z każdym działem, mógł dojść do wniosku, że osiem miesięcy to bardziej realistyczny termin. 

Chociaż szacowanie oddolne nie zawsze jest możliwe, gdy brakuje czasu lub pieniędzy, menedżerowie zazwyczaj wolą je od szacowania odgórnego. Chociaż ta metoda jest dokładniejsza, jej przygotowanie zajmuje nieco więcej czasu. 

3. Metoda trzech punktów

Metoda szacowania trzypunktowego wykorzystuje średnio trzy wartości liczbowe do określenia ilości pracy potrzebnej do wykonania pojedynczego zadania:

• Najlepsze przypuszczenie

• Twoje optymistyczne założenie

• Twoje pesymistyczne przypuszczenie

Ta technika jest często łączona z metodą oddolną, aby tworzyć jeszcze dokładniejsze szacunki. 

Załóżmy na przykład, że planujesz fazę rozwoju swojego produktu. Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, wersja beta powinna być gotowa w ciągu trzech tygodni – to najlepsze przypuszczenie. Jeśli zespół uzyska zatwierdzenie na lepsze oprogramowanie, wówczas rozwój może zająć zaledwie dwa tygodnie – to optymistyczne założenie. Jeśli jednak zespół napotka wiele błędów lub usterek, zadanie może zająć do pięciu tygodni – to pesymistyczne założenie. 

Biorąc średnią z trzech, dwóch i pięciu tygodni, można rozsądnie przewidzieć, że zadanie zajmie około trzech i pół tygodnia.

4. Analogiczne szacowanie

Analogiczna lub porównawcza technika szacowania porównuje podobne wymagania projektu z przeszłości, aby stworzyć szacunkowy koszt dla bieżącego projektu. Połącz tę metodę z techniką odgórną, aby podzielić cały projekt na odrębne fazy.

Przyjrzyjmy się ponownie naszemu projektowi wprowadzenia produktu na rynek. Jeśli w przeszłości wydano podobny produkt, którego ukończone zajęło osiem miesięcy, można rozsądnie oczekiwać, że ten projekt również potrwa osiem miesięcy. Mając ośmiomiesięczną oś czasu, możesz zacząć dzielić projekt na mniejsze zadania.

Użyj szacowania analogicznego, gdy masz niewiele danych dotyczących bieżącego projektu lub nie masz ich wcale. Nie ma dwóch takich samych projektów, ale szacowanie porównawcze może dać Tobie i Twojemu zespołowi przybliżone wyobrażenie o tym, co jest wymagane.

5. Oszacowanie parametryczne

Szacowanie parametryczne również wykorzystuje dane historyczne z podobnych projektów, ale próbuje uwzględnić różnice między projektami z przeszłości a obecnymi. 

W tej technice szacowanie przeprowadzane jest przez zestaw algorytmów. Załóżmy, że Twój zespół marketingowy potrzebował czterech tygodni na opracowanie kampanii dla ostatniego wydania produktu. To było rok temu, a teraz Twój zespół jest dwa razy większy. Jeśli każda osoba w zespole jest zaangażowana w kampanię, możesz założyć, że tym razem wykonanie tego samego zadania zajmie tylko dwa tygodnie.

6. Ocena ekspercka

Często najszybsza i najłatwiejsza z technik, opinia eksperta opiera się na „przeczuciu” eksperta w zakresie szacowania projektów.

Ta metoda uwzględnia umiejętności, doświadczenie i specjalistyczną wiedzę podczas szacowania. Aby uzyskać potrzebne informacje, konieczna może być współpraca z innymi członkami zespołu, interesariuszami projektu, konsultantami lub ekspertami merytorycznymi.

Ocena ekspercka to przydatna technika, jeśli priorytetem jest dla Ciebie ocena ryzyka lub szans związanych z projektem. Pamiętaj jednak o uprzedzeniach, takich jak nadmierna pewność siebie, które mogą zniekształcać Twoje dane.

Upewnij się, że wszystko jest pod kontrolą

Dokładne oszacowanie tego, co jest wymagane do ukończone projektu, pomoże Ci uniknąć niespodzianek po drodze. Chociaż nie możesz uwzględnić wszystkiego, posiadanie szacunków czasu, zakresu i kosztów przed opracowaniem planu wdrożenia ma kluczowe znaczenie dla ogólnego sukcesu projektu.

Oprogramowanie do planowania projektów może pomóc Ci zarządzać ograniczeniami i zadaniami w projekcie. Korzystanie z oprogramowania online do zarządzania budżetem, terminami, harmonogramami i zasobami oznacza, że możesz edytować je w czasie rzeczywistym, co pozwoli Ci zachować elastyczność, gdy sprawy nie zawsze idą zgodnie z planem.